Aan de slag met Twizzit!

Aan de slag metTwizzit

Het nieuwe ledenbeheerplatform van Koor&Stem

START

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Koren die zijn aangesloten bij Koor&Stem gebruiken het platform Twizzit, waarmee je je lidmaatschap in orde brengt. Met deze "Aan de slag"-gids tonen we je stap voor stap hoe je de koor- en ledenadministratie beheert. We focussen daarbij op de start van een nieuw werkjaar; uiteraard zijn sommige stappen ook bruikbaar doorheen het jaar.Op de volgende pagina's zal je links steeds de voortgang zien van het proces, zodat je het overzicht niet verliest. Vanuit dat overzicht kan je ook steeds klikken naar de gewenste stap. Soms kan je doorklikken naar een instructievideo of de uitgebreide handleiding.Sluit je koor voor de eerste keer aan bij Koor&Stem? Kies dan voor "Nieuwe aansluiting". Wil je je kooraansluiting verlengen? Kies dan voor "Heraansluiting".

01

HERAANSLUITING

02

NIEUWE AANSLUITING

03

04

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Kies deze optie als je koor voor de eerste keer aansluit bij Koor&Stem.

Kies deze optie als je koor voor heraansluit bij Koor&Stem.

STAP 1 - AANMELDEN

01

02

1. Klik op de link die je vindt in de welkomstmail van Koor&Stem; check zeker ook de spamfolder van je e-mailprogramma
2. Kies een gebruikersnaam en wachtwoord
3. Bevestig het wachtwoord en klik op "Opslaan & verder"

03

04

Bij het aanmaken van een Twizzit-omgeving zal Koor&Stem een welkomstmail versturen naar de opgegeven admin(s). Een admin is de persoon die alles in de Twizzit-omgeving kan instellen.

Ik vind nergens een welkomstmail?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

HANDLEIDING P. 42

Instructievideo

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

04

Koor&Stem maakt een Twizzit-omgeving aan voor je koor. Daarna is het aan de admin om de kooradministratie vorm te geven. De eerste stap daarbij is het aanmaken van de koorgroep(en).

Belangrijk!Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

HANDLEIDING P. 48

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

04

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om je zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen. Als je voor de eerste keer dit doet, hou er dan rekening mee dat dit wel wat tijd vraagt!

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk koorlid.

1. Een nieuw contact toevoegen aan CRM
2. Een lidmaatschap toekennen aan het nieuwe contact
3. Het nieuwe contact linken aan de koorgroep

Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

HANDLEIDING P. 53

Instructievideo

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

MEERDERE CONTACTEN IN 1 KEER?

04

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Stap 2

1. Een nieuw contact toevoegen

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop3. Klik op de optie 'Contact'4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

HANDLEIDING P. 53

Instructievideo

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

04

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

2. Een lidmaatschap toekennen

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie)6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

Stap 2

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

HANDLEIDING P. 54

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Instructievideo

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

04

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

3. Linken aan de koorgroep

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan"4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe"5. Selecteer een functie en de groep6. Klik op "Opslaan".

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

HANDLEIDING P. 55

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Instructievideo

Klaar!

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen:1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep?2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket?3. Is de groepssynchronisatie in orde?

04

Stap 2

STAP 4 - CONTROLE

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

ontbreken er zangers?

02

03

04

STAP 4 - CONTROLE

Stap 2

1. Zijn alle zangers gelinkt?

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

Administratieve voorbereiding

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

ontbreken er zangers?

04

STAP 4 - CONTROLE

Stap 2

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

03

STAP 4 - CONTROLE

3. Is de groepssynchronisatie in orde?

04

Zie je geen groen vinkje?

Stap 2

Administratieve voorbereiding

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Contact toevoegen

• Lidmaatschap toekennen

• Linken aan de koorgroep

Welkom!

Klaar!

Stap 4

Controle

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

Geen tab "beheren"?

wachtwoord/gebruikersnaam VERGETEN?

02

03

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Geef, indien gevraagd, je gebruikersnaam en wachtwoord in
3. Eénmaal ingelogd, controleer of je in het blauwe navigatiemenu de tab "Beheren" ziet

STAP 1 - AANMELDEN

04

HANDLEIDING P. 45

Aanmelden

Stap 1

Stap 3

Ledenadministratie

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

Bij een heraansluiting neem je even de tijd om de Twizzit-omgeving volledig klaar te maken voor het nieuwe koorjaar. Dat doe je met volgende 4 stappen.

