Opleiding KM-NET NL - contributors en experten

VOOR MATERIE-EXPERTEN EN CONTRIBUTORS

KM en KM-NET

Extra informatie

Navigatie

Volgende slide

Voorgaande slide

TerugInhoudstafel

Onthaalpagina

(4)

(1-2-3)

Introductie

Oefening / Praktische

Dag 1

Inhoudstafel

Dag 3

Dag 2

E-learning

Theorie

Kader en objectieven van de opleiding

Inleiding

Inleiding

Kader van de opleiding:

Inleiding

Kennismaking

• Naam - voornaam - functie

• Wat je van de opleiding verwacht - link met KM-NET

Inleiding

(Leer)doelen van de opleiding:

• Visie van de organisatie over Kennismanagement

• De structuur van KM-NET beter leren begrijpen

• Het gebruik van de goede praktijken binnen KM-NET

Management / Kennismanagement

Deel 1

Management / Kennismanagement

• Wat is het?
• Wat is het niet?
• Waarom?
• Doel?
• Wat hebben we nodig om dit doel te bereiken?
• Verschil tussen kennis en informatie
• Waarom moet KM nu anders?
• KM en de lerende organisatie

Proces

Gedragen door de organisatie

efficiëntie

Beheren

Gebruiken

Delen

Creëren

Management / Kennismanagement

Wat is het?

Het is geen:doel op zichde verantwoordelijkheid van één departement

Management / Kennismanagement

Wat is het niet?

De kennis bestaat, dat is een feit! Maar ze zit vaak verspreid ...

Management / Kennismanagement

Waarom?

Vraag

Wat zijn de risico's als we het niet zouden doen?

Antwoorden

De belangrijkste risico's:

• Kennisverlies

• Kennis niet gedeeld en/of hergebruikt

• Geen inzicht in: wie weet wat?

• Inefficiëntie (minder productiviteit)
• Dubbele opslag documenten (gevaar continuïteit, verschillende versies)
• Opslag op persoonlijke schijven (ontoegankelijkheid)
• Teveel en/of losse systemen
• ...

Antwoord

Wat kunnen volgens jullie de risico's zijn?

Wat willen we nu bereiken met kennismanagement rekeninghoudend met al de factoren in ons achterhoofd?

Antwoorden

Management / Kennismanagement

Doel?

Wat willen we nu bereiken met kennismanagement rekeninghoudend met al de factoren in ons achterhoofd?

Wij willen:

• ons vak uitoefenen, onze expertise gebruiken

• snelheid en flexibiliteit verhogen > productiviteit
• competenties vergroten
• documenten toegankelijk maken voor iedereen
• verstaanbare en duidelijke documenten opstellen
• efficiëntie

• verhogen en behouden van kwaliteit
• voorkomen van kennisverlies, je moet het warm water niet opnieuw uitvinden
• innovatie en creativiteit verhogen

• ...

Antwoord

Kennismanagement

Technologie

Personen/cultuur

Bibliotheek

Management / Kennismanagement

Wat hebben we nodig om dit doel te bereiken?

KM-NET

Intra-NET

Voorbeeld

Kennis?

Informatie?

Samengevat: Kennis en informatie zijn twee gerelateerde, maar verschillende begrippen...

Management / Kennismanagement

Verschil tussen informatie en kennis

- La création d'un nouveau service

Stocker sur Intra-NET ou sur KM-NET ?

- Le calendrier de paie 2024

Informations VS connaissances

- L'annonce de la promotion d'un collègue

- Le manuel KM-NET

- Une note sur les pensions supranationales

- Le résumé et les photos d'un événement

Van informatie naar kennis

Management / Kennismanagement

Verschil tussen kennis en informatie

Wat heeft er volgens jullie toe geleid dat we kennis anders zijn gaan beheren?

Antwoorden

Management / Gestion des connaissances

Waarom moet KM nu anders?

Wat heeft er volgens jullie toe geleid dat we kennis anders zijn gaan beheren? ?

Antwoord

+ info

Write a title here

+ info

Loremipsum

Wat hebben we nodig om het continue KM-NET proces te garanderen?

