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novedades de la información documentada junio - julio 2023

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Pregunta 1/5 Documentos SGC-VAF

A. VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y pagos.

B. VAF-P1.001-UDES Políticas Institucionales de los procesos y subprocesos del SGC-VAF.

C. PRE-GU-001-UDES Guía de Presupuesto.

El documento en el cual se indican los requisitos de documentos que aplican para el trámite de honorarios por todo concepto y demás operaciones realizadas por la Universidad, es?

Respuesta correcta

VAF-GU-001-UDES. Contiene orientaciones para contratistas, proveedores y funcionarios de la Universidad de Santander, acerca de los requisitos documentales que deben presentar para realizar trámites de aprobación de ejecución presupuestal, legalización de compras de productos y/o servicios y pagos de facturas y/u obligaciones generadas de las operaciones comerciales realizadas con la Universidad. Incluye también información sobre la requisición, requisitos y condiciones especiales para solicitudes de adquisición de bienes y servicios, anticipos a contratos, gastos de viaje, honorarios, reintegros de dinero, publicidad.

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Pregunta 2/5 Documentos SGC-VAF

Este documento se orienta a la mejora de la competencias, habilidades y capacidades necesarias para el óptimo desempeño laboral del personal de los procesos y subproceso del SGC-VAF

A. VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación

B. VAF-PG-004-UDES Programa Gestión del Conocimiento

C. VAF-PR-006-UDES Procedimiento de la Gestión del Cambios

Respuesta correcta

El programa de capacitación del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera VAF (VAF-PG-001-UDES) de la Universidad de Santander, es una herramienta de mejora del capital humano que tiene como objetivo aumentar la eficacia en las actividades que desarrollan a diario.

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Pregunta 3/5 Documentos de interés general

En este documento se incluyen orientaciones para los colaboradores responsables del manejo de fondos de efectivo destinados para pago de imprevistos o urgentes de menor cuantía.

A. DIF-GU-001-UDES Guía para el Manejo de Cajas Menores

B. DIF-GU-002-UDES Guía para el Manejo de Viáticos

C. DIF-PR-001-UDES Control y Seguimiento Gestión Financiera

D. DIF-FT-003-UDES Reembolso de Caja Menor

Respuesta correcta

•Las cajas menores son un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo es confiado a un colaborador, con el fin de atender gastos imprevistos y urgentes de menor cuantía que requiera la institución, en el cumplimiento de sus objetivos misionales.la Guía para el Manejo de Cajas Menores DIF-GU-001-UDES, pretende establecer el procedimiento para un adecuado manejo y control de las cajas menores existentes en la Universidad.

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Pregunta 4/5 Proyecto de ampliación del alcance del SGC-VAF

En el encabezado de los documentos de los procesos y subprocesos que se están incorporando al SGC-VAF no se incluyen los logosímbolos de ICONTEC e IQNET. ¿Porque no se incluyen?

A.Por lineamiento institucional.

B. La estructura del encabezado no está definida

C. El uso de los logosímbolos en el encabezado solo aplica para procesos y subprocesos dentro del alcance del certificado otorgado al SGC-VAF.

Respuesta correcta

En el documento VAF-PC-001-UDES Protocolo de Aplicación de la Marca de Conformidad de la Certificación ICONTEC, que está basado en el Reglamento de la Certificación de ICONTEC de sistemas de gestión y en los Manuales de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC para sistemas de gestión, en el numeral 5.2.8 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC en la documentación, se define la aplicación de estos logosímbolos cuando el proceso o subproceso esté en el alcance del certificado de conformidad.

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Pregunta 5/5 Proyecto de ampliación del alcance

Se dice que un documento es obsoleto cuando...

A. Pasa un año sin revisarse.

B. No se está utilizando.

C. Hace referencia de otros documentos que no están vigentes.

D. Pierde su vigencia, por un cambio o es eliminado.

Respuesta correcta

El proceso de Gestión Documental es el responsable de la verificación del uso de versiones vigentes de los documentos del SGC-VAF y de los procesos y subprocesos que lo conforman. Para esto periodicamente revisa la documentación disponibile en el punto de uso, y disponible en micrositios con el fin de reportar incidencias de uso de documentos obsoletos. Estos hallazgos se reportan como no conformidades, fuente Seguimiento Información Documentada.

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¡NIVEL COMPLETADO¡envíe la evidencia al correo sgc-vaf@udes.edu.co y participe por sus blokes. Fecha límite agosto 22 de 2023.

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VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación.

DIF-GU-001-UDES Guía para el Manejo de Cajas Menores.

El uso de los logosímbolos en el encabezado solo aplica para procesos y subprocesos dentro del alcance del certificado otorgado al SGC-VAF.

Pierde su vigencia, por un cambio o es eliminado.

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¡Consulte la información sobre la Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos. V. 11 Junio 6/23VAF-FT-003-UDES Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones. V. 08 Junio 30/23VAF-PR-005-UDES Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones V.13 Julio 4/23

TAH-FT-007 UDES Solicitud de Salida y/o PermisoV. 06 junio 5/23.COM-FT-002-UDES Autorización Uso de Imagen V. 06 julio 4/23 COM-GU-002-UDES Guía Protocolo para Eventos Institucionales. V.01 Julio 7/23.DIF-GU-001-UDES Guía para el manejo de Cajas Menores. V.10 Julio 17/23.DIF-FT-006-UDES Documento Equivalente a la Factura. V.09 Julio 17/23.

Caracterizaciones V. 00

ANA-CP-001-UDES Caracterización Analítica Aadémica Mayo 30/23VEN-CP-001-UDES Caracterización Enseñanza Junio 8/23BII-CP-001-UDES Caracterización Bienestar Institucional Junio 8/23DEE-CP-001-UDES Caracterización Desarrollo Estudiantil Junio 8/23CEI-CP-001-UDES Caracterización Centro de Idiomas Junio 21/23

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VAF-GU-001-UDES Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos. V. 11 Junio 6/23VAF-FT-003-UDES Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones. V. 08 Junio 30/23VAF-PR-005-UDES Procedimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Felicitaciones V.13 Julio 4/23

¡Consulte la información sobre la Guía de Requisitos de Documentos para Aprobación Presupuestal y Pagos.

Caracterizaciones V.00

EDC-CP-001-UDES Caracterización Educación Continua Julio 4/23GRA-CP-001-UDES Caracterización Graduados Julio 4/23CEC-CP-001-UDES Caracterización Centro de Conciliación Julio 5/23COJ-CP-001-UDES Caracterización Consultorio Jurídico Julio 14/23

VAF-FT-031-UDES Identificación de Posibles Salidas No Conformes. V.04 Julio 14/23VAF-PG-001-UDES Programa de Capacitación V.11 Julio 14/23VAF-PG-004-UDES Programa de Gestión del Conocimiento. V.05 Agosto 2/23.