02

03

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

04

Stap 3

Ledenadministratie

HANDLEIDING P. 45

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

Instructievideo

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

1. Een nieuw seizoen aanmaken
2. De bestaande koorgroep(en) kopiëren
3. Groepgegevens nakijken en aanpassen
4. Een nieuwe koorgroep maken (optioneel)

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

Een koorgroep, gelinkt aan Koor&Stem, wordt gelinkt aan een specifiek koorseizoen. Zo hou je op een eenvoudige manier bij wie wanneer bij het koor heeft gezongen. Ook voor Koor&Stem is dit handige informatie om zo de evolutie van de Vlaamse koren in kaart te brengen. Zo maak je een nieuw seizoen:

02

03

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

1. Klik op Beheren, Instellingen (onderaan blauwe navigatie)
2. Klik op Seizoenen (midden)
3. Klik op de groene '+' knop en vul de gegevens in:

- naam: jaartal-jaartal (bv. 2023-2024)- startdatum: seizoen loopt van 1 oktober tem 30 september 4. Vink de 2 sliders aan

HANDLEIDING P. 45

04

Stap 3

Ledenadministratie

1. Een nieuw seizoen aanmaken

Instructievideo

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

Omdat groepen steeds gelinkt zijn aan een specifiek seizoen, zal je merken dat bij het aanmaken van een nieuw seizoen de groep(en) nog niet in het nieuwe seizoen staan. Daarom moet je als volgende stap de bestaande koorgroep(en) integraal kopiëren:

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

03

1. Klik op Beheren, Beheer groepen
2. Selecteer het seizoen van waaruit je de groep wil kopiëren
3. Vink de groepen aan die je wil kopiëren
4. Klik op "Acties" en dan op "Kopieer"
5. Vink alle opties aan en klik op "Kopiëren"
6. Klik op "Opslaan"

2. De koorgroep(en) kopiëren

HANDLEIDING P. 47

04

Stap 3

Ledenadministratie

Instructievideo

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik op de groepsnaam, zodat de profielpagina opent
3. Bij “Gelinkte groepen” zie je de groepsinformatie die gedeeld wordt met Koor&Stem
4. Klik op “Wijzig” om deze groepsinformatie aan te passen of aan te vullen.

03

Een koorgroep wordt gelinkt aan Koor&Stem, wat betekent dat de informatie van de groep ook wordt gesynchroniseerd met Koor&Stem. Het is dus belangrijk om steeds na te kijken of alle informatie nog steeds up-to-date en juist is, zodat geen foute gegevens gebruikt worden.

3. Koorgegevens controleren

HANDLEIDING P. 49

04

Stap 3

Ledenadministratie

Instructievideo

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Besteed hierbij bijzondere aandacht aan volgende opties:- publiceer groep op website Koor&Stem- maxi-lidmaatschap- toegang tot de bibliotheek- repetitielocatie

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

HANDLEIDING P. 48

02

STAP 2 - ADMINISTRATIEVE VOORBEREIDING

Heb je binnen de organisatie een extra koor opgericht (bv. een kinderkoor, een seniorenkoor, popkoor, ...), dan kan je die als aparte koorgroep in Twizzit inrichten.

03

Belangrijk!Vink zeker het vinkje aan "Link aan Koor&Stem vzw"

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop
3. Kies voor "Voeg groep toe"
4. Vul in het volgende venster alle gevraagde gegevens in

4. Nieuwe koorgroep nodig?

04

Stap 3

Ledenadministratie

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

HANDLEIDING P. 51

02

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

1. Controleer de persoonsgegevens van de koorleden
2. Controleer de functies van koorleden (ook bestuursleden, ...)
3. Verwijder koorleden die gestopt zijn
4. Voeg nieuwe koorleden toe

03

04

Stap 3

Ledenadministratie

Als de administratieve voorbereiding achter de rug is, ga je de ledenadministratie in orde brengen. Neem daarbij de volgende 4 stappen, die we in deze volgorde aanraden:

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

HANDLEIDING P. 51

01

Instructievideo

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

02

1. Controleer de persoonsgegevens

03

1. Ga via Beheren < CRM.
2. Klik op de naam van het koorlid waarvan je gegevens wil aanpassen.
3. Klik op de groene letters ‘Aanpassen’.
4. Klik nadien zeker op ‘Aanpassingen opslaan’ onderaan (groene knop).

