Tutoriel Gesthand

Laura PEDRON

tutoriel

Gesthand

C'est parti !

08

07

06

05

Liens, aides & support

Autour du club

Assurance Fédérale

Honorabilité

04

03

02

01

Mutations

Gestion des licences

Mettre à jour ses informations

Affiliation

SOMMAIRE

affiliation

01

Info

La ré-affiliation est reconduite automatiquement au 1er juin.Les clubs peuvent ainsi valider leurs engagements, mutations et licences.Il est possible de récupérer l'attestation d'affiliation directement dans Gesthand : menu « Administratif » > « Mon club » > onglet « Affiliation ».L'existence de dette d'un club envers une instance bloque la délivrance des licences et son engagement dans les compétitions.

affiliation

mettre à jour ses informations

02

Il est demandé aux clubs de saisir ou mettre à jour toutes les informations concernant leur structure : adresse du siège, identité du bureau et du correspondant, etc.

Le bureau est composé du président, du trésorier et du secrétaire général.Si cette saisie n'est pas effectuée, les licences ne pourront pas être validées.Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon club » > onglet « Organe »

Saisir la composition du bureau

mettre à jour ses informations

Il s'agit du contact qui apparaîtra sur les conclusions de match.Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon club » > onglet « Information »

Mettre à jour le contact principal du club

mettre à jour ses informations

Les différents tarifs composant l'adhésion et la licence des adhérents sont indiqués sur la licence que reçoit le licencié.Le club doit saisir sa « part club ».Il s'agit de la différence entre la somme totale demandée aux licenciés et les parts FFHandball + Ligue + Comité + Assurance.Si cette saisie n'est pas effectuée, les licences ne peuvent pas être validées.Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon club » > « Tarif ».La part club est à saisir pour les créations et les renouvellements de licence.Attention, il y a deux lignes de tarifs pour les catégories « Joueur + 16 ans » et « Joueur 12-16 ans ».Il est possible de créer autant de réductions que l'on souhaite. Elles sont cumulables pour un licencié.Le paramétrage des réductions se trouve au-dessous du tableau des tarifs.

Mettre à jour ses tarifs

Info

Les activités sont visibles sur la page MONCLUB.Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon Club » > onglet « Information » > « Les activités pratiquées dans le club »Attention, si cette saisie n'est pas effectuée, les licences ne pourront pas être validées. Il faut cocher au moins une activité pratiquée.

Mettre à jour les activités pratiquées dans le club

mettre à jour ses informations

Les liens sont visibles sur la page MONCLUB.Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon Club » > onglet « Information » > « Réseaux sociaux »

Mettre à jour les liens des réseaux sociaux du club

Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon club » > onglet « Recensement emploi »

Pour y accéder : menu « Administratif » > « Mon Club » > onglet « Information » > « Les moyens de paiement »

Attention, cette information est importante pour le suivi budgétaire des igues, comités et clubs. Il est donc important de saisir les budgets et les détails pour chaque saison

Saisir / Mettre à jour les chiffres de vos budgets

Attention, cette information est extraite de Gesthand pour consolider la demande de label.Il est donc important de déclarer toutes les composantes du personnel du club : service civique, mise à disposition Mairie/OMS et salariés.

Saisir / Mettre à jour le recensement de l'emploi

mettre à jour ses informations

Les moyens de paiement sont visibles par les licenciés.

Mettre à jour les moyens de paiment proposés par le club

gestion des licences

03

- Pour être dirigeant dans un club, il faut une licence FFHandball quelle qu'elle soit (pas nécessairement « dirigeant » ;- En cas d'erreur du licencié, mise en attente de la licence par le club & envoi d'un mail à celui-ci pour compléter ;- La taille et la latéralité sont des champs obligatoires ;- Les clubs doivent mentionner les adresses électroniques individuelles de leurs licenciés et ne doivent pas utiliser une adresse commune (blocage au-delà de 5 licenciés sur une même adresse) ;- Pour convertir une licence Dirigeant en licence Pratiquant > demander la conversion à la commission Qualifications.