Wat is de meerwaarden om een lerende organisatie te zijn ?

Wat is een lerende organisatie ?

Management / Kennismanagement

KM en lerende organisatie

De structuur van KM-NET

DEEL 2

De structuur van KM-NET

• Mappenstructuur in KM-NET
• Waarom een link met de processen ?
• Wat is een proces ?
• Waarom procesgericht denken/werken?

• Procesinventaris als leidraad voor KM-NET

Wat maakt een bibliotheek succesvol?

Antwoorden

De (mappen)structuur van KM-NET

de look and feel van de tool en de gebruiksvriendelijkheid

zijn inhoud

het ontwerp en de wijze van catalogeren

Het succes van een bibliotheek :

je vindt makkelijk terug wat je zoekt

De (mappen)structuur van KM-NET

Processen en activiteiten binnen de FPD

gerangschikt A Z

NL FR

departementen of diensten

mappen

rekening gehouden met de organisatiecultuur = transversale werking

De structuur van KM-NET

Mappenstructuur in KM-NET

Maar eerst, wat is een proces?

De mappenstructuur koppelen aan de processen heeft voordelen

gebaseerd op de cultuur van de organisatie = transversale organisatie

De structuur van KM-NET

Waarom een link met de processen ?

Kenmerken

• Aaneenschakeling activiteiten

• Transformatie van input naar output

• Regels en procedures

• Wederkerend

• Gestandaardiseerd

Play

Meer info...

Processen en Procesbeheer

Wat is een proces?

• Organisatie-georiënteerd
• High level
• Wie verantwoordelijk?
• End to end

• Departement-georiënteerd
• Silo-denken
• Deel van het grotere geheel

Waarom procesgericht denken/werken?

PROCESSEN EN PROCESBEHEER

Processen vormen het kloppende hart van de organisatie aangezien ze onze klanten, zowel intern als extern, de producten bezorgen die ze verlangen.

• Documenten kunnen worden opgedeeld en gelinkt aan het proces waarin zij zich afspelen.

• Procesfiche per materiemap. Documenten die gelinkt zijn aan hetzelfde proces bevinden zich in dezelfde map.

• Sneller duidelijk worden waar de kennisdocumenten gaan overlappen.

• Biedt een stabiele structuur waardoor kennis op een vaste plaats kan worden teruggevonden.

Voordelen

Werken met structuur op basis van een proces is een keuze.

Procesinventaris als leidraad voor mappenstructuur KM-NET

PROCESSEN EN PROCESBEHEER

Hoe werken in KM-NET

DEEL 3

Hoe werken we in KM-NET?

• Rollen

• Charter

• Proces KM

Rollen in KM-Net

Zoek in KM-NET de verschillende rollen die bestaan in KM-NET:

• Heb je iets geleerd over je rol?

• Welke elementen neem je mee naar de praktijk?

De gebruiker

De contributor

De materie expert

De KM-NET beheerder

De KM Corporate Coördinator

De Sponsor of de chief knowledge officer

Rollen in KM-Net

Charter van KM-Net

Zoek in KM-NET het charter:

• Wist je voor de opleiding dat het charter bestond en heb je dit al eens geraadpleegd? (zoja, voor wat?)

• Heb je iets nieuws geleerd na het lezen van het charter?

• Voor wat zou je in de toekomst het charter raadplegen?

Lees dit even. Ben je bekend met dit proces en heb je dit al toegepast (misschien onbewust)? Weet je nu hoe je dit kan toepassen?

• kennis creëren of aanpassen in KM-NET;

• reageren op een conversatie in KM-NET.

Proces KM

Zoek in KM-NET naar de volgende procesfiche:

Bedankt voor jullie medewerking!

Vragen?

• Blokkeer een moment in je agenda via de WF opleiding
• Link van de e-learning wordt per mail verzonden

(4)

oefeningen/praktijk

Volgende stappen

Dag 3

Dag 2

E-learning

Praktische workshop

DEEL 4

Terugkoppeling e-learning

Goede praktijk

Voor het oplossen van de praktische oefeningen, kan je verbinding maken met de EDU omgeving: ==> https://km-net-edu.sfpd.fgov.be/home.

