EU-NET - Toolkit, Part II

FRAMKVÆMD, VÖKTUN OG MATSFERLI VERKEFNISINS

HANDBÓK UM VERKEFNASTJÓRNUN EVRÓPSKRA SAMSTARFSVERKEFNA FYRIR SAMTÖK OG STOFNANIR Í SÍMENNTUN, 2. HLUTI

Þetta verkefni hefur notið stuðnings frá Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins. Þessi útgáfa [miðlun] og allt innihald hennar endurspeglar einungis skoðarnir höfundar, og Framkvæmdastjórn getur ekki borið ábyrgð á notkun þeirra upplýsinga sem þar eru.

EU-NET

ATHUGIÐ: Í hvert skipti sem þú sérð þetta tákn ( ) smelltu á það til að fá frekari upplýsingar og á þetta tákn ( ) til að skoða frekari upplýsingar. Einnig, ef þú vilt fletta í gegnum skjalið, geturðu notað leitarorðavalmyndina efst á hverri síðu.

Handbókin er þróuð í tengslum við verkefnið "European NETworking as a method for further training and exchange of ideas in the lifelong learning sector", sem er styrkt af Evrópusambandinu.

FRAMKVÆMD, VÖKTUN OG MATSFERLI VERKEFNISINS

HANDBÓK UM VERKEFNASTJÓRNUN EVRÓPSKRA SAMSTARFSVERKEFNA FYRIR SAMTÖK OG STOFNANIR Í SÍMENNTUN, hluti 2

Höfundar: Agnieszka Dadak, Lorenza Lupini, Luca Bordoni, Marianna Labbancz, Carmen Malya, Jéssica Magalhães, Ingibjörg Benediktsdóttir, Hilmar Gunnarson

© 2023: Fundacja Alternatywnych Inicjatyw Edukacyjnych (PL), Cooperativa Sociale COOSS MARCHE ONLUS scpa (IT), Folk High School Association Surrounding Budapest (HU), Rightchallenge – Associação (PT), Husavik Academic Center / Þekkingarnet Þingeyinga (IS)

Allur réttur áskilinn. Heimilt er að vitna í handbókina með heimildartilvísun.

Efnisyfirlit

Formáli

BLS 1

BLS 12-68

BLS 107-136

BLS 137-168

Orðskýringar

BLS 177-179

Aukaefni

BLS 180-181

Samhengið

BLS 2-11

BLS 169-176

BLS 69-106

Kafli 1 - Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni.

Kafli 3 - Vöktun - Frá sjónarhorni verkefnastjórans

Kafli 2, Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Kafli 4 - Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 5 - Stuðningsverkfæri verkefnastjórnunar

The European Commission's support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents, which reflect the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

Formáli

Kæri samstarfsaðili! Takk fyrir að velja þessa handbók. Það er frábært að þú hafir áhuga á tengslamyndun og samvinnu á evrópskum vettvangi. Höfundar handbókarinnar hafa samanlagt um 77 ára reynslu af evrópskri verkefnastjórnun og 122 ára reynslu af starfi í þriðja geiranum, hjá borgaralegum félagasamtökum (CSO). Þess vegna vitum við af reynslu, að vel skipulögð og vel formuð evrópsk samstarfsverkefni, sem stofnanir og FÉLAGSSAMTÖK framkvæma, geta haft raunverulegar breytingar í för með sér: þau leysa mikilvæg samfélagsmál, veita stuðning, skila nýstárlegum lausnum, leysa átök, byggja brýr á milli fólks og samfélaga, byggja upp hæfni, vitund og margt fleira. Það er mikilvægti að undirbúa sig vel til starfa á þessu sviði. Við vonum að þessi handbók styðji þig í undirbúningi fyrir vinnu við evrópsk samstarfsverkefni. Við vonum að verkefnishugmyndir þínar verði að veruleika! EU NET teymið.

Markmið þessarar handbókar er að styðja byrjendur á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar og alla þá einstaklinga/stofnanir sem eru tilbúnir til samstarfs og tengslamyndunar á evrópskum vettvangi. Þessi handbók er fyrst og fremst ætluð meðlimum, starfsmönnum, vinnufélögum, sjálfboðaliðum og fullorðnum nemendum borgaralegra samtaka (CSOs), þar á meðal óformlegra hópa, frjálsra félagasamtaka og annarra samtaka sem ekki eru rekin í hagnaðarskyni. Við teljum einnig að hún geti einnig verið gagnleg fyrir opinberar stofnanir og/eða einkafyrirtæki.Handbókin sýnir hagnýt dæmi, dæmisögur og upplýsingar á sviði evrópskra verkefna um frumkvæði, uppbyggingu og þróun.Handbókin var hönnuð sem hagnýtt úrræði fyrir vinnu á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar.

Samhengið

AF HVERJU HÖFUM VIÐ ÞRÓAÐ ÞESSA HANDBÓK – OG FYRIR HVERJA?

Handbókin skiptist í tvo hluta:

1.hluti: tengist skipulagningu og uppbygginu. Markmiðið með fyrsta hluta handbókarinnar er að leiðbeina þér frá hugmynd að verkefninu að farsælli umsókn. [1]

2. hluti: sem þú ert að lesa núna, tengist samhæfingu, eftirliti og mati verkefna. Það er ætlað að styðja við farsæla framkvæmd þeirra evrópsku verkefna sem hafa verið (sam)styrkt af Evrópusambandinu.

Samhengið

AF HVERJU HÖFUM VIÐ ÞRÓAÐ ÞESSA HANDBÓK – OG FYRIR HVERJA?

Samhengið

Þessi handbók var þróuð af sérfræðingum í evrópskri verkefnastjórnun, sem starfa fyrir borgaraleg félagssamtök í fimm Evrópulöndum: Póllandi, Ítalíu, Ungverjalandi, Portúgal og Íslandi. Handbókin er hluti af 28 mánaða evrópsku samstarfsverkefni sem ber yfirskriftina „Evrópskt samstarf sem þjálfun og samvinna í símenntunargeiranum“ “EUropean NETworking as a method for further training and exchange of ideas in the lifelong learning sector” [EU NET].

Meginmarkmið verkefnisins er að styðja við tengslanet á evrópskum vettvangi borgaralegra félagasamtaka sem starfa í símenntunargeiranum.

Allir ritstjórar þessarar handbókar eru sérfræðingar á sviði evrópskrar verkefnastjórnunar. Allar stofnanir sem taka þátt í þessari þróun verkfæra eru aðilar að FIRST Network (2).

Samhengið

Verkefnið er unnið af fimm borgaralegum félagasamtökum frá fimm Evrópulöndum:

EU NET byggir á niðurstöðum tveggja verkefna:

The “First-time international projects realisers support network” [3] realised in the period 2018 – 2022 and

the “Recommendations for international project managers competences recognition and validation for lifelong learning" [4], realised in the period 2019 – 2022.

RECOMMENDATIONS FOR THE EUROPEAN PROJECT MANAGERS' COMPETENCES RECOGNITION AND VALIDATION SYSTEM FOR LIFELONG LEARNINGBased on the results of the two-year-long European exchange and consultations process, the recommendations for the validation and recognition system...First-network https://first-network.eu/en/news/810-recommendations-for-the-european-project-managers-competences-recognition-and-validation-system-for-lifelong-learning.html

Þessi verkefni voru meðfjármögnuð af Erasmus+ áætlunar Evrópusambandsins. Framkvæmd EU NET verkefnisins er (sam)styrkt af Evrópusambandinu.

Samhengið

Þar sem verkefnastjórnunaraðferðir eru margar voru nokkrar forsendur gerðar fyrir þessa handbók:

1. Að skilgreina verkefnið

Í stað skilgreininga unnum við með einkenni „verkefnisins“. Þú finnur upplýsingar í verkfærakistu 1.

See page 10 of the EN PDF version, Toolkit 1

2. Aðferðafræði verkefnastjórnunar

Við leggjum til að unnið verði með verkefni á grundvelli aðferðafræði verkefnastjórnunar sem hentar fyrir þetta samhengi:

Source: FAIE

Fjallað var um þrjá áfanga sem skipta máli fyrir skipulags- og hönnunarstig verkefnisins: hönnun (programming), skilgreining (identification) og mótun (formulation) í verkfærakistu 1.

Samhengið

Ramminn fyrir þessa handbók - forsendurnar

Annar hluti handbókarinnar sem þú ert að lesa núna tengist eftirfarandi stigum framkvæmdar verkefnisins:

Innleiðing og eftirlit:

Samstarfshópurinn gerir verkefnið að veruleika í samræmi við verkefnaáætlun sem lýst er í verkefnisumsókninni.
Verkefnisstjórinn mælir/metur kerfisbundið framkvæmd verkefnisins með tilliti til samræmis við áætlunina - athugar hversu vel gengur að ná markmiðum hennar (í ferlinu). Unnið er eftirlit - stöðug söfnun og greining upplýsinga.
Verkefnahópurinn útfærir leiðréttingar ef þörf krefur.

Mat verkefnisins:

Þú ákveður hvort verkefnið hafi skilað árangri.
Þú metur hversu vel verkefnið gangi, fjárhagslega og efnislega og metur tæknilega skilvirkni framkvæmd verkefnisins.
Eitt af markmiðunum er að nýta niðurstöður matsins til að skipuleggja betur næstu verkefni. Ef verkefnið er vel framkvæmt þá hefðirðu meiri möguleika á að gera ekki sömu mistökin.
Grunnurinn að matinu eru markmið verkefnisins sem skilgreind eru á greiningar- og mótunarstigum.

Samhengið

Ramminn fyrir þessa handbók - forsendurnar

Source: FAIE

3. Handbókin hluti 2, stjórnun, eftirlit og mat á verkefninu:

Þessi hluti er skrifaður út frá sjónarhorni verkefnastjórans. Með „verkefnastjóra“ er átt við:

Fulltrúi samstarfsaðila verkefnisins á stigi verkefnastjórnunar og framkvæmdar er verkefnisstjóri verkefnisins.

Sá sem ber ábyrgð á verkefnisstjórnun og heildarárangri verkefnisins, sem venjulega starfar fyrir umsóknaraðilann (þ.e. þann sem sendi inn verkefnisumsóknina, skrifaði undir styrksamninginn fyrir hönd samstarfsaðilanna, tekur við styrknum og deilir honum með samstarfsaðilum).

Samhengið

Ramminn fyrir þessa handbók - forsendurnar

Síðast en ekki síst eru hér nokkur lokaráð fyrir framkvæmd verkefnisins, eftirlit og mat:

Reynslan sýnir að algengustu mistök verkefna eru: misskilningur á þörfum viðskiptavinarins/þjónustuþega; léleg stefnumótandi stjórnun; léleg samskipti og upplýsingaflæði; mistök í verkefnastjórnun. Þegar framkvæmd verkefnisins hefst hefur þú - sem verkefnastjóri - enn nokkurn tíma til að takast á við þessar áskoranir.

Líkt og verkefnisþróun og verkefnaumsókn – þá getur verkefnastjórnunin verið vel undirbúin og vel skipulögð. Taktu frá tíma í þetta. Því betur sem þú skipuleggur framkvæmd verkefnisins - því auðveldara verður að vinna árangursríkt verkefni. Gott skipulag virkar og sparar þér sporin

...Áætlanir þurfa samt að vera sveigjanlegar og aðlagast að breyttum aðstæðum. Vertu tilbúinn fyrir breytingar og ekki óttast breytingar. Þær eru eðlilegar og algengar í framkvæmd verksins. Bara bregðast strax við.

Gætið að góðum samskiptum við samstarfsaðila verkefnisins! Hafðu í huga: stjórnun eigin teymis, , markhópa verkefnisins og... verkefnisstjórans. Hreinskilni og góð, regluleg samskipti hafa bjargað mörgum verkefnum.

Stefnum að vel heppnuðu verkefni!

🤞

Samhengið

Samantekt og hvað þarf að muna

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni.

Kafli 1

Eftir Agnieszka Dadak, Foundation of Alternative Educational Initiatives

Áætlaður tími fyrir lestur í þessum kafla og hagnýta verkefnavinnu: 3 klst

Skilið hvernig á að framkvæma verkefnið með verkefnisumsóknina sem forskrift að því hvernig skuli gera það.
Skilið hvernig á að tryggja heppilegt framkvæmdaferli verkefnisins.
Skilið hvernig á að takast á við breytingar á verkefninu.

Markmið kaflans:

Kafli 1

Áskorunin sem kaflinn fjallar um:Að ná yfirsýn yfir viðfangsefnið og ná markmiðum verkefnisins innan áætlaðs tímaramma, fjárhagsáætlunar, gæðakrafna og í góðri samvinnu við samstarfsaðila.

Eftir að hafa lesið þennan kafla ættir þú að geta:

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsókn sem forskrift að framkvæmd verkefnisins.

1.1. Hvernig (og hvers vegna) á ég að nota verkefnisumsóknina fyrir verkefnastjórnunina?

Hvernig?

Eins og fram kemur í fyrri hluta þessa verkfærakistu [6], er vel skrifuð verkefnisumsókn tilbúin forskrift fyrir framkvæmd verkefnis:

See page 161 of the EN PDF version, Toolkit 1

Hún felur í sér upplýsingar um:

af hverju þú framkvæmir verkefnið
fyrir hverja
hverjar væntanlegar niðurstöður gætu orðið
hver aðgerðaráætlunin er
innan hvaða tímaramma og fjárhagsskilyrða, og með hverjum.

Það sem meira er, forskrift að verkefnastjórnuninni fylgir.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Verkefnið var valið til samfjármögnunar. Nú er kominn tími til að lesa verkefnisumsóknina vel og ganga úr skugga um að þeir samstarfsaðilar sem þú hefur, séu í raun hæfir til að framkvæma verkþætti innan þess ramma sem verkefninu er settur (t.d. tími, fjármagn, fólk, o.fl.). Þetta er loka tækifærið til að segja sig frá verkinu, ef einhverjar forsendur hafa breyst það mikið að hætta sé á að verkefnið skili ekki tilætluðum árangri (t.d. að ný stjórn hagsmunaaðila styðji ekki lengur verkefnið, samstarfsaðili hafi sagt sig frá verkinu, e.þ.h.). En ekki hafa áhyggjur! Slíkar aðstæður skapast sjaldnast! Næsta skref er að undirrita styrksamninginn við samfjármögnunaraðila. Þegar þú hefur undirritað hann, hefur þú, fyrir hönd þinnar stofnunar skuldbundið hana til að fullklára verkið.

Eftir að hafa undirritað styrkjasamninginn er gagnlegt að lesa verkefnisumsóknina aftur til að undirbúa framkvæmdaáætlunina. Ef þú ert verkefnastjóri, þá þarft þú að leggja fram þessa áætlun á upphafsfundi verkefnisins og ræða hana við samstarfsaðila. Ef þú ert landsfulltrúi samstarfsaðila, þá er mikilvægt að þú skiljir hver verkefnisáætlunin er og hver verkefnin eru sem eru á þinni / ykkar ábyrgð.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsóknin er leiðarlýsir: framkvæmd verkefnisins.

1.1. Hvernig (og af hverju) á að nota verkefnaumsóknina sem verkfæri í verkefnastjórnun?

Af hverju?

Verkefnið sem lýst er í verkefnaumsókninni er ákveðin tegund „loforðs“ sem þú gefur til styrkveitanda. Loforðið felst í því að þú munir stuðla að og takast á við áskoranir verkefnisins í þeim tilgangi að ná ákveðnum markmiðum og niðurstöðum sem breyta núverandi aðstæðum til hins betra. Verkefnið var valið til samfjármögnunar, því „loforðið“ var metið sem viðeigandi, raunhæft, vel skipulagt, gagnlegt og til hagsbóta fyrir enda notendur. Með því að undirrita styrksamninginn verður tillagan bindandi. Samstarfsaðilarnir sem þú stendur fyrir eru núna skuldbundin til að framkvæma það sem lofað var.

Það eru góð vinnubrögð að vinna verkefnið eins og því var lýst í verkefnisumsókninni. Það þarf að vísa í það við skrif á áfangaskýrslum og lokaskýrslu.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsóknin er leiðarlýsir: framkvæmd verkefnisins.

1.2. Hugsanlegar breytingar á verkefninu og hvernig á að höndla þær.

Það gæti gerst að þú þurfir að gera einhverjar breytingar á vinnuáætluninni. Það er hægt, en aðeins ef um brýna og réttlætanleg þörf er að ræða. Það sem þú getur ekki gert - er að breyta verkefnismarkmiðum (og niðurstöðum).

1.2.1. Frá hagnýtu sjónarmiði: Breytingar á framvindu verkefnis/samstarfs:

Breytingar eiga sér stað – eða gætu bara verið nauðsynlegar/ráðlagðar. Mikilvægt er að óttast ekki breytingarnar, þær eru eðlilegar og algengar. Það er mikilvægt að takast á við þörfina fyrir breytingar eins fljótt og mögulegt er – ekki reyna að sleppa við aðstæðurnar eða þær breytingar sem þarf að gera.

Stundum eru breytingarnar óhjákvæmilegar vegna ytri aðstæðna – eins og til dæmis þegar einn af samstarfsaðilunum segir sig frá samstarfinu.

Stundum er einfaldlega rökrétt að breyta með hvað hætti þú vinnur – vegna þess að einhverjar innri eða ytri aðstæður hafa breyst. Sumar af mögulegum breytingunum hefur þú líklega spáð fyrir um þegar þú gerðir áhættumat í verkefnis- og framkvæmdaáætluninni. [7]

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsóknin er leiðarlýsir: framkvæmd verkefnisins.

1.2. Hugsanlegar breytingar á verkefninu og hvernig á að höndla þær.

1.2.1. Frá hagnýtu sjónarmiði: Breytingar á framvindu verkefnis/samstarfs:

Öll höfum við nýlega upplifað tíma covid19 faraldursins. Þá þurfti að gera margvíslegar breytingar á mörgum verkefna – sú mikilvægasta var að skipta út hefðbundnum fundum og viðburðum, í fjarfundi og netviðburði.

Breytingar á verkefnaferlinu geta komið í formi tillagna frá samstarfsaðilum. Viðeigandi ákvarðanir eru teknar formlega af stýrihóp (valinn í upphafi framkvæmdar verkefnisins; oftast samsettan af einum fulltrúa frá hverjum samstarfsaðila).

Það er nauðsynlegt að láta verkefnisstjóra vita um áætlaðar breytingar. Þar má vænta að óskað sé eftir skýringum á þeim. Þú þarft einnig að vísa til þeirra í áfanga-/lokaskýrslu og því er ráðlegt að halda skrá yfir allar breytingar í verkefninu

Go to page 22 again

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsóknin er leiðarlýsir: framkvæmd verkefnisins.

1.2. Hugsanlegar breytingar á verkefninu og hvernig á að höndla þær.

1.2.2. Út frá 'formlegu' sjónarhorni: Breytingar sem krefjast formlegra breytinga á styrkjasamningnum og breytingar sem gera það ekki.

Út frá „formlegu“ sjónarhorni – munu sumar breytingar á ferli verkefnisins þurfa formlega breytingu á styrkjasamningnum, en aðrar ekki.

Algengustu aðstæður sem krefjast formlegrar breytinga á styrkjasamningnum eru:

Breytingar á lagalegu, fjárhagslegu, tæknilegu, skipulagslegu eða eignarstöðu verkefnisstjórans, þar á meðal breyting á nafni, heimilisfangi eða lagalegum fulltrúum.
Breyting á bankaupplýsingum verkefnisstjóra/stjórnar (þess sem fær styrkinn).
Brottfall / Breyting á samstarfsaðila.
Breytingar á fjárhagsramma sem lúta að stækkun / minnkun hans frá upphaflegum styrkjasamningi (t.d. að auka/minnka fjárhæðina fyrir verkefnisniðurstöðuna um meira en 20%).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Dæmigerðar breytingar sem krefjast ekki breytinga á styrkjar samningnum eru:

Minniháttar breytingar á verkefnistímaáætluninni (t.d. fresta eða ljúka einhverju fljótt). Minniháttar breytingar á verkefnisfjárhæð (lægri en þau takmörk sem krefjast formlegrar breytingar, eins og eru sett í styrkjasamningnum). Breytingar á starfsfólki verkefnis (ef heimilt er að gera ráð fyrir nauðsynlegum hæfniskröfum). Breyta staðsetningu á ætluðum fundi/fundum (Athugaðu! Í sumum styrkveitingarverkefnum getur þetta haft áhrif á fjárhæðina – eins og til dæmis í Erasmus+ verkefnum).

Mikilvægt:

Athugaðu styrkjasamninginn sem fulltrúar hafa undirritað til að vera viss um hvaða breytingar krefjast breytinga og hverjar krefjast þess ekki – reglur um einstök verkefni geta verið mismunandi. Ef vafaatriði eru fyrir hendi er ráðlegt að leita leiðbeininga hjá styrkveitenda

Varðveittu öll skjöl og skýrslur er lúta að ástæðum og rökum fyrir breytingunum. Þú munt þurfa þessar upplýsingar til að skrifa árs-/lokaskýrslur

Venjulega er tímatakmörk til síðustu breytingatillagna á verkefni, bundin við 30 daga fyrir lok verkefnisins. Hér getur þú lesið um formlegt ferli undirritunar breytinga á styrkjasamningnum

Page 108 of the EN PDF version, Toolkit 1

A tip/advice for the project leader: It is worth mentioning the changes requiring amendment in the Partnership Agreement. The Partners may have a look there more often than to the GA itself😊. As the project leader you would need to ensure the partners will notify you – as the project manager – if such a change happens. You – in turn – are obliged to notify the project officer and initiate the procedure of preparing the formal amendment to the GA.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

1. Verkefnaumsóknin er leiðarlýsir: framkvæmd verkefnisins.

1.3. Seinkunn á skilum ein(s) eða fleiri þáttum verkefnisins: Mögulegar leiðir til að leysa vandamálið

Vöntun á afhendingu verkefnisins eða hluta þess, hefur það yfirleitt í för með sér að markmiði eða markmiðum verkefnisins hefur ekki verið náð (eða ekki náðst á fullnægjandi hátt, hvað lýtur að gæðum eða gagnsemi fyrir endanotendur).Þetta þýðir að fyrirfram áætluðum vísum verkefnisniðurstöðunnar hefur ekki verið náð (ef þú þarft að rifja upp hvað vísar eru – skoðaðu handbók 1)

Það er gagnlegt að vita að slíkar aðstæður koma sjaldan upp. Flest vandamál er hægt að leysa ef:

Samstarfsaðilar geta viðhaldið góðum samskiptum og leitað lausna saman.
Verkefnastjóri heldur góðum samskiptum við samstarfsaðila til að finna bestu leiðir til að leiða mál til lykta.

Ekki hætta samskiptum eða láta eins og ekkert hafi gerst.

Fara á bls 23

Fara á bls 115

In this case, the project leader may be asked by the granting body to return a whole, or a part of the project grant received. Also the balance payment for the project (the last tranche of the grant) may be refused.

In practice, it is always somehow individual. If the project manager keeps good communication with the project officer, it may help a lot to complete the project the best way possible for all the parties.For the granting bodies it is also important to deliver successful projects and prove good European budget spending – the people there also have their bosses and their “granting body” (for ex. the European Commission).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Nokkur atriði sem verkefnastjóri þarf nauðsynlega að bregðast við:

Það er veruleg seinkun á afhendingu verkefnisniðurstaðna.Fulltrúi/-ar samstarfsaðila svara ekki tölvupósti/ símhringingum, eða svara seint og illa; samskiptabrestur.Samstarfsaðili/-ar fullnægja ekki gæðakröfum við verkþætti.Ef einhverjar af þessum aðstæðum eiga sér stað – Ekki bíða. Gríptu inní strax. Athugaðu að skipta út samstarfsaðilum og flytja verkþætti og fjármagn til aðila sem getur framkvæmt það sem nauðsynlegt er, með fullnægjandi gæðum.

