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Transcript

Niveau B1

Écrire un email professionnel

COMMENCER >

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Le destinataire

Le destinateur

1.

principales pour écrire un email

7 étapes

L'objet

La formule d'appel

Le message

La formule de politesse

La signature

2.

3.

4.

5.

6.

7.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

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>

>

>

caroline.dupont@groupeHK.fr

Le destinateur

1.

C'est la personne qui écrit le mail, ou plus exactement son adresse email.Exemplecaroline.dupont@groupeHK.fr007@mee.com

étapes

7

Optez pour une adresse simple et non fantaisiste

@ = arobase

>

>

alexis.deparis@groupeHK.fr

Le destinataire

2.

C'est la personne à laquelle est destiné / envoyé le mail, ou plus exactement son adresse email.

étapes

7

>

Organisation de votre voyage à Paris

L'objet

3.

>

L'objet correspond au sujet de l'email. Il doit être:

  • court
  • précis
  • résumer le contenu du message
ExempleDemande de renseignementsCombien coûte le nouvel ordinateur?

étapes

7

Vocabulaire utile: Renseignements concernant..., Devis concernant...Réclamation concernant..., Organisation de/du... , Demande de..., Rapport de/du, compte-rendu de/du...Réunion du + date; Sortie du + dateInvitation au / à la...Candidature au poste de...Facture N°...

>

Chers collègues,

La formule d'appel

4.

>

Elle doit être adaptée au destinataire: on ne s'adresse pas de la même façon à un client, à un supérieur ou à un collègue.ExempleBonjour Madame Dubois, Salut tout le monde,

Pour un/des collègue(s): Cher(s) collègue(s), chère(s) collègue(s)Cher Luc, Chère Christine,Bonjour, Bonjour Caroline, Bonjour à tous,Bonjour Madame Dubois,

étapes

7

Pensez à la virgule

Vocabulaire utile: Pour un(e)/des client(e)(s): Cher Monsieur Durant, Chère Madame, Monsieur DupontMadame, Monsieur,

Pour un(e) supérieur(e):Monsieur le Directeur, Madame la Directrice des Ressources humaines,

VouvoiementVOUS

VouvoiementVOUSouTutoiement TU

>

En réponse à votre demande d'informations, je vous envoie....Vous pouvez également trouver d'autres renseignements sur notre site www....

Le message

5.

>

Le message que vous souhaitez délivrer au destinataire du mail.

Au moins deux paragraphes

Vocabulaire utile pour commencer le messageJe vous écris pour..En réponse à votre mail du 5 mai, je... Je me permets de vous écrire pour...Pour faire suite à notre conversation téléphonique de ce jour, je vous envoie / je vous contacte...

étapes

7

  • Répondez à toutes les questions posées par le sujet.

  • Faites des paragraphes dont chacun commence par un alinéa

  • Lier vos paragraphes par des connecteurs logiques.

  • Vouvoiement / tutoiement.

  • Relisez-vous pour vérifier les accords et l'orthographe.

  • Comptez les mots.

Exemple: Je reviens vers vous

et une majuscule.

>

Bien cordialement,

La formule de politesse

6.

>

Elle est obligatoire et doit être adaptée au destinataire: on ne s'adresse pas de la même façon à un client, à un supérieur ou à un collègue.ExempleJe t'embrasse, A bientôt,

Pensez à la virgule

étapes

7

Pour un/des collègue(s): Bien à vous, bien à toi,(Bien) cordialement,Salutations cordiales,

Vocabulaire utile:Pour un client ou un supérieur hiérarchique:Sincères salutations,Respectueusement,

Pas de formuletrop longue commecelles réservées àla lettre formelle.

>

Caroline Durant

La signature

7.

>

Elle correspond à la signature électronique du destinataeur. Elle comprend:

  • le nom, le prénom
  • le titre / la fonction dans l'entreprise (sous le nom)
  • Vos informations de contact
ExempleCaroline DurantResponsable du service clientèleTél: +33 1 67 43 75 12Monsieur Pierre Legrand

étapes

7

Caroline.Durant@HR.fr

Elle doit correspondreà l'adresse mail du destinateur

Dans le cadre de l'examen, le nom et le prénom suffisent.

>

>

Il arrive que l'on soit obligé de joindre certains documents au mail. On parle de: "pièces jointes" ou de "documents joints".Evitez d'utiliser l'anglicisme "documents attachés"

Les pièces jointes

étapes

7

Vocabulaire utile: Veuillez trouver en pièce jointe la facture / mon CV / ma lettre de candidature au poste de ...Le prospectus de présentation de notre entreprise (en pièce jointe).

>

Vous rédigez un mail à un collègue qui est en congé pour maladie depuis trois mois, pour lui raconter ce qui se passe au bureau. Vous évoquez :• la situation actuelle du projet sur lequel vous aviez travaillé ensemble avant son congé et quelle en sera la suite. •un projet professionnel terminé.• vous lui donnez deux conseils pour un bon rétablissement. 200 mots environ.

>

Analyse d'un sujet

étapes

7

Page message

Quelles informations nous donne le sujet sur ce qui est attendu par le correcteur?

"Situation actuel" >>>> utiliser le PRÉSENT "projet" >>>> vocabulaire adapté à l'entreprise.

Un collègue >>>> tutoiement en principe --> TUTon amical, mais pas de langage familier à l'écrit.

Type de texte: email >>>> Respecter la forme mail.

"Deux conseils" >>>> Deux verbes au CONDITIONNEL ou à l'IMPÉRATIF

"200 mots" >>>> +/- 10%, soit 180 à 220 mots.

"projet professionnel terminé" >>>> PASSÉ COMPOSÉ.

"la suite" >>>> utilisation du FUTUR. Idéalement FUTUR SIMPLE ou au moins le futur proche.

"congé pour maladie" >>>> une phrase pour prendre des nouvelles

"vous aviez travaillé ensemble" >>>> évoquer le passé >>>> PASSÉ COMPOSÉ, voire plus-que-parfait , mais ce dernier n'est pas indispensable à votre niveau.

Trois points >>>> trois paragraphes au moins.

Bon courage!

Il ne s'agit pas de compter chaque mot!

Compter les mots

Compter les mots par ligne sur 4 ou 5 lignes, faites une moyenne puis multiplier par le nombre de lignes.Attention: Vous comptez à partir de la formule d'appel, incluez le message et la formule de politesse.Le reste ne compte pas dans les mots, mais vous aurez des points pour avoir respecté la forme de l'email.Vous avez droit à +/- 10 % par rapport aux nombre de mots indiques dans le sujet.Soit pour votre examen de 180 à 220 mots!

Vérifiez:

Grammaire

  • Les accords sujet-verbe
  • Les accords adjectif-nom
  • Les accords déterminant-nom
  • Les terminaisons des verbes / temps
  • Les négations (deux termes)

Tutoiement TU

Lorem ipsum dolor

  • pour un client
  • pour plusieurs clients
  • pour un supérieur hiérarchique
  • pour un collègue que l'on connaît pas bien
  • pour plusieurs collègues

Vouvoiement VOUS

  • pour un collègue ou un collaborateur que l'on connaît bien

Quelques connecteurs logiques utiles:

tout d'abord,de plus, ensuiteen effet, par ailleurspar conséquent, c'est pourquoimais, cependantenfin, finalement