Hoe inloggen in de EDU omgeving van KM-NET?

• Een bibliotheek hebben met recente kennis, die compleet en gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen.

Finale doelstelling:

• Maak jezelf vertrouwd met KM-NET om artikelen te maken en documenten te publiceren die voldoen aan het KM-NET charter.

Doel van de oefeningen die jullie gaan maken:

Opfrissing van de theorie en de praktijk

1. Maak een persoonlijke map A, een andere map B en een andere map C
2. Voeg 1 submap toe in map A (geef deze map de naam 1)
3. Voeg het KM-NET charter toe in submap 1
4. Open de KM-NET handleiding, voeg deze toe aan een nieuwe map D en volg het document

Het personaliseren van jouw dashboard KM-NET - Creatie van een persoonlijke map en het toevoegen van documenten

Praktijk oefeningen

1. Koppel de HR map aan je dashboard;
2. Koppel de sub-tak Kennisbeheer (onder HR) ;
3. Ga naar de map Mobiliteit (onder HR) en voeg deze toe aan de dashboard;

Het personaliseren van jouw dashboard KM-NET - Koppelen van een map

Praktijk oefeningen

1. Verander de kleur van map A in rood en de kleur van submap 1 in groen;
2. Verander de sorteervolgorde van de map Kennisbeheer (HR-map) in oplopende volgorde en vervolgens op titel;
3. Hernoem map D in Z;
4. Verwijder map C; verwijder de map Mobiliteit.

Het personaliseren van jouw dashboard KM-NET - Personaliseren van de widgets

Praktijk oefeningen

1. Vergroot map B en verklein map Z ;
2. Verplaats de onderste map naar boven ;
3. Verander de navigatie "binnen de widget" naar "omleiding" navigatie ;
4. Ga in de HR-map op je dahsboard naar de submap 'Opleiding, ontwikkeling en jobbegeleiding'... en pas de zoekfilter toe om het bestand "Basisafspraken online opleidingen" te vinden ;

Het personaliseren van jouw dashboard KM-NET - herschikken en navigeren in de widgets

Praktijk oefeningen

Er werd een submap aangemaakt met jouw naam die zal dienen als basis voor de oefeningen die we hierna gaan doen. Je kan deze terugvinden in de map 'Opleiding KM-NET' onder de datum van vandaag.

Opfrissing van de theorie en de praktijk

• Stel dat de map nog niet was aangemaakt, hoe zou je dit dan doen?

• Voeg de submap met jouw naam toe aan jouw snelkoppelingen;

• Voeg jouw naam toe als als materie-expert en verwijder één van de deelnemers als contributor aan jouw submap.

Een submap maken

Praktijk oefeningen

Documenten toevoegen :

1. Voeg volgende documenten toe aan jouw map:
1. Upload een ééntalig Word document
2. Upload een PDF document in beide talen
3. Upload een tweetalig Excel document
2. Open vervolgens elk opgeladen document in jouw map.

Documenten toevoegen :

Praktijk oefeningen

1. Ga naar de FPD website, klik onder de rubriek "Betaling" op de pagina "Betaaldatum"

1. Kopieer de tekst uit de rubriek "Wanneer wordt mijn pensioen betaald (België)?" tot en met de tekst "rond de 24e van de maand''
2. Geeft het artikel dezelfde opmaak als op de website (met koppen, opsommingstekens, vetgedrukt... en voeg twee linken toe naar Internet)
3. Voeg een anker toe aan de laatste woorden "rond de 24e van de maand"
4. Maak een link van "Ik ontvang mijn pensioen voor het eerst" (1e alinea) naar het anker dat je hebt gemaakt

Creatie van een artikel (ééntalig):

Praktijk oefeningen

Praktijk oefeningen

Deel 1 gericht op "gebruikers"Opdracht 1

• Ga opzoek naar de globale nota consolidatie door volgende procedure te volgen :

• Voer in de zoekbalk het woord "nota" (zoek in alle dossiers)
• Daarna "globale nota"
• Daarna "globale nota consolidatie" ; voeg deze toe aan jouw gepersonaliseerde map B

• Hoeveel resultaten heb je bekomen na iedere opzoeking?Wat heb je gedaan om de zoekopdracht te verfijnen?