Góð ráð: Ferlið við að fjarlægja / segja upp samstarfsaðila sem skilar ekki verkþáttum í verkefninu skal lýst í samstarfsáttmálanum.

Það er möguleiki á: Að gefa viðbótarverkefni og fjármagn til einhverra af núverandi samstarfsaðilum (með því að athuga fyrst hvort starfsfólkið þeirra hafi nauðsynleg hæfni og getu og gæti skilað af sér innan eða nálægt skilafrests). Að bjóða inn nýjum samstarfsaðilum með nauðsynlega hæfni og reynslu.

Því fyrr sem þú kynnir slíka breytingu, því meiri líkur eru á að samsteypan geti skilað fyrirheitnum verkefnaniðurstöðum.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2. Hvað er það sem er krafist í evrópskum verkefnum?

2.1. Hvers vegna þarf viðkomandi verkefni að komast í framkvæmd?

Svarið við þessari spurningu var örugglega vel útfært í verkefnisumsókninni (annars væri það varla til fjármögnunnar). Öll verkefnisvinnan mun nú miða að því að takast á við þær áskoranir / þarfir sem hafa verið skilgreindar. Passaðu bara að þú (og allir samstarfsaðilar) skiljið vel fyrir hverja þið eruð að vinna og af hverju.

Til að stjórna þessu verkefni vel mælum við með eftirfarandi:

Að þú fylgir eftir stöðugri þarfagreiningu á þeim áskorunum sem þú tekst á við. Hafa það í huga hvort það hafi orðið einhver breytingar frá því þú skilaðir inn verkefnisumsókninni? Þarft þú að bregðast við þessum breytingum? (Til dæmis gætu orðið breytingar í lagalegum reglum sem gera þér auðveldara/erfiðara að ná markmiðunum, eða nýjar aðferðir eða upplýsingar sem gagnlegt gæti verið að taka tillit til).Að vera í samskiptum við og fylgjast með á öllum stigum ferilsins, verkefnaframkvæmdarinnar, þörfum og væntingum markhópa þinna.

Nokkrir mánuðir eru liðnir síðan þú sendir inn verkefnisumsóknina. Nýjar aðstæður gætu hafa komið upp sem vert væri að takast á við (t.d. bauðst þú til að mæta þörfinni á ófullnægjandi stuðningi við listkennara sem starfa með eldri nemendum. Fullorðnir listkennarar eru aðalmarkhópurinn þinn sem þú vilt styðja. Á meðan verkefnið þitt er metið gefur vinasamtök út vel þróað verkfærasett um aðferðir og tilbúnar sviðsmyndir fyrir listnámskeið fyrir eldri borgara – fáanlegt á nokkrum tungumálum. Ætlar þú og félagar þínir að fletta í gegnum efnið til að fá smá innblástur og forðast skörun í starfi þínu? Jú þú ættir að gera það. Þú gætir nú þróað viðbótarstuðning, sérstaklega gagnlegur fyrir markhópinn þinn).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.2. Hvaða markmiðum mun verkefnið ná?

Þetta er mikilvægt. Markmið verkefnis þíns voru sett til að mæta sérstökum, greindum þörfum og áskorunum. Að ná markmiðum verkefnisins = velgengi verkefnisins.

Á undirbúningstímabilinu voru einning sett viðmið sem geta sýnt þér (og styrkveitendum) hvort markmiðum hefur verið náð - niðurstöður og viðmiðunarstaðlar þeirra. Þú munt geta "sannað" hvort markmiðum hefur verið náð með því að vísa til þessara niðurstaðna og sýna viðmiðunarstaðla þeirra (til að rifja upp hvað niðurstöður og viðmiðunarstaðlar eru, skoðaðu handbók 1.

Page 108 of the EN PDF version, Toolkit 1

Til að rifja upp afleiðingarnar af því að ná ekki verkefnismarkmiðum, skoðaðu kafla 1.3

Sem verkefnastjóri þarftu að tryggja að samstarfsaðilar þínir nái markmiðum með því að afhenda áætlaðar niðurstöður/úttök/útkomu, samkvæmt skilgreindum viðmiðunarstöðlum.

Tengist því að tryggja framkvæmd markmiða verkefnisins: Niðurstöður/niðurstöður og mæling þeirra.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Til að tileinka þér góða stjórnunarhætti mælum við með eftirfarandi:

Fylgstu með framvinduna við að ná markmiðunum. Lestu kaflann um eftirlit – undirbúðu eftirlitsferlið vel – notaðu það – skráðu niðurstöður. Vísuðu til framvindunnar og markmiðanna á verkefnafundum.

Á upphafs- / kynningarfundi: Gakktu úr skugga um að allir samstarfsaðilar séu meðvitaðir um verkefnismarkmiðin. Tryggðu að þið hafið sama skilning á verkefnismarkmiðunum.

Hafðu einnig í huga að þessi stjórnunaraðferð samtvinnast einnig gæðastjórnuninni. Efnið og þjónustan (sem skapar á endanum niðurstöðuna/ávinninginn) sem þú veitir þarf að vera af góðum gæðum og gagnleg fyrir markhópa þína, að minnsta kosti í þeim löndum sem taka þátt í samstarfinu (og gagnast Evrópu samstarfinu almennt)

Lestu kaflann um verkefnismat, sem er hluti af gæðastjórnunin. Undirbúðu matsferlið vel – notaðu það – skráðu niðurstöður. Vertu heiðarlegur og hreinskiptin ef þú telur að niðurstaða sem einn af samstarfsaðilunum afhendir sé af lágum gæðum og hana þurfi að endurvinna.

Ábending/ráðgjöf: Það er þess virði að setja inn í samstarfssamninginn málsgrein um hvað gerist ef samstarfsaðili skilar lágum gæðum. Það gæti verið lækkun fjárhagsáætlunar, nauðsyn til að bæta niðurstöðuna áður en tiltekinn vinnukostnaður er endurgreiddur o.s.frv.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.3. Hvaða verkefni þarf að framkvæma til að ná markmiðunum?

Athugaðu viðeigandi hluta verkefnisumsóknarinnar til að rifja upp verkáætlunina. Verkáætlun verkefnisins sem þú ert að stjórna er líklegast skipt upp í nokkrar verkhluta (WP). Hver verkhluti samanstendur af einum eða fleiri verkþáttum – einstök verk sem þarf að gera. Venjulega er hverjum verkhluta úthlutaður ábyrgðaraðili sem sér um samþættun verkhlutans.

Þitt hlutverk, sem verkefnastjóri, er að fylgjast með vinnunni og styðja við snurðulausa framkvæmd allra verkþátta verkefnisins. Verkefnishlutinn sem þú myndir vera ábyrgur fyrir væri það sem tengist verkefnastjórnun.

Til að stjórna þessari vinnu vel mælum við með eftirfarandi:

Á upphafsfundi - farðu í gegnum alla verhluta og verkþætti. Tryggðu að allir geri sér grein fyrir hvert verkefnið er. Að allir séu sáttir við dreifingu verkþátta á milli samstarfsaðila. Þú getur einnig innleitt og rætt ábyrgð hvers og eins ef þörf krefur (eða þú getur innleitt slíkar breytingar hvenær sem er ...).
Vaktaðu reglulega framkvæmd verkefnisþátta. Innleiddu leiðréttingar / umbætur ef þörf krefur.
Deildu ábyrgðinni á að leiða framvindu og samræmingu verkhluta á milli samstarfsaðila. Þitt hlutverk er yfirstjórnun og heildarsýn - sparðu tíma þinn fyrir þá þætti og viðbrögð við því óvænta sem gæti komið upp.

Tengist stjórnun verkefna; framselja verkefni verkefnisins; gæðatrygging. Ábending/ráðgjöf: Það getur verið gott að biðja samstarfsaðila um að undirbúa kynningu um hvernig þeir vilja samræma/útfæra WP (vinnupakkann) og verkefni sem þeir bera ábyrgð á. Þið megið öll ræða, spyrja spurninga, endurskoða – til að undirbúa verkið vel.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.4. Hversu lengi mun þetta taka (hver verður tímarammi verkefnisins)?

Tímastjórnun alþjóðlegra/evrópskra verkefna er áskorun vegna þess að:

Meðlimir verkefnateymisins þíns eru líklega einnig að taka þátt í öðrum verkefnum – þar sem þeir sömuleiðis hafa verk að vinna;
Samstarfsaðilar, og þeirra fólk sem vinna að verkefninu þínu, geta haft ólík forgagnsatriði – og það er ekki endilega þitt verkefni.

Þú hefur sennilega reiknað með rúmum tíma þegar þú lagðir upp með verkefnaumsóknina (eða aðrir sem að því komu...). Skipuleggðu nú hvernig mögulega má nýta sér það.

Í verkefnisumsókninni finnurðu líklega Gantt-töfluna fyrir verkefnið, sem er sjónræn lýsing á tímalínunni / tímarammanum og verkefnum. Þú finnur einnig fresti til að skila hverjum verkpakka/verkefnaniðurstöðum. Þetta er áttavitinn þinn.

Breytingar á verkefnaáætlun eru algengar. Það er engin þörf á að hafa áhyggjur af litlum töfum, samt - vertu viss um að það teygist ekki á þeim og þær verði alvarlegar tafir.

Tengist heildarstjórnun tímaáætlunar/áætlunar verkefnisins. Hugsanlegar breytingar/leiðréttingar á verktímaáætlun. Að stjórna einu verkefni vs að stjórna nokkrum verkefnum. Ábending/ráðgjöf: Það er þess virði að athuga með fyrirvara þjóðhátíðardaga, aðra fría daga, orlofstímann hjá samstarfsaðilum þínum – til að forðast að skipuleggja stóra viðburði eða fundi þegar sumir samstarfsaðilarnir gátu ekki tekið þátt. Ábending/ráðgjöf: Samstarfssamningurinn skal innihalda þær upplýsingar hvaða samstarfsaðili ber ábyrgð á hvaða vinnupakka. Að auki - þú getur sett inn í samstarfssamninginn málsgrein um minni endurgreiðslu vegna tafa á afhendingu verkefnavinnunnar (td 5% á viku seinkun). Sennilega muntu aldrei framkvæma þetta ákvæði - en að minna á það virkar.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Til að stjórna þessu verkefni vel mælum við með:

Fylgstu með flæðinu (verkframvindunni), ræddu það reglulega við samstarfsaðilana og gerðu nauðsynlegar breytingar á tímarammanum.
Þú getur líka uppfært skiptingu verkefna á milli samstarfsaðila, ef þörf krefur.
Láttu ekki afvegaleiða þig af "þetta er bara smá töf". „Litlar tafir“ hafa tilhneigingu til að vaxa, fjölga sér. Fylgstu með, vertu á tánum og bregstu við.
Ef þú ert ábyrgur fyrir því að stjórna fleiri en einu verkefni í einu - þá er brýn þörf fyrir auka skipulagningu. Fylgstu með núverandi fresti fyrir hvert verkefni. Skoðaðu fundargerðir reglulega til að athuga umsamið fyrirkomulag.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5 Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.1. Yfirstjórn fjárhagsáætlunar

Hvert verkefni hefur sína fjárhagsáætlun. Form fjárhagsáætlunar getur verið mismunandi (nákvæmt í mörgum liðum eða eingreiðsla). Venjulega, þegar á umsóknarstigi verkefnisins, er ákveðnum hlutum/upphæðum fjárhagsáætlunar úthlutað til tiltekinna samstarfsaðila verkefnisins.

Þar af leiðandi, enn og aftur, verkefni þitt sem verkefnastjóri er núna að yfirfara fjárhagsáætlun verkefnisins og athuga aftur, hvort umfang verkefnis hvers samstarfsaðila sé viðeigandi fyrir þá upphæð sem þessum samstarfsaðila er úthlutað. Það er líka þess virði að ræða þetta efni á upphafsfundinum.

Ef fjárhagsáætlun verkefnisins er í eingreiðslu (þ.e. það er engin nákvæm fjárhagsáætlun, heldur bara „pakkar“ af peningum fyrir ýmiss konar starfsemi, t.d. laun, ferðir, viðburði) – er það þess virði að gera ítarlegri, „innri“ áætlun. Sérstaklega fyrir byrjendur - það verður miklu auðveldara að fylgjast með og stjórna. Einnig verður auðveldara að framkvæma hugsanlegar breytingar á fjárhagsáætluninni.

Athugaðu samfjármögnunarskiptinguna aftur. Er gert ráð fyrir að samstarfsaðilar komi með eigið framlag? Ef svo er – í hvaða formi (þ.e. fjárhagsleg, vinnuframlag, sjálfboðavinna) og hversu mikið (10%, 20%)? Gakktu úr skugga um að allir samstarfsaðilar séu meðvitaðir um þau atriði.

Almennt skal einnig getið í samstarfssamningnum upplýsinga um heildaráætlun verkefnisins og þær fjárhæðir sem verkefnisaðilum er úthlutað.

Ábending/ráðgjöf: Það getur verið gott að biðja samstarfsaðila um að undirbúa kynningu um hvernig þeir vilja samræma/útfæra WP og verkefni sem þeir bera ábyrgð á. Þið megið öll ræða, spyrja spurninga, endurskoða – til að undirbúa verkið vel.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.2. Hugsanlegar breytingar/leiðréttingar á fjárhagsáætlun.

Umfang vinnunnar sem sumum samstarfsaðilum í verkefninu er úthlutað breytist (t.d. þegar samstarfsaðili segir sig frá verkefnisþáttum – og einhver annar tekur við þeim).
Sum verkkaup voru dýrari/ódýrari en áætlað var. Þá ertu með yfireyðslu á einhverjum kostnaðarflokki / eða ónotað fjármagn í einhverjum flokki. Þú getur fært peningana úr flokki fjárhagsáætlunar sem ekki var að fullu varið yfir í þann þar sem þú eyddir meira en áætlað var (t.d. var kostnaður við verkefnafundina hærri en áætlað var; en þú hefur eytt minna en áætlað var í kynninguna, upplýsingar og miðlun. Þú getur því flutt ónotaða fjárveitingu þangað sem þörf er á)

Mögulega gæti verið þörf á leiðréttingum á fjárhagsáætlun verkefnisins þegar:

Vertu opinn fyrir breytingum/tilfærslum á fjárhagsáætlun verkefnisins; þær kunna að vera nauðsynlegar og sanngjarnar. Athugið að það geta verið ákveðin takmörk fyrir þær breytingar á fjárhagsáætlun sem heimilt er að gera án þess að breyta styrksamningi (t.d. má hækka/lækka kostnaðarflokk að hámarki 20 % án breytinga). Athugaðu þessi mörk.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.2. Hugsanlegar breytingar/leiðréttingar á fjárhagsáætlun.

Hafðu í huga:

Það eru sumir fjárhagsáætlunarflokkar sem þú getur ekki fært fjárhagsáætlunina í til hækkunnar. Venjulega þá er það flokkur verkefnastjórnunar (það gætu verið aðrir!).

Góð vinnubrögð eru að samstarfsaðilar leggja jafnt til fjárhagsáætlunar verkefnisins. Til dæmis. ef eigið framlag sem krafist er er 20% af kostnaðaráætlun verkefnisins færir hver samstarfsaðili þessi 20% aukalega ofan á styrkupphæðina sem samstarfsaðilanum er úthlutað. Ef ekki er til nægilegt fé til að standa straum af einhverjum kostnaði geta samstarfsaðilarnir sameinast um að samþykkja hluta af fjárhagsáætlun sinni til að standa straum af þessum kostnaði.

Samþykkt heildarfjárveiting verkefnis má ekki þýða/telja það sama og heildarstyrkur til framkvæmdar verkefnisins. Ef stig samfjármögnunar er td. 80% og verkefnastyrkurinn sem þú fékkst er 100.000 evrur, heildarsamþykkt fjárhagsáætlun væri því 120.000 evrur. Í lokaskýrslunni þarftu því að tilkynna um útgjöld 120.000 evrur eða meira. Allir samstarfsaðilar þyrftu að leggja fram 20%.

Þú færð ekki meira fé frá styrkveitanda en fram kemur í styrksamningnum – sama hversu miklu þú myndir eyða í raun og veru..

Haldið skrá yfir rökstuðning/rök fyrir allar breytingar á fjárhagsáætlun. Þú þyrftir það til að skrifa áfanga-/lokaskýrsluna. Taktu eftir takmörkunum frá GA (Grant Agreement)! Ef fjárhagsáætlunarbreytingin sem þú ætlar að er stærri en rammar sem settir eru í GA - þú þarft að leggja fram beiðni um breytinguna á GA. Athugaðu í hvert skipti! Fjárhagsreglur ýmissa styrkjaáætlana geta verið mismunandi!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.3. Að deila styrknum með samstarfsaðilum verkefnisins: mögulegar lausnir.

Venjulega er styrkur fyrir framkvæmd verkefnisins, frá styrkveitanda, aðeins greiddur til eins samstarfsaðila verkefnisins – umsækjanda og verkefnisstjóra. Því ber verkefnisstjóri mesta ábyrgð á réttri nýtingu styrksins, eftir því hvernig það var skipulagt / uppsett í verkefnisumsókninni.

Þú þarft að ræða við samstarfsaðilana og koma þér saman um viðeigandi/viðunandi lausnir. Stundum eru þessar ákvarðanir teknar þegar á hönnunarstigi verkefnisins (þegar samstarfsaðilum er boðið til samstarfs og undirritað er einhvers konar vilja-samkomulag).

Að færa styrkinn til samstarfsaðila á sama hátt og samfjármögnunarstofnun greiðir styrkinn til samræmingarstjóra. Til dæmis, ef styrkurinn er greiddur í áföngum 40% - 40% - 20%, getur gjaldkeri deilt sama „prósentuhluta“ af úthlutaðri fjárhagsáætlun til hvers samstarfsaðila eftir að hafa fengið greiðsluna frá styrkveitanda.
Fyrirframgreiðsla á smáhluta styrksins (til dæmis 10%), og síðar endurgreiðsla kostnaðar samstarfsaðila, formlega færð til bókar, samkvæmt fjárhagsáætlun.
Blanda af ofangreindum lausnum.

Það eru nokkrar leiðir til að deila styrknum milli samstarfsaðila verkefnisins. Algengastar eru:

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.4. Að deila styrknum með samstarfsaðilum verkefnisins: mögulegar lausnir.

Ef það var ekki búð að gera samkomulag um það áður, þá er rétt að hafa í huga:

Hver er fjárhagsstaða frumkvöðuls verkefnisins og samstarfsaðila verkefnisins? Munu samstarfsaðilar geta forfjármagnað kostnað sinn? Til dæmis; gæti það verið erfitt fyrir sum samtök sem eru að hefja samvinnu á evrópskum vettvangi. Í þessu tilviki - kannski þyrfti stærri fyrirframgreiðslu.

Hefur þú unnið með samstarfsaðilum verkefnisins áður?

Síðasti hluti / lokagreiðsla styrksins er greiddur sem „jöfnunargreiðsla“. Það þýðir að það verður greitt af samfjármögnunarstofnuninni eftir samþykkt lokaskýrslu frá framkvæmdaðilum verkefnisins. Þetta þarf að endurspeglast í greiðsluáætlun til samstarfsaðila.

Aðlagaðu vinnuna

að aðstæðum!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

2.5.1. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

Rétt fjárhagsleg gögn eru nauðsynleg til að fylgjast með og stjórna fjárhagsáætlun verkefnisins. Það varðar reikningsskil samstarfsaðila verkefnisins

Venjulega útbýr verkefnastjóri (má vera – í samvinnu við fjármálastjóra/endurskoðanda stofnunarinnar) eyðublöð/sniðmátin.

Eyðublöðin geta verið ólík fyrir mismunandi styrki. Athugaðu hvað er heppilegast hverju sinni.

Algengustu fjárhagsskjölin eru:

Tímaskýrslur

Vinnuskýrslur

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.5. Hvað mun það kosta (hver er fjárhagsáætlun verkefnisins)?

Til að stjórna þessu vel mælum við með:

Aftur: að fylgjast með útgjöldum reglulega. Vísaðu til þess í „verkefnastjórnun“ hluta verkefnisfundanna.

Vertu sveigjanlegur. Reglur um úthlutun styrkja eru yfirleitt jafnar fyrir alla samstarfsaðila, en stundum getur verið þörf á einstaklingsbundinni nálgun.

Vertu gegnsær. Notaðu verkefnisstjórnina til að ræða fjárhagsáætlunarmál þar sem þörf krefur; þróa lausnirnar saman.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Sama og fyrir hönnunar-/ undirbúningsstigið – fyrir framkvæmdastigið mælum við einnig með víðtækum skilningi á hugtakinu „hagsmunaaðilar“. Í þeim skilningi eru hagsmunaaðilar allir þeir einstaklingar/stofnanir/hópar sem geta haft áhrif á verkefnið – og sem verkefnið getur haft áhrif á.

Í næsta kafla sem fjallar um forystu verkefnisins, er að finna frekari upplýsingar um hvernig eigi að byggja upp tengsl við hagsmunaaðila. Hér gefum við bara nokkrar „tæknilegar“ upplýsingar.

Til að einfalda málin geturðu skipt hagsmunaaðilum verkefnisins í tvo hópa: innri hópa og ytri hópa.

2.6.1. Verkefnateymið

Verkefnateymið þitt mun vera skipað nokkrum aðilum, fulltrúum ýmissa stofnana frá ýmsum löndum. Þú gætir þegar hafa kynnt þér persónulegar upplýsingar þeirra eins og þær birtast í / með verkefnisumsókninni (en einnig geta nýir einstaklingar bæst við).

Eins og gengur, þá eru samkomnir aðilar með ólíkan bakgrunn og úr mismunandi stjórnunar- og skipulagsmenningu, og ýmsar vinnutengdar venjur og vinnustíll mismunandi. Þegar verkefnið hefst er tímabært að setja sameiginlegar reglur um samstarf ykkar. Besta tímasetningin og mest viðeigandi er upphafsfundurinn.

Samstarf við helstu „innri“ hagsmunaaðila.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Grunnreglur um samvinnu:

Í upphafi samstarfsins mynduð þið skipa stýrihóp, skipaðan einum fulltrúa hvers samstarfsaðila verkefnisins. Það væri „ráðandi aðilinn“ í verkefninu þínu.

Að auki mælum við með:

Að koma sér saman um „vinnureglur“. Þú myndir vinna að mestu leyti í fjarvinnu, á netinu.
Hvernig myndir þú vilja skipuleggja samskipti þín? Hver væri helsta samskiptaleiðin þín (tölvupóstur, einhver samskiptamiðill, annað)? Hversu oft myndu þið hittast / funda á netinu? Hver, hjá hverjum samstarfsaðilanna, ber ábyrgð á að leiða samskiptin?

Að setja upp sameiginlegt vinnusvæði fyrir verkefnahópinn þar sem hægt er að geyma og uppfæra verkefnisupplýsingarnar – aðgengilegar fyrir alla meðlimi verkefnishópsins. Það gæti verið sameiginlegt drif, skýjasvæði eða önnur rými og/eða „geymsla“ sem myndi virka fyrir þig. Sjá; VIÐBÓTAR-ÚRRÆÐI kaflann [14] fyrir frekari ráðleggingar - verkfæri sem styðja verkefnastjórnun.

