UFCD 8503 Gestão de Indicadores

UFCD 8503 Gestão de indicadores

Formador: Rui Fernandes

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• Decisões de âmbito estratégico e operacional

Conteúdos:

• Decisões (de âmbito estratégico) sobre a operação logística com implicações no longo prazo

• Decisões (de âmbito estratégico) sobre a operação logística com implicações no longo prazo
• Localização da atividade
• Dimensão do espaço
• Escolha dos equipamentos
• Decisões relativas à propriedade dos recursos (aluguer, compra, construção de raiz)
• Decisões relativamente à operação fazer ou mandar fazer/ outsourcing
• Decisões relativas à política de recursos humanos afetos à operação Logística
• Seleção de fornecedores e outros parceiros de negócio

• Decisões de curto prazo

• Planeamento das atividades de encomenda, receção e expedição de mercadoria Contratação

• Contratação pontual de operadores de armazém

• Planeamento e gestão estratégica

• Visão
• Missão
• Valores
• Metas e objetivos
• Estratégia

• Conceito de planeamento

• Importância do processo de planeamento

• Forma de atingir os objetivos da empresa
• Preparar a organização para o futuro

• Fases do planeamento

• Formulação dos objetivos
• Identificação das metas e estratégias atuais
• Análise ambiental
• Análise das forças e fraquezas da empresa
• Identificação das oportunidades e ameaças estratégicas
• Determinação do grau de mudança necessária
• Tomada de decisão estratégica
• Implementação da estratégia
• Acompanhamento, controlo e correção do processo

• Plano estratégico

• Influência dos fatores ambientais

• Componentes

• Missão organizacional
• Objetivos organizacionais
• Estratégias organizacionais
• Plano de gestão da carteira de negócios da organização

• Quadros indicadores

• Definição e principais características

• Principais indicadores de atividade
• Eficácia em função dos indicadores aí representados
• Leitura que provoque planos de contingência operacionáveis
• Fatores chave do negócio
• Apresentação de forma dinâmica ou numa folha de papel

• Medição da performance logística (nível de custos e sua importância relativa)

• Número de colaboradores e seu custo em toda a cadeia logística
• Edifício e instalações
• Custos de oportunidade e custos de funcionamento
• Custos com equipamento e outros recursos
• Custos de manutenção Paletes e material de embalagem
• Outsourcing e outros serviços associados
• Benchmarking e melhor avaliação do desempenho da empresa

• Utilização dos recursos

• Grau de utilização dos recursos contratados
• Produtividade dos equipamentos

• Adequabilidade dos equipamentos

• Serviço ao cliente

• Nível de stocks
• Tempo de operação
• Consistência do processo logístico

• Correção de desvios de indicadores

• Estratégias de correção
• Relatórios

Introdução

A Gestão de Indicadores é um processo que nos permite medir, acompanhar e analisar o desempenho dos nossos projetos, equipas e organizações. Através da definição e monitorização de indicadores de desempenho, podemos ter uma visão clara e objetiva do nosso progresso em direção aos objetivos estabelecidos.A gestão logística requer uma abordagem baseada em dados e informações precisas para orientar as decisões e medir o desempenho. Nesse sentido, a definição de indicadores desempenha um papel fundamental.

A tomada de decisões é crucial para o sucesso empresarial, e é importante distinguir entre decisões de âmbito estratégico e operacional. As decisões estratégicas são de longo prazo e definem o rumo da organização, estabelecendo metas e direções para o futuro. Por sua vez, as decisões operacionais são de curto prazo e focam na execução diária das atividades, assegurando a eficiência e eficácia das operações. Ambas são fundamentais e devem estar alinhadas para alcançar os objetivos da empresa.

Decisões de âmbito estratégico e operacional

A dimensão do espaço necessário para a operação logística também é uma decisão importante. Deve-se considerar o volume de stock, os equipamentos necessários, as áreas de movimentação e as instalações de armazenagem. É fundamental planear o espaço de forma eficiente, tendo em conta o fluxo de materiais e a capacidade de expansão futura.

Dimensão do espaço

Unit 2

Localização da atividade

Decisões com implicações a longo prazo

A escolha da localização para as operações logísticas é uma decisão estratégica que pode impactar a eficiência e a competitividade da empresa. A localização ideal deve ter em conta fatores como proximidade de fornecedores, clientes e infraestrutura de transporte, além de considerações regulatórias e custos operacionais.

A decidir se os recursos logísticos serão alugados, comprados ou construídos do zero é uma escolha estratégica. Essa decisão depende de fatores como disponibilidade de capital, necessidades específicas da empresa, custos operacionais e exigências de flexibilidade.

Decisões relativas à propriedade dos recursos

Unit 2

Escolha dos equipamentos

A seleção dos equipamentos adequados para a operação logística é crucial para garantir a eficiência e a produtividade. Isso envolve a escolha de empilhadores, sistemas de transporte, sistemas de armazenagem, tecnologias de rastreamento e outros equipamentos necessários para as atividades logísticas.

