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EL INVENTARIO DEL SOFTWARE

Una de las tareas más importantes para poder realizar una buena gestión de los recursos TI (Tecnología de la Información) de una empresa es la realización de un inventario o auditoría de sus sistemas informatizados. Este proceso permite identificar todos los recursos tecnológicos con los que cuenta la empresa para poder optimizar su uso, realizar futuras inversiones de manera más eficiente e incrementar el nivel de seguridad. Las empresas dependen de la tecnología para prácticamente todos sus procesos de negocio, por lo que realizar un inventario de sus recursos TI es la mejor manera de cumplir con las normativas vigentes que requieren de una validación de sus sistemas informatizados.

Introducción

DEFINICIÓN

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Un inventario de software consta de todo el software y aplicaciones que se utilizan en un entorno de TI (Tecnología de la Información). El proceso de mantener un registro de inventario de software se llama gestión de inventario de software. Junto con la gestión de inventario de hardware, gestión de inventario de software es parte de la gestión de activos de TI que permite la grabación de diversos datos relacionados con instalaciones de software. Un proceso típico de gestión de inventario de software mantiene un registro del número de instalaciones de software, fechas de instalación correspondientes, el tipo de software instalado, expiración y fechas de renovación de las licencias, e incluso a veces el valor monetario total del software instalado.

Inventario de Software

características

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CARACTERÍSTICAS

1. Seguimiento de los activos: permite rastrearlos y conocer su ubicación. 2. Monitoreo de los activos IT: con la función de seguimiento y un sistema de alertas, sabrás en tiempo real qué está ocurriendo con cualquiera de tus activos. 3. Análisis y reportes: debe generarlos rápidamente para optimizar el uso del inventario. 4. Gestión de activos de software: ayuda a manejar todas las licencias de software y a garantizar su conformidad con las normas. 5. Monitoreo de alertas y reglas de estado: estas últimas permiten definir cuándo y cómo deben activarse las alertas para estar al tanto de tus activos. Esto incluye etiquetas de salud personalizables para que coincidan con las normas de cumplimiento de tu empresa. 6. Medición de software: permite rastrear el uso de software, ayudando a optimizar costos.7. Normalización de software: para estandarizar el software y facilitar la creación de reportes y el análisis de tu inventario. 8. Integraciones: muchas soluciones ITAM ofrecen diversas integraciones con los service desks más populares y otros sistemas de gestión, creando una fuente única de todos sus activos IT. Algunas de las más utilizadas son las integraciones con help desk y desktop remoto.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

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La gestión de inventario de software es la respuesta a la creciente complejidad del mercado de software. Con la propagación de soluciones de software empresariales basadas en la nube y modelos de licencias basadas en suscripción, incluso a las empresas relativamente pequeñas a menudo les resulta difícil realizar un seguimiento de sus activos de software. El incumplimiento de los acuerdos de licencia puede provocar una auditoría de software, lo que puede tener graves consecuencias. En lugar de arriesgarse a una auditoría de software, tiene sentido invertir en una solución sólida de gestión de inventario de software capaz de automatizar todo el proceso de seguimiento de activos de software. Algunas de las mejores herramientas de inventario de software tienen unas capacidades de monitoreo de software integradas que les permiten detectar y rastrear automáticamente todas las instalaciones de software dentro de un entorno de TI. La mayoría de las herramientas de monitoreo de software pueden generar informes detallados y enviar alertas cuando se aproxima la fecha de vencimiento de licencia de software. Así que las herramientas de inventario de software deben ser parte integral de cualquier estrategia más amplia de gestión de activos de TI. Un proceso de gestión de inventario de software bien implementado puede ahorrar a la empresa una cantidad significativa de tiempo mediante la automatización de lo que de otro modo sería un proceso que consumiría mucho tiempo y que muy probablemente se convertiría en una responsabilidad del departamento de TI.

DESVENTAJAS
VENTAJAS

1. Costo y tiempo: Requiere tiempo y recursos para establecer y mantener actualizado el inventario del software. 2. Complejidad: Puede volverse complicado mantener un inventario preciso, especialmente en empresas grandes con múltiples sistemas. 3. Privacidad y seguridad: Se deben tomar medidas para proteger la privacidad de los datos recopilados, ya que pueden incluir información sensible sobre el software utilizado por los empleados. 4. Posibles errores: Existe la posibilidad de errores humanos al ingresar datos o actualizar el inventario, lo que puede llevar a información inexacta. 5. Resistencia al cambio: Algunos empleados pueden ver el seguimiento del software como una intrusión en su privacidad, lo que podría generar resistencia al cumplimiento de políticas relacionadas con el inventario del software.