Opdracht 2

• Hoe zie je het verschil tussen een artikel, een PDF, een WORD...?

Praktische workshop

Opdracht 3Een map volgen

• Volg de map Inkomensgarantie voor ouderen (IGO).
• Vind ze terug op uw Startpagina;

Een bestand volgen

• Volg een bestand van een van de andere deelnemers en ga naar je Startpagina:
• Volg een ééntalige Word van een van de andere deelnemers ;
• Werk de eentalige Word van je map bij.
• Wat stel je vast?

Praktische workshop

Opdracht 4 Zoek zo snel mogelijk de handleiding zonder gebruik te maken van de zoekbalk. Opdracht 5 In de map inkomensgarantie voor ouderen wordt de nomenclatuur niet juist toegepast. Welke titels zouden aangepast moeten worden? Hoe zou je feedback geven aan de contributor/materie expert?

Praktische workshop

Opdracht 6 Stel een vraag over een document van een andere deelnemer. Opdracht 7

• Wat moet je doen als je een document niet kan vinden op KM-NET?Bijvoorbeeld: zoek op "Liverpool".

• Hoe kan je feedback geven?
• Zoek op KM-NET de lijst met de KM-NET beheerders

Praktische workshop

Opdracht 8

• Hoe moet je een visuele melding of geluidsmelding activeren in KM-NET?
• Hoe kan ik het zoeken in de rode mappen standaard actief maken?
• Waar kan je jouw gevolgde documenten en mappen terugvinden?

Opdracht 9

• Ga opzoek naar het charter van KM-Net en open de versie van 14/06/2023.
• Hoe herken je deze versie in het document?
• Hoe verzend je de link van deze versie aan een collega?

Praktische workshop

Deel 2 gericht Contributors en materie-experten Opdracht 10 Ga naar het dossier "HR" en erna naar de submap "Kennisbeheer", wat merk je hieraan op? Opdracht 11 Reproduceer wat je ziet in de map "Kennisbeheer" in je eigen map (je kunt het artikel gebruiken dat je aan het begin van de opleiding hebt geschreven).

Praktische workshop

Opdracht 12 U hebt een vraag ontvangen op 1 van uw documenten (opdracht 6), reageer hierop.Opdracht 13 Werk alle parameters van een van je documenten bij (titel, beschrijving, zoekwoord,...). Wacht even om het te publiceren; wat merk je?

Praktische workshop

Opdracht 14

• Voeg een opmerking toe die niets te maken heeft met het document van jouw rechterbuur.
• Verberg de commentaar die niet pertinent is in de conversatie.

Opdracht 15

• Ga naar de FR versie van KM-NET en upload een ééntalig FR Word document.
• Ga terug naar de NL versie van KM-NET en koppel de eentalige Word uit jouw NL map aan de FR versie.

Praktische workshop

Opdracht 16

• Verplaats een document naar keuze van de ene map naar dat van je linkerbuur.

Opdracht 17

• Maak een link tussen jouw artikel en dat van je rechterbuur.

Nog vragen?

Bedankt voor jullie aandacht!

Antwoorden op de praktische oefeningen

Klik in de volgende slides op het volgend icoon om het antwoord op elke vraag te zien. Als er meer dan één staan, klik dan op elke lamp afzonderlijk. Soms is er ook een schriftelijke uitleg beschikbaar.

• Stel dat de map nog niet was aangemaakt, hoe zou je dit dan doen?

• Voeg de submap met jouw naam toe aan jouw snelkoppelingen

• Voeg jouw naam toe als als materie-expert en verwijder één van de deelnemers als contributor aan jouw submap.

Een submap maken

Praktijk oefeningen

Documenten toevoegen :

1. Voeg volgende documenten toe aan jouw map:
1. Upload een ééntalig Word document
2. Upload een PDF document in beide talen
3. Upload een tweetalig Excel document
2. Open vervolgens elk opgeladen document in jouw map.