Rappels importants

gestion des licences

« Identité » : contient les informations sur l'identité de l'adhérent (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe). Ces informations ne sont pas modifiables.« Coordonnées » : contient les informations sur l'adresse et les numéros de téléphone qui peuvent être complétées et/ou modifiées. Il est possible d'envoyer un lien de validation (vérification) du mail du licencié dans cette section.« Licence » : il faut cocher un type de licence. La Fédération définit 2 types : dirigeant & pratiquant.

Sections du formulaire web

Saisie des majorations de la part du club

Saisie des réductions de la part du club

Paiement des licences & HelloAsso

gestion des licences

Saisie des réductions de la part du licencié

Le déroulement :1- Une fois les formulaires usuels complétés, ou validés en cas de renouvellement, et après avoir attesté de son honorabilité, le licencié doit cliquer sur « Passer à la signature ».2- Le licencié reçoit un mail qui le redirige vers la plateforme GETACCEPT afin de valider les informations transmises et de signer les différents justificatifs en une seule fois.3- Pour conclure, le licencié reçoit par mail le document signé avec les données de la certification de sa signature électronique.

La signature électronique, via le prestataire GETACCEPT, a été mise en place lors de la saison 2022/2023.Cette fonctionnalité permet au licencié de signer tous les documents obligatoires en une fois et sur tous supports digitaux (ordinateur, tablette, smartphone).

Signature électronique

gestion des licences

a savoir

Le club peut choisir un paiement HelloAsso ou un autre moyen de paiement pour chaque licencié.Si choix de paiement HelloAsso, le club doit :- Vérifier les informations et documents- Sélectionner HelloAsso en moyen de paiement- Valider la page- Cliquer sur « envoi du mail ».Le nouveau statut est « en attente de paiement ».Lorsque le licencié a réglé sa licence via HelloAsso, le club a une alerte dans l'almanach et/ou peut vérifier le statut de paiement sur la licence.Le club doit valider la licence.

Le licencié a finalisé sa licence.Le club doit :- Vérifier les informations et documents- Saisir le paiement :- Si mode de paiement « CB, espèce, virement, chèque » > le club doit cocher « paiement effectué » afin de pouvoir valider la licence- Si « gestion interne » > il n'est pas nécessaire de cocher « paiement effectué »- Valider la page> Le club valide la licence.

Le club est rattaché à HelloAsso

Le club n'est pas rattaché à HelloAsso

Attention, afin de pouvoir valider une licence il faut saisir le paiement.

Validation du paiement

gestion des licences

Certificat médical pour les mineurs

Création de licence

Renouvellement de licence

InfosRGPD

Statuts des licences

gestion des licences

Délais de qualification

mutations

04

rappel cmcd

La période officielle des mutations est du 1er juin au 31 juillet 2023.A compter du 1er août 2023, les mutations sont considérées comme hors période (sauf exception > Article 53.3).Le licencié doit fournir un certificat médical daté à partir du 1er juin 2023.Toute demande de mutation gratuite doit être correctement renseignée dans Gesthand pour pouvoir être prise en compte :- Références réglementaires invoquées par le club demandeur et justificatifs téléchargés,- Vérification par la Ligue avant la qualification,- La gratuité est validée par le FFHandball après le 31 décembre si elle est conforme.Aucune demande de gratuité de la mutation ne sera prise en compte une fois que la licence aura été qualifiée.La mutation est gratuite pour tout licencié né(e) en 2011 et après.

mutations

OUI : mutation payanteNON : mutation non payante

OUI

Pratiquant « Joueur »

Pratiquant « Corpo »Pratiquant « Loisir »Dirigeant

NON

Dirigeant

Pratiquant « Corpo »Pratiquant « Loisir »Dirigeant

NON

Pratiquant « Joueur »Pratiquant « Corpo »Pratiquant « Loisir »

OUI

Pratiquant « Joueur »

Pratiquant « Joueur »Pratiquant « Corpo »Pratiquant « Loisir »Dirigeant

mutations

Procédure de mutation

Périodes de mutations

mutations

Types de licences

honorabilité

05

recherche équipes

Arbitres

Info code du sport

honorabilité

La vérification du respect des conditions de probité est effectuée par la validation d'une mention « Encadrant » pouvant être accordée dans le cadre d'une licence « Pratiquant » ou d'une licence « Dirigeant ».La mention « Encadrant » s'adresse aux licenciés de plus de 16 ans qui exercent des fonctions d'encadrement au sein d'une structure : dirigeant, arbitre, entraîneur, officiel de table.Le licencié doit se déclarer « Encadrant », remplir et télécharger sur sa licence une attestation d'honorabilité.Le licencié peut déclarer être encadrant au moment de sa prise de licence.Le club peut lui envoyer sa fiche d'honorabilité à tout moment dans la saison.Attention, le club ne peut pas remplir la fiche d'honorabilité à la place du licencié.