04

In Twizzit kan je gemakkelijk alle gegevens van je koorleden bijhouden (naam, adres, telefoonnummer, email, geboortedatum, ...). Deze gegevens worden gesynchroniseerd met Koor&Stem. In onze privacyverklaring lees je wat Koor&Stem wel en niet doet met deze gegevens.

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 3

Ledenadministratie

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

HANDLEIDING P. 52

01

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

Instructievideo

02

2. Controleer de functies van de koorleden

03

1. Ga naar Beheren, Beheer groepen
2. Klik op de naam van het koor, zodat de profielpagina opent
3. Onder elke naam (groen) zie je de functie vermeld staan
4. Klik op de 3 verticale puntjes en kies voor "Wijzig"
5. Kies de gewenste functie en klik op de groene knop "Opslaan"

04

Twizzit is zo opgebouwd dat je een persoon steeds met een “functie” in een koorgroep zet. Er zijn vier functies die noodzakelijk zijn voor een goede communicatie tussen Koor&Stem en het koor: dirigent, contactpersoon, voorzitter en ledenbeheerder. Het is dus belangrijk dat deze functies juist ingesteld staan.In deze lijst kunnen leden meerdere keren vermeld worden, omdat ze meerdere functies hebben. Zo is je voorzitter ook een zanger, waardoor die 2 keer in de ledenlijst toegevoegd wordt.

Stap 3

Ledenadministratie

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

HANDLEIDING P. 52

Instructievideo

01

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

02

3. Verwijder gestopte koorleden

03

1. Kies in hetzelfde venster bovenaan ‘Gelinkt aan’.
2. Klik vervolgens op de rode letters ‘Verwijder’.
3. Herhaal dit voor alle functies die de persoon in alle groepen (koren) uitoefent.

04

Wanneer zangers het koor verlaten, wil je die uiteraard verwijderen uit de ledenlijst. Belangrijk is dat je hiervoor 2 stappen moet zetten: 1/ het koorlid uit de groep verwijderen én 2/ het lidmaatschap Koor&Stem beëindigen

Stap 3

Ledenadministratie

1. Klik op de naam van een persoon voor wie je een lidmaatschap wil verwijderen.
2. Scroll een beetje naar beneden tot je ‘lidmaatschappen’ ziet staan.
3. Klik op de drie zwarte bolletjes naast het lidmaatschap bij Koor&Stem.
4. Kies ‘Beëindig lidmaatschap’.

Het koorlid verwijderen uit de groep

Het lidmaatschap voor het koorlid beëindigen

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

HANDLEIDING P. 53

Instructievideo

01

02

3. LINKEN AAN DE GROEP

2. LIDMAATSCHAP TOEKENNEN

03

STAP 3 - LEDENADMINISTRATIE

1. CONTACT TOEVOEGEN AAN CRM

4. Voeg nieuwe koorleden toe

04

Stap 3

Ledenadministratie

Na het aanmaken van je koorgroep(en) is het tijd om nieuwe zangers in te geven in Twizzit. Dit gebeurt in 3 stappen.

Herhaal onderstaande 3 stappen voor elk nieuw koorlid. Het is zeer belangrijk voor een juiste werking van Twizzit dat je voor elke zanger deze stappen doorloopt.

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

02

Als je alle stappen doorlopen hebt, doe je best nog eens een laatste controle. Deze bestaat uit 3 stappen:1. Zijn alle zangers gelinkt aan de (juiste) koorgroep?2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem met het gewenste verzekeringspakket?3. Is de groepssynchronisatie in orde?

03

STAP 4 - CONTROLE

04

Stap 3

Ledenadministratie

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Stap 4

Controle

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

ontbreken er zangers?

01

02

03

STAP 4 - CONTROLE

1. Zijn alle zangers gelinkt?

04

1. Ga naar Beheren < Beheer Groepen
2. Klik op de naam van de koorgroep, zodat de profielpagina opent
3. Kijk of alle zangers vermeld staan in de ledenlijst

Let op: sommige namen kunnen dubbel in deze lijst staan, omdat ze toegevoegd zijn met meerdere functies.

