El tesoro de la calidad

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Estratégica anual

Planeacion

Lo que no puede olvidar

SNC

Para la atención de riesgos y oportunidades

Gestion del riesgo

¿Qué debe incluir?

Informe de gestion

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El tesoro de la calidad

No olvide que...

Planeacion

La planeación se debe registrar en Kawak, en el módulo de planeación a más tardar el último día hábil laboral del mes de enero del 2024.

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Los líderes nacionales de proceso/subproceso cuentan con cinco (5) días hábiles para la revisión y aprobación de la planeación. En caso de requerirse ajustes a la propuesta inicial, informará al líder de proceso/subproceso correspondiente.

Los ajustes se deben realizar máximo a los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de ajuste, para ser aprobada máximo a los dos (2) días hábiles subsiguientes a la realización de ajustes.

Cuando estén realizando la asignación de los responsables en cada subactividad, deben incluir adicionalmente a los responsables de realizar el seguimiento de ejecución de la planeación.

El seguimiento de la planeación estratégica anual se realiza mínimo dos veces al año, de forma semestral: el primero en junio, antes de finalizar mes y el segundo, en la primera semana de diciembre.

El nivel de avance final de la ejecución de la planeación estratégica anual, deberá ser mínimo del 85%; en caso de tener subactividades que no se cumplan en el año, el líder del proceso o subproceso, analizará las causas y determinará la pertinencia de su inclusión en el año siguiente.

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Todo registro de ejecución de las subactividades debe contar con la evidencia respectiva, la cual debe anexarse al momento de registrar la ejecución.

La aprobación la realizará el líder del proceso / subproceso según correponda, revisando la planeación por la opción de seguimiento.

Salidas no conformes

Lo que no puede olvidar...

Se debe registrar la incidencia en un plazo máximo de dos (2) días hábiles a la detección de la salida no conforme, contados a partir del siguiente día.

El responsable del cierre de las SNC es la Coordinación de Calidad (se indica en el registro inicial de la incidencia: identificación), quien procede al cierre, posterior a la validación de la conformidad del servicio con los requisitos aplicables.

El registro de salidas no conformes se reporta para una cantidad determinada y por un tiempo específico. Si se materializa en repetidas ocasiones, se da tratamiento de no conformidad, mediante plan de acción.

Las SNC exigen tratamiento inmediato, mediante corrección (una o varias, según aplique), dependiendo del tipo de incumplimiento y el momento en que se detecta.

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Recuerde que la norma ISO 9001:2015 exige que se realice el registro de la SNC y su tratamiento; en el SGC-VAF se define que el registro se realiza en Kawak, en el módulo correspondiente.

La SNC es un producto o servicio de un proceso/subproceso que no cumple con los requisitos establecidos, que se identifica antes, durante o después de la entrega o provisión del servicio al cliente.

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Informe de gestión

¿Qué debe incluir?

Por lo anterior, anualmente, entre los meses de diciembre y enero, los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF presentan a la Alta Dirección el informe correspondiente a la gestión realizada, en el cual deben incluir (cuando aplique) aspectos como:

La Vicerrectoría Administrativa y Financiera, solicita información sobre la medición y monitoreo de los procesos y/o subprocesos que pertenecen al Sistema de Gestión de la Calidad VAF, revisa los resultados alcanzados y analiza los datos presentados, para demostrar la eficacia del sistema de gestión y evaluar la pertinencia de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, para asegurar la mejora continua del mismo.

• Información sobre el cumplimiento de las actividades planificadas.
• Puntos críticos identificados.
• Recursos utilizados.
• Aspectos por mejorar e implementar.
• Fortalezas
• Resultados de las actividades de seguimiento y medición.
• Proyectos e innovaciones actuales y propuestos en la prestación del servicio.
• Identificación de requerimientos de recursos.
• Lecciones aprendidas.
• Conclusiones y recomendaciones.
• Entre otros, definidos por la Alta Dirección.

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Gestión del riesgo

Planes de acción para la atención de riesgos y oportunidades

Registre el plan de acción dos (2) días hábiles a partir de la identificación del hallazgo.

Realice un adecuado análisis de causas para identificar la causa raíz que puede generar la materialización del riesgo. En el caso de las oportunidades no se requiere análisis de causas.

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Cuando el plan es cerrado eficaz, se debe actualizar la matriz correspondiente de acuerdo a la nueva valoración del riesgo.

En los planes de acción que atienden riesgos altos o extremos las acciones que se definen deben ser preventivas o correctivas si ya se materializó, y requieren análisis de causas.En planes de acción de oportunidad de mejora, el tipo de acción es de mejora, y por tanto, no requiere análisis de causas.

Las evidencias adjuntas para la validación de ejecución del plan de acción deben ser congruentes con lo definido, adecuadas, vigentes, oportunas, suficientes y pertinentes.

Los plazos para ejecutar las acciones dependen de la complejidad de las mismas, teniendo en cuenta que el plazo máximo para cerrar es de un (1) año. Se puede ampliar seis (6) meses, según necesidad y justificación.

¡No olvide!

Consultar en Kawak la versión vigente de la documentación del SGC-VAF para obtener mayor información de los temas mencionados en este flash informativo.

VAF-MN-001-UDES Manual de Calidad.VAF-PR-001-UDES Procedimiento de Control de las Salidas No Conformes.VAF-PR-003-UDES Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.VAF-PR-007-UDES Procedimiento de la Gestión del Riesgo.

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