Mention « Encadrant » - Attestation d'honorabilité

assurance fédérale

06

• peut la refuser et signera le document pour le signifier lors de la signature électronique globale.

• a accès aux informations générales Assurances (via le site dédié)

• a connaissance du prix de la garantie RC et de la garantie IA

Le licencié saisit ses informations générales et

Afin de sécuriser juridiquement le refus IA (qui doit rester exceptionnel), la procédure est la suivante :

L'individuel Accident (garantie de base)

assurance fédérale

Chaque licencié de la FFHandball dispose automatiquement de garanties d'assurance « Responsabilité Civile ».La plate-forme MMA propose :- Les garanties du licencié- Les garanties complémentaires possibles avec la souscription en ligne- La déclaration de sinistre en ligne- Les contrats d'assurance et demande d'attestation pour un club.Le licencié qui souhaite améliorer sa couverture peut souscrire séparément et individuellement l'une des options complémentaires proposées.Elles peuvent être prises en cours de saison.

autour du club

07

Conventions

Extractions

Compétitions

Officiels de table

Module salles

autour du club

Déclarer un évènement

liens, aides & support

08

Il est possible de suivre en ligne la progression et les réponses apportées pour chaque demande d'aide effectuée.Les demandes remontées dans le support ne doivent concerner que des problèmes techniques.

Pour tout problème technique, la Fédération a mis en place un système de gestion de « tickets ».

GDME - Enregistrer un matchCréer un compte GesthandRéinitialiser un mot de passe GesthandClôturer un compte GesthandConvertir une licencePrise de licence nouvelle saison

2. Ouvrir un ticket incident

1. Télécharger le programme d'assistance

Le logiciel FDME est téléchargeable sur le site de la FFHandball, rubrique « Outils ».L'utilisation de la GDME (Gestion Des Matchs Electronique) est obligatoire pour toutes les rencontres, de tous niveaux.En cas de problème d'export de la FDME, faire appel à l'assistance à distance :

Support

Aides fonctionnelles

LogicielFDME / GDME

liens, aides & support

5169000@ffhandball.net

34 rue du 35ème régiment d'aviationLes espaces du chêne69500 BRON

Comité du Rhône Métropole de Lyon Handball

Merci d'avoir suivi notre guide

mutations

Une seule mutation dans la période officielle et une seule mutation hors période sont autorisées par saison et par licencié.

• Période officielle : 1er juin – 31 juillet inclus (type de licence B sauf exception)

• Hors période : 1er août – 31 décembre inclus (licence A, B ou D)
• Hors période : 1er janvier - 31 mai (licence C)

Périodes de mutations :

3 périodes de mutations :

gestion des licences

Validation du paiement

S'il y a une erreur sur une tarification de licence, il faut supprimer la demande et la refaire :- Le club peut supprimer la licence si l'état est « en cours » ou « finalisé »- Si l'état est « validé », il doit demander à la Ligue de « dévalider » la licence.Le paiement en plusieurs fois est possible à partir du mois de septembre.

Mettre à jour le contact principal du club

mettre à jour ses informations

Affiliation

Si aucune licence n'a été délivrée au 30 novembre, le club sera mis en sommeil.Pour les clubs ré-affiliés, les licences ne peuvent être délivrées qu'après épurement des dettes éventuelles auprès des différentes instances fédérales (Comité, Ligue, Fédération, LNH, LFH). Un courriel est automatiquement envoyé au club concerné lorsqu’une instance coche la case « dette » dans Gesthand (avec identification de l’instance).Toutes les validations de demandes de licences seront bloquées tant que le club ne sera pas en règle.

gestion des licences

Si une demande n'est pas conforme, la Ligue renseigne la raison du retour.Un mail de « qualification en attente » est envoyé au licencié et au club : la date de qualification est alors réinitialisée.