Til að vera í sambandi, eiga samskipti, halda samræðum.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Hvernig á að skipa framkvæmdateymi til að hafa alla nauðsynlega hæfni innanborðs?

Almenn samsetning verkefnishópsins, ásamt þeirri hæfni og reynslu sem starfsfólk viðkomandi stofnana býður upp á, var þegar lýst í verkefnisumsókninni. Umsóknir í sumum tilfellum, myndu einnig innihalda aðrar gagnlegar, persónulegar upplýsingar um lykilaðila.

Venjulega er um að ræða tvenn megin hlutverk í verkefnahópnum þínum:

Umsjónarmaður verkefnisins á landsvísu – starfsmaður samstarfsaðilans, sem einnig er líklega meðlimur í stýrihópi verkefnisins. Þetta hlutverk snýst um að samræma afgreiðslu verkefna sem tilteknum samstarfsaðilum eru falin.
Ýmsir sérfræðingar, sem vinna að megin verkþáttum: kennarar, þjálfarar, fræðimenn, sérfræðingar í almannatengslum o.s.frv.

Á upphafsstigum geta orðið breytingar á starfshópnum og aðilar með nauðsynlega reynslu horfið á braut og aðrir komið í staðinn. Í þeim tilfellum er nauðsynlegt að hæfni þeirra sem koma inn sé samsvarandi og í það minnsta, á sama stigi og þeirra sem hafa hætt.

Þú þarft að fylgjast með því hvort þú hafir alla þá sérfræðinga, með viðeigandi og nauðsynlega hæfni, til að skila hverjum verkþætti verkefnisins fyrir sig í háum gæðaflokki.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Samstarfsaðilar verkefnisins: verkefnafundir og almenn samskipti.

Almennri „tæknilegri“ ráðgjöf fyrir samskipti innan verkefnishópsins var lýst hér að ofan. Þú finnur meira um það, frá sjónarhóli verkefnisstjórnar, í kafla 2.

Hvað þarftu að vita um verkefnafundina?

Fundir hins dreifða verkefnahóps, augliti til auglitis, eru einn mikilvægasti (og skemmtilegasti, áhugaverðasti og mest hvetjandi) hluti verkefnavinnunnar. Flestir verkefnastjórar sem við þekkjum (þar á meðal við😊) hafa mjög gaman af þeim.

Einungis ef mögulegt (út frá tímaramma og fjárhagsáætlun) eru slíkir staðfundir, skipulagðir í hverju landi sem samstarfsaðilar verkefnisins koma frá, meira og minna – á hálfs árs fresti á verkefnistímanum.
Þar sem fjármagn fyrir staðfundi, þar með talin ferðalög, er venjulega takmarkað er það góð venja að hittast reglulega á netinu. Verkefnateymið ákveður sjálft - hvenær og hversu lengi þeir fundir eiga sér stað.
Hver fundur þarf, til að vera árangursríkur og spara tíma: Fundardagskrá, fundarstjóra og ritara fundargerðar.

ATH:

Athugið! Covid-19 heimsfaraldurinn krafðist þess að við breyttum öllum verkefnafundum í netfundi. Eftir heimsfaraldurinn – sumum okkar fannst það mjög hentugt... Þú þarft ekki að ferðast, verða kvíðin að stilla sér upp í einhverju öðru landi, umgangast ókunnuga, osfrv... HÆTTU! Lestu málsgreinina hér að ofan - og ekki segja af þér líkamlegu fundinum!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Nokkur fleiri orð um upphafið (og fundina á eftir):

Upphafsfundur er fundurinn þegar verkefnið hefst. Hér hittist verkefnishópurinn í fyrsta sinn. Góð venja er að á dagskránni sé tími fyrir:

Kynningu á samstarfsstofnunum og lykilaðilum sem taka þátt;

Umræðu um framkvæmdaáætlun verkefnisins (þ.e. framkvæmd verkefnisins, skref fyrir skref) og útlistaðu öll hugsanleg vandamál;

Umræðu um verkefnisstjórnunarmálin (þar á meðal eftirlit, mat og miðlun);

Að koma sér saman um samstarfsskilmála, þar með talin innri samskipti og upplýsingamiðlun;

Samþykkt samstarfssamnings (ef það var ekki gert fyrr);

Leggja grunninn að 1. áfanga verkefnisins.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Nokkur orð um upphafsfundinn (og fundina sem fylgja í kjölfarið):

Á næstu fundum er áhersla lögð á að meta þau stig sem þegar hafa verið unnin og skipuleggja næstu skref í framkvæmd verkefnisins. Það er góður siður að koma reglulega aftur að verkefnastjórnuninni (þ.m.t. vöktun, mat og miðlun)–til að leggja til/ákveða leiðréttingar, ef þörf er á.

Algengasta lausnin er að halda 1,5–2 daga langa fundi. Það ætti að duga til að ræða allt sem þarf að ræða. Fundargerðin er skjalfesting vinnunar. Í fundargerðinni koma fram allar ákvarðanir sem teknar voru á fundinum, þar með talið tímamörk.

Síðast en ekki síst: Taktu þér tíma saman á hverjum fundi, utan ,,formlegu" vinnunnar, í óformlegra samhengi! Fyrir utan að vera fagmaður, þá ertu líka manneskja. Manneskjur vilja læra aðeins um þá sem þær munu vinna með næstu 2-4 árin. Þú getur skipulagt stuttar ferðir/menningarviðburði í dagskránni, t.d. sameiginlegan hádegismat og/eða kvöldmat og ekki gleyma kaffihléunum.

Já, það væri sóun á mjög dýrmætum tíma að eyða þessum aukatíma í kafi í símanum 😊

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

2.6.2 Styrktarstofnun/verkefnisfulltrúi: grundvallarreglur um samstarf.

Í upphafi framkvæmdar verkefnisins færðu skilaboð þar sem kynntur er verkefnisstjórinn/tengiliðurinn (PO) fyrir verkefnið þitt. Þetta verður tengiliður þinn hjá styrkveitanda. Hlutverk PO er að fylgjast með framkvæmd verkefnisins en einnig að styðja við framkvæmdaaðila þess. Vertu í sambandi. Spurðu ef þú hefur spurningar varðandi framkvæmd styrksamningsins. Tilkynntu um fyrirhugaðar breytingar á framkvæmdum; sérstaklega þær sem þarfnast formlegra breytinga. . Það er góð venja að bjóða PO (tengilið) þínum á helstu viðburði verkefnisins. Í reynd - þá mæta þeir sjaldan (þeir hafa miklu fleiri verkefni til að fylgjast með) - en það er viðeigandi að bjóða þeim, engu að síður.

Ábending/ráðgjöf: Verkefnastjórarnir hafa í raun ekki gaman af að læra um vandræðin við framkvæmd verkefnisins eins seint og frá áfanga-/lokaskýrslu. Þá er yfirleitt of seint að gera eitthvað í málinu. Samskipti fyrirfram.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

2.6.3. Teymi/samstarfsaðilar/sjálfboðaliðar hlutaðeigandi samtök: hvað er þess virði að muna eftir og gæta að?

Þú ert líklega ekki að vinna einn hjá stofnuninni þinni. Þar eru aðrir starfsmenn, vinnufélagar og sjálfboðaliðar, þar á meðal stjórnendur stofnunarinnar. Nýtt evrópskt verkefni þýðir (mögulega) einhverjar breytingar fyrir þau öll. Þau geta fengið ný verkefni, geta haft minni aðgang að einhverjum af þeim úrræðum stofnunarinnar sem þeir þurfa á að halda (t.d. skrifstofu, sérfræðingum, peningum), þurfa að endurskipuleggja vinnutíma sinn o.s.frv. Á sama tíma og fólkið í stofnuninni þinni er líka „auðlind“ þín, þá er það æskilegt að þeir verði að auki bandamenn verkefnisins sem þú stjórnar!

Allar breytingar hafa í för með sér óvissu. Því:

Komdu á framfæri markmiðum verkefnisins, hlutverki þess og samhengi við stefnu stofnunarinnar og ávinningi af því fyrir stofnunina;
Upplýstu tímanlega um, hvenær (og hversu mikið) sameiginlegt fjármagn stofnunarinnar þú þarft;
Bjóddu fram krafta þína við verkefnið.

Þannig munu allir geta greint samlegðaráhrif af samtækamætti í starfsemi stofnunarinnar og tryggt bestu nýtingu á hæfni og öðrum „auðlindum“ hennar.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

2.6.4. Enn einn innri hópur hagsmunaaðila…

Það er einn hagsmunahópur í viðbót sem við mælum með að þú snúir þér að sem tilheyrir „innri“ frekar en „ytri“ hópum: Beinir framtíðarnotendur/þjónustuþegar verkefnisins. Þú gætir sagt að þessir aðilar taki eigi ekki beinan þátt í framkvæmd verkefnisins – En, er það samt örugglega ekki? Þetta er fólkið sem þú ert að vinna fyrir. Ef niðurstöðurnar sem þú skilar verða ekki gagnlegar og aðlaðandi fyrir það, sniðnar að þörfum þeirra - muntu ekki fá „sjálfbæra breytingu“ til hagsbóta fyrir þau. Og eins og þú kannski manst frá 1. hluta – verðmætustu verkefnin eru þau sem skila sjálfbærum breytingum til batnaðar.

Til að skila gagnlegum verkefnaniðurstöðum, aðlaðandi, sniðnum að þörfum hagsmunahópsins.

Þú þarft að vera í sambandi við framtíðarnotendur. Bjóddu þeim að prófa og meta þær lausnir og þjónustuna sem verkefnið þitt skilar. Kynntu uppfærslur, náðu tökum á lausnunum / þjónustu þinni með því að nota endurgjöf og gagnrýni frá notendum. Það er þess virði!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

2.6.5. Hvernig á að takast á við það í „stórri“ stofnun og hvernig á að takast á við það í „litlu“ fyrirtæki (með fáa starfsmenn)?

Almennt – því stærri stofnun því stærri reynslubanka hefur hún (hvað varðar hæfni, reynslu og venjulega líka; fólk, rými, tengslanet og fjárhagslegan sveigjanleika). Frábært. En. Það eru líka fleiri sem „keppa“ um sömu úrræði. Innra teymið sem tekur þátt í verkefninu þínu gæti verið stærra (til dæmis gætir þú haft samskiptasérfræðing, fjármálastjóra, matssérfræðing o.s.frv. – sem myndi sinna viðkomandi verkefnum). Góð samskipti og góð skipulagning er lykillinn. Góð innri almannatengsl verkefnisins hjálpa 😊

Í smærri stofnunum eru samskipti og upplýsingaflæði venjulega auðveldari. Þið eruð ekki svo mörg og eruð ekki að vinna í margvíslegum deildum, fólk getur því mögulega sinnt ýmsum „störfum“ – allt eftir því hvað þarf. En þú gætir líka haft færri úrræði í boði. Eins og að ofan - góð samskipti og góð skipulagning er lykillinn. Tengslanet þitt verður afar dýrmætt – til að bæta úr þeim skort á úrræðum sem mögulega er fyrir hendi.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.6. Hverjir eru hagsmunaaðilar verkefnisins?

Setja skýrar reglur um samvinnu og samskipti, auðskildar og samþykktar af öllum meðlimum verkefnishópsins.
Reyndu að funda líka á staðfundum.
Tryggja dagskrá, fundarstjóra, ritara og fundargerð – fyrir hvern verkefnafund
Leggja áherslu á gagnsæ samskipti og vera opin fyrir umræðum og passa upp á gott upplýsingaflæði.
Mundu að fulltrúi styrkveitenda er einnig hagsmunaaðili þinn.

Til að stjórna þessu starfi vel mælum við með:

Ábending/ráðgjöf: Það eru mörg verkefnastjórnunartengd verkfæri á netinu sem gætu stutt þig við verkefnastjórnun. Flestar þeirra eru með ókeypis grunnútgáfu - þar sem þú getur prófað nothæfi tólsins fyrir þig. Þú getur prófað og athugað hvort það væri eitthvað fyrir þig og liðið sem þú stjórnar. Sjá kaflann VIÐBÓTARAUÐINDI fyrir nokkur dæmi. Samt, ef þú - eftir próf - ákveður að þér líkar ekki við eitthvað af þeim - ekki hafa áhyggjur. Að ræða þetta efni í teymi þessa Toolkit þróunaraðila - það kom í ljós að við viljum öll nota .... penna, pappír og Excel til að halda utan um verkefnið. 😊

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Samstarf við helstu hagsmunaaðila utan samstarfsins (td. sveitarfélög, fjölmiðla osfrv. …)

Þetta snýst að mestu leyti um upplýsingamiðlun. Upplýsa þarf þessa hagsmunaaðila um gang verkefnisins og niðurstöður.

Samskiptin og samvinnan við þá eru venjulega skipulögð innan kynningarstarfsins – svo kíkið á þennan hluta verkefnisumsóknarinnar. Á innleiðingarstigi er þess virði að íhuga hvort einhverjar endurskoðanir/uppfærslur séu nauðsynlegar. Eftir að þú endurskilgreinir og nefnir tiltekna hópa ytri hagsmunaaðila (t.d. fjölmiðlar, sveitarfélög, menntastofnanir osfrv.), skalt þú endurskilgreina:

Leiðir og aðferðir / tæki sem gagnast til að ná til hvers og eins hóps (Tölvupóstar/fréttabréf? Persónulegir fundir? Samfélagsmiðlar? osfrv.)

Tímaáætlun – hvenær ætlar þú að hafa samband við hvern og einn þessara hópa? Hversu oft?

Það er venjulega allt innifalið í kynningar-/samskipta- og upplýsingaáætluninni. Fyrir frekari upplýsingar skaltu skoða kaflann um upplýsingamiðlunina.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.7. Hver á að taka þátt í framkvæmd verkefnisins (hver er verkefnishópurinn)?

2.7.1.„Tæknileg“ teymisstjórnun: tími – fjárhagsáætlun – gæði, enn og aftur.

Fjármagn: Fjárhagsáætlun verkefnisins er stjórnunarverkfæri og öll viðeigandi sniðmát fyrir fjárhagsskýrslugerðina. Auk eftirlitsins og ferlamatsins. . Tími: Helsta stjórnunartæki er Gantt taflan, eftirlit og mat á ferlum. Gæði: Hér er verkfærið ferlið og mat á áhrifum. Og – skynsemin😊 (Við höfum öll heyrt sögur um notkun gervigreindar og afritað efni beint af netsíðum... Vissulega skilurðu að þetta er ritstuldur og svik).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.7. Hver á að taka þátt í framkvæmd verkefnisins (hver er verkefnishópurinn)?

2.7.2. Dreifður hópur sem vinnur í fjarvinnu – „tæknileg“ viðfangsefni: sameiginlegt rými fyrir skjöl, sameiginlegt vinnurými, innri samskipti.

Skoðaðu kaflann um verkefnahópinn, 6.1.1. til ráðgjafar.

Enn og aftur, þú þarft:

Sameiginlegt vinnurými.

Skýrar samskiptareglur;

Samþykkta „netsiði“;

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.7. Hver á að taka þátt í framkvæmd verkefnisins (hver er verkefnishópurinn)?

Það eru nokkrar tegundir af skjölum sem myndu styðja þig við teymisstjórnunina.

Starfsdagskrár/tímaskýrslur og fjárhagsskýrslusniðmát voru þegar nefnd hér að ofan. Tilgangurinn er að fylgjast með og skjalfesta vinnuna við verkefnið og undirbúa greiðslur fyrir samstarfsaðila verkefnisins.

Fundardagskrá og fundargerð. Mikilvægt, til að fylgjast með vinnuflæðinu, til að sjá til þess að allir undirbúi fundinn vel, að hann gangi skipulega fyrir sig og ákvarðanataka og tímafrestir(-rammi) verði færðir til bókar.

Þú finnur nokkur fyrirmyndarsniðmát fyrir þetta í hlutanum „Aðföng og námsefni“

2.7.3. „Tæknileg“ teymisstjórnun: skjalfestið vinnuna (vinnudagskrár/vinnuskýrslur, ákvarðanir og frestir o.s.frv.)

Ábending/ráðgjöf: Athugaðu í styrksamningnum hvers konar upplýsingar þarf til fjárhagsskýrslu – og útbúið sniðmátið í samræmi við það! Athugaðu hjá endurskoðanda/fjármálastjóra fyrirtækis þíns, hvers konar upplýsingar er þörf á að þú stofnun – sem verkefnastjóri – gæti bókað kostnaðinn á réttan hátt. Það getur verið munur á kröfum um styrkveitingar/landsbókhaldsreglur!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.7. Hver á að taka þátt í framkvæmd verkefnisins (hver er verkefnishópurinn)?

Þetta er „innra skjal“ sem útlistar allar mikilvægustu reglur um samstarfssamstarfið og framkvæmd þess. Venjulega finnurðu ekkert sniðmát fyrir samstarfssamninginn (Partnership Agreement) í styrkskjölunum; stundum getur þú fundið einhverjar leiðbeiningar um hvað hann ætti að innihalda. Athugaðu það.

Góðir starfshættir og reynsla segir að verkefnasamningurinn skuli að lágmarki innihalda:

2.7.4. „Stjórnun tækniteymis“: Samstarfssamningur (PA).

Nöfn samstarfsaðila verkefnisins, þar á meðal heimilisföng og nöfn löglegra fulltrúa;

Markmið samstarfsins og framkvæmda tímabil verkefnisins;

Ábyrgð og verkefni verkefnisstjóra;

Ábyrgð og verkefni samstarfsaðila verkefnisins;

Ákvarðanatöku- og samskiptareglur;

Upplýsingar um fjárhagsáætlun verkefnisins og umsamda úthlutun ESB styrksins, þar á meðal reglur um fjármálastjórn og reikningsskil.

Reglur um innra eftirlit og gæðatryggingu.

Verkefnasamningurinn skal undirritaður af löglegum fulltrúa verkefnisstjóra og öllum löglegum fulltrúum samstarfsaðila verkefnisins.

Ábending/ráðgjöf: Það er þess virði að setja, í samstarfssamninginn, leiðbeiningar um hvernig tiltekinn verkefniskostnað skuli skjalfestur – krafist er að hann sé afhentur fyrir fjárhagsskýrslu og greiðslur til samstarfsaðila.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.7. Hver á að taka þátt í framkvæmd verkefnisins (hver er verkefnishópurinn)?

Nú þegar þú hefur lesið um stjórnun verkefnahópsins, hefurðu vonandi ekki fengið á tilfinninguna að þetta sé aðeins tæknilegt viðfangsefni. Það er það ekki. Jafn mikilvægt (sumir segja jafnvel mikilvægara) er forysta. Sem verkefnastjóri verður hlutverk þitt einnig að stuðla að tengslmyndun og leysa ágreining, örva, hvetja og styðja teymið þitt.

2.7.5. Samskipti, tengsl, hvatning, mögulegar ágreiningslausnir, fjarvinna í dreifðum verkefnateymum o.s.frv.

Lestu næsta kafla 2 til að læra meira!

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.8. Hvað getur haft áhrif á niðurstöður verkefnisins (hverjar eru áhætturnar)?

Líklegustu og mikilvægustu áhætturnar tengdar verkefninu voru nefndar í verkefnisumsókninni, þar á meðal hugmyndir um áhættustýringu. Nú er kominn tími til að fara í gegnum áhætturnar aftur og uppfæra áhættustjórnunaráætlunina. Mælt er með því að gera það á upphafsfundinum. Þá er bara fylgjast með áhættunni - og bregðast við í samræmi við það. (Já, að láta eins og áhættan sé ekki til staðar er ekki rétta stefnan😊)

2.8.1. Áhættueftirlit – áhættustýring – að draga úr áhættu.

Hvað á að gera ef „áhættan“ verður að veruleika?

Bjóddu verkefnisstýrihópnum að ræða stöðuna og hugsanlegar lausnir. Skipuleggðu hvað á að gera til að lágmarka neikvæð áhrif á framkvæmd verkefnisins. Skipuleggðu og komdu í framkvæmd viðeigandi viðbragðsáætlun. Haltu áfram að fylgjast með hvort það virkar. Láttu verkefnisstjóra vita ef þörf krefur - einnig er hægt að leita ráðgjafar hjá þeim. Frekari upplýsingar um hvernig á að meðhöndla verkefnisáhættu er að finna í 3. kafla.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.9. Hvernig verður verkefninu komið á framfæri, það kynnt og því dreift?

Verkefnið sem þú leiðir var samfjármagnað með evrópskum styrkjum, evrópsku almannafé. Þessu fylgir ábyrgð. Fjármagnið þarf að nota í samræmi við allar gildandi reglur um arðbærni og „kostgæfni“. Tilgangur samfjármögnunarinnar er að allir leggji sitt af mörkum til að takast á við sérstakar áskoranir/leysa vandamál/fullnægja þörfum. Til að ná þessu þarftu að skila niðurstöðum sem eru verðmætar, gagnlegar og árangursríkar fyrir markhópa þína. Þar sem þú ert að vinna á evrópskum vettvangi - er búist við að niðurstöðurnar verði viðeigandi og gagnlegar fyrir mörg Evrópulönd: þær ættu einnig að vera „endurnýtanlegar / yfirfæranlegar“ . Nú þarftu að tryggja að upplýsingar um þessar niðurstöður nái til allra þeirra einstaklinga og aðila sem gætu haft af þeim gagn. Þetta er megintilgangur miðlunarinnar.

2.9.1. Miðlunin - upprifjun

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.9. Hvernig verður verkefninu komið á framfæri, það kynnt og því dreift?

Eins og öllum öðrum þáttum framkvæmdar verkefnisins var einnig kynningaráætluninni (miðluninni) lýst í verkefnisumsókninni. Nú er kominn tími til að uppfæra hana. Þú gætir skoðað fyrsta hluta þessa lykils, 4. kafla til að fá upprifjun á skilgreiningu miðlunarinnar og helstu eiginleika miðlunaráætlunarinnar. Hér er rétt að greina svolítið á milli „upplýsinga- og kynningarstarfsemi“ og „miðlunar“.Fyrsta hugtakið snýr að því að upplýsa um framkvæmd verkefnisins, starfsemi þess og árangur almennt. Þetta ferli hefst við upphaf verkefnisins (eða jafnvel fyrr, með því að deila frábærum fréttum sem að verkefnið þitt hafi verið valið til (sam)fjármögnunar😊). Miðlun snýr að því að miðla, kynna og gera aðgengilegar útkomu/niðurstöður/úttak verkefnisins: Allur afraksturinn og þjónustan sem þróuð var, þökk sé ESB (sam)fjármögnun – nú aðgengileg öllum áhugasömum.

Page 121 of the EN PDF version, Toolkit 1

2.9.1. Miðlunin - upprifjun

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.9. Hvernig verður verkefninu komið á framfæri, það kynnt og því dreift?

Eins og allar áætlanir, meðan á framkvæmd hennar stendur, myndi þessi krefjast uppfærslu og lagfæringar á meðan á verkefninu stendur, til að bregðast við aðstæðum/kringumstæðum sem þú lendir í.Allir samstarfsaðilar verkefnisins bera ábyrgð á miðlun verkefnisins á staðbundnum, svæðisbundnum, landsvísu og evrópskum vettvangi. Eins og við sérhvern þátt í framkvæmd verkefnisins þarf að fylgjast með, mæla og meta árangur miðlunarinnar – samkvæmt þeim mælivísum sem settar voru fyrirfram. Öllum samstarfsaðilum verkefnisins skal vera skylt að tilkynna um miðlunarviðleitni sína.