Documenten toevoegen :

Praktijk oefeningen

1. Ga naar de FPD website, klik onder de rubriek "Betaling" op de pagina "Betaaldatum"

1. Kopieer de tekst uit de rubriek "Wanneer wordt mijn pensioen betaald (België)?" tot en met de tekst "rond de 24e van de maand''
2. Geeft het artikel dezelfde opmaak als op de website (met koppen, opsommingstekens, vetgedrukt... en voeg twee linken toe naar Internet)
3. Voeg een anker toe aan de laatste woorden "rond de 24e van de maand"
4. Maak een link van "Ik ontvang mijn pensioen voor het eerst" (1e alinea) naar het anker dat je hebt gemaakt

Creatie van een artikel (ééntalig):

Praktijk oefeningen

Video

Het personaliseren van jouw startpagina KM-NET - Creatie van een persoonlijke map en het toevoegen van documenten

Praktijk oefeningen

Video

Het personaliseren van jouw startpagina KM-NET - Koppelen van een map

Praktijk oefeningen

Video

Het personaliseren van jouw startpagina KM-NET - Personaliseren van de widgets

Praktijk oefeningen

Video

Het personaliseren van jouw startpagina KM-NET - Herschikken en navigeren in de widgets

Praktijk oefeningen

Praktijk oefeningen

Deel 1 gericht op "gebruikers"Opdracht 1

• Ga opzoek naar de globale nota consolidatie door volgende procedure te volgen :

• Voer in de zoekbalk het woord "nota" ( zoek in alle dossiers)
• Daarna "globale nota"
• Daarna "globale nota consolidatie".

• Hoeveel resultaten heb je bekomen na iedere opzoeking? Wat heb je gedaan om de zoekopdracht te verfijnen?

Opdracht 2

• Hoe zie je het verschil tussen een artikel, een PDF, een WORD...?=> een specifiek pictogram voor elke vorm naast de titelkolom

Praktische workshop

Opdracht 3Een map volgen

• Volg de map Inkomensgarantie voor ouderen (IGO).
• Vind ze terug op uw Startpagina;

Een bestand volgen

• Volg een bestand van een van de andere deelnemers en ga naar je Startpagina:
• Volg een ééntalige PDF van een van de andere deelnemers ;
• Werk de eentalige PDF van je map bij.
• Wat stel je vast?

Praktische workshop

Opdracht 4 Zoek zo snel mogelijk de handleiding zonder gebruik te maken van de zoekbalk. Opdracht 5 In de map inkomensgarantie voor ouderen wordt de nomenclatuur niet juist toegepast. Welke titels zouden aangepast moeten worden? Hoe zou je feedback geven aan de contributor/materie expert?

Praktische workshop

Opdracht 6 Stel een vraag over een document van een andere deelnemer. Opdracht 7

• Wat moet je doen als je een document niet kan vinden op KM-NET?Bijvoorbeeld: zoek op "Liverpool".

• Hoe kan je feedback geven?
• Zoek op KM-NET de lijst met de KM-NET beheerders

Praktische workshop

Opdracht 8

• Hoe moet je een visuele melding of geluidsmelding activeren in KM-NET?
• Hoe kan ik het zoeken in de rode mappen standaard actief maken?
• Waar kan je jouw gevolgde documenten en mappen terugvinden (in favorieten geplaatst)?

Opdracht 9

• Ga opzoek naar het charter van KM-Net en open de versie van 14/06/2023.
• Hoe herken je deze versie in het document?
• De datum van de versie staat in het rood naast de titel
• Hoe verzend je de link van deze versie aan een collega?

Praktische workshop

Deel 2 gericht Contributors en materie-experten Opdracht 10 Ga naar het dossier "HR" en erna naar de submap "Kennisbeheer", wat merk je hieraan op? => de inhoud van de map is niet meteen zichtbaar, er wordt een startpagina voor de map geopend. Klik op het kruisje rechtsboven om toegang te krijgen tot de inhoud. Opdracht 11 Reproduceer wat je ziet in de map "Kennisbeheer" in je eigen map (je kunt het artikel gebruiken dat je aan het begin van de opleiding hebt geschreven).