C'est la date de validation par le club de la demande complète et conforme qui détermine la date de qualification : Création - renouvellement / Mutation / Conversion : J + 1.

Délais de qualification

Le dossier est considéré transmis complet par un club :

• Après renseignement des informations dans Gesthand et validation de son adresse électronique par le licencié,
• Après téléchargement dans Gesthand des documents administratifs nécessaires,
• Une fois que le club a validé informatiquement la demande de licence.

mutations

Qualification de la licence par la Ligue à J+1 de la date d'envoi du dossier complet (date de validation dans Gesthand et/ou date d'envoi du règlement financier).Un dossier est considéré complet à réception de tous les documents justificatifs et du règlement financier (article 52.2 du règlement FFHandball).

Procédure de mutation :

Mettre à jour ses informations

Mettre à jour ses tarifs

Modification des tarifs : cliquer sur le crayon à droite.Attention il y a deux lignes de tarifs pour les catégories : - Joueur + 16 ans : 1ère ligne = 17 ans / 2ème ligne = 18-99 ans- Joueur 12-16 ans : 1ère ligne = 12 ans / 2ème ligne = 13-16 ans.Au niveau du tarif de facturation, il faut saisir le tarif correspondant au tarif le plus élevé de chaque tranche d’âge.Exemple : 12-16 ans => saisir le tarif appliqué pour les 16 ans.Si les tarifs pour les 13-14-15 ans sont différents, il est possible de créer des réductions et les appliquer au niveau de chaque licence.Exemple : Part club pour les 16 ans = 50 € / Part club pour les 13 ans = 30 €=> Créer une réduction de 20 € pour les « 13 ans ».

autour du club

Accès à un grand nombre d'extractions (listing licenciés, etc.).Se connecter sur : extraction.gesthand.net.Utilisation du même identifiant et du même mot de passe que le compte Gesthand.

Extractions

Tout juge-arbitre, animateur école d'arbitrage, accompagnateur de JAJ ou technicien répertorié dans Gesthand au moment de la mutation reste par défaut comptabilisé au titre de la CMCD dans le club quitté, même si la licence est établie au nom du club d'accueil.Pour que le club d'accueil bénéficie des droits CMCD d'un juge-arbitre ou technicien muté, il lui appartient d'obtenir l'accord écrit du club quitté sur le formulaire type fédéral et de faire enregistrer le changement dans Gesthand par la Ligue ou la Fédération, sous réserve que la demande soit formulée avant le 31 décembre de la saison en cours (articles 57.5.1, 57.5.2, 57.11 des règlements généraux).

mutations

Rappel sur la CMCD pour les techniciens et /ou juges-arbitres mutés :

gestion des licences

Lors d'une mutation, le nouveau club ne peut plus accéder automatiquement à l'adresse électronique personnelle du licencié. Il appartient au club de la demander auprès du licencié afin que le mail permettant de finaliser la demande de licence lui soit envoyé.

Infos RGPD

L'utilisation de l'adresse électronique du licencié par la Fédération, la Ligue ou le Comité : comprise dans l'adhésion à la FFHandball.L'utilisation de cette adresse électronique au profit de partenaires de la Fédération : le licencié doit donner son consentement en cochant la case dédiée.L'utilisation de l'image collective (au moins 3 licenciés identifiables) : le licencié peut refuser son exploitation par la Fédération, la Ligue ou le Comité en cochant la case dédiée.

• Si la licence a été faite par signature électronique, la qualification est automatique après validation du club
• Sinon c’est à la Ligue de qualifier la licence si la demande est conforme

• « Qualifié » :

• Le club a vérifié les documents et saisi manuellement le paiement ou celui-ci a été effectué via HelloAsso

• « Validé » :

• Le club a envoyé une demande de paiement via HelloAsso
• Le licencié doit régler via HelloAsso

• « En attente de paiement » (si HelloAsso) :

• Le licencié a complété le formulaire et téléchargé ses documents
• Le club doit vérifier les documents, saisir les réductions, envoyer ou non le lien de paiement (HelloAsso)

• « Finalisé » :

• Le club a envoyé le formulaire au licencié
• Le licencié doit vérifier et saisir ses documents et ses réductions

gestion des licences

Statuts des licences

Les 5 étapes d'élaboration d'une licence sont :

