Actividad 1- Diagnostico

Alumna: Ivette Martinez Martinez Boleta: 20190D0057Profesora: Mtra. Evelin A. Zea ElizaldeActividad 1 Ciudad de México 16 de septiembre de 2023

eSCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECNOMÍA Y aRCHIVONOMÍA

InSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Diagnostico y Planeación Documental

1.1 Concepto de diagnóstico

Es una metodología de evaluación sistemática, integral y periódica, cuyo propósito es conocer en profundidad el funcionamiento y la organización administrativa de las principales áreas de gestión de una organización, con el fin de descubrir las causas y efectos de la problemática administrativa.

DIAGNÓSTICO

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1953

1949

1945

1832-1886

1800

1.2 Antecedentes de la auditoría

Linea del tiempo

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1968

1965

1955

1971

1966

Antecedentes de la auditoria

1962

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1994

1987

1977

1972

1989

1978

Antecedentes de la auditoria

1975

Constituye la base de referencia para conocer los problemas administrativos dentro de una organización y proporcionar la solución más factible.Facilita determinar los objetivos de un estudio administrativo.Permite realizar un enfoque "crea el interés"necesario por parte de los ejecutivos y empleados de la empresa.

1.3 Importancia del diagnóstico

1.4. Diagnóstico documental

Consiste en la revisión minuciosa de los documentos que maneja una compañía y debe ser efectuado por un especialista en gestión documental, cuya labor es examinar y comprobar que los documentos se encuentren en buen estado, verificando que exista una organización dependiendo de las necesidades de cada compañía, reportando cualquier anomalía que identifique y generando las acciones a tener en cuenta para tener un proceso documental adecuado.

Carrillo, Landeros, define el diagnóstico como“Un medio de primer orden en el conocimiento de la naturaleza, características y origen de los problemas que afectan al funcionamiento normal de una organización, provee los elementos para saber cuales son las condiciones que prevalecen en su entorno al percibir tanto lo referente al análisis . Por lo tanto el ambito documental se aduca en la organización , podemos decir que debera contar con los instrumentos y elementos que hagan recuperable el momento oportuno con la confiablidad que requiere cliente-usuario

1.5 ÁMBITO

• En el sentdo amplio

Abarca diversas áreas que conforman el archivo como son: áreas de procesos, los recursos materiales y los recursos humano. La amplitud de un diagnóstico de este tipo puede ser tan extensa que se deben cuidar aspectos importantes, para no perderse es por ello que debemos tener cuidado en la recolección de datos y sobre todo en el análisis y procesamiento de información, más aún en la elaboración de la propuesta de solución. Una característica favorable de la aplicación de una propuesta derivada de un diagnóstico amplio, es que los resultados se ven reflejados en menor tiempo.

El diagnostico archivistico se divide en dos:

Los diagnósticos están enfocados a un área específica es decir, a los procesos técnicos, a la evaluación de los recursos humanos, etc. Cuando se realiza un diagnóstico de este tipo, evita el grado de error o el “amontonamiento de errores”, haciéndolo más veraz y con información completa y especifica.

• En el sentido estricto

Características

• Abarca todas las áreas de una unidad Documental.
• El tiempo de la evaluación tiende a ampliarse por ser de mayor magnitud.

• Por ser amplia la propuesta de solución es mayor sobre todo la toma de decisiones de quienes compran la idea del diagnóstico, tardara para ser aprobada (no siempre).
• El costo se incrementa considerablemente por incluir todas las áreas.
• El beneficio es múltiple, los resultados son paralelos y se dan en menor tiempo

Diagnostico Amplio

Características

Tiende a ser más preciso por el analisis y procesamiento de la información La envaluación y analisis es en menor tiempo, de igual forma la preparación de resultados.El análisis y la preparación deben tener como objetivo:El costo es menor porque abarca un área especifica.Las decisiones de comprar la idea tiende a tomarse rápidamente (no siempre) ya que el costo es menos y la solución implica reducción de tiempo.El beneficio es únicamente a un área y por lo tanto el resultado integral es paulatino.

Diagnostico Estricto

Se divide en cuatro etapas, las tres primeros constituyen al diagnóstico en su esencia y el último es el que le da la fuerza y la estructura formal y objetiva, en donde se plantean las alternativas de solución a los problemas detectados.

Etapas del diagnóstico

Es importante que se tomen decisiones sean con bases firmes y sin preferencias, tomando en cuenta los beneficios que traerán consigo en un futuro. Cumplir con las expectativas de las personas a quienes se les presentará el diagnóstico o bien solamente la propuesta, determina el resultado de una sana decisión, bajo este enfoque se incrementa la posibilidad de que sea aprobado. Para establecer esta relación de modo formal y sobre todo profesional, se debe comprender que no solamente existe laboralmente, sino que es una relación de cliente-proveedor.

