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“La Administración en la Comunicación. Instrumentos básicos para el desarrollo del curso Administración de Empresas”

Las 4 etapas del proceso administrativo

Planeación

¿QUE ES PLANEACIÓN?

por Mary Coulter., 1996

..

“Es definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar actividades”

Se entiende por planeación a la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

PLANEACIÓN

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas.

Las actividades más importantes de la planeación son las siguientes:

  • Definir los propósitos, pronósticos, objetivos y estrategias a seguir.
  • Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
  • Elaborar los programas para lograr los objetivos.
  • Elaborar presupuestos.
  • Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el
  • trabajo.
  • Establecer el plan general.
  • Anticipar los posibles problemas futuros.

1. La planeación es un proceso en que se determinan los objetivos y se evalúan las maneras en que pueden ser logrados. 2. La planeación proporciona dirección, reduce el impacto del cambio, minimiza pérdidas y facilita el trabajo. 3. Las gráficas de Gantt y de la de trabajo son instrumentos de programación que ayudan a planear el tiempo, carga de trabajo y recursos específicos.

Organización

¿Que es organización?

Se refiere a la creación de una estructura, la cual determina las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar sus funciones dentro del grupo social.

organización

Es el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa persigue.

Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

Las actividades más importantes de la organización son las siguientes:

Subdividir el trabajo en unidades operativas • Agrupar las obligaciones operativas en puestos • Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. • Aclarar los requisitos del puesto. • Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administracion. • Proporcionar facilidades personales y otros recursos. • Ajustar la organización a la luz de los resultados del control

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Marco de una organización según su grado de complejidad, formalización y centralización:Caracteristicas:

  • Complejidad: el grado de facilidad en función del alcance de las actividades.
  • Formalización: es el grado de organización confiando en las reglas y 52procedimientos de los empleados.
  • Centralización: se refiere a la localización de la toma de decisiones

DIVISIÓN DE TRABAJO

Unidad de de mando

Autoridad

Responsabilidad

Autoridad lineal

Organigramas

ORGANIGRAMA

¿Que es?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Clases de organigramas

Analíticos: suministran información detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor. • Generales: este tipo de organigramas se limita a las unidades de mayor importancia. Se les denominan generales por ser los más comunes. • Suplementarios: se utilizan para mostrar una unidad de la estructura en forma analítica o más detallada. Son complemento de los analíticos.

EN RESUMEN: • La toma de decisiones se espera que se tenga bien definido el problema, no un conflicto de metas, que conozca todas las opciones, posea clarapreferencia de orden, mantenga constantes todas las preferencias, no tenga limitaciones de costo o tiempo y elija una opción final que maximice su retribución económica. • La autoridad se relaciona con derechos inherentes a una posición. El poder describe todos los medios por los que el individuo puede influir en las decisiones, incluyendo las de la autoridad formal. • La especialización de trabajos se ocupa de convertir los puestos en actividades cada vez más pequeñas. La ampliación del puesto es lo opuesto. • El proceso de administración de recursos humanos busca dotar de personal a la organización y mantener un alto desempeño a través, de la planeacion de recursos humanos, reclutamiento o reducción, selección, orientación, capacitación, evaluación de desempeño, desarrollo de carrera y relaciones empleado - jefe

DIRECCIÓN

¿Que es DIRECCIÓN?

Es la ejecución de las actividades desarrolladas en la planeación y organización, conduciendo y orientando los recursos, mediante la toma dedecisiones, comunicación, motivación y liderazgo. Se trata de controlar las operaciones por medio de la cooperación y esfuerzo de los subordinados, conel fin de lograr altos niveles de productividad.

Las actividades más importantes de la dirección son:

  • Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión o acto.
  • Conducir o retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
  • Motivar a los miembros.
  • Comunicar con efectividad.
  • Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
  • Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
  • Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

EN RESUMEN: • La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa siempre poniendo en práctica las principales actividades de la dirección ya anteriormente mencionadas.

CONTROL

¿Que es CONTROL?

En esta etapa se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

Las actividades más importantes del control son las siguientes:

  • Comparar los resultados con los planes en general.
  • Avaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
  • Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
  • Comunicar cuales son los medio de medición.
  • Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y variaciones.
  • Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
  • Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
  • Ajustar el control de acuerdo a los resultados.

EN RESUMEN: • El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Sólo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no sólo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino por el contrario, debe ser realizado cuando se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presente