• « En cours » :

autour du club

Compétitions

Le club peut être engagé par la structure dans une compétition ou invité par celle-ci à s'engager dans une compétition.L'alerte dans l'almanach est présente jusqu'à la date limite d'engagement dans cette compétition.Pour s'engager ou vérifier son engagement, il faut aller dans le menu « Compétition » > « Recherche engagements ». La colonne « Equipe » correspond au nombre d'équipe(s) engagée(s).Conclusion de match : accessible dans l'agenda des rencontres. Se référer au règlement sportif des instances pour les modalités de saisie, report, inversion.Recherche d'équipes : compléter les entraîneurs et correspondant d'équipe (les coordonnées du correspondant d'équipe sont reportées sur les conclusions de match).

gestion des licences

Renouvellement de licence

La photo, la pièce d'identité et le certificat médical ont été repris.Pour chaque justificatif :- Voyant orange : un nouveau document a été téléchargé- Voyant vert : pas de modification du document importé la saison précédente.Photo : valable 3 ans.Certificat médical majeur : si le dernier certificat médical a été établi après le 1er juin 2021, alors celui-ci reste valable jusqu’à la fin de la saison 2023-2024.Le licencié doit obligatoirement télécharger une nouvelle attestation de santé et en mentionner la date dans Gesthand (datée obligatoirement après le 1er juin 2023).

Mettre à jour les liens des réseaux sociaux du club

mettre à jour ses informations

gestion des licences

Saisie des majorations de la part du club

Le club peut saisir des majorations pour le licencié avec, par exemple, le Pack club (sac, survêtement, short, etc.). Celles-ci sont cumulables.Exemple :

gestion des licences

Tutoriel de la FFHandball

Paiement des licences & HelloAsso

Il est possible d'utiliser le service HelloAsso pour permettre aux licenciés de payer leur licence. Ce service n'est pas obligatoire.

• Le club a déjà un compte HelloAsso > Rattachement du compte HelloAsso au compte Gesthand.
• Le club n'a pas de compte HelloAsso > Création d'un compte (justificatif à fournir à HelloAsso).

mutations

• Licence A :
• Première demande de licence
• Renouvellement de licence dans le même club
• Mutation entre le 1er juin et le 31 décembre avec retour au club quitté (art. 57.2)
• Mutation entre le 1er juin et le 31 décembre d'un joueur avec statut professionnel
• Renouvellement d'une licence B
• Renouvellement d'une licence D
• Licence B :
• Mutation entre le 1er juin et le 31 décembre
• Renouvellement d'une licence C
• Licence C :
• Transfert international et mutation entre le 1er janvier et le 31 mai (hors LFH & LNH)
• Licence D :
• Mutation entre le 1er août et le 31 décembre avec seulement l'accord du club quitté ou sans justificatif pour les licenciés de 17 ans et plus (art. 57.1)
• Mutation entre le 1er août et le 31 décembre sans justificatif pour les licenciés de moins de 17 ans (art. 57.3.3)

Types de licences :

autour du club

• Les clubs peuvent saisir des joueurs et/ou officiels dans leurs listes dont les demandes de licences ont été validées mais sans que ces licences soient forcément qualifiées ;
• Les listes ne sont validées que par les clubs eux-mêmes ;
• Seul le club pilote est habilité à saisir et valider une liste de joueurs et/ou d'officiels ;
• L'autorisation de participer valablement à une compétition officielle intervient à J+1 après la date de saisie et enregistrement sur une liste (la licence doit obligatoirement être qualifiée).

Conventions

La procédure est la suivante :

Un entraîneur ne pourra être sélectionné dans recherche équipes s'il n'a pas d'attestation d'honorabilité.Le rôle d'encadrant doit également être validé par le club.

honorabilité

Recherche équipes

Saisir / Mettre à jour le recensement de l'emploi

Mettre à jour ses informations

Un arbitre ne pourra être mis actif et être désigné s'il n'a pas d'attestation d'honorabilité.Il est également nécessaire que le rôle d'encadrant soit validé par le club.

