Proceso Administrativo Archivo Historico Municipal
Jesus Zarate
Created on October 21, 2023
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Transcript
archivo historico
Proceso Administrativo
EComunicación
Control
Programación:
Presupuesto
Evaluación y selección de alternativas
Diseño de planes
Establecimiento de metas
Formulacion de Estrategias
Analisis del entorno
Identificación Objetivos
Índice
Nombre del Centro de Investigación: Archivo Histórico Municipal de Comitán de Domínguez.Dirección: Primera Calle Sur Ote. 21, Centro, 30000 Comitán de Domínguez, Chis.Teléfono: 963-632-05-02 Ext. 130 Página Web: No cuenta. Horario de atención: lunes a viernes de 0800-1700 Hrs. Datos del personal que los atendió: Lic. Emmanuel Castañeda y Sr. Francisco Hernández.
Datos Generales del Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez, Chis.
Analizarás cómo se definen los objetivos en el lugar y qué importancia se les atribuye en el proceso de planificación.
01
Identificación de Objetivos
Identificación de obetivos en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
El Proceso Administrativo en el contexto de un archivo histórico, estas actividades son fundamentales para gestionar de manera efectiva la información y los documentos históricos, la etapa de planeación, especialmente la definición de objetivos es crucial en este proceso, los objetivos trasados en el archivo histórico de Comitán de Domínguez van la relación de las necesidades de todo archivo histórico, en este caso son los siguientes:A. Preservación de Documentos: Uno de los objetivos principales del un archivo histórico de Comitán de Domínguez es preservar documentos y registros históricos para las generaciones futuras, esto implica establecer medidas para la conservación adecuada, como control de temperatura, humedad y manejo adecuado de documentos frágiles, así como que el personal que la labora en el archivo antes mencionado cuenta con los conocimientos y habilidades para elaborar la encuadernación para la adecuada preservación de los documentos.
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Identificación de obetivos en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
B. Acceso y Disponibilidad: Este archivo histórico tiene como objetivo facilitar el acceso a la información, definiendo lo antes mencionado en relación a cómo organizar los documentos, catalogándolos conforme a su cuadro de clasificación archivístico, elaborado con base en el Instructivo para elaborar el cuadro de clasificación archivística emitido por la AGN y así crear sistemas de búsqueda eficientes, todo esto es esencial para asegurar que los investigadores y el público en general puedan acceder a la información de manera fácil y rápida. C. Conservación Digital: La conservación de la documentación en formato digital se ha vuelto un objetivo crucial, esto implica digitalizar los documentos importantes para su preservación a largo plazo y garantizar que estén protegidos contra pérdidas debido a desastres naturales o deterioro físico, este es otro objetivo trasado por este archivo, esto a raíz del modelo de trabajo que existe el archivo histórico Diocesano de San Cristóbal de las Casa en donde una gran parte de los documentos ya se encuentran digitalizados y el resto esta siendo digitalizado, así el archivo historio de Comitán tiene como objetivo digitalizar sus documentos para su conservación y para una mayor rapidez de consulta por parte de las personas que visiten este archivo.
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Identificación de obetivos en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
La importancia de trazar estos objetivos son amplios a continuación mencionare los que considero mas relevantes: a) Guía para la Acción: Los objetivos definidos sirven como guía para todas las actividades dentro del archivo histórico. Ayudan a los empleados a comprender qué se espera de ellos y cómo sus roles contribuyen a los objetivos generalesb) Optimización de Recursos: Al establecer objetivos claros, se pueden asignar recursos de manera más eficiente. Esto implica tanto recursos humanos como financieros. La planificación adecuada garantiza que los recursos se utilicen de manera óptima para alcanzar los objetivos definidos. c) Adaptación y Mejora Continua: Los objetivos también permiten que el archivo histórico se adapte a los cambios en el entorno, tanto internos como externos. La revisión periódica de los objetivos facilita la mejora continua y la capacidad de ajustarse a nuevas demandas y desafíos.
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Investigarás cómo se recopila y utiliza la información sobre el entorno, como el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), para la toma de decisiones en la planeación.