1. Control y gestión: Permite tener un registro organizado de todo el software utilizado en la empresa. 2. Licenciamiento: Facilita el seguimiento de las licencias de software, evitando el uso no autorizado y posibles multas por infracciones. 3. Actualizaciones: Ayuda a identificar qué software necesita actualizaciones para mantener la seguridad y el rendimiento. 4. Optimización de recursos: Permite identificar software redundante o poco utilizado, optimizando así los recursos de la empresa. 5. Soporte técnico: Facilita el soporte técnico al tener información detallada sobre el software instalado en cada computadora.

HERRAMIENTAS

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1. Microsoft SCCM (System Center Configuration Manager): Permite la gestión integral de las configuraciones de software y hardware en entornos de Windows.2. LAN Sweeper: Escanea la red para detectar hardware y software, proporcionando informes detallados sobre el inventario de software.3. Spiceworks: Ofrece una suite gratuita que incluye herramientas para la gestión del inventario de software, así como para la gestión de activos de TI en general.4. Snipe-IT: Es una solución de gestión de activos de código abierto que incluye funciones para el seguimiento del inventario de software.5. ManageEngine Desktop Central: Proporciona capacidades de gestión de parches, implementación de software y seguimiento del inventario de software en una sola plataforma.6. PDQ Inventory: Ofrece una forma rápida y sencilla de realizar inventarios de software en computadoras Windows.7. Open-AudIT: Es una herramienta de código abierto para el descubrimiento y auditoría de activos de TI que incluye funciones para el inventario de software.Estas herramientas varían en sus características y capacidades, por lo que es importante evaluar cuál se adapta mejor a las necesidades específicas de la empresa.

PROCESOS

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1. Planificación: Definir el alcance del inventario, establecer los objetivos y determinar qué información se recopilará. Esto incluye decidir qué tipos de software se van a incluir en el inventario y cómo se va a recopilar la información.2. Identificación de herramientas: Investigar y seleccionar la herramienta o herramientas adecuadas para recopilar y gestionar el inventario del software. Esto puede incluir herramientas específicas de gestión de activos de TI o soluciones de inventario de software.3. Implementación de la herramienta: Instalar y configurar la herramienta seleccionada en el entorno de la compañía. Asegurarse de que la herramienta esté correctamente configurada para recopilar la información requerida y que tenga acceso a todas las computadoras que se desean incluir en el inventario.4. Escaneo y recopilación de datos: Ejecutar el escaneo inicial de las computadoras para recopilar información sobre el software instalado. Esto puede incluir detalles como el nombre del software, la versión, el número de licencia y la fecha de instalación.5. Validación de datos: Revisar y validar los datos recopilados para asegurarse de que sean precisos y completos. Esto puede implicar comparar la información del inventario con fuentes adicionales, como registros de licencias o contratos de software.6. Actualización y mantenimiento: Establecer procesos para mantener actualizado el inventario del software a medida que se instalan, actualizan o eliminan programas en las computadoras de la compañía. Esto puede incluir programar escaneos regulares y realizar auditorías periódicas del inventario.7. Análisis y reportes: Utilizar la información recopilada en el inventario para generar informes y análisis que ayuden a la toma de decisiones. Esto puede incluir identificar software no autorizado, optimizar licencias de software o planificar actualizaciones y parches.8. Seguridad y privacidad: Implementar medidas de seguridad para proteger la información del inventario del software, como el acceso restringido y el cifrado de datos sensibles.

FORMATOS

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1. Hoja de cálculo Excel o Google Sheets: Puedes crear una hoja de cálculo con columnas para registrar información como el nombre del software, la versión, el número de licencia, la fecha de instalación, el proveedor, el tipo de licencia, el costo y cualquier otra información relevante.2. Base de datos: Utilizar una base de datos para almacenar y gestionar el inventario del software. Esto proporciona una estructura más robusta para la gestión de datos y facilita la generación de informes personalizados.3. Software de gestión de activos de TI: Algunas herramientas de gestión de activos de TI incluyen funciones específicas para el inventario de software y pueden generar informes detallados sobre el software instalado en las computadoras de la compañía.4. Plantilla de inventario de software: Puedes encontrar plantillas preelaboradas en línea que están diseñadas específicamente para realizar inventarios de software. Estas plantillas a menudo incluyen campos predefinidos para capturar información relevante sobre el software.5. Sistemas de seguimiento de tickets: Algunas empresas utilizan sistemas de seguimiento de tickets que pueden adaptarse para mantener un registro del software instalado en las computadoras de los empleados. Esto puede incluir la creación de tickets específicos para solicitar instalaciones de software o informar sobre problemas relacionados con el software.