2.9.1. Miðlunin - upprifjun

Skoðaðu næsta kafla til að læra hvernig á að meta miðlunarviðleitni

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.9. Hvernig verður verkefninu komið á framfæri, það kynnt og því dreift?

Í leiðbeiningum – og síðar – í styrksamningi er að finna kafla um sýnileikareglur. Þetta tengist því að upplýsa um uppruna samfjármögnunar verkefnisins þíns. Sérhverjum samstarfsaðila er skylt að kynna verkefnið og miðla útkomu þess og niðurstöðum og að upplýsa um fjármögnun ESB, beita réttu ESB merki, yfirlýsingu og fyrirvörum (þýdda á mismunandi tungumál, þegar við á). Þetta varðar alla samskiptastarfsemi styrkþega sem tengjast verkefninu (þar á meðal fjölmiðlasamskipti, ráðstefnur, málstofur, upplýsingaefni, á rafrænu formi, í gegnum hefðbundna eða samfélagsmiðla o.s.frv.), miðlunarstarfsemi og hvers kyns innviði, búnað, farartæki eða meiriháttar niðurstöður fjármagnaðar með styrknum.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.9. Hvernig verður verkefninu komið á framfæri, það kynnt og því dreift?

Upplýsingarnar verða að gefa til kynna eftirfarandi fyrirvara (þýdda á viðkomandi tungumál þar sem við á): „Fjármagnað af Evrópusambandinu. Álit og skoðanir sem settar eru fram eru hins vegar eingöngu höfundar og endurspegla ekki endilega skoðanir Evrópusambandsins eða [nafn styrkveitanda]. Hvorki Evrópusambandið né styrkveitandi geta borið ábyrgð á þeim.“ Athugaðu leiðbeiningarnar fyrir tiltekna styrktaráætlun/styrksamninginn til að vera viss um að þú sért að nota rétta merkingu, yfirlýsingu og fyrirvara! Fylgstu með! Kostnaður við niðurstöður sem ekki eru merktar með viðeigandi merki og yfirlýsingar geta talist óhæfar. Hlekkur fyrir staðla sjónrænna auðkennisreglna 2021-2027, má finna HÉR

2.9.2. Sýnileikareglur – Evrópufáninn og fjármögnunaryfirlýsing.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

2.10. Hvernig verður sannað að verkefnið hafi tekist vel (hvernig verður fylgst með og verkefnið metið)?

Það eru tvö innbyrðis tengd ferli sem þú þarft að gæta vel að þegar þú stjórnar evrópsku verkefni: Eftirlit og mat (þar á meðal á ferli og mat á áhrifum). Þökk sé eftirliti muntu geta brugðist við á réttum tíma ef upp koma vandræði og/eða áskoranir við framkvæmd verkefnisins og skipuleggja nauðsynlegar breytingar.Þökk sé matinu, muntu geta sannað að verkefnið hafi náð markmiðum sínum og það hafi verið árangursríkt. Bæði eftirlit og mat eru skipulögð á hönnunarstigi verkefnisins og lýst í verkefnisumsókninni. Nú er kominn tími til að hrinda þeim í framkvæmd. Athugaðu hvað var fyrirhugað í verkefnaumsókninni og athugaðu hvort það er ekki þess virði að uppfæra/bæta við vöktunar- og matsáætlanir. Lestu kafla 3 og kafla 4 í þessari handbók til að skilja betur hvað þú þarft að sjá um og hverju þarf að skila.

Ábending/ráðgjöf: Lestu vandlega samantekt utanaðkomandi sérfræðinga á verkefnamati sem meta verkefnisumsóknina. Innan margra ESB-styrkjakalla - fær umsækjandi stofnun þetta mat ásamt upplýsingum um (sam)fjármögnun verkefnisins. Reynslan segir að mat sé oft veikasti þátturinn í verkefnaumsókninni. Á meðan á framkvæmd verkefnisins stendur - mundu athugasemdir sérfræðinganna og taktu þær við framkvæmd verkefnisins.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

3. Verkefnastjórnun sem verkefnastjóri/umsjónarmaður & Verkefnastjórnun sem samstarfsaðili verkefnisins. Hæfni sem þarf.

Skoðaðu handbók 1 kafla 5 til að rifja upp hver eru helstu verkefni verkefnisstjórans í samanburði við samstarfsaðila verkefnisins.

Page 164 of the EN PDF version, Toolkit 1

3.1. Verkefnastjórnun: sjónarhorn verkefnisstjórans.

Fylgjast með því að verkefnið sé framkvæmt á réttan hátt.
Vera helsti tengiliður fyrir öll samskipti milli samstarfsaðilanna og styrkveitingastofnunarinnar (þ.e. viðkomandi landsstofnanna og/eða Evrópusambandsins).
Kynna styrkveitingastofnuninni um breytingar sem varða einhvern af verkefnisstjórnendum (heimilisfang, lögmæta stöðu, fjárhaglega stöðu, eignarrétt, skipulagsmál).
Kynna styrkveitingastofnunni forsendubreytingar og/eða um aðstæður sem líklegar eru til hafa áhrif á framkvæmd verkefnisins eða geta seinkað framkvæmd þess.
Biðja um og skoða öll skjöl eða upplýsingar sem styrkveitingastofnunin krefst og yfirfara þau með tilliti til að allt sé rétt útfyllt og ekkert gleymist áður en sent er inn til afgreiðslu.
Senda verkefnisniðurstöður/gögn/hugbúnað og skýrslur á viðeigandi aðila.
Tryggja að allar greiðslur séu gerðar til samstarfsaðila án ástæðulausrar seinkunar.

Tæknilega séð eru helstu, almennu skyldur verkefnastjóra að:

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

3. Verkefnastjórnun sem verkefnastjóri/umsjónarmaður & Verkefnastjórnun sem samstarfsaðili verkefnisins. Hæfni sem þarf.

Tæknilega séð er ábyrgð samstarfaðila að styðja verkefnisstjórnanda í því gera allt sem í hans valdi stendur til að fullnægja skyldum sínum samkvæmt styrkveitingarsamninginum.

3.2. Verkefnastjórn (samhæfing): sjónarhorn verkefnisstjórnanda

Nánar til tekið þarf verkefnisstjórnandinn að:

1. Samþykkja að samstarfsaðilar beri sameiginlega ábyrgð á því að framkvæma verkefnið samkvæmt samninginum - og haga sér samkvæmt því.

2. Samþykkja markmið og niðurstöður verkefnisins sem á að afhenda og fjárhagsramma eins og honum er lýst í verkefnisumsókninni - og vinna samkvæmt því.

4. Samþykkja að markmið og niðurstöður verkefnisins séu bindandi fyrir verkefnishópinn og hvern samstarfsaðila - og vinna samkvæmt því;

5. Tryggja að sameiginlegt markmið verkefnisins sé ávallt í fókus og viðhalda góðum samskiptaháttum við stjórnendur og aðila verkefnisins;

7. Viðurkenna aðeins verkefnisstjórn sé heimilt að taka við fjármagni frá styrkveitingastofnuninni og dreifa til samstarfsaðila í samræmi við þátttöku þeirra í verkefninu.

3. Upplýsa verkefnisstjórn umsvifalaust um öll atvik eða aðstæður sem líklega eru til að hafa áhrif á framkvæmd verkefnisins eða til að seinka því og öllum breytingum á lögtengdum , fjárhagslegum, tæknilegum, skipulagslegum eða eignarréttarlegum forsendum þess.

6. Afhenda tímanlega gögn til verkefnisstjórnar, allar upplýsingar og skjöl sem nauðsynleg eru til skýrslugerðar, stjórnunar og eftirlits.

8. Viðurkenna og fylgja reglum um framkvæmd verkefnisins upplýsingaskyldur / -þjónustu, eins og lýst er í styrkveitingarsamninginum og tryggja eftirfylgni.

9.Upplýsa formlega að ekki hafi verið tekið við öðrum EU styrkveitingum til að framkvæmdar þess verkefnis sem skilgreint er verkefnisumsókninni.

Ábending/ráðgjöf: Inniheldur málsgrein um bæði ábyrgð verkefnisstjóra og ábyrgðaraðila verkefnisins í samstarfssamningnum.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

3. Verkefnastjórnun sem verkefnastjóri/umsjónarmaður & Verkefnastjórnun sem samstarfsaðili verkefnisins. Hæfni sem þarf.

Eins og þú hefur getað kynnt þér, felst hlutverk evrópsks verkefnastjóra í stjórnun margra ólíkra verka og verkþátta í framkvæmd verkefnisins sem um ræðir. Hvaða hæfni er mikilvægust á framkvæmdarstigi verkefnisins? Snúaðu aftur til Handbókar 1 kafla 5 til að lesa meira um þá hæfni sem þú þarft til að stjórna evrópskum verkefnum með góðum árangri. Þar finnur þú lýsingu á 30 lykilhæfni sem skiptast í þrjá flokka: tæknilega, leiðtogahæfni og viðskipta- og skipulagshæfni.

Page 146 of the EN PDF version, Toolkit 1

3.3. Hæfniskröfur fyrir verkefnastjórn: tæknilegar, stjórnunarlegar, viðskipta- og skipulagslegar (tilvísun í Handbók 1).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

Eftirfarandi töflur, draga saman hverjar af hæfniskröfunm eru mikilvægastar í hverjum þætti verkefnisáætlunnar og framkvæmdar:

3.3.Hæfniskröfur fyrir verkefnastjórn: tæknilegar, stjórnunarlegar, viðskipta- og skipulagslegar (tilvísun í Handbók 1).

Skipulag og hönnun

Framkvæmd, eftirlit og mat

Bæði

Tæknileg hæfni

Almenn færni í fjármögnun

Skipuleggja og stjórna hugmyndavinnu.

Verkefnisskipulag og tímastjórnun

Fjárhagsáætlun og kostnaðarmat

Samhæfing samstarfsins

Fjárhagsstjórn

Innri samskipti

Hæfni í ensku máli

Skipulag og framkvæmd miðlunar og upplýsingadreifingar

Skipulag og framkvæmd matstefnu

Fyrir skipulagningu, hönnun og framkvæmd verkefnisins: Í verkefnissamstarfinu geta samstarfsaðilar samþykkt að nota annað tungumál sem algengt, td. frönsku, þýsku eða öðru.

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

3.3.Hæfniskröfur fyrir verkefnastjórn: tæknilegar, stjórnunarlegar, viðskipta- og skipulagslegar (tilvísun í Handbók 1).

Skipulag og hönnun

Bæði

Leiðtogahæfni

Framkvæmd, eftirlit og mat

Hvatning og „áhrif“.

Samkennd og skilningur á aðstæðum.

Hópefli

Ráðsnilld (lausnamiðun) og sveigjanleiki.

Frumkvæði (hvatning) með góðri fyrirmynd..

Verkefna úthlutun.

Funda- og viðburðastjórnun

Jafningjaráðgjöf

Lausn á ágreiningi.

Samskipti í á forsendum evrópsks borgarlegs samfélag (CSO).

Kafli 1

Framkvæmd verkefnisins - eins og lagt er upp með í verkefnisumsókninni

3.3.Hæfniskröfur fyrir verkefnastjórn: tæknilegar, stjórnunarlegar, viðskipta- og skipulagslegar (tilvísun í Handbók 1).

Viðskipta- og skipulagshæfni.

Umsókn um Evrópska fjármögnunarstyrki

Þarfagreining (og hagsmunaðila greining)

SWOT-greining og áhættugreining.

Samhæfing almannatengsla og markaðssetningar

Innsýn í veruleika Evrópsku borgaralegu samfélagsstofnanirnar (CSO).

Innsýn í aðstæður í tengdum samstarfsaðilalöndum.

Fjölmenningarleg hæfni

Alþjóðleg og fjölþjóðleg tengsl á sviði þjóðfélagshagsmuna (CSO).

Lög og reglugerðir.

Samvirkni milli þjóðlegra CSO-verkefna og alþjóðlegra CSO-verkefna.

1. Erum meðvituð um af hverju við erum að vinna þetta verkefni2. Skiljum fyrir hvern við erum að vinna og hverjir eru markhópar og styrkþegar3. Þekkjum og skiljum markmið verkefnisins4. Skiljum hvaða verk eru á ábyrgð hvers samstarfsaðila5. Höfum samþykkt tímaáætlun fyrir verkefnið6. Höfum samþykkt fjárhagsáætlun fyrir verkefnið og skiptingu fjármagnsins 7. Þekkjum hverjir eru innri og ytri hagsmunaaðilar verkefnisins 8. Skiljum hlutverk okkar í samstarfinu 9. Þekkjum áhættur í verkefninu 10. Þekkjum hlutverk okkar í miðlun verkefnisins og þekkjum miðlunaráætlunina/kynningaráætlunina 11. Skiljum hvernig hægt er að mæla velgengni verkefnis

Kafli 1

Gátlisti fyrir kafla 1:

Já

Nei

Eftir að hafa ígrundað svörin er hægt að hugsa um atriði sem þú gætir viljað bæta eða atriði sem þér gengur vel með.

Frábært

Þú ert á réttri leið

1. kafli

Gátlisti 1:

Reyndu aftur

1. kafli

Gátlisti kafli 1:

Ef þú hefur svarað fleiri ʻnei‘ þá ʻjá‘–þá gæti verið vert að halda aukafund með verkefnateyminu til að skýra þetta allt!

Kafli 1

Hagnýtt verkefni:

Við leggjum til að þú vinnir annað af eftirfarandi verkefnum:

Frekari upplýsingar hér!

Útfærsla/valmöguleiki 1: Ef þú ert að fara að stýra evrópsku verkefni:

Útfærsla/valmöguleiki 2: Ef þú ert ekki ennþá orðinn verkefnastjóri í Evrópuverkefni og ert að undirbúa/íhuga að taka að þér þetta hlutverk:

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2. kafli

Marianna Labbancz, Folk High School Association Surrounding Budapest

Áætlaður tími til lesa þennan kafla og vinna verklega verkefnið: 1 klukkustund fyrir lestur og 40 mínútur fyrir verklega verkefnið.

Þekkja mismunandi þætti teymis
Notaðu meðvitað upplýsingar um teymisvinnu til að koma verkefni í framkvæmd

Námsmarkmið

Kafli 2

Áskorunin sem þessi kafli fjallar um: Hvernig á að skapa árangursríkt samstarf milli fólks sem hefur ekki unnið saman áður.

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta:

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

1. Hvers vegna þurfum við að fjalla um teymisvinnuna í tengslum við framkvæmd verkefna í alþjóðlegu samstarfi?

1.1 Kynning

Verkefnastjórnun krefst þess að fólk vinni saman að sameiginlegu markmiði sem leiðir til árangursríkrar framkvæmdar verkefnisins. Í þessum kafla er fjallað um mismunandi þætti teymis og árangursríka teymisvinnu.

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

1.2. Hvers vegna er teymisvinna við framkvæmd verkefnisins grundvallaratriði?

Með teymisvinnu er átt við samvinnu og samhæfingu hóps einstaklinga til að ná sameiginlegu markmiði eða niðurstöðu. Í farsælu teymi færir hver meðlimur að nýta hæfileika, reynslu og koma sínum sjónarmiðum á framfæri. Meðlimir teymisins eru færir um að vinna á áhrifaríkan hátt að markmiðum teymisins, sem eru einnig markmið verkefnisins.Þegar einstaklingar með sameiginlegan áhuga og markmið koma saman myndast teymi. Einstaklingar þurfa að koma og vinna saman til að mynda teymi til að leysa flókin verkefni. Í teymi leggja allir liðsmenn jafnt sitt af mörkum og leggja sig fram um að ná markmiðum teymisins sem ættu að vera fyrirfram skilgreind.

Go back to page 35

Go back to page 38

2. Nokkrar hugleiðingar um lið og liðsstjórn

Áður en farið er yfir tegundir teyma er mikilvægt að skilgreina nákvæmlega hvað við köllum teymi. Þessi skilgreining lýsir nákvæmlega því sem fjallað verður um á næstu síðum. Samkvæmt háskólanum í Washington: "Teymi er hópur fólks með mismunandi hæfileika og mismunandi verkefni, sem vinnur saman að sameiginlegu verkefni, þjónustu eða markmiði, með samblandi af aðgerðum og gagnkvæmum stuðningi."

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

Til eru margar mismunandi gerðir teyma. Við ætlum að fjalla um fimm algengustu. Hægt er að mynda teymi hvar sem er og hvenær semer. Hér verður farið nánar í þetta.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

1. Virkt teymi

Í virka teyminu eru meðlimir á sama sviði. Með því að vinna innan þessa hóps er hægt að deila mismunandi ábyrgð með öðrum meðlimum. Hið virka teymi hefur leiðtoga eða yfirmenn sem meðlimir heyra undir og tilgreina ábyrgð. Stofnanir nota venjulega virk teymi sem krefjast samskipta og trausts. Þessi tegund af teymi getur verið gagnleg til að allir leggi sitt af mörkum og til að forgangsraða verkefnum.

Dæmi:

Stofnun stofnar teymi til að undirbúa samskiptaherferð. Meðlimir þessa teymis hafa mikinn skilning á þessari herferð og hafa nú þegar upplýsingar til að taka ákvarðanir. Liðsmenn nota síðan greiningar til að ákvarða árangursríkustu herferðina.

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

2. Þvervirkt lið

Þvervirk teymi er hópur líkt og hjá virkum teymum, en munurinn er sá að liðsmenn koma úr ýmsum deildum. Þessi teymi nýtast vel í störf og verkefni sem krefjast mismunandi sérfræðiþekkingar og sjónarmiða. Þessi teymi virka best þegar yfirmenn og teymisstjórar setja samskipti í forgang. Leiðtogar framselja venjulega ábyrgð til teymismeðlima, allt eftir einstökum hæfileikum þeirra.

Dæmi:

Stofnun vill þróa nýja samskiptastefnu. Þessi stofnun býr til þvervirkt teymi með meðlimum frá öllum starfssviðum. Meðlimir þessa teymis greina deildir sínar til að ákvarða innihald samskiptastefnunnar.

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

Í sjálfstjórnarteymum starfa liðsmenn innan sömu stofnunar og vinna saman að sameiginlegu markmiði. Þessi teymi eru sjálfstæð og þurfa ekki sama eftirlit og aðrar tegundir teyma. Sjálfstýrð teymi deila forystu og ábyrgð. Sjálfstýrð teymi geta verið nýstárlegri vegna þess að liðsmenn geta verið skapandi. Sjálfstýrð teymi eru líklegri til að ná fljótt samstöðu og ákveða hvernig eigi að útfæra hugmyndir á áhrifaríkan hátt.

Dæmi:

Sjálfstýrt teymi hjálpar meðlimum að ná árangri vegna þess að allir meðlimir geta unnið saman til að finna lausn. Slíkt teymi getur verið gagnlegt til að finna nýstárlegar lausnir og við hugarflug.

3. Sjálfstýrt teymi

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

Þegar vandamál koma upp í stærri stofnun ætti úrræðaleitateymið að finna lausnir á þeim málum. Markmiðið er að bæta ferla fyrir stofnanir. Teymið krefst sterkrar samskiptahæfileika til að finna lausnir fyrir flóknar hindranir. Þetta teymi gerir tillögur til viðkomandi samstarfsmanna sem vinna á viðkomandi svæði, sem síðan útfærir tillögurnar. Þessi lausn hentar betur fyrir stærri stofnanir þar sem nokkrir starfa á sérstöku svæði.

Dæmi:

Stofnun vill vita hvernig á að auka skilvirkni tölvukerfa sinna. Það kemur á fót bilanaleitarteymi upplýsingatæknisérfræðinga, svo reyndir meðlimir beiti sérhæfðri færni sinni við aðstæðurnar. Leiðtogi stofnunarinnar getur síðan ákveðið hvaða breytingar á að gera út frá því sem teymið finnur við úrræðaleit.

4. Úrræðaleitarteymi

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

Verkefnateymi vinna að sérstökum verkefnum stofnunarinnar. Meðlimir verkefnateyma hafa venjulega mismunandi þekkingu og færni. Þeir vinna verkefni eftir getu þeirra. Í þessum teymum eru verkefnastjórar sem úthluta ábyrgð og fylgjast með vinnu.

Dæmi:

Teymi þarf að búa til nýjan vef fyrir stofnunina. Meðlimir frá mismunandi sviðum (fólk fæst við markaðssetningu, vefþróun, mismunandi framkvæmd verkefna) vinna saman að því að búa til vefsíðuna. Allir í teyminu halda áfram að vinna saman að þessu verkefni þar til því lýkur.

5. Verkefnahópur

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.1. Gerðir teyma

Af þessum teymisgerðum sem kynntar eru er verkefnahópurinn hagstæðustur fyrir framkvæmd verkefna eins og fjallað er í þessari handbók. Í ramma þessara gerðar teymis nota meðlimir mismunandi þekkingu og færni og þessi margbreytileiki er mjög mikilvægur við framkvæmd verkefnisins. Sjálfstjórnandi teymið getur líka hentað vel, því það er hægt að nota til að kalla fram nýstárlegar hugmyndir. Starfshópurinn og úrræðaleitarteymið hafa mjög takmörkuð samlegðaráhrif varðandi alþjóðleg verkefni, þeim er frekar hægt að beita þeim hjá stærri stofnunum.

Auk allra þessara teymistegunda er mikilvægt að líta til tímaramma teymisvinnunnar:

Föst teymi - Þessi teymi eru varanleg og eru ekki leyst upp þegar verkefninu er lokið.
Tímabundin teymi - Ólíkt föstum teymum missa tímabundin teymi mikilvægi sínu þegar verkefninu er lokið. Slík teymi eru venjulega mynduð til skemmri tíma annað hvort til að aðstoða fasta teymið eða vinna þegar meðlimir fasta teymisins eru uppteknir í einhverju öðru verkefni.

Frá sjónarhóli alþjóðlegra verkefna eru teymi frekar tímabundin teymi þar sem vinnu þeirra lýkur þegar verkefninu er lokið.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.2 Þróunarstig teyma

Teymi fara yfirleitt í gegnum þróunarstig. Algengasta lýsing á þróunarstigum teymis var búin til um miðjan sjöunda áratuginn af Bruce W. Tuckman. Lýsing hans á Forming, Storming, Norming og Performing veita gagnlegan ramma til að skoða eigið teymi. Hvert stig liðsþróunar hefur sínar eigin auðþekkjanlegu tilfinningar og hegðun.

Þessi stig í þróuninni eru ekki línuleg. Sérstaklega ef tekið er tillit til þess þáttar að framkvæmd alþjóðlegra verkefna tekur að jafnaði á bilinu 12-36 mánuði. Það væri hagkvæmt ef árangur, arðbærasta tímabilið, hefði lengsta tímabil hjá teymum. Við getum oft ekki hraðað eðlilegri þróun teymis. Hins vegar, með áhrifaríkri verkefnastjórnun má ef til vill stytta hin þrjú tímabilin. Þú getur lesið um þetta í eftirfarandi köflum.

Stig 1.: Myndun (Forming)

Tilfinningar

Hegðun

Verkefnin

Á mótunarstigi teymis eru liðsmenn venjulega spenntir að vera hluti af teyminu og áhugasamir um starfið framundan. Meðlimir hafa oft miklar jákvæðar væntingar til mótunar teymisins. Á sama tíma geta þeir líka fundið fyrir einhverjum kvíða, velt því fyrir sér hvernig þeir muni falla inn í teymið og hvort frammistaða þeirra muni vera nægilega góð.