02
Analisis del Entorno
Analisis del entorno en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
El análisis del entorno implica recopilar y utilizar información relevante para tomar decisiones informadas en la planificación, hay dos puntos esenciales que me gustaría remarcar en torno a la investigación realizada en el archivo histórico de Comitán de Domínguez:a) Recopilación de Información: En este archivo se encargan de recopilar datos sobre la tecnología con la que ellos disponen, las necesidades de los usuarios por medio encuestas, así como los cambios legales y regulatorios que podrían afectar la gestión del archivo histórico. b) Análisis del FODA: Identificar las fortalezas (como personal capacitado), Oportunidades (Colaboraciones educativas), las Debilidades (como falta de financiamiento y tecnología obsoleta) y las amenazas (Siniestros por parte de Organización que se manifiestan encontrar del Gobierno Local y cambios constantes en el gobierno local), todo esto ayuda a la institución a entender su posición y a tomar decisiones estratégicas.
Explorarás cómo se desarrollan estrategias para alcanzar los objetivos establecidos y cómo se alinean con la visión y misión de la institución.
03
Formulación de Estrategias
Ser el custodio y difusor del patrimonio histórico y cultural de nuestro municipio, preservando la memoria colectiva para las generaciones presentes y futuras. Nos esforzamos por ser un centro de excelencia en la conservación, investigación y divulgación de documentos y objetos que reflejen la riqueza de nuestra identidad local, contribuyendo así a fortalecer el sentido de pertenencia y el conocimiento de nuestra historia.
Visión
El Archivo Histórico Municipal tiene como misión principal la preservación, organización y difusión del patrimonio documental y material relacionado con la historia y la cultura de nuestro municipio. Nuestro compromiso es: Conservación: Garantizar la integridad física y digital de los documentos, fotografías, mapas y objetos históricos a través de prácticas de conservación y restauración rigurosas. Organización: Clasificar, catalogar y digitalizar los materiales para facilitar su acceso y estudio, asegurando la disponibilidad de información precisa y confiable para investigadores, académicos y ciudadanos interesados en nuestra historia. Investigación: Fomentar la investigación histórica local, apoyando a académicos y estudiantes en sus estudios, y promoviendo la producción de conocimiento sobre la historia del municipio. Educación: Desarrollar programas educativos y actividades pedagógicas para escuelas y la comunidad en general, con el objetivo de sensibilizar sobre la importancia de nuestra herencia histórica y cultural. Difusión: Organizar exposiciones, conferencias, charlas y eventos públicos que divulguen el conocimiento histórico y cultural del municipio, involucrando activamente a la comunidad en el proceso de descubrimiento y apreciación de su propia historia. Colaboración: Establecer alianzas con otras instituciones culturales, educativas y gubernamentales para enriquecer nuestras colecciones, promover la investigación interdisciplinaria y crear redes que fomenten la preservación del patrimonio local. Inclusividad: Garantizar que todas las voces y perspectivas de nuestra comunidad estén representadas en el archivo, promoviendo la inclusividad y la diversidad en la recopilación y presentación de la historia municipal. A través de estas acciones, aspiramos a ser un referente en la conservación y promoción del patrimonio histórico y cultural, sirviendo como fuente de inspiración y conocimiento para las generaciones presentes y futuras.
Misión
Formulación de las estrategias en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Las estrategias se desarrollan para alcanzar los objetivos y se alinean con la visión y misión del archivo histórico:Alineación con la Visión y Misión: Las estrategias se diseñan para estar en consonancia con la visión a largo plazo (el futuro deseado) y la misión (el propósito fundamental) del archivo histórico, asegurando coherencia en todas las operaciones.Algunas estrategias mencionadas por parte del personal del Archivo Histórico de Comitán son: la digitalización de colecciones, la colaboración con instituciones educativas y culturales, y la participación en eventos históricos y culturales como recientemente se realizó su celebración de 30 años como parte de las estrategias para dar a conocer y dar difusión a este Archivo.
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Observarás cómo se establecen metas específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido (SMART) como parte de la planificación.