Stap 3

Ledenadministratie

Stap 4

Controle

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

ontbreken er zangers?

02

03

STAP 4 - CONTROLE

04

Stap 3

2. Hebben alle zangers een lidmaatschap Koor&Stem?

Ledenadministratie

1. Ga naar Beheren < CRM
2. Klik op het filtericoon, rechts bovenaan
3. Klik op "Lidmaatschap details (Koor&Stem vzw)"
4. Kies bij "Heeft een huidig lidmaatschap" voor "Ja"
5. Klik bovenaan op de blauwe knop "Zoeken"

Het aantal contacten dat dan verschijnt, moet gelijk zijn aan het aantal unieke leden van je koor.

Stap 4

Controle

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

01

Zie je geen groen vinkje?

02

STAP 4 - CONTROLE

2. Is de groepssynchronisatie in orde?

03

04

Stap 3

Ledenadministratie

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Rechts van de groepsnaam staat bij een geslaagde synchronisatie een groen vinkje

Als alle zangers gelinkt zijn de (juiste) koorgroep én een geldig lidmaatschap Koor&Stem hebben, kan de groep volledig gesynchroniseerd worden met Koor&Stem.

Stap 4

Controle

Aanmelden

Stap 1

• Persoonsgegevens

• Functies controle

• Gestopte koorleden

Welkom!

Stap 2

Administratieve voorbereiding

• Nieuw seizoen

• Groep kopiëren

• Koorgegevens controleren

• Nieuwe groep

• Nieuwe koorleden

Klaar!

• Juist gelinkt?

• Lidmaatschap?

• Synchronisatie?

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

Volgende stap

Vorige stap

KLAAR!

TERUG NAAR STAP 1

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

• Agenda en aanwezigheden

Klik voor meer info

• Je koorleden op Twizzit

Klik voor meer info

• Chatten via Twizzit

Klik voor meer info

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

Koor&Stem

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

Contact

KLAAR!

Als je aan deze stap bent gekomen, zou normaal gezien alles in orde moeten zijn in je Twizzit-omgeving. We hopen dat deze beknopte handleiding je voldoende geholpen heeft om alles juist te zetten.

Wist je trouwens dat je in het basispakket Twizzit, inbegrepen in je lidmaatschap, ook nog andere mogelijkheden hebt?

TERUG NAAR STAP 1

Twizzit biedt ook nog andere functies, die je koorwerking kunnen ondersteunen. Volgende pakketten kan je aan een voordeeltarief aankopen (deze zijn dus niet inbegrepen in je lidmaatschap):

• Pakket "Piano": verstuur professioneel ogende nieuwsbrieven vanuit Twizzit

• Pakket "Forte": verkoop online tickets voor je kooractiviteiten, regel de betaling online en scan ze aan de ingang

• Pakket "Fortissimo": krijg toegang tot alle functies van Twizzit

Koor&Stem

Contact

FAQ

Ledenbeheer

Twizzit helpcenter

• Agenda en aanwezigheden

Klik voor meer info

• Je koorleden op Twizzit

Klik voor meer info

• Chatten via Twizzit

Klik voor meer info

HANDLEIDING P. 54

Een nieuw contact toevoegen

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik rechts onderaan op de groene '+'-knop3. Klik op de optie 'Contact'4. Vul de benodigde gegevens van het nieuwe contact 5. Klik op "Maak nieuw contact"

HANDLEIDING P. 58

video mailing

video chat

Chatten en mailen via Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 6

Heb je geen welkomstmail ontvangen?

Kreeg je geen uitnodigingsmail, dan kan je het inloggen zelf starten door volgende stappen te volgen:

1. Surf naar https://app.twizzit.com
2. Klik onder aan op "Registreer hier"
3. Geef de naam van je koor in, en kies uit de zoekresultaten
4. Geef je voornaam en achternaam, en klik op "Zoeken"
5. Kies voor "Login aanvragen" naast je naam

Ontbreken er zangers?