Hegðun sem sést á mótunarstigi getur falið í sér margar spurningar frá meðlimum, sem endurspegla bæði spennu þeirra fyrir nýja teyminu og óvissu eða kvíða sem þeir gætu fundið fyrir um sæti sitt í teyminu.

Meginvinna teymisins á mótunarstigi er að búa til teymi með skýra uppbyggingu, markmið, stefnu og hlutverk þannig að meðlimir fari að byggja upp traust. Gott upphafsferli getur hjálpað meðlimum að skýra markmið og vinnu innan verkefnisins. Á mótunarstigi beinast kraftar teymisins að því að skilgreina teymið þannig að verkefnaárangur gæti verið tiltölulega lítill.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Stig 2 Sviftingar (Storming)

Tilfinningar

Hegðun

Verkefnin

Þegar teymið byrjar að ná markmiðum sínum, uppgötva meðlimir þess að teymið getur ekki staðið undir öllum væntingum þeirra. Einbeiting þeirra getur færst frá þeim verkefnum sem eru fyrir hendi yfir í tilfinningar um gremju eða reiði yfir framvindu eða ferli teymisins. Teymismeðlimir geta lýst áhyggjum af því að geta ekki náð markmiðum teymisins. Á sviftingarstigi eru meðlimir að reyna að sjá hvernig teymið mun bregðast við ágreiningi og hvernig það mun takast á við átök.

Hegðun á sviftingarstigi getur verið minna kurteis en á mótunarstigi, þar sem gremju eða ágreiningur um markmið, væntingar, hlutverk og ábyrgð er opinskátt tjáð. Meðlimir geta lýst gremju yfir þvingunum sem hægja á einstaklingsbundnu framlagi þeirra eða á framförum teymisins; Þessi gremja gæti beinst að öðrum liðsmönnum, teymisstjórninni eða yfirmönnum teymisins. Á sviftingarstigi geta liðsmenn rifist eða gagnrýnt.

Verkefni á sviftingarstigi þróunar kalla á að teymið einbeiti sér aftur að markmiðum sínum, ef til vill brjóta stærri markmið niður í smærri, framkvæmanleg skref. Endurskilgreining á hlutverkum og verkefnum og skýr samskipti geta hjálpað liðsmönnum að komast yfir gremjuna eða ruglið sem þeir upplifa á sviftingarstigi.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Stig 3.: Viðmiðun (norming)

Tilfinningar

Hegðun

Verkefnin

Á viðmiðunarstigi teymisþróunar byrja liðsmenn að leysa misræmið sem þeir fundu á milli væntinga hvers og eins og raunverulegrar reynslu teymisins. Ef teyminu tekst að setja sveigjanlegri og innihaldsríkari viðmið og væntingar ættu meðlimir að upplifa aukna þægindatilfinningu. Teymismeðlimir finna fyrir aukinni viðurkenningu á öðrum í teyminu og gera sér grein fyrir því að fjölbreyttar skoðanir og reynslu gera liðið sterkara og útkomuna betri. Uppbyggileg gagnrýni er bæði möguleg og vel þegin. Meðlimir byrja að finnast þeir vera hluti af teymi og geta notið ánægju af aukinni samheldni hópsins.

Hegðun á viðmiðunarstigi getur falið í sér að meðlimir leggja sig fram um að leysa vandamál og ná sátt í hópnum. Það gæti verið tíðari og innihaldsríkari samskipti meðal liðsmanna og aukinn vilji til að deila hugmyndum eða biðja liðsfélaga um hjálp.

Á viðmiðunarstiginu færa meðlimir orku sína að markmiðum teymisins og sýna aukna framleiðni, bæði í einstaklings- og sameiginlegu starfi.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Stig 4.: Framkvæmdir (performing)

Tilfinningar

Hegðun

Verkefnin

Á framkvæmdarstigi teymisþróunar finna meðlimir fyrir ánægju með framfarir liðsins. Þeir deila innsýn í persónulegt ferli og hópferli og eru meðvitaðir um eigin (og hvers annars) styrkleika og veikleika. Meðlimir finna fyrir því að þeir eru tengdir teyminu sem eitthvað „stærra en summan af hlutum þess“ og finna fyrir ánægju með árangur liðsins. Meðlimir finna sjálfstraust vegna eigin getu og liðsfélaganna sinna.

Liðsmenn geta komið í veg fyrir eða leyst vandamál í ferli teymisins eða í framgangi teymisins. „Getur gert“ viðhorf er sýnilegt sem og tilboð til að aðstoða hvert annað. Hlutverk í teyminu gætu hafa orðið fleiri, þar sem meðlimir taka að sér ýmis hlutverk og skyldur eftir þörfum. Fjölbreytileiki teymisfélaga er vel metinn og notaður til að bæta frammistöðu liðsins.

Á framkvæmdarstigi tekur teymið verulegum framförum í átt að markmiðum sínum. Skuldbinding við verkefni teymisins er mikil og hæfni liðsmanna er einnig mikil. Árangur í teymisvinnunni eða framvindu vinnunnar er mældur og honum fagnað.

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Stig 5: Lúkning/Endir

Tilfinningar

Hegðun

Verkefnin

Liðsmenn geta fundið fyrir margvíslegum áhyggjum af yfirvofandi upplausn teymisins. Þeir geta fundið fyrir sorg eða tilfinningu fyrir missi vegna breytinganna sem verða á tengslum þeirra. Og á sama tíma geta liðsmenn fundið fyrir mikilli ánægju yfir afrekum liðsins.

Á lokastigi geta sumir liðsmenn einbeitt sér að verkefnum liðsins og framleiðni þeirra getur minnkað. Aðrir velja að einblína á verkefni sem fyrir höndum eru sem svar við sorg þeirra eða tilfinningu fyrir missi. Framleiðni þeirra í verkefnum getur aukist.

Teymið þarf að viðurkenna komandi umskipti. Á þessu stigi ætti teymið að einbeita sér að þremur verkefnum:

Sum teymi, sérstaklega stjórnunarteymi alþjóðlegra verkefna, hætta þegar vinnu þeirra er lokið. Þó að þetta stig sé ekki hluti af upprunalegu líkaninu er mikilvægt fyrir hvaða lið sem er að gefa ferlinu við lok verkefnisins gaum.

Ljúka öllum skilum og lokun á hvers kyns hópvinnu sem eftir er;
Mat á ferli og vöru teymisins, með sérstakri áherslu á að bera kennsl á „lærdóma“ og miðla þeim áfram til fjármögnunaraðila til að framtíðarteymi geti notað;
Að búa til lokahátíð sem viðurkennir framlag einstaklinga og árangur liðsins og bindur formlega enda á starfstíma þessa tiltekna liðs.

Með því að upplifa þessi stig við framkvæmd verkefnisins öðlast teymismeðlimir faglega reynslu af því að byggja upp tengsl, sem hefur umtalsverða kosti í alþjóðlegrar samvinnu í framhaldinu.

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

2.3. Gerðir stjórnunarstíla teyma

Einstaklingar sem stjórna teymum hafa náttúrulega mismunandi stjórnunarstíl. Þættir sem geta haft áhrif á hvaða gerð teymisstjórnunarstíls er notað eru:

Skapgerð einstaklings
Persónueiginleikar
Þarfir einstaklinganna í teyminu
Vinnan sem þarf að klára

Hægt er að breyta teymisstjórnunarstílum til að samræmast betur markmiðum verkefnisins eða byggjast á teymi fólks sem þú stjórnar. Hver stíll hefur bæði kosti og galla eftir því hvernig hann er notaður. Íhugaðu eftirfarandi stíla og ákvarðaðu hver hentar þínum þörfum:

Sannfærandi

Ráðgefandi

Samvinna

Lýðræðislegt eða þátttaka

Stjórnun

Umbreytingar

Sanngirni

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Sannfærandi

Í sannfærandi stjórnun muntu venjulega vera sérfræðingur í viðfangsefninu sem þú ert leiðandi í. Þú munt sannfæra teymi þitt um að markmið þín og hugmyndir séu góðar og að vinna þeirra sé mikilvæg. Þessi stíll getur líka verið gagnlegur ef þú ert að stjórna upp á við, þar sem þú munt veita eldri samstarfsmönnum faglegar hugleiðingar og skoðanir.

Hvenær á að nota:

Að taka skjótar ákvarðanir, auka framleiðni og vera gagnsæ í ákvarðanatökuferlinu.

Hvað ber að hafa í huga:

Það geta komið upp aðstæður sem skortur á þátttöku og samkomulagi gætu skapað pattstöðu.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Ráðgefandi

Eins og nafnið gefur til kynna hafa teymisstjórnendur samráð við liðsmenn og nota færni sína til að leita lausna, búa til áætlanir og taka ákvarðanir. Þessi stjórnunarstíll leggur áherslu á teymisuppbyggingu, þar sem samstarfsaðilarnir taka meira þátt í ákvarðanatökuferlinu. Með ráðgefandi teymisstjórnunarstíl finnst starfsfólkið það vera metið og virt.

Hvenær á að nota það:

Samstarfsaðilar gætu átt auðveldara með að samþykkja ákvarðanir sem þeir eru ósammála ef það var rætt við þá fyrst.

Hvað ber að hafa í huga:

Þetta á ekki við alla og misræmi getur skapast.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Samvinna

Samvinnustjórnun miðar að því að leiða stjórnendur, verkefnastjóra og starfsfólk til starfa og axla ábyrgð saman. Þessi stíll getur kveikt persónulega og faglega lífsfyllingu sem gerir það algengara að frábært starf sé unnið reglulega. Önnur einkenni samvinnustjórnunar eru að upplýsingum er deilt á einfaldan hátt og opin samskipti verðia á milli liðsmanna á öllum stigum.

Hvenær á að nota það:

Ákvarðanataka er samvinnuverkefni.

Hvað ber að hafa í huga:

Að nota þennan stíl of oft getur skapað áskoranir, svo sem skortur á forystu, stefnu og vanhæfni til að taka ákvarðanir sem hópur.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Lýðræðislegt eða samvinna

Að nota lýðræðislegan stjórnunarstíl felur í sér samstarfsaðila í ákvarðanatökuferlinu með því að hlusta á hugmyndir, taka eftir tillögum og eyða tíma í að fara í gegnum hugmyndir saman. Teymisstjóri hlustar á samstarfsaðila og samþættir hugmyndir þeirra við sínar eigin.

Hvenær á að nota það:

Þessi stíll er áhrifaríkastur fyrir langtímaákvarðanir.

Hvað ber að hafa í huga:

Með þessum stíl getur fylgt óhagkvæmni, skortur á uppbyggingu og ákvarðanataka getur tekið langan tíma.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Stjórnun

Samhæfingaraðilar sem vita hvað þeir vilja og hafa skýra og markvissa sýn geta reitt sig á hefðbundnar stjórnunaraðferðir. Í þessum stíl taka stjórnendur eingöngu þær ákvarðanir sem allir verða að fylgja.

Hvenær á að nota það:

Þessi stíll er skilvirkur þegar kreppir að og þegar þarf að taka ákvarðanir án tafar. Stjórnendur geta notað hefðbundna stjórnun til að setja skýrar væntingar.

Hvað ber að hafa í huga:

Sumir samstarfsaðilar geta upplifað tilfinningar um örstjórnun og skort á stjórn.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Umbreytingar

Umbreytingarforysta er knúin áfram af hvatningu og nýsköpun. Samræmingaraðilar munu venjulega hvetja samstarfsaðila til að ná og setja sér markmið sem gætu verið utan þægindarammans þeirra. Samstarfsaðilar eru einnig með í ákvarðanatöku.

Hvenær á að nota það:

Umbreytingarstjórnunaraðferðir hvetja til sköpunargáfu, jákvæðara vinnuumhverfis og sterks grunns fyrir aðlögunarhæfni og breytingar.

Hvað ber að hafa í huga:

Umbreytingarstjórnun getur leitt til kulnunar starfsmanna og skorts á skýrum áherslum vegna stöðugra breytinga.

2. Nokkrar hugleiðingar um teymi og liðsstjórn

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Sanngirni

Sannirnis stjórnunarstíll þar sem stjórnendur hegða sér meira eins og leiðbeinendur en leiðtogar. Samræmingaraðilar miðla væntingum, markmiðum og fleiru og láta síðan teymið til að ná þessum markmiðum án daglegrar leiðsagnar. Stjórnendur eru enn til staðar og tiltækir fyrir spurningar og leiðbeiningar, en dagleg ákvarðanataka er í höndum starfsmanna.

Hvenær á að nota það:

Það getur líka skapað skapandi og sjálfstætt vinnuumhverfi.

Hvað ber að hafa í huga:

Með þessari nálgun getur starfsfólk fundist það vanrækt og fundið fyrir skorti á leiðsögn.

Það er alveg eðlilegt að sem byrjandi í verkefnastjórnun þurfirðu smá tíma til að „uppgötva“ stjórnunarstíl þinn. Þú gætir þurft að prófa ýmsar lausnir.

A tip/advice: Observe your project team, have a dialogue with the team members, listen to the more experienced ones - checking what works best for this particular team to do their job best possible. Leading a team is also teamwork:)

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Teymisstjórnun krefst ákveðinnar hæfni sem felur í sér blöndu af tæknilegri og persónulegri færni. Að stjórna hópi fólks á áhrifaríkan hátt krefst aðlögunarhæfni, sveigjanleika og framúrskarandi samskiptahæfileika þar sem þú vinnur með fjölbreyttum einstaklingum og hópum. Í þessum kafla greinum við þá færni sem þarf til samhæfingar alþjóðlegra verkefna. Við framkvæmd alþjóðlegra verkefna verður þessi færni að vera til staðar hjá verkefnastjóra.

Framsal

Framsal er ein mikilvægasta teymisstjórnunarhæfnin. Hlutverk liðsstjórans er að finna besta fólkið fyrir tiltekið verkefni og nýta sérhvern samstarfsaðila á áhrifaríkan hátt. Þó að árangur einstakra liðsmanna sé háður persónulegri frammistöðu, veltur árangur samræmingarstjórans, sem er árangur framkvæmdar verkefnisins, af því hvort hann/hann veitir liðsmönnum fullnægjandi ábyrgð og hvort hún treystir þeim til að vinna vinnuna sína.Teymisstjórnun krefst hugarfarsbreytingar, frá leikmanni á vellinum yfir í þjálfara sem stýrir leiknum. Færir leiðtogar bera kennsl á styrkleika og veikleika liðsfélaga, meta vinnuálag og skipta verkefnum á milli liðsmanna í samræmi við það. Ef nauðsyn krefur geta teymisstjórar skipt um hlutverk þegar líður á verkefnið, en það er mikilvægt fyrir hvern liðsmann að skyldur séu skýrar og vinnuálagið hæfilegt.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.1. Lykilfærni fyrir teymisstjórnun

Tilfinningagreind

Teymisstjórar tengjast og eiga samskipti við einstaklinga með mismunandi bakgrunn, ábyrgð og persónuleika daglega. Að búa yfir mikilli tilfinningagreind og einstakri samkennd gerir stjórnendum kleift að taskast á við fjölbreyttar aðstæður af náð og reisn, sem tryggir gagnkvæma virðingu. Tilfinningagreind er ein mikilvægasta mjúkfærni teymisstjórnunar. Skilgreind sem hæfnin til að bera kennsl á og bregðast nákvæmlega við tjáningu tilfinninga, leiðbeinir tilfinningagreind leiðtogum í samskiptum við samstarfsmenn. Sterk tilfinningafærni kemur í veg fyrir átök og flýtir fyrir samskiptum.

Settu mörk

Ein sú hæfni teymisstjórnar sem oftast gleymist er hæfileikinn til að setja mörk. Teymisstjórar þurfa bæði að þróa persónuleg tengsl og vera fagleg. Þó að þau geti þróað nánari tengsl eða sterkari tengsl við ákveðna liðsmenn, þegar það kemur að vinnunni, eru allir liðsfélagar á jafnréttisgrundvelli og fá sanngjarna meðferð. Þótt þau séu vinaleg og aðgengileg, skýra frábærir liðsstjórar væntingar sínar og fylgja niðurstöðum eftir.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.1. Lykilfærni fyrir teymisstjórnun

Skipulag

Skipulagskunnátta er nauðsynleg kunnátta fyrir liðsstjóra og ein sú mikilvægusta fyrir teymisstjórnenda. Framkvæmd verkefnisins í samstarfi við samstarfsaðilana samanstendur af mörgum þáttum, einstaklingsframlagi, og án vel skipulags kerfis geta leiðtogar horft framhjá mikilvægum smáatriðum. Vel skipulagðir teymisstjórar halda liðsfélögum við efnið. Tilfinningin um ró og stjórn sem af því hlýst vekur traust og er léttir fyrir samstarfsmenn. Hver stjórnandi þarf að hafa valið sínar skipulagsverkfæri, svo sem eyðublöð, verkefnalista o.s.frv.

Hópefli

Teymisuppbygging er samfellt og meðvitað ferli. Mikilvægt er að fylgjast stöðugt með því á hvaða stigi liðsþróunar hópurinn er núna. Nauðsynlegt er að hjálpa þessu ferli eða - ef ferlið er í stormi - hægja á því. Þó að sumir samstarfsmenn smelli og nái samstundis saman, þurfa flestir hópar aðstoð við samskipti, samhæfingu, að viðurkenna færni hvers annars og meta einstaka persónuleika og sjónarmið.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.1. Lykilfærni fyrir teymisstjórnun

Samskipti

Samskipti eru mikilvæg fyrir árangur teymisins. Regluleg samskipti byggja upp traust og þróa samband milli stjórnenda og starfsmanna. Þar sem teymisvinna felur í sér hópa einstaklinga sem vinna verkefni samtímis í von um að ná sameinuðu markmiði, er mikilvægt að allir samstarfsaðilar viti hvar aðrir eru í ferlinu. Þegar teymisstjórum tekst ekki að koma mikilvægum upplýsingum á framfæri, útskýra leiðbeiningar á fullnægjandi hátt eða setja fram skýrar væntingar, standa samstarfsaðilar illa. Skortur á samskiptum er algeng orsök gremju, en að koma á traustum samskiptaleiðum gerir teymin skilvirkari og liðsmönnum finnst þeir metnir og fá aukið sjálfstraust.Það er líka mikilvægt að velja rétta samskiptaleiðina. Til dæmis, ef það eru engar brýnar, nýjar upplýsingar, gætu spjallskilaboð dugað frekar en fundur. Góður leiðtogi setur staðla fyrir samskipti og mótar þá hegðun fyrir teymið. Að gefa faglegan tón í samtölum og miðla upplýsingum hvetur starfsmenn tafarlaust til að fylgja fordæminu.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.1. Lykilfærni fyrir teymisstjórnun

Ákvarðanataka

Teymisstjórar, samræmingaraðilar á meðan á alþjóðlegu samstarfi stendur, eru ábyrgir fyrir skilvirkustu framkvæmd verkefna sinna. Vegna eðlis alþjóðlegrar framkvæmdar verkefna biður umsjónarmaður alltaf um ábendingar frá liðsmönnum eða teymið, samstarfshópurinn, tekur ákvörðunina sjálft. Teymisstjóri þarf að þróa viðeigandi aðferðafræði til að leiða ákvarðanir og tillögur samstarfsins í réttan farveg. Nauðsynlegt er að vita að leiðtoginn verður að hafa hæfilegt sjálfstraust til að geta tekið ákvörðun.

Uppbyggileg gagnrýni

Hæfni til að koma með kurteislega, uppbyggjandi gagnrýni er ein mikilvægasta færni stjórnenda. Að heyra endurgjöf getur komið fólki í vörn en góður stjórnandi kemur skilaboðunum til skila með góðum árangri.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.1. Lykilfærni fyrir teymisstjórnun

Lausnaleit

Að leysa vandamál er mikilvægur hæfileiki fyrir hvaða liðsstjóra sem er. Við kjöraðstæður beitir starfsfólk góðri dómgreind til að leysa vandamál án stjórnenda, en raunhæft er að flestir þurfa að fylgjast með lausn ágreinings í verki til að finna bestu nálgunina. Auk þess hafa liðsstjórar yfirleitt meiri reynslu en liðsfélagar og sýna getu til að íhuga mál frá mörgum sjónarhornum, sem gerir þeim kleift að velja hagnýtari lausnir.

3.Eiginleikar góðs/árangursríks liðs

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

3.2. Skilvirk teymisstjórnun er mikilvæg - samantekt

Árangursrík teymisvinna felur í sér opin samskipti, gagnkvæma virðingu, sameiginlega ábyrgð og vilja til að vinna saman að sameiginlegum markmiðum og styðjandi hópamenningu. Það er líka mikilvægt fyrir liðsmenn að bera traust og virðingu hver fyrir öðrum og vera tilbúnir til að gefa og fá uppbyggilega endurgjöf. Á heildina litið er teymisvinna mikilvægur þáttur í velgengni við framkvæmd verkefna og hún krefst sterkra samskipta, samvinnu og sameiginlegrar skuldbindingar til að ná sameiginlegum markmiðum.

Fyrir leiðtogahæfni sem tengist beint evrópskri verkefnastjórnun - sjá 1. hluta verkfærakistunnar, kafla 5. Þar finnur þú 10 mikilvægustu leiðtogahæfni sem lýst er stuttlega.

See the toolkit part 1, chapter 5 - leader competences.

4. Nokkur nauðsynleg ráð fyrir árangursríka teymisstjórnun

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Góður stjórnandi er mikilvægur þáttur í velgengni liðsins. Hann hvetur teymið áfam á réttri braut, upplýsir um áfanga og markmið fyrirtækisins og tryggir að allir séu ánægðir og leggi sitt af mörkum til að ná árangri.

Hér eru nokkur ráð til að leiða teymi þitt á áhrifaríkan hátt:

Æfðu góða samskiptahæfileika

Æfðu virka hlustun
Vertu með skýr skilaboð
Forðastu misskilning

Skýrðu hlutverk, ábyrgð og ábyrgð

Þekktu hlutverk hvers liðsmanns
Samræmdu styrkleika hvers meðlims við hlutverk þeirra sem þeim er úthlutað.
Veittu hverjum meðlim eignarhald á hlutverki sínu og verkefnum
Virðið hlutverk hvers annars

Hafa teymis hugarfar frekar en ég hugarfar

Einbeittu þér að því sem er best fyrir liðið
Vertu í samstarfi við liðsmenn
Skilgreindu markmið og væntingar
Þakkaðu hverjum og einum fyrir

100

4. Nokkur nauðsynleg ráð fyrir árangursríka teymisstjórnun

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Hér eru nokkur ráð til að leiða teymi þitt á áhrifaríkan hátt:

Vinna vel með öllum

Þekktu mismunandi persónuleikana í teyminu
Lærðu hvernig á að vinna saman
Leggðu þig fram í að skilja teymismeðlimina.
Berðu virðingu fyrir ólíkum einstaklingum

Virtu rödd hvers félagsmanns

Berðu virðingu fyrir hverjum liðsmanni
Vertu tilbúinn að íhuga hugmyndir annarra
Leyfðu hverjum liðsmanni að leggja sitt af mörkum til liðsins
Viðurkenna gildi hvers liðsmanns

Vertu styðjandi við alla teymismeðlimi

Hvetja liðsmenn
Aðstoða liðsmenn eftir þörfum
Deildu upplýsingum með liðsmönnum
Gefðu liðsmönnum þau tæki sem þeir þurfa

101

4. Nokkur nauðsynleg ráð fyrir árangursríka teymisstjórnun

Kafli 2

Teymisstjórnun - Samskipti, samvinna, hvatning, lausn hugsanlegs ágreinings

Hér eru nokkur ráð til að leiða teymi þitt á áhrifaríkan hátt:

Viðurkenna gildi hvers liðsmanns

Byggja upp sambönd

Byggja upp traust sambönd
Vertu gegnsær
Gefðu þér tíma til að kynnast öðrum
Vertu aðgengilegur
Láttu hagsmunaaðila þína vita

Brjóta niður hindranir

Hvetja til opinna samræðna
Taktu á samskiptavandamálum
Forðastu getgátur

Þakklæti til allra
Þekkja einstök framlög
Þakkaðu fyrir vel unnin störf

1. Mér er ljóst hvers vegna teymisvinna er grundvallaratriði í árangursríkri framkvæmd verkefnisins.

Já

Nei

3. Ég geri mér grein fyrir hvaða tilfinningum og hegðun má búast við hjá hópmeðlimum á mismunandi stigum hópþróunar og hvaða lykilverkefni hópurinn hefur á mismunandi þroskastigum

4. Ég get greint mismunandi stíl teymisstjórnunar.