HONORABILITé

Arbitres

gestion des licences

Le certificat médical est supprimé pour les licenciés mineurs, que cela soit pour une création ou un renouvellement de licence.Le certificat est remplacé par un questionnaire de santé « spécial mineur » avec une attestation du représentant légal du mineur.En cas de réponse positive à l'une des questions, le licencié mineur devra fournir un certificat médical de moins de 6 mois.

Certificat médical pour les mineurs

gestion des licences

Saisie des réductions de la part du licencié

Le licencié peut saisir directement des réductions et/ou moyens de paiement dont il bénéficie.Les réductions sont cumulables et modifiables par le club si nécessaire.

Autour du club

Module salles

Procédure de création de salle :Le club saisit une demande de création de salle dans Gesthand, renseigne et finalise sa demande en constituant le dossier, scannant les pièces nécessaires et en transmettant celui-ci complet à la Ligue.La Ligue et la Fédération sont alors informées de la création du dossier.La Ligue vérifie le dossier. Le responsable régional vérifie le contenu, saisit l'imprimé du relevé d'éclairement puis émet un avis et des observations le cas échéant. Il transmet ensuite le dossier complet et validé à la Fédération.La FFHandball, après étude du dossier, informe la Ligue du classement ou du refus, puis procède au classement de la salle et numérote celle-ci.

Mettre à jour les activités pratiquées dans le club

Mettre à jour ses informations

honorabilité

En application des dispositions du code du sport,

Toute personne exerçant à titre rémunéré ou bénévole, une fonction d'enseignement, d'animation ou d'encadrement d'une activité physique et sportive, à titre principal ou secondaire, de façon habituelle, saisonnière ou occasionnelle, doit respecter des conditions de probité liées à une liste d'infractions pénales.Nul ne peut exploiter soit directement, soit par l'intermédiaire d'un tiers, un établissement dans lequel sont pratiquées des activités physiques ou sportives s'il a fait l'objet de certaines condamnations prévues par le code du sport.

autour du club

Les licences évènementielles

Elles concernent tous les âges et permettent de participer à une manifestation organisée par un club, le Comité, la Ligue. Il est possible de les saisir une à une ou d'importer des listings au format Excel ou CSV.Ces licences permettent d'assurer la responsabilité civile des personnes titulaires de l'une de ces licences. Elles garantissent aussi les personnes « morales », c'est-à-dire les clubs.

Déclarer un évènement

Tout organisateur d'une manifestation réunissant des licenciés et/ou des non licenciés doit préalablement créer l'évènement sur Gesthand (menu « Administratif » > « Evènement »).Le Comité le valide pour permettre au club de saisir les licences évènementielles. N'ayant pas de notification automatique, il est recommandé de contacter le Comité pour qu'il valide l'évènement.

gestion des licences

Info

Création de licence

Photo : doit être récente, du type « identité » et plein cadre. Il est possible de recadrer et tourner la photo directement dans Gesthand. Toute photo non valable entrainera la mise en attente de la qualification.Pièce d’identité : doit permettre d’attester le nom – prénom – date et lieu de naissance.Document accepté : passeport, carte d'identité ou livret de famille (uniquement pour les mineurs). Autorisation parentale : nécessaire pour tout mineur à la date de la prise de la licence.Un modèle d’autorisation parentale édité par la FFHandball est disponible.Certificat médical : doit reprendre les termes suivants « ne présente pas de contre-indication à la pratique du sport en compétition ou en loisir », être signé et tamponné par le médecin, doit mentionner le nom, prénom et date de naissance du licencié.Un modèle de certificat médical édité par la FFHandball est disponible.L’original du certificat doit être conservé par le licencié.

Mettre à jour les moyens de paiement proposés par le club

Mettre à jour ses informations

autour du club

Officiels de table

Toutes les informations nécessaires doivent être saisies dans Gesthand par la Ligue du licencié.La date de fin de validité doit être celle du 30 juin de la 3ème saison de validité de la carte d'officiel de table de marque.Les clubs de Nationale inscrivant sur une FDME un officiel de table non enregistré dans Gesthand ou non valide se verront appliquer la pénalité financière réglementaire.La CTA procédera au renouvellement des cartes sans demande particulière à faire pour les clubs.

gestion des licences

Saisie des réductions de la part du club

Le club peut saisir des réductions pour le licencié. Celles-ci sont cumulables. Exemple :