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

HANDLEIDING P. 54

Een lidmaatschap toekennen

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik op de naam van het nieuwe koorlid3. Scroll op de profielpagina een beetje naar beneden tot je "lidmaatschappen" ziet staan4. Klik op de knop "Voeg toe" om een lidmaatschap toe te voegen5. Kies voor voor "Lidmaatschap Koor&Stem" (3e optie)6. Duid aan welk verzekeringspakket je wenst (Niet-verzekerd, BA, LO, BA+LO)

1. surf naar https://app.twizzit.com
2. typ de naam van je koor in
3. typ je voornaam en naam in - het systeem zal je terugvinden
4. klik op "Login aanvragen"

Wachtwoord/gebruikersnaam vergeten?

Je kan zelf je inloggegevens vernieuwen, in het geval dat je je wachtwoord en/of gebruikersnaam bent vergeten.

HANDLEIDING P. 8

Instructievideo

HANDLEIDING P. 64

Instructievideo

Agenda en aanwezigheden

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

Ontbreken er zangers?

Klik hier om te zien hoe je een lidmaatschap toekent.

Als in de gevraagde lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat voor hen nog geen lidmaatschap werd toegekend. Een lidmaatschap is verplicht om de zangers correct aan te sluiten bij Koor&Stem.

HANDLEIDING P. 11

TWIZZIT HELPCENTER

Meerdere contacten in 1 keer toevoegen

Heb je wat ervaring met CSV-bestanden, dan kan je ervoor kiezen om meerdere contacten in 1 keer toe te voegen aan Twizzit.

1. Ga naar CRM en klik op de groene '+'-knop
2. Kies voor "Meerdere contacten toevoegen"
3. Maak een correct importbestand met de gegevens van je koorleden
4. Importeer het bestand in Twizzit

Instructievideo

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 55

Linken aan de koorgroep

1. Ga naar Beheren < CRM2. Klik op de naam van het koorlid dat je aan het koor wil toevoegen3. Kies bovenaan de profielpagina voor "Gelinkt aan"4. Klik op de groene letters "Voeg aan groep toe"5. Selecteer een functie en de groep6. Klik op "Opslaan".

Instructievideo

Je koorleden uitnodigen op Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 58

video mailing

video chat

Chatten en mailen via Twizzit

Elk contact in je CRM kan je uitnodigen op Twizzit om zo bij te dragen aan de werking van je organisatie. Contacten uitnodigen op Twizzit doe je via een loginuitnodiging. Deze uitnodiging wordt per e-mail verstuurd (naar e-mailadres 1) en bevat een link waarmee het contact een gebruikersnaam en wachtwoord kan kiezen. Nadien kan het contact telkens opnieuw inloggen op Twizzit met deze inloggegevens.

HANDLEIDING P. 64

Instructievideo

Agenda en aanwezigheden

Repetities, concerten, vergaderingen of algemene activiteiten van de vereniging; met de module “beheer agenda” beheer je ze allemaal op één centrale plaats. Dit resulteert in een duidelijk overzicht van wat er op de planning staat, welke accommodatie nog beschikbaar is en wie er aanwezig zal zijn. Je kan de planning ook rechtstreeks met de betrokken personen communiceren.

Zie je geen groen vinkje?

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

Zie je geen groen vinkje?

1. Ga naar Beheren < Beheer groepen
2. Klik bovenaan in de witte balk op "Koor&Stem vzw"
3. Klik rechts in de balk van je koornaam op de 3 verticale puntjes
4. Kies voor "Synchroniseer groepsindeling"

Controleer dan zeker nog eens of alle koorleden een lidmaatschap Koor&Stem kregen. Als dat juist ingesteld staat, kan het zijn dat de automatische synchronisatie even op zich wachten. Je kan de synchronisatie manueel starten:

Ontbreken er zangers?

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.

Geen tab "Beheren"?

VIDEO vanaf 4:35

Als je de tab "Beheren" niet ziet, betekent dat dat je geen admin-rechten hebt. Vraag aan de vorige admin om je rechten toe te kennen.

Kan de vorig admin je niet verder helpen, contacteer dan Koor&Stem.

Ontbreken er zangers?

Klik hier om te zien hoe je contacten linkt aan je koorgroep.

Als in de lijst sommige zangers ontbreken, dan betekent dat dat zij nog niet gelinkt werden aan de koorgroep.