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Unidad 1 Identificación y clasificació documental

ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE ARCHIVOS

Docente: MARLENE SALAZAR RAMOSEstudiante: MARÍA PATRICIA RIVERA BERNAL

Introducción--- Que estudiaremos: Dos etapas clave en el proceso de gestión de documentos y archivos

La identificación de documentos
  • Consiste en estudio detallado de una institución y de los documentos que produce y controla.
  • Incluye identificar la oficina productora de documentos, los tipos de documentos y los sistemas de gestión de documentos
  • Es esencial para el diseño e implementación de un sistema de gestión que se ajuste a la estructura orgánicos de una institución y a las necesidades de búsqueda de contenido.
La clasificación de documentos
  • Se basa en la estructura funcional orgánica de la institución y permite la visualización colaborativa.
  • Resumen de fondos y relaciones jerárquicas entre grupos de documentos que produce la institución

TIPOS DOCUMENTALES

SERIES Y SUBSERIES

SUBSECCIÓN

SECCIÓN

FONDOS

AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama , originan

actas

Facturas

manuales

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

Son los diferentes tipos de documentos que se pueden encontrar en las organizaciones, producto de las diversas actividades que realizan las dependencias u oficinas de la organizacion, en el resultado de las dinámicas de su que hacer diario.

En Resumen es Una unidad documental, ya que su descripción y análisis archivístico es individualizado, pero de carácter compuesto y relacionado entre si, por estar integrada de diferentes piezas documentales

  • Es un conjunto diverso de piezas documentales o documentos reunidos por una persona o institución, referentes a un mismo trámite, procedimiento o tema
  • En archivística, un expediente documental es un conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad

expediente de archivo

La gestión

Características

Desafíos

La ordenación

Un expediente híbrido es una unidad documental conformada por documentos en soporte físico (papel) y soporte electrónico.

expediente híbrido

+ Info

la clasificación documental implica agrupar los documentos de acuerdo a su función, propósito y características físicas o intelectuales, permitiendo una organización eficiente de la documentación y facilitando su recuperación y consulta.

La identificación y la clasificación de los archivos

EN RESUMEN

CLASIFICACIÓN

La identificación archivística consiste en investigar exhaustivamente la institución y los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de funciones y actividades atribuidas a su razón misional. Este proceso permite conocer en toda su extensión los tipos documentales que se gestionan, sus funciones, sus cometidos, su estructura y la normativa que los afecta.

IDENTIFICACIÓN

Decreto 1080 de2015

Normatividad que sustenta el proceso de identificación y clasificación documental

CARTILLA DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Acuerdo 5 de 2013 Archivo General de la Nación

Pasos para la identificación y clasificación de los archivos

3. SERIES DOCUMENTALES Y ASUNTOS

2. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES

7. Funcionalidad del cuadro de clasificación documental documental

4.Codificación de las dependencias y series documentales

5. Elaboración del cuadro de clasificación documental

6. Aplicación del cuadro de clasificación documental

Cuadros de clasificación documental (CCD) proceso para su construcción

3. Identificación de subseries documentales

2. Identificación de series documentales:

1. Identificación de productores

BIBLIOGRAFÍA

Archivo General de la Nación. (2023). Glosario de términos. Obtenido de https://glosario.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php

Archivo General de la Nación. Cartilla de clasificación Documental, Bogotá, D.C., 2001. Tomado de https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/5.%20organizacion/MANUALES/CLASIFICACION%20DOCUMENTAL.pdf

¡GRACIAS!

La identificación de productores se refiere a la tarea de identificar los creadores de documentos, que bien pueden ser institucionales (fondos documentales) y administrativos (secciones y subsecciones documentales). Esta tarea es fundamental en el proceso de clasificación documental, ya que permite reconstruir cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos, y así reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad en los documentos debidamente clasificados. La identificación de productores se lleva a cabo a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuración del organismo productor y de los organigramas.

En el contexto de la clasificación documental, la estructura orgánica es importante para identificar las secciones y subsecciones documentales relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias y los grupos de trabajo en que éstas se subdividen. Para identificar las secciones y subsecciones documentales, es necesario recopilar los actos administrativos mediante los cuales se legalizan los cambios estructurales de la entidad y establecer la jerarquía de las dependencias para saber cuáles de ellas son de nivel directivo y cuáles del subalterno. Estos datos son necesarios para codificar las dependencias y las series documentales que les corresponden a cada una.

Los conjuntos de documentos que se relacionan entre sí por su contenido y por la actividad que los originó. Por ejemplo, una serie documental puede ser "Contratos de servicios", que agrupa todos los documentos relacionados con la contratación de servicios por parte de una entidad. Los asuntos hacen referencia al contenido específico de cada unidad documental que materializan los trámites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos. En consecuencia, los documentos que guardan relación con el asunto deberán integrarse en torno al trámite del cual forman parte. Por ejemplo, dentro de la serie documental "Contratos de servicios", un asunto específico puede ser "Contrato de servicios de limpieza".