5. Ég þekki nauðsynlegustu liðsstjórnunarhæfnina.

6. Ég þekki nokkur verkfæri sem þú getur gert hópvinnu skilvirkari með

2. Ég skil aðalmuninn á mismunandi gerðum teyma.

Kafli 2

Gátlisti fyrir kafla 2

Eftir að hafa ígrundað svörin þín geturðu hugsað um þau atriði sem þú gætir viljað vita meira um eða atriði sem þér gengur nú þegar vel.

Frábært

Þú ert á réttri leið

Kafli 2

Reyndu aftur

Ef þú hefur svarað fleiri "NEI" þá "JÁ" - það gæti verið þess virði að skipuleggja aukafund með verkefnishópnum til að skýra þetta allt!

Kafli 2

Gátlisti fyrir kafla 2

105

Við mælum með að þú gerir eftirfarandi verkefni/dæmisögu.

Finndu frekari upplýsingar til að klára verkefnið hér!

Kafli 2

Verkefni:

Vöktun - Frá sjónarhorni verkefnastjórans

3.kafli

Lorenza LUPINI and LUCA BORDONI, Cooperativa Sociale COOSS MARCHE ONLUS scpa

107

Áætlaður tími til að kynna sér kaflann og vinna tengd verkefni: 1,5 klst. í lestur2 klst. í verkefnavinnu.

Skilið mikilvægi þess að vakta verkefnið frá mismunandi sjónarhornum.
Skilið hvernig vöktunarferlið virkar.
Skilið hvernig beita skal mismunandi aðferðum í vöktunarferlinu.
Skilið mikilvægi áhættumats
Skilið ferli breytinga á styrksamningum.

Námsmarkmið

Viðfangsefni kaflans: Hvernig á að halda utan um verkefni eftir að það hefur verið samþykkt, bæði frá sjónarhóli eftirlitsþátta (gæðakerfis, vísum, verkfæra osfrv.), áhættustýringar og hvernig eigi að takast á við breytingar á styrkjasamningi.

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla munt þú geta:

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

108

1. Hvernig á að halda utan um styrkt samstarfsverkefni: Mikilvægi eftirlitsþátta

1.1. Almenn kynning

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Þegar fjármögnun fyrir innsend verkefni hefur verið samþykkt er tímabært að takast á við alla þætti stjórnunar þess. Við greindum í 1. kafla tæknilega stjórnunarþætti og í 2. kafla þá þætti sem felast meira í samræmingu mannauðs. Nú skoðum við hver eru grundvallarskref til að fylgjast með og stýra, yfir verkefnistímann á öllum stigum verkefnisins.

Við setjum nú fókusinn á „samstarfsverkefni“. Í raun eru flest verkefni sem styrkt eru af ESB hrint í framkvæmd með samstarfi stofnana frá mismunandi ESB löndum eða tengdum löndum. Þetta er oftast kallað samstarfsverkefni, stjórnað af verkefnastjóra. Ef styrkur er veittur er samningur, sem kallast „styrksamningur“, undirritaður og framkvæmd verkefnisins getur hafist. Leiðbeiningar eru fáanlegar fyrir hvert skref á leiðinni, í formi skýrslusniðmáta og tímaáætlanna til að styðjast við í gegnum verkefnið. Hér að neðan má finna upplýsingar um mismunandi skref í verkefnastjórnun.

109

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

1.2. Undirritun styrksamnings

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Ef verkefnið fær styrkúthlutun:

Umsækjandi og styrkveitandi (þ.e. í Erasmus+ s.s. Landsskrifstofa eða framkvæmdaskrifstofa) undirrita þá „styrksamning“. Umsækjandi mun fá styrksamninginn sem þarf að undirrita og skila til styrkveitanda / fjármögnunarstofnunar. Viðkomandi fjármögnunarstofnun undirritar að lokum. Þegar styrksamningurinn hefur verið undirritaður af báðum aðilum verður umsækjandi styrkþegi ESB-styrks og getur hafist handa við verkefnið. Styrksamningar geta verið í formi samnings um einn rétthafa (mono beneficiary), þegar umsækjandi er eini styrkþeginn, eða samningur með mörgum styrkþegum (multi-beneficary), þegar öll samstarfssamtök í samsteypunni eru rétthafar samningsins. Samningurinn er síðan undirritaður af verkefnastjóra, sem þá er eini tengiliður fjármögnunarvaldsins. Hins vegar undirrita allar aðrar stofnanir sem taka þátt í verkefninu (meðstyrkþegar) umboð sem gefur verkefnastjóranum þá ábyrgð að starfa sem aðalstyrkþegi. Umboð frá hverjum samstarfsaðila til verkefnastjóra ættu að jafnaði að liggja fyrir á umsóknarstigi.

110

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

1.2. Undirritun styrksamnings

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Sem umsækjandi gætir þú þurft að fylgja nokkrum skrefum á þessu stigi:

Veita frekari laga- og stjórnsýsluupplýsingar sem ekki eru innifaldar í umsókninni;
Vera reiðubúin til að endurskoða tillögu þína eins og tilgreint er í matsskýrslunni, ef við á.

Almennt, í samningi með samstarfsaðilum, fylgir málsmeðferð undirskriftarinnar þessum meginskrefum:

1. Undirritun umboðs - á undirbúningsstigi, áður en verkefni er skilað. 2. Fjármögnunarstofnun / Styrkveitandi undirbýr styrksamning til undirritunar. 3. Löglegur fulltrúi styrkþega undirritar styrksamninginn. 4. Fjármögnunarstofnun / Styrkveitandi undirritar styrksamninginn. 5. Lokafrágangur styrksamnings.

Fyrir verkefnin sem eru meðfjármögnuð beint af framkvæmdastjórn Evrópusambandsins (eins og td Creative Europe áætlunin eða Citizens, Equality, Rights and Values áætlunin) fer öll málsmeðferðin fram rafrænt. Allir samstarfsaðilar verkefnisins þurfa að samþykkja styrksamninginn í sérstöku rafrænu, verkefnastjórnunarkerfi.

111

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

1.3. Skýrslugerð, afrakstur og sýnileikakröfur

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Til að tryggja að verkefnið þitt sé framkvæmt í samræmi við samþykkta staðla og tímaramma eru nokkur skref sem þarf að hafa í huga:

Þú verður að skila reglulega tæknilegum og fjárhagslegum skýrslum til framkvæmdastjórnarinnar eða landsskrifstofu.

Skýrslur

Afrakstur

Ef við á gætir þú þurft að leggja fram sérstakar upplýsingar (svo sem almennar upplýsingar, sérskýrslu, tækniskýrslubækling, lista, framvinduskýrslu o.s.frv.), sem hafa verið skilgreind í styrksamningnum.

Samskipti um niðurstöður verkefna þinna

Skilvirk samskipti eru einnig mikilvægur þáttur í árangursríkum samstarfsverkefnum og áætlunum sem ESB fjármagnar. Þú verður að skipuleggja samskiptaferli frá upphafi aðgerða sem ESB styrkir – það eru ákveðnar kröfur um sýnileika, gagnsæi og samskipti sem þarf að fylgja og stjórnast þær af eðli verkefnisins hverju sinni.

1.4. Vöktun, athuganir, úttektir og endurskoðun

Framkvæmdastjórnin mun fylgjast með framkvæmd verkefnis þíns (meðan á vinnu stendur og við lok verkefnisins) til að tryggja að verkefnið uppfylli kröfur styrksamningsins. Ferlið við athuganir, úttektir og umsagnir fer eftir eðli styrksins og verkefnisins og getur falið í sér:

Athugun á því hvort framkvæmd verkefnis hafi verið rétt í samræmi við styrksamninginn, þar á meðal að meta hvort afrakstur og skýrslur séu í samræmi við lýsingu og verkáætlun.
Fjárhagsendurskoðun á reikningum þínum sem styrkþegi, til að sannreyna réttmæti þess kostnaðar sem stofnað er til.

112

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

1.5. Breytingar á styrktarsamningum

Stundum gæti þurft að breyta styrksamningi þínum. Ástæður fyrir því að gera þarf breytingar geta verið mjög mismunandi. Allar helstu upplýsingar um verklag við breytingar verður lýst í næstu málsgreinum, þ.e. verklagsreglur um breytingar á styrksamningi.

113

1.6. Halda utan um öll gögn

Mikilvægt er að halda utan um öll gögn til að sanna að verkefninu þínu hafi verið réttilega stjórnað og útfært. Þetta felur í sér að halda skrá yfir styrkhæfan kostnað og samsvarandi reikninga.

1.7. Greiðsla styrksins

Styrkir eru venjulega greiddir út í nokkrum áföngum á meðan verkefnið stendur yfir. Þegar þú hefur undirritað styrksamninginn færðu upphafsgreiðslu sem síðan er mögulega fylgt eftir með einni eða fleiri milligreiðslum. Þú færð lokagreiðslu þegar verkefninu er lokið. Upphafs- og lokagreiðslur eru gerðar með fyrirvara um afhendingu verkefna. Mikilvægt er að greina frá framgangi verkefnis í samræmi við skýrslutímaáætlun (tímaramma) sem fram kemur í styrksamningi.

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

114

Mikilvægt: Samþykki umsóknar felur ekki í sér skuldbindingu um að veita styrk sem nemur þeirri upphæð sem umsækjandi hefur óskað eftir. Heimilt er að lækka umbeðna fjárveitingu samkvæmt sérstökum fjármögnunarreglum sem gilda um tiltekna aðgerð.

Skoðaðu 1. kafla í þessari handbók til að skoða nokkur dæmi um aðstæður þar sem mögulega er hægt að beita lækkunum á fjárhagsáætlun verkefna.

Styrkveiting í tiltekinni vallotu veitir engan rétt í tengslum við síðari umferðir. Rétt er að taka fram að sú styrkfjárhæð sem samningurinn kveður á um er þak sem ekki er hægt að hækka þótt styrkþegi óski eftir hærri fjárhæð. Fjármunirnir sem styrkveitandi útdeilir verða að vera auðkenndir á reikningi eða undirreikningi sem styrkþegi tilgreinir fyrir greiðslu styrksins.

1. Hvernig á að stýra styrkveittum samstarfsverkefnum: mikilvægi eftirlitsþátta

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

2. Lykilatriði í eftirlitsferlinu

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

115

2.1. Kynning

Sem styrkþegi verkefnisins er mikilvægt að tryggja árangur verkefnisins með skilvirku eftirliti. Í þessum kafla er yfirlit yfir kerfið, tímaramma og skyldur þess aðila sem ber ábyrgð á eftirliti með verkefninu. Við munum einnig skoða mismunandi eftirlits verkfæri (aðferðir) svo sem viðtöl, rýnihópa, framvinduskýrslur og teymisfundi. Að lokum verður fjallað um viðauka og mikilvægi þeirra í eftirlitsferlinu.

2.2. Eftirlit

Eftirlit er ómissandi þáttur í verkefnastjórnun þar sem það gerir verkefnastjórum kleift að fylgjast með framvindu mála, greina vandamál og gera nauðsynlegar breytingar. Eftirfarandi eru lykilatriði þegar kemur að eftirliti með fjölþættu verkefni:

Eftirlitskerfi:

Eftirlit með verkefni er viðvarandi ferli sem krefst vandlegrar athygli á smáatriðum.Eftirlitskerfið ætti að vera hannað til að fylgjast með framvindu verkefnisins, greina verkþætti þar sem verkefnið er á eftir áætlun eða uppfyllir ekki væntingar og greina hugsanleg vandamál áður en þau verða að stórum málum. Eftirlitskerfið ætti að innihalda sett af árangursvísum (KPI) sem hægt er að nota til að fylgjast með framvindu og meta árangur verkefnisins.

2. Lykilatriði í eftirlitsferlinu

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Hvað eru árangursvísar (KPIs)?

Árangursvísar eru mælikvarðar á áhrif verkefna, niðurstaðna og einstakra verkhluta sem fylgst er með við framkvæmd verkefnisins til að meta framfarir í átt að markmiðum verkefnisins. Þeir eru einnig notaðir síðar til að meta árangur verkefnis. Vísar endurspegla upplýsingar á þann hátt að tengslin milli áhrifa verkefnis, niðurstöðu og einstakra verkþátta skýrast og hjálpa til við að bera kennsl á vandamál á leiðinni sem geta hindrað að markmið verkefnisins náist.

Að mæla árangursvísa (KPIs) felur í sér að yfirfara tiltekin gögn og umbreyta þeim í gagnlega mælikvarða sem hægt er að sýna og lesa úr í auðlesanlegum töflum og línuritum.

Árangursvísar (KPI’s) eru auðkenndir fyrir hverja verkeiningu (WP Work Package) verkefnis bæði þvert á (stjórnun, miðlun, mat, ...) og lóðrétt (aðgerðir 1, 2, osfrv.). Einnig eru skilgreindar sannprófunaraðferðir og lágmarks viðmiðunarmörk.

Dæmi:

116

Heiti verkhluta: Miðlun Verkefnastjóri verkhluta: Nafn stofnunarinnar Árangursvísar -> Aðferðir sannprófunar

Árangurvísir 1 – Opnun heimasíðu verkefnis Árangursvísir 2 – Fjöldi heimsókna á heimasíðu verkefnis Árangursvísir 3 – Fjöldi læka á FB síðu verkefnis Árangursvísir 4 – Lágmark 25 sem mæta á skipulagðan kynningarviðburð

Tengill á heimasíður verkefnis

Google analytics

FB síða verkefnis

Þátttakendalisti

2. Lykilatriði í eftirlitsferlinu

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Tímaáætlun:

117

Tímaáætlun ætti að vera sett í upphafi verkefnis og endurskoðuð reglulega yfir líftíma verkefnisins. Áætlunin ætti að innihalda ákveðin tímamót og tímamörk sem verða að standast, auk þess sem ljóst er hver er ábyrgðaraðili á framvindu og skilum verkefnaeininga á tímalínu.

Ábyrgðaraðili eftirlits:

Það fer eftir stærð og umfangi verkefnisins hver ber ábyrgð á eftirliti með verkefninu. Í flestum tilfellum er þessi aðili verkefnastjóri sem ber ábyrgð á að hafa umsjón með verkefninu frá upphafi til enda. Verkefnastjóri ætti að vera fróður um tilgang verkefnisins, markmið og tímalínur og geta greint þætti þar sem verkefnið er á eftir áætlun eða uppfyllir ekki væntingar.

Allir þessir þættir: Vöktunarkerfið, tímaáætlun og ábyrgðaraðilar eru skilgreindir og samþykktir í eftirlits- og gæðaáætlun.

Gæðaáætlunin inniheldur að auki, öll verkfæri, afrakstur og viðauka sem eru gagnleg fyrir eftirlitsferlið. Hún getur einnig innihaldið matsaðferðir (sjá kafla 4).

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

3.1. Verkfæri til eftirlits

Það eru nokkur tæki og tól í boði til að fylgjast með Evrópuverkefnum. Má þar nefna viðtöl, rýnihópa, framvinduskýrslur, teymisfundi, SVÓT greiningu o.fl.

3.1.1 Viðtöl/Spurningalistar/Sniðmát til að safna upplýsingum fyrir eftirlitið

Tilgangur þessara verkfæra er að safna niðurstöðum / viðbrögðum varðandi framvindu verkefnisins, greina þætti til úrbóta og takast á við allar athugasemdir og áhyggjur sem hagsmunaaðilar kunna að hafa.

118

Sjá dæmi hér! Þú getur hlaðið því niður og prentað það út 😉

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

3.1.2. Rýnihópar

Rýnihópar eru annað tæki til að vinna með athugasemdir og viðbrögð frá hagsmunaaðilum. Þessir hópar geta verið skipulagðir af samstarfsaðilum verkefnisins og geta þátttakendur haft mismunandi og fjölþætta aðkomu, svo sem verið styrkþegar verkefnisins, notendur eða sérfræðingar á viðkomandi sviði. Tilgangur rýnihópa er að safna hagnýtum ábendinum á tiltekna þætti verkefnisins, svo sem áhrif verkefnisins á endanotendur eða gæði verkefnisins/niðurstöðunnar.

Sjá dæmi hér! Þú getur hlaðið því niður og prentað það út 😉

119

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

3.1.3. Framvinduskýrslur

Hver samstarfsaðili verkefnisins ætti að skila framvinduskýrslum reglulega, þar sem greint er frá framvindu þeirra í átt að markmiðum og tilgangi verkefnisins. Verkefnastóri ætti að yfirfara þessar skýrslur og ásamt öðrum samstarfsaðilum verkefnisins til að kortleggja þá þætti sem betur mega fara.

Sniðmát framvinduskýrslunnar verður veitt af fjármögnunar- / styrktaraðila. Venjulega inniheldur það beiðni um upplýsingar sem tengjast framkvæmdaáætlun, stöðumati á vinnu að markmiðum verkefnisins, auk tilvísunar í verkefnastjórnun.

120

3.1.4. Fjárhagsskýrsla

Þessi skýrsla er fjárhagslegur hluti áfangaskýrslunnar og inniheldur upplýsingar um fjárhagsáætlun verkefnisins, útgjöld og tekjur.

Sniðmátið verður veitt af styrkveitenda: það inniheldur upplýsingar sem tengjast kostnaði og fjárhagsáætlun sem notuð er til að koma starfseminni í framkvæmd.

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

3.1.5 Teymisfundir

Halda ætti reglulega teymisfundi til að ræða framvindu verkefnisins, kortleggja viðfangsefni / vandamál og hvaða þætti þarf að taka fyrir og tryggja að allir séu samtaka. Þessa fundi er hægt að halda sem staðfundi eða fjarfundi, allt eftir hvað hentar staðsetningu verkefnisins og aðgegni samstarfsaðila verkefnisins.

Það er góð venja að verja hluta fundarins í að taka stöðuna á verkefnum og framgangi þeirra. Fara svo yfir vandamál og áskoranir og skoða mögulegar úrbætur til að hafa stöðugt eftirlit með heildarframvindu. Einnig getur virkað að fara hring í lok fundar ef þátttakendur vilja bæta einhverju við. Gagnlegt tæki til að fylgjast með stöðu samstarfsins.

3.1.6 SVÓT greining

Verkfæri sem greinir fjögur svæði og tvær víddir verkefnis. Það samanstendur af fjórum þáttum: Styrkleikar, veikleikar, tækifæri og ógnir (áhætta) - S.V.Ó.T Styrkleikar og veikleikar tákna innri þætti, en tækifæri og ógnir eru ytri þættir. SVÓT greining styður þátttakendur til að skilgreina gagnlega þætti til að nýta og skaðlega þætti til að koma í veg fyrir og leiðrétta.

121

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Þessi tafla sýnir þetta á einfaldan hátt:

122

3. Vöktunartæki, niðurstöður og viðaukar

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

3.1.7. Viðaukar

Viðaukar eru mikilvægur hluti af vöktunarferlinu. Þeir veita viðbótarupplýsingar sem hægt er að nota til að meta framgang og árangur verkefnisins. Viðaukar geta innihaldið verkefnaáætlanir, fjárhagsáætlanir, framvinduskýrslur og önnur viðeigandi skjöl.

123

4. Áhættustýring

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

4.1. Kynning

Eins og með öll verkefni er alltaf möguleiki á ófyrirséðum aðstæðum sem geta haft veruleg áhrif á árangur verkefnisins. Þessi kafli miðar að því að veita leiðbeiningar um áhættustýringu fyrir (sam)fjármögnuð verkefni ESB, með sérstakri áherslu á sveigjanleika og að takast á við ófyrirséðar aðstæður eins og Covid-faraldurinn og hernaðarátök.

124

4.2. Áhættustýring

Greina áhættur

Fyrsta skrefið í áhættustýringu er að greina hugsanlega áhættu sem gæti haft áhrif á verkefnið. Þetta felur í sér hugarflug með meðlimum verkefnishópsins, endurskoðun fyrri sambærilegra verkefna og íhuga ytri þætti sem gætu haft áhrif á verkefnið (SWOT)

Go back to page 36

4. Áhættustýring

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Mat á áhættu

125

Annað skref, er að meta líkur og áhrif hvers áhættuþáttar sem greining skilar. Þetta felur í sér að greina líkurnar á að áhættan eigi sér stað og hversu alvarleg áhrif hennar hugsalega gætu orðið.

Skipuleggja viðbragðs-áætlanir

Þriðja skrefið er að þróa viðbragðsáætlanir fyrir hvern og einn greindan áhættuþátt. Þetta felur í sér að þróa viðbragðsáætlanir til að draga úr áhrifum áhættunnar og finna út hvaða hvata þarf til að koma af stað viðbragðsáætluninni.

Innleiða viðbrögð við áhættu

Fjórða skrefið er að innleiða viðbragðsaðferðirnar sem þróaðar voru í þrepi þrjú. Þetta felur í sér að fylgjast með verkefninu og horfa eftir þeim áhættuþáttum sem ber að varast og hefja viðbragðsáætlanir ef þörf krefur.

4. Áhættustýring

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

4.3.Sveigjanleiki og takast á við ófyrirséðar aðstæður:

(Sam)fjármögnuð verkefni ESB eru háð mörgum ytri þáttum sem geta haft áhrif á árangur verkefnisins. Þessir þættir innihalda pólitíska, félagslega og efnahagslega þætti, svo og náttúruhamfarir og heimsfaraldra eins og t.d. Covid-19. Til að mæta þessari áhættu á skilvirkan hátt verða verkefnastjórar að vera sveigjanlegir og hafa góða aðlögunarhæfni.

Ein leið til að ná fram sveigjanleika er að þróa viðbragðsáætlun sem útlistar hvernig “verkefnið” bregst við ófyrirséðum aðstæðum. Viðbragðsáætlunin ætti að bera kennsl á: 1 - atburði sem koma áætluninni af stað, 2 - líkurnar og möguleg áhrif og að lokum 3 - aðgerðirnar sem verður gripið til (og af hverjum) til að draga úr áhrifum áhættunnar. Viðbragðsáætlunin ætti einnig að tilgreina þau úrræði sem þarf til að hrinda áætluninni í framkvæmd, svo sem viðbótarfjármagn eða starfsfólk.