A empresa deve avaliar quais atividades são mais vantajosas de serem realizadas internamente e quais podem ser delegadas a fornecedores especializados.Isso pode incluir a contratação de transportadoras, serviços de armazenagem ou até mesmo a utilização de plataformas de comércio eletrónico .

A decisão de fazer ou contratar (outsourcing)

A política de recursos humanos na operação logística é crucial. Recrutamento, formação, remuneração e retenção de talentos são decisões importantes. Uma equipa qualificada e motivada contribui para o sucesso a longo prazo.

Decisões relativas à política de recursos humanos afetos à operação Logística

Seleção de fornecedores e outros parceiros de negócio

A seleção de fornecedores e outros parceiros de negócio é uma decisão estratégica na operação logística. É importante escolher fornecedores confiáveis, com capacidade de entrega pontual, qualidade dos produtos/serviços e políticas de parceria alinhadas aos objetivos da empresa.

Receção:

• Agendar entregas
• Preparar mercadoria
• Registar remessas

• Identificar necessidades
• Selecionar fornecedores
• Emitir ordens de compra

Expedição

• Preparar espaço
• Inspecionar a mercadoria
• Atualizar inventário

Decisões de curto prazo

As decisões de curto prazo no planeamento das atividades de encomenda, receção e expedição de mercadoria, bem como na contratação pontual de operadores de armazém, desempenham um papel crucial na eficiência operacional da logística.

Encomenda:

A contratação pontual de operadores de armazém tem como objetivo suprir necessidades temporárias de pessoal para lidar com períodos sazonais, picos de trabalho ou projetos específicos. Eis alguns pontos importantes a considerar:

Contratação pontual

• Identificação das necessidades.

Avaliar o período ou evento que exige a contratação pontual de operadores de armazém. Pode ser um aumento na procura devido a épocas festivas, promoções, lançamentos de produtos ou outras situações que requerem uma força de trabalho adicional.

• Planeamento antecipado.

É importante antecipar e planear as necessidades de pessoal com antecedência, de forma a evitar contratações de última hora e garantir a disponibilidade dos operadores de armazém quando necessário.

• Avaliação das competências necessárias.

Determinar as competências e conhecimentos específicos necessários para os operadores de armazém contratados temporariamente. Isso pode incluir conhecimentos básicos de logística, manuseamento de carga, utilização de equipamentos de movimentação, entre outros.

• Recrutamento adequado.

Utilizar canais de recrutamento adequados para atrair candidatos qualificados, como anúncios em sites de emprego, agências de recrutamento ou parcerias com instituições de formação profissional.

• Formação rápida.

Oferecer uma formação rápida e eficiente aos operadores de armazém contratados para que possam desempenhar as suas funções de forma adequada e segura. Isso pode incluir formação sobre as políticas da empresa, procedimentos de segurança e operação de equipamentos.

• Gestão adequada.

Assegurar uma boa gestão dos operadores de armazém temporários, incluindo supervisão adequada, comunicação clara de expetativas e monitorização do desempenho para garantir que as tarefas sejam executadas de acordo com os padrões e prazos estabelecidos.

• Flexibilidade.

A contratação pontual de operadores de armazém permite uma maior flexibilidade na equipa, adaptando-se às exigências sazonais e evitando custos fixos de pessoal em períodos de menor atividade.

• Encerramento adequado.

Após o término do período de contratação pontual, é importante realizar uma avaliação das necessidades futuras e tomar decisões sobre a manutenção de parte da equipa temporária ou o término dos contratos, conforme apropriado.

O planeamento e a gestão estratégica são processos essenciais para o sucesso de uma organização. O planeamento estratégico envolve a definição da visão, missão e objetivos de longo prazo da empresa, assim como a identificação das estratégias necessárias para alcançá-los. Ele ajuda a estabelecer a direção da organização, considerando fatores internos e externos que podem influenciar o seu desempenho.

Planeamento e a gestão estratégica

Visão

Missão

Conceitos básicos

Empresa

Valores

Metas

Estratégia

O conceito de planeamento refere-se ao processo de estabelecer objetivos, identificar as ações necessárias para alcançá-los e criar uma estratégia para orientar essas ações. O planeamento envolve a antecipação e organização sistemática de recursos, atividades e prazos para atingir os resultados desejados.

No contexto empresarial, o planeamento é uma atividade fundamental para o sucesso e a eficiência de uma organização.

O Papel Vital do Planeamento na Gestão Logística

Conceito de planeamento

A IMPORTÂNCIA DO PROCESSO DE PLANEAMENTO

As Fases do Planeamento

Ordem das fases possam variar dependendo das abordagens específicas de planeamento.