NETWORK INVENTORY ADVISOR

+ INFO

Network Inventory Advisor es una solución completa de gestión de activos de software que responde a las necesidades de las empresas y organizaciones modernas gracias a su combinación de una interfaz de usuario fácil de usar y poderosas funciones de detección de activos su seguimiento y generación de informes. Network Inventory Advisor está diseñado para ser el pilar de su gestión de activos de TI, ayudándole a mantener un seguimiento no sólo de su software, sino también de sus activos de hardware. Network Inventory Advisor puede agregar la información acerca de los productos de software de más de 500 proveedores principales, incluyendo Microsoft y Adobe, sólo por nombrar algunos.

Network Inventory Advisor Inventario de red profesional

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PROCESO A SEGUIR PARA UTILIZAR LA WEB NETWORK INVENTORY ADVISOR

Si elige Network Inventory Advisor como su software de control de inventario, puede hacer el inventario de sus activos de hardware y software con una velocidad y eficiencia sin precedentes. El proceso de descubrimiento y recopilación de activos de Network Inventory Advisor consiste en sólo unos sencillos pasos, los que se explican adecuadamente por el asistente de exploración de activos inicial que aparece cuando se inicia el software de seguimiento de inventario. El asistente inicial de exploración de activos contiene dos campos. En un campo, ingrese los datos del inicio de sesión de administrador y, en el otro campo, introduzca su contraseña de administrador. Puede indicar a Network Inventory Advisor que recuerde sus datos de inicio de sesión para su uso futuro y que muestre opciones avanzadas de escaneo. Las opciones avanzadas de escaneo incluyen la capacidad de realizar el escaneo de direcciones IP individuales o rangos de IP estrechamente definidos, y la opción de recopilar los datos de nodos desde otros formatos de datos. Cuando esté listo para iniciar el proceso de descubrimiento de activos, simplemente haga clic en el botón Iniciar Exploración Inteligente y espere unos momentos mientras Network Inventory Advisor recopila información sobre sus activos de hardware y software utilizando su motor único de adquisición de activos. A medida que espera, puede estudiar el registro visual detallado que Network Inventory Advisor muestra durante el escaneo de red o configurar opciones avanzadas de post-exploración desde un menú desplegable ubicado en la esquina inferior izquierda de la ventana de escaneo. Una vez que el proceso de escaneo de la red este finalizado, se abrirá la ventana principal, donde podrá ver todos los activos reunidos, ver sus detalles y generar informes, entre muchas otras cosas.

Características de Network Inventory Advisor

Inventario de Ordenadores ¡Todos sus informes de auditoria del PC en un único lugar! Network Inventory Advisor ofrece varios tipos de escaneo para asegurar un inventario de ordenador rápido y fiable. Puede inventariar cada ordenador con Windows, Mac OS X o Linux en su red, incluso los que están fuera de línea. Los dispositivos de red SNMP también se soportan. Gestión de Activos Añada fácilmente incluso los activos no TI al inventario. Con nuestro software de inventario de PC puede hacer un seguimiento e informar sobre activos independientes, como impresoras, teclados, dispositivos de sonido, incluso el mobiliario de oficina. Gestión de la Red Mantenga su red en marcha y funcionando sin problemas con el Network Inventory Advisor. Realice un seguimiento de los recursos de software y hardware, reparaciones y actualizaciones. Sistema, configuración, gestión del funcionamiento y seguridad: ¡todo está incluido en Network Inventory Advisor y más! Gestión de Licencia de Software Mantenga el cumplimiento de los requisitos del vendedor: fácilmente determine si usted tiene la cantidad correcta de las licencias para el software instalado. Network Inventory Advisor recoge remotamente la información de licencias para más de 500 vendedores de software independientes, incluyendo Microsoft, Adobe, etc.

En este enlace puedes visualizar un video acerca de comóm utilizar el programa NETWORK INVENTORY ADVISORhttps://www.youtube.com/watch?v=Ik9zfWIWGzc

El uso de un inventario de software en una compañía proporciona una serie de beneficios significativos, pero también conlleva desafíos que deben abordarse de manera adecuada. Las ventajas incluyen un mayor control y gestión del software, la optimización de recursos, el cumplimiento de licencias y la mejora del soporte técnico. Sin embargo, la implementación y mantenimiento del inventario requieren tiempo, recursos y atención continua para garantizar su precisión y eficacia. Además, es crucial abordar preocupaciones de seguridad y privacidad para proteger la información sensible recopilada en el inventario. En general, un enfoque cuidadoso y bien planificado hacia el inventario de software puede ayudar a una empresa a optimizar sus operaciones, mejorar la seguridad y cumplir con los requisitos normativos.

CONCLUSIÓN

ESTUDIANTE DE LICENCIATURA EN CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORIA

INGRID JANETH ROMERO CACEROS

Muchas Gracias

WEB DE NETWORK INVENTORY ADVISOR

https://www.network-inventory-advisor.com/es/