126

4. Áhættustýring

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Dæmi

127

4. Áhættustýring

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Önnur leið til að ná fram sveigjanleika er með því að byggja upp teymi sem er með öfluga aðlögunarhæfni og bregst við breytingum. Í því felst að velja liðsmenn sem eru tilbúnir og færir um að laga sig að breyttum aðstæðum og veita þeim þjálfun til að þróa færni sína og þekkingu.

128

4.3.Sveigjanleiki og að takast á við ófyrirséðar aðstæður:

5. Verklagsreglur um breytingar á styrksamningi

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Styrksamningurinn er lagalegt skjal sem lýsir skilmálum og forsendum þeirra verkefna sem ESB styrkir.

5.1. Kynning

Í hverju vinna verkefnisins felst;
Tímalengd verkefnisins;
Heildarkostnaður;
Laun og kostnaður;
Hvernig ESB skiptir niður heildargreiðslu;
Öll réttindi og skildur styrkþega og styrkveitanda;
Og margt fleira!

Í styrksamningnum er eftirfarandi skilgreint:

129

Breyting á megin samningnum getur endurspeglað nauðsyn þess að laga sig að breyttum aðstæðum fyrir framkvæmd vinnuáætlunar (t.d. breyta upphaflega fyrirhugaðri fjárhagsáætlun, lengja framkvæmdartímabil verkefnisins o.s.frv.). Þær gætu einnig falið í sér breytingar sem tengjast styrkþeganum sjálfum (t.d. breytingar á réttarstöðu, heimilisfangi, bankareikningi, löglegum fulltrúa styrkþega).

5. Verklagsreglur um breytingar á styrksamningi

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

Styrksamningum má einungis breyta skriflega. Breytingar öðlast gildi þann dag sem síðasti aðili skrifar undir, eða á þeim degi sem beiðni um breytingu er samþykkt.

5.1. Kynning

Breytingar taka síðan gildi á þeim degi sem aðilar koma sér saman um.

Af ástæðum réttaröryggis og jafnræðis, ættu almenn skilyrði styrksamnings eða styrkákvörðunar að haldast óbreytt. Þau skilyrði eru venjulega birt með auglýsingu eftir tillögum.

130

Ef upp koma ófyrirséðar aðstæður sem hafa áhrif á markmið verkefnisins getur þurft að gera breytingar á styrksamningi. Fylgja skal eftirfarandi verklagsreglum til að gera breytingar á styrksamningnum.

5. Verklagsreglur um breytingar á styrksamningi

Vöktun verkefnis - frá sjónarhóli verkefnastjóra

Kafli 3

5.2. Skref fyrir skref leiðbeiningar til að halda áfram með breytingar á styrktarsamningi

Tilkynna styrkveitanda

Opna ferlið

Leggja fram beiðni

Bið eftir samþykki

131

Undirritun nýs styrksamnings

Ef þörf er á breytingu á styrksamningi ber verkefnisstjóra að tilkynna það til styrkveitenda eins fljótt og auðið er. Tilkynningin ætti að innihalda nákvæma útskýringu á breytingunni, ástæðu breytingarinnar og áhrifum breytingarinnar á framkvæmdina. Fjármögnunarstofnunin mun ákveða hvort þörf sé á opinberri breytingu og hvort þær uppfærslur sem þú vilt kynna séu ásættanlegar.

Verkefnastjóri skal leggja fram beiðni um breytingu til styrkveitenda. Stundum er allt breytingaferlið pappírslaust – allt er gert á netinu, svo þú verður að „opna þennan lið” í netgáttinni.

Í næsta skrefi þarf að útbúa rökstuðning fyrir breytingum ásamt öllum uppfærslum styrksamnings (verkefnisáætlunnar, breytinga á tímalengd verkefnis o.s.frv.). Þegar það eru tilbúið eru öll skjölin send til styrkveitanda.

Fjármögnunarstofnun mun fara yfir beiðni um breytingu og taka ákvörðun um hvort samþykkja eigi breytingarnar. Verði breytingarnar samþykktar verður gefinn út nýr styrktarsamningur og getur verkefnið því haldið áfram, með gerðum breytingum.

1. Ég er meðvitaður/uð um mikilvægi eftirlits í verkefnavinnu með tilliti til mismunandi áhrifaþátta

Já

Nei

3. Ég get sett fram lista yfir árangursvísa (KPI’s)

4. Ég veit hvernig á að beita mismunandi verkfærum í vöktunarferlinu

5. Ég er meðvitaður/uð um mikilvægi áhættustýringar

6. Ég þekki tilhögun breytinga á styrksamningi og helstu skref til að halda áfram með það

2. Ég skil hvernig eftirlit verkefnis virkar

Þegar þú ert búin að svara getur verið gott að skoða svörin og sjá hvaða þættir það eru sem þig vantar meiri upplýsingar um og einnig þau atriði sem þú kannt nú þegar.

Gátlisti

Kafli 3

Glæsilegt

Þú ert á réttri braut

Gátlisti

Kafli 3

Reyndu aftur

Ef þú hefur svarað fleiri „NEI“ en „JÁ“, gæti verið þess virði að fletta í gegnum kaflann aftur!

Gátlisti

Kafli 3

Við mælum með að þú gerir SVÓT greiningar æfinguna.Þú getur prentað hana út.

Hægt er að finna frekari upplýsingar hér

135

Verklegar æfingar:

Kafli 3

Kafli 4

Að meta verkefnið: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Ingibjörg Benediktsdóttir, Hilmar Valur Gunnarsson e Arnþrúður Dagsdóttir - Husavik Academic Center / Þekkingarnet Þingeyinga (HAC)

Skilja ferlið við mat í verkefnavinnu (tími-fjárhagsáætlun-gæði)
Skilja hvað er átt við með áhrifum verkefnis og hvernig hægt er að meta þau
Skilja hvernig á að viðhalda árangri verkefnisins, sjálfbærni, útgöngustefnu – hvað gerist eftir að verkefninu lýkur; hvernig á að halda allri nýju þekkingu/verkfærum/... á lífi;
Skilja hvernig hægt er að meta miðlun og kynningu verkefnisins/niðurstöðunnar.

Námsmarkmið

Áskorunin sem þessi kafli fjallar um: Hvernig á að setja verkefnismarkmið og athuga reglulega hvort unnið sé samkvæmt þeim og ná þeim. Stuðla að gæðaeftirliti verkefna. Að skilja hvort verkefnið þitt skipti einhverju máli.

Eftir að hafa kynnt þér þennan kafla muntu geta:

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

137

Unit 4

Áætlaður tími til að kynna sér þennan kafla og sinna verklegum verkefnum: 1 klukkustund fyrir nám og 1 klukkustund fyrir verklegt verkefni.

1. Að meta verkefnið 

1.1. Almenn kynning

Allan líftíma verkefnisins er mikilvægt að hafa í huga hver markmið verkefnisins eru og athuga reglulega hvort unnið sé í takt við þau og hvort þú náir þeim. Gæðaeftirlit er leið til að ná markmiðum og ætti að vera hluti af verkefninu frá fyrstu skrefum. Það er mikilvægur þáttur í allri verkefnavinnu og lykilspurningin er: Skiptir verkefnið einhverju máli?

138

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Unit 4

Innan þessarar spurningar eru aðrar mikilvægar undirspurningar eins og:

● Hefur verkefnið haft áhrif?● Hefur miðlunar- og samskiptastarf gengið vel? ● Verður verkefnið sjálfbært eftir að formlegri verkefnavinnu er lokið?

1.2.1 Tilgangur matsvinnu:

Tilgangur matsvinnu er að meta árangur áætlana, stefnu, stofnana og/eða frumkvæðis til að taka ákvarðanir um hvernig megi bæta það. Mat getur hjálpað til við að taka upplýstar ákvarðanir um úrræði og forgangsröðun fjármögnunar, veita upplýsingar fyrir áætlunargerð, styðja við áframhaldandi umbætur á áætlun, meta áhrif og gefa möguleika til umbóta í skipulagi. Matsvinnan eykur líkurnar á að verkefnið takist!

139

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

1. Mat á verkefninu

1.2. Matsferlið 

1.2.2. 4 H

Þegar þú skipuleggur matsferlið þitt getur verið gagnlegt að spyrja þessara 4 spurninga:

1. Hvers vegna?

Hvað mun matsvinnan færa verkefninu?

140

Hvað munum við meta, hver eru markmið okkar?

Hver tekur þátt í matsferlinu?

Skipuleggja matsvinnu á öllu verkefnisferlinu.

2. Hvað?

3. Hver?

4. Hvenær?

þegar áætlun og markmið verkefnis eru skipulögð ætti að þróa matsáætlunina.

til dæmis á miðju tímabili, er markmiðum okkar náð?

þetta fer fram eftir verkþættina

Mat á virkni lok

Skipulagsstig

Viðvarandi mat

Eftirfylgnimat

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

1. Mat á verkefninu

Það fer eftir tilgangi matsins, hægt er að gera greinarmun á mótandi mati (eða ferli) og samantektarmati (eða áhrifamat).

Mótandi mat

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

1. Mat á verkefninu

1.3. Tegundir mats - Mótandi (ferli) og Samanlögð (áhrif)

141

Samantektarmat

Nauðsynlegt er að skipulagning á matsvinnu á verkefninu fari fram samhliða hönnun verkefnisins.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Velja helstu matspunkta.

142

Móta matsspurningar, vísbendingar og gögn.

Veldu matshönnun / líkan.

Safna gögnum.

Greina.

Tilkynntu niðurstöður mats. 

1. Mat á verkefninu

1.4. Skref í matsferlinu

Eftirlit og mat eru tvö stjórnunartæki til að nota við gæðaeftirlit á lífstíma verkefnis, en hver er munurinn? Samlíking: Eftirlit er eins og þegar er verið að baka súkkulaðiköku og það er kíkt í ofninn á nokkurra mínútna fresti til að sjá hvort hún sé að brenna. Mat er að smakka deigið og kökuna þegar hún er tilbúin og vita hvort hún sé góð.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Eftirlit

Eftirlit er það ferli að safna upplýsingum á meðan á verkefninu stendur, fylgjast með framvindu þess, t.d. helsta árangur sem hefur verið náð.

143

Tilgangur eftirlits er að fylgjast með framförum og frammistöðu í rauntíma;

Vöktun er í gangi og á sér stað allan líftíma verkefnisins eða áætlunarinnar;

Við eftirlit eru notaðar aðferðir eins og gagnasöfnun, greiningu og skýrslugerð til að veita upplýsingar til ákvarðanatöku og umbætur;

Eftirlit beinist að því að rekja verkþætti og útkomu;

Eftirlit er fyrst og fremst fyrir innri hagsmunaaðila, svo sem verkefnastjóra og framkvæmdaaðila;

Vöktun framleiðir reglulega skýrslur og uppfærslur sem veita stöðuga endurgjöf til úrbóta.

Tilgangur:

Tímasetning:

Aðferðir:

Umfang:

Þátttakendur:

Úttak:

1. Mat á verkefninu

1.5. Eftirlit og mat

Go back to page 17

Go back to page 24

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Mat er ferlið við að meta árangur verkefnis eða hluta verkefnis með því að safna upplýsingum og greina þær.

Mat er að meta árangur, áhrif og sjálfbærni verkefnis eða áætlunar með tímanum.

Mat er venjulega framkvæmt á ákveðnum tímapunktum svo sem við lok verkefnis.

144

Mat notar aðferðir eins og kannanir, viðtöl og reynslusögur til að meta gæði, mikilvægi og sjálfbærni verkefnis.

Mat skoðar víðtækari áhrif, skilvirkni og sjálfbærni verkefnis.

Matið er fyrir breiðari hóp hagsmunaaðila, þar á meðal fjármögnunaraðila, stefnumótendur og almenning.

Mat framleiðir ítarlegar skýrslur og tillögur sem upplýsa framtíðarskipulag og ákvarðanatöku.

Tilgangur:

Tímasetning:

Aðferðir:

Umfang:

Þátttakendur:

Afrakstur:

1. Mat á verkefninu

1.5. Eftirlit og mat

Go back to page 24

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

145

1.6.1. Hver sér um matið?

Yfirleitt er um að ræða annað hvort ytra eða innra mat.

Ytra mat: er framkvæmt af einstaklingum sem eru ekki hluti af verkefninu sem verið er að meta. Það er gagnlegt að fá sjónarhorn sem líklegt er að sé hlutlægt í mati þeirra. Stundum getur líka verið gagnlegt að fá sérfræðiþekkingu sem er ekki tiltæk innan samstarfshópsins.

Innra mat: er framkvæmt af starfsfólki samstarfsaðila sem vinna að verkefninu.

1. Mat á verkefninu

1.6. Innra og ytra mat

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

146

2.1. Kynning. Hver eru áhrifin?

Með áhrifum er átt við samþættingu verkefnaniðurstaðna í starfi þátttökusamtaka og yfirfæranleika þeirra til annarra hagsmunaaðila og geira.

Source: 2023 Handbook on KA2 lump sum

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

2.2. Áhrifin metin

“Ég áttaði mig ekki á því hversu mikilvægt er að meta áhrif fyrr en ég gerði það. Nú get ég talað um áhrifin á þann hátt að fólk hlustar og vill vita meira. Það er ekki bara mín skoðun lengur.” 

Evrópsku sjóðirnir eru ekki ætlaðir til að fjármagna framleiðslu, viðburði eða vinnu heldur til að fjármagna það að mæta raunverulegum þörfum markhópsins, leysa vandamál, sigrast á áskorunum og breyta aðstæðum fólks. Þess vegna skiptir hugtakið áhrif miklu máli þegar metið er hvort verkefni heppnast vel.

Source: 2023 Handook on KA2 lump sum

147

„Áður en verkefninu lýkur ætti styrkþegi að meta niðurstöður verkefnisins og áhrif þeirra á mismunandi stigum. Á vettvangi þeirra stofnana sem taka þátt ráðast áhrifin að miklu leyti af samþættingu verkefnaniðurstaðna í reglubundnu starfi stofnunarinnar og á víðara stigi á framseljanleika niðurstaðna til annarra hagsmunaaðila eða geira. Sjálfbærni verkefnisins og víðtæk og markviss miðlun niðurstaðna hjá öllum samstarfsaðilum verkefnisins er einnig lykilatriði til að ná árangri.“

Source: 2023 Handbook on KA2 lump sum

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

2.2. Áhrifin metin

See page 67 of the toolkit Part I

Hefur verkefnið jákvæð áhrif á þátttakendur þess og stofnanir sem taka þátt?

Hefur verkefnið tekið áþreifanleg og rökrétt skref til að samþætta niðurstöður verkefnisins að reglubundnu starfi þátttökuaðila?

Er möguleiki á að niðurstöður verkefnisins verði notaðar utan þeirra stofnana sem taka þátt í verkefninu á meðan og eftir líftíma verkefnisins?

148

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

2.3. Áhrif + Æfingar

Mat á áhrifum og mat tekur tíma og fyrirhöfn til að skila árangri. IMPCT+ (Áhrif+) æfing er þróað sem hluti af alþjóðlegu samstarfsverkefni undir forystu bresku Erasmus+ landsskrifstofunnar og CMEPIUS slóvensku Erasmus+ mennta- og þjálfunarstofnunarinnar. Það var þróað til að aðstoða samstarfsaðila í verkefnavinnu við að hugsa um hver áhrif verkefna þeirra gætu verið og hvernig ætti að mæla þau.

149

IMPACT+ æfingin er ætluð til notkunar snemma við skipulagningu verkefnisins af hópi samstarfsaðila verkefnisins. Hins vegar er IMPACT+ æfingin sveigjanleg og hægt að nota hana á mismunandi vegu, á meðan og eftir að verkefninu lýkur.

Æfingin felur í sér vinnustofu til að gera með samstarfsaðilum innan verkefnis. Á vefsíðu Erasmus+ landsskrifstofu Bretlands er efnið fáanlegt á ensku sem og á nokkrum öðrum tungumálum. Tíminn sem þarf fer eftir stærð verkefnisins en mælt er með frá 3-7 klst.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

2.3.IMPCT+ æfingar

Eftir að hafa gert IMPACT+ æfinguna þurfa samstarfsaðilarnir að endurskoða og betrumbæta áhrifaáætlanir sínar og hanna og innleiða gagnasöfnunaraðferðir sínar. Eftir vinnustofuna þarf að nota niðurstöðurnar til að gera áætlun um mat á áhrifum.  

IMPACT+ er skipt í fjögur stig: 

Stig 1

kanna markmið verkefnisins, athuga niðurstöður og áhrif.

150

Stig 2

kanna árangur og áhrif.

Stig 3

kanna heimildir og gagnasöfnun.

Stig 4

að koma þessu öllu saman

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

2. Hvað eru áhrif og hvernig er hægt að mæla þau?

2.3.IMPACT+ Æfingar

Miðbox

‘Hvað ertu að reyna að ná?’

Fjórir hliðarkassar

151

Þessir fjórir hliðarkassar tákna fjögur mismunandi svið hugsanlegra áhrifa fyrir verkefni:

Samstarfsaðilar;

Nemendur

Nemendur eða starfsmenn eftir áherslum verkefnisins

Kerfið

Geirinn, viðfangsefni verkefnisins, jafningja- eða styrkþeganet, stefna eða lagabreytingar

Starfsfólk verkefnisins

Þeir sem stjórna og samræma verkefnið.

Kvarðinn er frá 1 (lágt) til 5 (hár) og gerir þátttakendum kleift að raða væntanlegum verkefnaáhrifum sínum á hvert svæði fyrir hugsanleg áhrif.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

3. Mat og sjálfbærni

3.1. Inngangur. Að viðhalda verkefninu,  

Það mun koma sá tími þegar þú heldur að allt sé búið. Það verður upphafið.

Author: Louis L'Amour

Verkefni er sjálfbært þegar það heldur áfram að skila ávinningi til styrkþega verkefnisins og/eða annarra í langan tíma eftir að fjárhagsstuðningi framkvæmdastjórnarinnar hefur verið hætt

152

Source: http://eacea.ec.europa.eu/tempus/doc/sustainhandbook.pdf

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

3. Mat og sjálfbærni

3.1. Inngangur

Sjálfbærni og áframhald skipta sköpum fyrir árangur verkefnis. Með sjálfbærni er í þessu samhengi átt við áframhaldandi notkun á niðurstöðum verkefnis eftir að verkefninu er lokið. Í víðasta skilningi vísar sjálfbærni til hæfni til að viðhalda eða styðja við ferli stöðugt yfir tíma.

Frá upphafi verkefnavinnunnar er það hluti af hönnun verkefnisins að finna leiðir til að tryggja sjálfbærni verkefnanna, t.d. með sjálfbærnistefnu, finna leiðir til að tryggja frekari nýtingu á bæði áþreifanlegum og óefnislegum verkefnaniðurstöðum, þar með talið að virkja annað fjármagn.

153

...Í kaflanum um áhrif og miðlun niðurstaðna skulu styrkþegar sýna hvernig niðurstöður verkefnanna voru gerðar aðgengilegar og skiluðu ávinningi fyrir stofnanir sem taka þátt í verkefninu og fyrir aðra hagsmunaaðila. Styrkþegar ættu einnig að veita upplýsingar um sjálfbærni og langtímaáhrif verkefnisins.

Source: 2023 Handbook on KA2 lump sum

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

3. Mat og sjálfbærni

3.1.1. Hvernig á að tryggja sjálfbærni verkefnisins? 

Að hagsmunaaðilar taki þátt frá upphafi

Láttu niðurstöður verkefnisins ná til réttra markhópa á því sniði og á þeim tíma sem hentar þeim best

Byrja snemma

Gerðu áætlun

Vertu hvetjandi við notendur

154

Gættu að gæðum og mikilvægi úttaks og mikils notagildis sem uppfyllir kröfur notenda, stefnumótenda og hagsmunaaðila

Tryggðu aðlögunarhæfa útkomu að mismunandi aðstæðum, löndum, stofnunum

Skilgreindu og gerðu skýra kosti fyrir notendur.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

3. Mat og sjálfbærni

3.2. Útgöngustefna – hvað gerist eftir að verkefninu lýkur (Hvernig á að halda allri þekkingunni/verkfærunum/... á lífi) 

3.2.1. Hvernig á að hætta eða ljúka við verkefni? 

Útgönguáætlun verkefnis er áætlun sem ætlað er að tryggja að tiltekið verkefni ljúki með skipulegum hætti, markmiðum sé náð, allar eftirstandandi skuldbindingar séu greindar og það sé tekist á við þær og að skipulagsheildin fari yfir í „næsta eðlilega“ rekstrarstig. Útgönguáætlunin á að taka á öllum fjárhagslegum, lagalegum, tæknilegum eða rekstrarlegum atriðum sem enn kunna að vera til staðar og bjóða lausnir til að leysa þau. Einnig á hún að lýsa ferlinu við að færa ábyrgð frá verkefnastjórnunarteymi yfir í núverandi rekstrarteymi skipulagsheildarinnar.

155

3.2.2. Lykilatriði þegar verkefni lýkur (Verkefnalok)

Verkefnalok er ferli, ekki atburður, og hún er hluti af öllum verkefnum. Helstu atriði við verkefnalok eru:

Íhlutun/aðgerðir/aðgerðir;
Leikmenn (hverjir munu útfæra/stjórna hverju)?
Tímalínur (hvenær verður það gert);
Aðfangaþörf (fjárhagsleg, mannauð, efnisleg);
Uppruni auðlinda (hver mun leggja til mannauð og fjárhagslegan auðlind);
Eftirlit og mat (hvað og hvenær)?
Hver mun fylgjast með eða hafa umsjón?
Aðrar áskoranir og hvernig er hægt að takast á við þær?

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

3. Mat og sjálfbærni

3.3. Mat á sjálfbærni niðurstaðna verkefnisins

Það getur verið flókið að leggja mat á sjálfbærni verkefnisins. Í fyrsta lagi þarf að líða einhver tími svo hægt sé að raunverulega meta sjálfbærni verkefnisins. Í öðru lagi getur verið hindrun að í flestum verkefnum er ekki gert ráð fyrir fjármagni til að vinna þetta mat. Það sem hægt er að gera er hins vegar að áætla þá vinnu sem hefur verið til að viðhalda niðurstöðum verkefnisins og spá þannig því hversu sjálfbær niðurstaða verkefnisins verður.

156

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

4. Miðlun og samskipti 

4.1. Inngangur

Miðlun er það kallað að kynna niðurstöður verkefnisins, til að varpa ljósi á verkefnið og áhrif þess. Miðlun er ferli sem unnið er allan verkefnistímann og gerir niðurstöður verkefnisins aðgengilegar hagsmunaaðilum og öðrum. Það ætti að vera skipulagt frá fyrstu stigum verkefnisins og unnið markvisst í gegnum allt verkefnið.

157

4.2. Að skipuleggja miðlun

Til að tryggja að niðurstöður verkefnisins verði notaðar og almenningur upplýstur um það, þarf verkefni að þróa miðlunaráætlun sem útskýrir hvernig niðurstöðum verður deilt með hagsmunaaðilum, viðkomandi stofnunum, samtökum og einstaklingum. Miðlunaráætlun ætti að innihalda:

Hvers vegna – tilgangur miðlunar

Hverju verður dreift – skilaboðunum

Hver – markhópur

Hvernig – aðferðin

Hvenær – tímasetningin

Til baka á síðu 55

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

4. Miðlun og samskipti

4.3. Mat á miðluninni

Eins og allir aðrir þættir verkefnis getur miðlun haft misgóðan árangur. Til að ákvarða hvort miðlunaráætlunin hafi verið vel undirbúin og framfylgt skaltu útbúa matsþátt um miðlun til að sjá hvort hún hafi náð markmiðum sínum. Til dæmis, mæla árangur vefsíðu með því að athuga umferð um hana; meta þjálfun/kennslu með því að biðja þátttakendur um að fylla út matsspurningalista; og meta birtingar eftir fjölda tilvitnana.