Praktische workshop

Opdracht 12 U hebt een vraag ontvangen op 1 van uw documenten (opdracht 6), reageer hierop.=> Je kan de vraag terugvinden dankzij de notificaties. => Gebruik de tab conversatie om te antwoorden op de vraag. Opdracht 13 Werk alle parameters van een van je documenten bij (titel, beschrijving, zoekwoord,...). Wacht even om het te publiceren; wat merk je?

Praktische workshop

Opdracht 14

• Voeg een opmerking toe die niets te maken heeft met het document van jouw rechterbuur.
• Verberg de commentaar die niet pertinent is in de conversatie.

Opdracht 15

• Ga naar de FR versie van KM-NET en upload een ééntalig FR Word document.
• Ga terug naar de NL versie van KM-NET en koppel de eentalige Word uit jouw NL map aan de FR versie.

Praktische workshop

Opdracht 16

• Verplaats een document naar keuze van de ene map naar dat van je linkerbuur.

Opdracht 17

• Maak een link tussen jouw artikel en dat van je rechterbuur.

• Schrijft, redigeert en publiceert documenten via KM-NET in overeenstemming met het charter.
• Hij stelt de documenten/kennis beschikbaar.

De contributor

Mappen linken met processen is een keuze

KM-NET is een tool op het niveau van de organisatie. Het is dan ook een logische keuze om kennis te gaan structureren op het niveau van de organisatie, niet per departement of dienst. Op die manier kijken we ook meer doorheen de organisatie dan zuiver wat zich binnen één bepaalde dienst afspeelt.

Waarom is procesgericht denken van belang binnen een organisatie?

Het procesgericht denken biedt allereerst een nieuwe manier van kijken naar alles wat er zich afspeelt binnen de Federale Pensioendienst. Het biedt de mogelijkheid om het zogenaamde ‘silo-denken’ te doorbreken. In de plaats van onze kijk te beperken tot wat er zich binnen een bepaald(e) departement/dienst afspeelt, gaan we door het procesgericht denken (en werken) kijken naar het volledige end-to-end verloop van een proces, over de verschillende diensten/departementen heen. Het biedt bijgevolg een high level inzicht in wat er zich binnen de organisatie afspeelt en wie verantwoordelijk is voor welk aspect binnen een dergelijk end-to-end proces. Bovendien vormen processen het kloppende hart van de organisatie aangezien ze onze klanten, zowel intern als extern, de producten bezorgen die ze verlangen.

De materie-expert

• Hij is de expert binnen zijn materie
• Hij overlegt met andere materie-experten en contributors.
• Hij beantwoordt vragen van KM-NET gebruiker

- Zoekt, leest en raadpleegt documenten- heeft een kritisch oog voor de documenten die hij/zij raadpleegt - Neemt het initiatief om kennis in vraag te stellen, vragen te stellen en verbeteringen voor te stellen

De gebuiker

Bij welke processen ben je betrokken?

Welke diensten zijn erbij betrokken? Wat is de input/output van dit proces?

Van welke processen maakt uzelf deel uit?

Welke diensten zijn hier bij betrokken?Wat is de input/output van dit proces?

De sponsor of de chief knowledge officer

• Dit is een strategische rol op directieniveau.
• Hij zorgt voor samenhang tussen kennisbeheer en de doelstellingen van de organisatie. (Strategische doelstellingen )

3 Types van processen

Voorbeelden

• Managementprocessen

o Voorbeeld: Het beheren van kennis

• Realisatieprocessen

o Voorbeeld: Het toekennen van een pensioen

• Ondersteunende processen

o Voorbeeld: Het behandelen van klachten

De Km-net beheerder

• Zorgt voor het juiste gebruik van de tool en de naleving van het KM-charter.
• Ondersteunt de coördinatie tussen de diensten om unieke en coherente documenten op te stellen.
• Neemt deel aan de transversale besprekingen binnen het netwerk van KM-NET beheerders

De KM corporate coordinator

• Garandeert de structuur van KM-NET
• Waakt over de naleving van de principes uiteengezet in dit charter.
• Ondersteunt de ontwikkeling van de KM-NET-tool en zijn cultuur.
• Hij organiseert het transversale netwerk van KM-NET-beheerders.