En la realización del diagnóstico, la relación cliente-proveedor tiene que estar bien definida de ello depende el éxito del mismo, como a continuación lo vemos con los siguientes factores:

1. Existe una decisión compartida y compromiso mutuo
2. Disponibilidad de información necesaria
3. Voluntad para solucionar el problema

Relaciones internas cliente-Proveedor

Decisión compartida y compromiso mutuo

La decisión compartida es la integración de necesidades que existen entre ambas partes, es decir la parte que necesita el servicio y la parte que aplica el diagnóstico, proporciona el servicio y da solución al problema. El compromiso mutuo se da desde la perspectiva “clienteproveedor”, en el entendido que es la relación existente entre quien adquiere un servicio y quien lo proporciona y se da cuando están dispuestos a interactuar para reconocer y solucionar la desviación presentada. Interactuar se debe entender como la inversión de tiempo, planteamiento de necesidades, intercambio de información y la ética profesional aplicada al servicio que se de.

Factores de un buen diagnostisco

La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final

recopilación de información

En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones

Comprende la estructuración de planes ideas y previsiones.La planeación diagnóstica está enfocada a:

1. Delimitar y analizar lo que se va a hacer
2. Los aspectos a evaluar
3. Como se va a evaluar
4. El método de análisis de la información
5. Propuestas, sugerencias, recomendaciones y observaciones

1.6.1 Planeación

1.6.2 Desarrollo

Se evalúan los recursos que previamente se tomaron en cuenta o que fueron delimitados, así el desarrollo es: La evaluación del funcionamiento de los recursos que integran una unidad documental. Así como la planeación, el desarrollo también tiene una serie de planteamientos como son:

• El desarrollo del diagnóstico está sustentado en los planes, métodos y estrategias que se planearon previamente.
• Su estructura está basado en el orden, parte de lo general a lo particular.
• Si existe desviación alguna por algún factor que no haya sido contemplado o que sea una variante, es el momento oportuno para ajustar lo planeado.

Se debe considerar ciertos procesos archivísticos que son:Conocimiento de la teoría Archivonómica El análisis de la teoría y de procedimientos permite una visión amplia de los requerimientos de las unidades documentales, es un hecho que su análisis y la evaluación tiene mayor precisión cuando se hace por un profesionista, en comparación con las personas que no dominan el área. Experiencia práctica Dentro de este ámbito y para la aplicación de un diagnóstico es conveniente tener experiencia, ya que proporciona un panorama más acertado y real de la situación de las unidades documentales, además de que existe la posibilidad de comparar y/o aplicar qué funcionó bien, qué no y cómo se hizo. Evitar el “supongo que...”, “tengo la idea que es...”, “creo que...” Esta fase es de comprensión y por lo tanto se deben evitar suposiciones, supuestos, ideas sin fundamento, y creencias vagas poco sustentables.

1.6.3 Evaluación de resultados

Es más una forma de pensar que un proceso burocrático. Para aumentar su usabilidad es importante que contenga suficientes detalles como para permitir continuar con la siguiente fase sucesiva en el proyecto, facilitando la aplicación de un análisis comparativo en la preparación de la auditoría del proyecto final que evalúe lo que se consigue entregar, en comparación con lo que se propuso en el estudio de viabilidad.

1.6.4 Estudio de viabilidad

Ventajas

• Identificar las limitaciones, restricciones y supuestos.
• Detectar las oportunidades.
• Analizar el modo actual de funcionamiento de la organización.
• Definir los requisitos que configuran el proyecto.
• Evaluar las distintas alternativas.
• Llegar a un acuerdo sobre la línea de acción.
• Hace alusión al propósito y se utiliza para definir el problema de la empresa que necesita ser resuelto o la oportunidad de negocio que se quiere aprovechar.

El diagnóstico nos permite conocer la organización, funcionamiento y el área de objeto de estudio, con la finalidad de detectar problemas y asi analizar y proponer alternativas para la solución de problemas, considerando las etapas del proceso diagnostico como la planeación delimitando los recursos con los que se cuenta, cuales seran los elementos a evaluar y de que manera se realizara y sus otras etapas como el desarrollo, la evaluación diagnóstica y el estudio de viabilidad.

Conclusiones

EUROINNOVA (2023), Que es un diagnóstico en administración. Recuperado el 16 de septiembre de 2023 a las 20:34 de: https://www.euroinnova.mx/blog/que-es-un-diagnostico-en-administracion GESTIOPOLIS (2023), Antecedentes históricos de la auditoria administrativa. Recuperado el 16 de septiembre de 2023 a las 20:45 de: https://www.gestiopolis.com/antecedentes-historicos-de-la-auditoria-administrativa/ LIFENDER (2023), Diagnostico administrativo. Recuperado el 16 de septiembre de 2023 a las 20:38 de: https://www.lifeder.com/diagnostico-administrativo/ MARTINEZ. B.D (2004), Técnicas De Diagnóstico Y Planeación Documental Guía De Autoaprendizaje, México. Recuperado el 17 de septiembre de 2023 a las 14:00 de: chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/613438/mod_resource/content/1/tecnicas-de-diagnostico-y-planeacion-documental.pdf PEREZ, A. (2021), Estudio de viabilidad. Recuperado el 17 de septiembre de 2023 a las 13:00 de: https://www.obsbusiness.school/blog/estudio-de-viabilidad-de-un-proyecto-estructura-e-importancia UAEH (2023), Antecedentes históricos y futuro de la auditoria administrativa. Recuperado el 16 de septiembre de 2023 a las 21:35 de: https://www.uaeh.edu.mx/scige/boletin/tlahuelilpan/n7/m1.html

BIBLIOGRAFÍA

¡Gracias!