04
Establecimiento de metas
Establecimiento de metas en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Las metas establecidas siguiendo el enfoque SMART (Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Tiempo Definido): Específicas: Las metas son claras y detalladas, encuadernar el 80% de la colección en los próximos 5 años. Medibles: Se definen indicadores cuantificables para medir el progreso, el número de documentos digitalizados mensualmente. Alcanzables: Son realistas y alcanzables con los recursos y el tiempo disponibles. Relevantes: Las metas están alineadas con los objetivos generales del archivo histórico y contribuyen significativamente a la misión y visión del archivo. Tiempo Definido: Se establece un plazo específico para lograr cada meta, lo que crea un sentido de urgencia y responsabilidad.
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Examinarás cómo se elaboran planes detallados que incluyen acciones concretas, responsabilidades y plazos para lograr los objetivos y metas.
05
Diseño de planes
Diseño de planes en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Los planes detallados se crean para alcanzar los objetivos y metas establecidas mediante las: Acciones Concretas: Se identifican acciones específicas, como la contratación de personal adicional, la adquisición de tecnología de digitalización, y la organización de eventos educativos. Responsabilidades y Plazos: Se asignan responsabilidades claras a los miembros del equipo y se establecen plazos realistas para cada acción. En el caso del archivo histórico de Comitán, se están desarrollando los planes conforme a los recursos que recibe este archivo por parte del gobierno Local, además de que se incluye al personal en las responsabilidades para que estos planes sean realistas en tiempo de cumplimiento.
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Investigarás cómo se evalúan diferentes alternativas de acción y se elige la más adecuada para la consecución de los objetivos.
06
Evaluación y selección de alternativas
La evaluación y selección de alternativas en el archivo histórico de Comitán se hacen de la siguiente manera:
Evaluacion y seleccion de alternativas en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Se selecciona la alternativa más adecuada en función de la evaluación, considerando el impacto en los objetivos y metas establecidos.
Elección de la Alternativa Adecuada:
Se evalúan diferentes opciones para cada acción planificada, considerando factores como costos, eficiencia y beneficios a largo plazo.
Evaluación de Alternativas:
Analizarás cómo se asignan recursos financieros y se elabora un presupuesto para respaldar la implementación de los planes.
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Presupuesto
El personal comenta que todos los años Varia, pues esto es con relación a los recursos asignados del Gobierno Local de Comitán de Domínguez.
Presupuesto en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Se crea un presupuesto detallado que cubre todos los aspectos del plan, asegurando que se asignen fondos de manera efectiva y eficiente.
Elaboración de un Presupuesto:
Se asignan recursos financieros de manera estratégica, considerando los costos asociados con la digitalización, empastado de los documentos, conservación, formación del personal y otras necesidades operativas.
Asignación de Recursos Financieros:
Observarás cómo se establece una secuencia temporal para llevar a cabo las acciones planificadas.
08
Programación
Programación en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Se establece una secuencia temporal para las acciones planificadas, creando un cronograma que indica cuándo se llevarán a cabo las actividades específicas.
Explorarás cómo se monitorean los avances, se comparan con los planes y se toman medidas correctivas cuando sea necesario para garantizar el logro de los objetivos.
09
Control
Control en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Se monitorean regularmente los avances en comparación con los planes establecidos, utilizando indicadores clave de desempeño como son: Cumplimiento de plazos, cumplimiento del presupuesto, calidad del trabajo, satisfacción del cliente, exactitud en la recuperación de información, productividad. Si surgen desviaciones, se toman medidas correctivas para ajustar el curso y garantizar que los objetivos se alcancen según lo planeado.
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Investigarás cómo se comunica y comparte la información relacionada con la planificación dentro de la organización.
10
Comunicación
Este punto se lleva a cabo mediante dos medios:
Comunicación en el Archivo Historico Municipal de Comitan de Dominguez.
Se comunica de manera efectiva con partes interesadas externas, como investigadores, instituciones educativas y el público en general, para promover los servicios y recursos del archivo histórico.
Comunicación Externa:
Se establecen canales efectivos de comunicación dentro del equipo, asegurando que todos estén al tanto de los planes, metas y progresos.
Comunicación Interna:
¡Gracias!