158

4.3.1. Hvernig er hægt að meta miðlun?

Mat á heimildum: Skilgreindu útkomumælingar til að meta hvort gögn eru notuð og hvernig þau eru notuð af samstarfsaðilum og hugsanlegum notendum.

Þróa matsáætlun fyrir miðlunarstefnuna.
Tilgreina miðlunarmarkmið og vísbendingar.
Fáðu endurgjöf frá notendum.
Láttu þá sem sjá um miðlun taka þátt í matinu.

Þetta var hausverkur í fyrstu. Þegar ég er með matshattinn á mér er ég að leita að styrkleikum og veikleikum í verkefninu, hugsa fram í tímann og hvetja vinnufélaga mína til að gera hlutina öðruvísi ef við þurfum. Ég hvet fólk til að prófa – og vera raunsætt. Ég þarf að vera sveigjanlegur, en líka að hafa auga með markmiðunum. Ég verð að passa mig á því hvað ég held að ég sé að mæla og hvað ég er að mæla í raun og veru - þú verður að gefa þér tíma og hugsa hlutina til enda.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

5. Mat- Lokakaflinn

Verkefnamatsferlið felur í sér að svara spurningum eins og: 

Náði verkefnið markmiðum sínu og árangri?
Náði verkefnið einhverjum óvæntum árangri?
Hvaða ávinningur náðist af verkefninu?
Hvaða áhrif hafði verkefnið?
Hversu áhrifarík var verkefnastjórnunin?
Var verkefninu skilað á réttum tíma og innan fjárhagsáætlunar?
Framleiddi verkefnið verk í tilskildum gæðum?
Hvaða lærdómur var dreginn af verkefninu?
Hvað munum við gera öðruvísi næst þegar við vinnum verkefni?

160

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

5. Mat - Lokakaflinn

5.1. Skráðu eða gerðu skýrslu um niðurstöður í matsins

Hér eru nokkrar ráðleggingar um hvernig á að upplýsa um niðurstöðurnar: Mat getur leitt í ljós fjóra flokka. Allt gæti verið með í matsskýrslunni:

Niðurstöður: Upplýsingar um verkferla, árangur, framleiðslu/lokaafurð eða niðurstöður.

Ályktanir: að bera saman tölulegar og munnlegar upplýsingar til að átta sig á því sem hefur verið gert.

Gildisdómar: tilgreinið hvort niðurstöðurnar gefa til kynna „gott“ eða „slæmt“ og umfang þeirra (t.d. áhrifaríkt, ómarkvisst, skilvirkt, óhagkvæmt, viðeigandi, óviðeigandi).

Ráðleggingar: ráðleggingar um hvaða áætlanir, ráð eða aðrir hagsmunaaðilar gætu gert næst, miðað við fyrri reynslu og niðurstöður úr matinu.

161

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

5. Mat - Lokakaflinn

5.1. Skráðu eða gerðu skýrslu um niðurstöður matsins

Allar matsskýrslur ættu að innihalda:

Samantekt og lista yfir niðurstöður, dóma og/eða tilmæli

Stutt lýsing á matsmarkmiðum, aðferð, þátttakendum og takmörkunum

Stutt lýsing á bakgrunni verkefnisins, verkefnalýsingu, stjórnun, þátttakendum, markmiðum og aðferð

Kafli um niðurstöður mats. Niðurstöður mats og heimildir þeirra skulu birtar

Kafli um ályktanir sem dregnar eru af matinu

Samantektarhluti, (þetta gæti verið yfirlit) sem lýsir því sem lærðist af matinu og hver ætti að vita um þessar upplýsingar

162

Ég þekki matsaðferðir í verkefnum (tími-fjárhagsáætlun-gæði)

Já

Nei

Ég skil merkingu áhrifa og hvernig þau eru metin.

Mér er kunnugt um hvernig hægt er að meta miðlun.

Ég get útskýrt hvernig hægt er að mæla útbreiðslu og miðlun verkefnisins/niðurstöðu.

Ég skil muninn á mótunarmati og samantektarmati.

Eftir að hafa ígrundað svörin þín geturðu hugsað um þá þætti þar sem þú gætir viljað bæta þig eða þá þætti þar sem þér gengur nú þegar vel með.

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Frábært

Þú ert á réttri leið

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Endurtaka

Ef þú hefur svarað fleiri "NEI" þá "JÁ" - gæti verið þess virði að skipuleggja aukafund með verkefnishópnum til að skýra þetta allt!

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Að þróa útkomulíkan:

Finndu frekari upplýsingar og verkefnið hér!

166

Mat: ferli (tími-fjárhagsáætlun-gæði), áhrif

Kafli 4

Ein aðferð til að skoða „rökfræði“ verkefnis er að þróa útkomulíkan. Þetta er líkanið af matsskipulagi sem lagt er til í þessu skjali. Útkomulíkan setur fram þá hugsun sem lýsir því sem verkefninu er ætlað að gera. Því er best lýst í töflu 1 og meðfylgjandi texta. Útkomulíkanið er hægt að nota hvenær sem er á líftíma verkefnis.

Kafli 5

Stuðningsverkfæri verkefnastjórnunar

di Jessica Magalhães, Rightchallenge – Associação

Microsoft Teams

Zoom

Google Meet

Skype

168

SLACK

Trello

Kafli 5

Stuðningsverkfæri verkefnastjórnunar

1.Hugbúnaður fyrir verkefnastjórnun

1.1. Kynning

Verkefnastjórnunarhugbúnaður er tegund forrits sem hjálpar þér að stjórna verkefnum. Það gerir þér kleift að búa til verkefni, úthluta þeim til liðsmanna og fylgjast með framgangi þeirra. Besti verkefnastjórnunarhugbúnaðurinn gerir þér mögulegt að halda teyminu þínu á réttri braut á sama tíma og þú heldur þeim áhugasömum vegna þess að þeir munu geta séð hvað þeir eiga eftir að gera til að klára verkefnið með góðum árangri. Það eru margir þættir sem þarf að hafa í huga þegar réttur verkefnastjórnunarhugbúnaður er valinn fyrir evrópsk verkefni. Núna, árið 2023, eru þetta vinsælustu verkfærin í notkun:

ASANA

Slack er eitt af vinsælustu samskiptaforritunum sem til eru. Þetta er hópskilaboðaforrit sem gerir þér kleift að skipuleggja samtöl eftir aðskiljanlegum rásum, sem gerir það auðvelt að fylgjast með mismunandi verkefnum og teymum. Þú getur líka notað Slack til að senda bein skilaboð til liðsmanna eða hópa fólks, sem gerir það að frábæru tæki fyrir bæði einstaklingssamskipti og hópsamskipti. Slack samþættist einnig fjölbreyttu úrvali annarra verkfæra, svo sem verkefnastjórnunarhugbúnaðar og skráamiðlunarforrita, sem gerir það að fjölhæfum valkosti fyrir teymi af öllum stærðum.

Microsoft Teams er annað vinsælt samskiptatæki. Það er svipað og Slack að því leyti að það gerir þér kleift að skipuleggja samtöl eftir rásum, en það felur einnig í sér myndfunda- og skjádeilingargetu. Teams samlagast öðrum Microsoft Office verkfærum, svo sem Word og Excel, sem gerir það að frábærum valkostum fyrir teymi sem þegar nota Microsoft hugbúnað.

Zoom hefur orðið eitt mest notaða myndfundatækið undanfarin ár. Það er frábær kostur fyrir fjarteymi, þar sem það gerir þér kleift að halda sýndarfundi með liðsmönnum hvar sem er í heiminum. Zoom inniheldur einnig eiginleika eins og skjádeilingu og upptöku, sem gerir það að fjölhæfu tæki fyrir bæði einstaklingssamskipti og hópsamskipti.

Google Meet er enn annað vinsælt myndbandsfundatæki. Það er hluti af Google Workspace verkfærasvítunni og samþættist óaðfinnanlega öðrum Google vörum, eins og Google Calendar og Gmail. Eins og Zoom, gerir Google Meet þér kleift að halda sýndarfundi með liðsmönnum hvar sem er í heiminum.

Skype hefur verið í langan tíma og er enn vinsælt samskiptatæki. Það er frábær kostur fyrir einstaklingssamskipti þar sem það gerir þér kleift að hringja símtöl og myndsímtöl, senda spjallskilaboð og deila skrám. Skype inniheldur einnig möguleika til að deila skjá, sem gerir það að fjölhæfu tæki fyrir bæði persónulega og faglega notkun.

Trello er verkefnastjórnunartæki sem inniheldur ýmsa samskiptaeiginleika. Það gerir þér kleift að búa til “stjórnborð” fyrir mismunandi verkefni og úthluta verkefnum til liðsmanna. Þú getur líka notað Trello til að eiga samskipti við liðsmenn með því að skilja eftir athugasemdir við verkefni eða nota innbyggða skilaboða möguleikann.

Asana er verkefnastjórnunartæki sem inniheldur ýmsa samskiptaeiginleika. Það gerir þér kleift að búa til verkefni, úthluta verkefnum til liðsmanna og setja tímamörk. Þú getur líka notað Asana til að eiga samskipti við liðsmenn með því að skilja eftir athugasemdir við verkefni eða nota innbyggða skilaboða möguleikan.

Kafli 5

Stuðningsverkfæri verkefnastjórnunar

169

1. Hugbúnaður fyrir verkefnastjórnun

1.2. Kostir verkefnastjórnunarhugbúnaðar

Verkefnastjórnunarhugbúnaður býður upp á fjölmarga kosti, þar sem aukin skilvirkni skiptir mestu máli. Það tryggir tímanleg verklok, fjárhagslegan sparnað og minni flækjur. Auk þess geta verkefnastjórar bætt samskipti og samvinnu teyma, þar sem allar verkefnatengdar upplýsingar eru miðlægar. Þetta auðveldar aðgengi fyrir fjar- og fjölstaðateymi og útilokar þörfina fyrir einstök innskráningarskilríki í sameiginlega gagnagrunna.

1.3. Vinsæll verkefnastjórnunarhugbúnaður

Samskipti eru hornsteinn hvers farsæls fyrirtækis. Hvort sem þú ert lítið teymi eða stórt fyrirtæki geta verkfærin sem þú notar til að hafa samskipti skipt miklu máli. Með svo mörgum samskiptahugbúnaðarmöguleikum í boði getur verið erfitt að velja þann rétta fyrir teymið þitt. Í þessari grein munum við skoða nokkur af helstu samskiptahugbúnaðarverkfærunum sem til eru í dag.Auk þess að vera gagnleg verkfæri eru þau líka ókeypis (Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Skype, Trello), eða hafa að minnsta kosti eina ókeypis útgáfu (Slack og Asana). Hins vegar, ef þú vilt fleiri og betri eiginleika, hafa þau möguleika á áskrift til að njóta bestu útgáfunnar.

Kafli 5

Stuðningstæki verkefnastjórnunar

1. Verkefnastjórnunarhugbúnaður

1.4. Verkefnastjórnunarhugbúnaður fyrir evrópsk verkefni

Sem verkefnastjóri þarftu að vera meðvitaður um þær reglur og staðla sem gilda um verkefnið þitt. Þú þarft einnig að huga að menningarlegum sjónarmiðum, tungumálastuðningi, kröfum um persónuvernd og aðra þætti. Verkefnastjórnunarhugbúnaður er orðinn ómissandi tæki til að stjórna verkefnum um alla Evrópu.

Hafðu líka í huga:

Menningarleg sjónarmið

Tungumálastuðningur

Persónuverndarkröfur

170

Kafli 5

Stuðningstæki verkefnastjórnunar

1. Verkefnastjórnunarhugbúnaður

1.5. Kostnaður við verkefnastjórnunarhugbúnað

Ókeypis og opnar hugbúnaðargáttir: Þetta er ókeypis í notkun, en þeir eru ekki endilega besti kosturinn fyrir stór verkefni.
Mánaðarleg áskrift: Þetta er algengasta leiðin til að greiða fyrir verkefnastjórnunarhugbúnað. Þú borgar mánaðarlegt gjald fyrir hvern notanda og færð aðgang að öllum eiginleikum sem samræmast þörfum þínum.
Sérsniðnar fyrirtækislausnir: Sum fyrirtæki bjóða upp á sérsniðnar lausnir, allt eftir því hvað nákvæmlega þú vilt geta framkvæmt og hversu mikil sérhæfing er nauðsynleg.

171

1.6. Að velja réttan verkefnastjórnunarhugbúnað

Það er ekki auðvelt að velja réttan hugbúnað. Það getur verið yfirþyrmandi að fara í gegnum alla eiginleika og möguleika sem hver pakki býður upp á, sérstaklega þegar þú ert ekki viss um hvað þú þarft. Til að hjálpa þér að þrengja valmöguleikana höfum við útlistað nokkur atriði sem þarf að hafa í huga þegar þú velur hugbúnaðinn:

Að bera kennsl á eiginleika og getu sem þarf (t.d. samþættingu við önnur kerfi)
Meta upplifun notenda (t.d. hversu auðveld í notkun)
Verð og greiðslumöguleikar (t.d. mánaðarlegar eða árs áskriftir)

Kafli 5

Stuðningstæki verkefnastjórnunar

1. Verkefnastjórnunarhugbúnaður

1.7. Ráð til að nota verkefnastjórnunarhugbúnað

Settu þér skýr markmið og væntingar.
Búðu til nákvæmar áætlanir og tímalínur (tímaramma).
Úthlutaðu verkefnum og ábyrgð til liðsmanna, þar á meðal til sjálfs þín ef þú ert verkefnastjóri.
Fylgstu með framvindu og tímamörkum, svo og öllum breytingum á umfangi eða áætlun sem kunna að verða á meðan á innleiðingarferli verkefnastjórnunarhugbúnaðar stendur - þetta mun hjálpa til við að halda öllum á sömu bylgjulengdinni varðandi hvað þarf að gera og hvenær (og hversu langan tíma það mun taka).
Settu upp sjálfvirka ferla eins og tölvupóststilkynningar þegar verkefni eru áætluð, sjálfvirkar áminningar um fundi eða símtöl með samstarfsaðilum/hagsmunaaðilum o.fl., sjálfvirk myndun skýrslna byggðar á gögnum sem færð eru inn í ákveðna reiti innan kerfisins þíns (t.d. vikulegar stöðuuppfærslur).

172

Kafli 5

Stuðningstæki verkefnastjórnunar

1. Verkefnastjórnunarhugbúnaður

1.8. Samantekt

Verkefnastjórnunarhugbúnaður er nauðsynlegur fyrir árangursríka Evrópska verkefnastjórnun. Réttur hugbúnaður gerir teymum kleift að vinna betur saman og ná árangri, og það er mikilvægt að velja réttar lausnir fyrir þínar þarfir. Skilvirk samskipti eru nauðsynleg fyrir öll farsæl fyrirtæki. Þar sem svo margir möguleikar á samskiptahugbúnaði eru í boði er mikilvægt að velja réttu tólin fyrir þitt teymi. Hvort sem þú ert að leita að hópskilaboðaforriti, myndfundaverkfæri eða verkefnastjórnunarhugbúnaði með samskiptaeiginleikum, þá er til tól fyrir þig. Íhugaðu þarfir teymis þíns og prófaðu nokkra mismunandi valkosti til að finna það sem hentar best.

173

Orðskýringar

174

Upphafsfundur

Fyrsti fundur allra samstarfsaðila verkefnisins, eftir að verkefnið hefur verið valið til samfjármögnunar og (sam)fjármagnað (þ.e. styrktarsamningur undirritaður). Í upphafi ætti að vera rými fyrir hvern samstarfsaðila til að kynna skipulag sitt og verkefnishópinn. Á þessum fundi er einnig rætt um framkvæmd verkefnisins

Samstarfssamningur

Innri samningur milli samstarfsaðila verkefnisins sem lýsir innri reglum og skilyrðum fyrir samstarfi við afhendingu tiltekins verkefnis. Þar skal meðal annars koma fram: verkefni og ábyrgð verkefnisstjóra og samstarfsaðila verkefnisins, upplýsingar um úthlutun fjárveitinga og reglur um fjármálastjórn. Samstarfssamningar skulu undirritaðir af löglegum fulltrúum allra samstarfsstofnana strax í upphafi framkvæmdar verkefnisins

Tengiliður

Aðili, valinn af styrkveitanda, sem yrði tengiliður við verkefnið. Hlutverk hans er að fylgjast með og styðja við framkvæmd verkefnisins. Þú getur spurt hann/hana spurninga ef þú hefur einhverjar efasemdir um framkvæmd styrksamningsins. Þú skalt einnig tilkynna honum/henni um allar breytingar á verkefninu; þú getur boðað hann til verkefnisfunda. Það er þess virði að byggja upp gott samband hér - þú gætir fengið fullt af hagnýtum og gagnlegum ráðum.

Glossary

Samfjármögnun / meðfjármögnuð

Meginreglan þar sem hluti af kostnaði við verkefni sem styrkt er af fjármögnunarstofnun ESB verður að vera borinn af styrkþega eða standa undir utanaðkomandi framlögum öðrum en ESB styrknum.

Verkefnisstjóri/Samhæfingarstofnun

Þátttökustofnun sem sækir um styrki til verkefnis fyrir hönd hóps samstarfsstofnana. Verkefnisstjóri hefur sérstakar skyldur sem kveðið er á um í styrksamningi.

175

Samstarfsaðili / Samtök samstarfsaðila

Stofnun / Aðili sem tekur formlega þátt í verkefninu (meðstyrkþegi) en tekur ekki hlutverk samræmingarstjóra.

Styrkjasamningur

Skilgreinir hvaða starfsemi verður ráðist í, lengd verkefnisins, heildarfjárveitingu, taxta og kostnað, framlag fjárlaga ESB, öll réttindi og skyldur og fleira.

Viðbragðsáætlun

Tæki / Tól til að ná sveigjanleika og takast á við ófyrirséðar aðstæður. Þetta er áætlun sem er gerð til að takast á við neyðartilvik eða eitthvað sem gæti hugsanlega gerst og valdið vandamálum í framtíðinni.

Glossary

Mat

Mat er ferlið við að meta árangur áætlunar eða verkefnis. Þetta ferli felur í sér söfnun, greiningu og túlkun gagna.

Áhrif

Langtíma eða óbein áhrif niðurstaðna. Til dæmis munu sumir þátttakendur í raun byrja að reka eigið fyrirtæki og draga úr atvinnuleysi ungs fólks á beinan (þeir fá vinnu) og óbeinan hátt (þeir skapa atvinnutækifæri fyrir aðra).

Sjálfbærni niðurstöður verkefnis

176

Sjálfbærni verkefna í víðu samhengi er þegar umhverfislegir, félagslegir, efnahagslegir þættir verkefnamiðaðrar vinnu mæta núverandi þörfum hagsmunaaðila án þess að skerða eða íþyngja komandi kynslóðum.

Miðlun

Miðlun er athöfnin eða ferlið við að miðla eða dreifa upplýsingum.

Dæmisögur

“Ecological and social aspects of Inclusion and Diversity in adult education.”

Ráðleggingar byggðar á dæmisögu 1

“ Digital transformation for better distance and online teaching and learning for adults.”

Ráðleggingar byggðar á dæmisögu 2

“ Environmental awareness of the learners and educators & supporting active democratic participation of the adult Europeans.”

176

Ráðleggingar byggðar á dæmisögu 3

Ábendingar og hugmyndir um hvernig megi takast á við nýjustu áskoranir fyrir fullorðinsfræðslu

Viðbótarefni og námsefni

177

Fundargerðir

Kafli 1:

Sniðmát fyrir endurgreiðslu launa

Sniðmát fyrir tímablað

Kafli 2:

Sniðmát fyrir innra eftirlit

il baka á bls 106

Til baka á bls 57

il baka á bls136

il baka á bls 68

Kafli 3 :

Rýnihópsniðmát

Kafli 4:

Matssniðmát

SWOT greining sniðmát

il baka á bls 165

178

Stutt viðtöl

STUTT VIÐTÖL OG HUGLEIÐINGAR FYRIR verkþætti

Markmiðið með þessum stuttu hugleiðingum er að sýna fram á fjölbreytileika evrópskra verkefna og margvísleg viðfangsefni.

Poland

Italy

Iceland

Hungary

Portugal

Extra

It is drawing conclusions about the success of the project; Did the project meet its objectives? What was the impact of the project? How can it be improved and what can we learn from it? Is it sustainable? Evaluation usually takes place at specific times in the project work, such as at the end of the project.

Summative evaluation focuses on the effectiveness of a project, its results, sustainability and impact. It is conducted to provide evidence about the success of a project and is usually conducted towards the end. What was achieved and how? What lessons can we learn for our future work? Summative (impact) evaluation aims to assess the quality and impact of a fully implemented project, and to verify if the project has reached its stated goals. Summative evaluation also has several components:

Outcome evaluation Impact evaluation Cost-effectiveness Cost-benefit analysis

Formative evaluation is used for the improvement of the project. It is conducted during the process, often at the mid-point to provide information to make changes in the implementation of the project. Formative (process) evaluation aims to assess initial and ongoing project activities, with a view to improve the work in progress and increase the likelihood that the project will be successful. It is done at several points during the project implementation, and has several components:

Needs assessment Evaluability assessment Implementation evaluation Progress evaluation

Samantektarmat beinist að virkni verkefnis, niðurstöðum þess, sjálfbærni og áhrifum. Það er gert til að veita upplýsingar um árangur verkefnis og er venjulega framkvæmt undir lokin. Hvað náðist og hvernig? Hvaða lærdóm getum við dregið af verkefninu? Samantekt (áhrif)mat miðar að því að meta gæði og áhrif verkefnis og sannreyna hvort það hafi náðáætluðum markmiðum. Heildarmat hefur einnig nokkra þætti: - Árangursmat - Mat á áhrifum - Hagkvæmni - Kostnaðar-ábatagreining

If you're looking for a comprehensive solution that can help you manage your European projects from start to finish, our top pick would be ProjectManager.com. It offers all of the features necessary for effective project management across multiple time zones and languages, including Gantt charts, task lists and calendars - and it integrates seamlessly with other tools such as Slack or Trello so that team members don't have to switch between different applications when working together on a single project (or even multiple ones).

Notast er við mótunarmat til að bæta verkefnið. Það er gert á meðan á ferlinu stendur, oft í miðjum tíma til að veita upplýsingar til að gera breytingar á framkvæmd verkefnisins. Mótunarmat (ferlismat) miðar að því að leggja mat á frum- og áframhaldandi verkefni með það fyrir augum að bæta þá vinnu sem er í vinnslu og auka líkur á að verkefnið skili árangri. Það er gert á nokkrum stöðum meðan á framkvæmd verkefnisins stendur og hefur nokkra þætti: ● Þarfamat ● Mat á mati ● Útfærslumat ● Framvindumat

EU-NET - Toolkit, Part II - IS version

More creations to inspire you

ANCIENT EGYPT

MONSTERS COMIC "SHARING IS CARING"

PARTS OF THE ANIMAL CELL

PARTS OF THE PLANT CELL

PARTS OF A PROKARYOTIC CELL

Transcript