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novedades de la información documentada junio - julio 2023

El documento en el cual se indican los requisitos de documentos que aplican para el trámite de honorarios por todo concepto y demás operaciones realizadas por la Universidad, es?

C. PRE-GU-001-UDES Guía de Presupuesto.

B. VAF-P1.001-UDES Políticas Institucionales de los procesos y subprocesos del SGC-VAF.

A. VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y pagos.

Pregunta 1/5 Documentos SGC-VAF

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VAF-GU-001-UDES. Contiene orientaciones para contratistas, proveedores y funcionarios de la Universidad de Santander, acerca de los requisitos documentales que deben presentar para realizar trámites de aprobación de ejecución presupuestal, legalización de compras de productos y/o servicios y pagos de facturas y/u obligaciones generadas de las operaciones comerciales realizadas con la Universidad. Incluye también información sobre la requisición, requisitos y condiciones especiales para solicitudes de adquisición de bienes y servicios, anticipos a contratos, gastos de viaje, honorarios, reintegros de dinero, publicidad.

Respuesta correcta

C. VAF-PR-006-UDES Procedimiento de la Gestión del Cambios

B. VAF-PG-004-UDES Programa Gestión del Conocimiento

A. VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación

Este documento se orienta a la mejora de la competencias, habilidades y capacidades necesarias para el óptimo desempeño laboral del personal de los procesos y subproceso del SGC-VAF

Pregunta 2/5 Documentos SGC-VAF

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El programa de capacitación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera VAF (VAF-PG-001-UDES) de la Universidad de Santander, es una herramienta de mejora del capital humano que tiene como objetivo aumentar la eficacia en las actividades que desarrollan a diario.

Respuesta correcta

D. DIF-FT-003-UDES Reembolso de Caja Menor

C. DIF-PR-001-UDES Control y Seguimiento Gestión Financiera

B. DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos

A. DIF-GU-001-UDES Guía para el Manejo de Cajas Menores

En este documento se incluyen orientaciones para los colaboradores responsables del manejo de fondos de efectivo destinados para pago de imprevistos o urgentes de menor cuantía.

Pregunta 3/5 Documentos de interés general

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•Las cajas menores son un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo es confiado a un colaborador, con el fin de atender gastos imprevistos y urgentes de menor cuantía que requiera la institución, en el cumplimiento de sus objetivos misionales. la Guía para el Manejo de Cajas Menores DIF-GU-001-UDES, pretende establecer el procedimiento para un adecuado manejo y control de las cajas menores existentes en la Universidad.

Respuesta correcta

C. El uso de los logosímbolos en el encabezado solo aplica para procesos y subprocesos dentro del alcance del certificado otorgado al SGC-VAF.

B. La estructura del encabezado no está definida

A.Por lineamiento institucional.

En el encabezado de los documentos de los procesos y subprocesos que se están incorporando al SGC-VAF no se incluyen los logosímbolos de ICONTEC e IQNET. ¿Porque no se incluyen?

Pregunta 4/5 Proyecto de ampliación del alcance del SGC-VAF

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En el documento VAF-PC-001-UDES Protocolo de Aplicación de la Marca de Conformidad de la Certificación ICONTEC, que está basado en el Reglamento de la Certificación de ICONTEC de sistemas de gestión y en los Manuales de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para sistemas de gestión, en el numeral 5.2.8 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC en la documentación, se define la aplicación de estos logosímbolos cuando el proceso o subproceso esté en el alcance del certificado de conformidad.

Respuesta correcta

D. Pierde su vigencia, por un cambio o es eliminado.

C. Hace referencia de otros documentos que no están vigentes.

B. No se está utilizando.

A. Pasa un año sin revisarse.

Se dice que un documento es obsoleto cuando...

Pregunta 5/5 Proyecto de ampliación del alcance

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El proceso de Gestión Documental es el responsable de la verificación del uso de versiones vigentes de los documentos del SGC-VAF y de los procesos y subprocesos que lo conforman. Para esto periodicamente revisa la documentación disponibile en el punto de uso, y disponible en micrositios con el fin de reportar incidencias de uso de documentos obsoletos. Estos hallazgos se reportan como no conformidades, fuente Seguimiento Información Documentada.

Respuesta correcta

respuestas

INicio

¡NIVEL COMPLETADO¡envíe la evidencia al correo sgc-vaf@udes.edu.co y participe por sus blokes. Fecha límite agosto 22 de 2023.

INicio

Pierde su vigencia, por un cambio o es eliminado.

El uso de los logosímbolos en el encabezado solo aplica para procesos y subprocesos dentro del alcance del certificado otorgado al SGC-VAF.

DIF-GU-001-UDES Guía para el Manejo de Cajas Menores.

VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación.

VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

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VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos. V. 11 Junio 6/23 VAF-FT-003-UDES Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones. V. 08 Junio 30/23 VAF-PR-005-UDES Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones V.13 Julio 4/23

¡Consulte la información sobre la Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

SGC-VAF

TAH-FT-007 UDES Solicitud de Salida y/o Permiso V. 06 junio 5/23. COM-FT-002-UDES Autorización Uso de Imagen V. 06 julio 4/23 COM-GU-002-UDES Guía Protocolo para Eventos Institucionales. V.01 Julio 7/23. DIF-GU-001-UDES Guía para el manejo de Cajas Menores. V.10 Julio 17/23. DIF-FT-006-UDES Documento Equivalente a la Factura. V.09 Julio 17/23.

ANA-CP-001-UDES Caracterización Analítica Aadémica Mayo 30/23 VEN-CP-001-UDES Caracterización Enseñanza Junio 8/23 BII-CP-001-UDES Caracterización Bienestar Institucional Junio 8/23 DEE-CP-001-UDES Caracterización Desarrollo Estudiantil Junio 8/23 CEI-CP-001-UDES Caracterización Centro de Idiomas Junio 21/23

Caracterizaciones V. 00

¡Consulte la información sobre la Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos. V. 11 Junio 6/23 VAF-FT-003-UDES Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones. V. 08 Junio 30/23 VAF-PR-005-UDES Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones V.13 Julio 4/23

SGC-VAF

EDC-CP-001-UDES Caracterización Educación Continua Julio 4/23 GRA-CP-001-UDES Caracterización Graduados Julio 4/23 CEC-CP-001-UDES Caracterización Centro de Conciliación Julio 5/23 COJ-CP-001-UDES Caracterización Consultorio Jurídico Julio 14/23

Caracterizaciones V.00

VAF-FT-031-UDES Identificación de Posibles Salidas No Conformes. V.04 Julio 14/23 VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación V.11 Julio 14/23 VAF-PG-004-UDES Programa de Gestión del Conocimiento. V.05 Agosto 2/23.