4

Identificação das oportunidades e ameaças estratégicas

Com base na análise ambiental e na análise interna, a organização identifica as oportunidades estratégicas que podem ser aproveitadas.

5

3

2

1

Análise das forças e fraquezas da empresa

Nesta fase, a organização avalia as suas próprias forças e fraquezas internas.

Análise ambiental

Aqui, a organização analisa o ambiente externo e interno em que opera.

Identificação das metas e estratégias atuais

Esta fase envolve a análise das metas e estratégias atuais da empresa.

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Nesta fase, a organização define claramente os objetivos que pretende alcançar. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (critérios SMART).

Definição de objetivos

As Fases do Planeamento

Ordem das fases possam variar dependendo das abordagens específicas de planeamento.

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Identificação das oportunidades e ameaças estratégicas

Com base na análise ambiental e na análise interna, a organização identifica as oportunidades estratégicas que podem ser aproveitadas.

5

3

2

1

Análise das forças e fraquezas da empresa

Nesta fase, a organização avalia as suas próprias forças e fraquezas internas.

Análise ambiental

Aqui, a organização analisa o ambiente externo e interno em que opera.

Identificação das metas e estratégias atuais

Esta fase envolve a análise das metas e estratégias atuais da empresa.

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Nesta fase, a organização define claramente os objetivos que pretende alcançar. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido (critérios SMART).

Definição de objetivos

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6

Tomada de decisão estratégica

Com base nas análises anteriores, a organização toma decisões estratégicas.

Determinação do grau de mudança necessária

Nesta fase, a organização avalia o grau de mudança necessário para alcançar os objetivos estabelecidos.

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Implementação da estratégia

Esta fase envolve colocar em prática as estratégias selecionadas.

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Acompanhamento, controlo e correção do processo

Após a implementação da estratégia, é essencial monitorizar o progresso, acompanhar os resultados e fazer ajustes quando necessário.

Estas fases são iterativas e contínuas, ou seja, o processo de planeamento é dinâmico e deve ser adaptado e ajustado conforme necessário para lidar com as mudanças e desafios que surgem ao longo do tempo.

Acompanhamento, controlo e correção

Software de gestão de projetos

Ferramentas de monitorização em tempo real

Software de gestão de tarefas

Painéis de controlo (dashboards)

ferramentas adequadas

Plano estratégico e os fatores ambientais

Os fatores ambientais, também conhecidos como fatores externos, são elementos que estão fora do controle direto da organização, mas que podem exercer um impacto significativo nas suas operações e resultados. Esses fatores incluem aspetos políticos, económicos, sociais, tecnológicos, ambientais e legais, conhecidos como análise PESTEL.

p

Político: Refere-se a questões políticas, como políticas governamentais, estabilidade política, leis e regulamentos que podem ter impacto na organização.

E

Económico: Envolve fatores económicos, como taxas de juro, inflação, crescimento económico, níveis de desemprego e condições do mercado de trabalho.

S

T

Social: Refere-se a fatores sociais, como tendências demográficas, mudanças nos padrões de consumo, comportamento do consumidor, valores culturais e estilo de vida.

E

Tecnológico: Envolve avanços tecnológicos, inovações, investigação e desenvolvimento, automação, digitalização, impacto da tecnologia nas operações e na indústria em geral.

Ecológico Refere-se a questões relacionadas ao meio ambiente, como regulamentações ambientais, sustentabilidade, alterações climáticas, consciencialização ambiental e impacto ambiental das operações.

L

Legal: Envolve aspetos legais que afetam a organização, como leis laborais, leis de proteção ao consumidor, regulamentações específicas da indústria e questões relacionadas à propriedade intelectual

A gestão estratégica de uma organização envolve a definição de diversos componentes essenciais para o seu sucesso.

Missão organizacional

Objetivos organizacionais

Estratégias organizacionais

Plano de gestão da carteira de negócios

O plano de gestão da carteira de negócios analisa e gere os diferentes negócios da organização. Inclui a análise do portefólio, alocação de recursos e decisões estratégicas. Garante alinhamento e eficiência.

Componentes

A missão organizacional é a declaração que define o propósito e a identidade da empresa. Ela orienta as ações e decisões, direcionando os esforços para alcançar os objetivos a longo prazo.

Os objetivos organizacionais são os resultados específicos que a empresa pretende alcançar dentro de um determinado período de tempo.

As estratégias organizacionais são planos de ação para atingir os objetivos da empresa. Elas envolvem diretrizes e escolhas para maximizar recursos e obter vantagem competitiva. Podem abranger áreas como posicionamento, desenvolvimento de produtos e parcerias estratégicas.

O plano de gestão da carteira de negócios é uma abordagem estratégica que analisa e gerencia os diferentes negócios ou unidades de negócio da organização. Ele envolve a análise do portfólio, identificação de oportunidades, alocação de recursos e gestão de riscos. Permite decisões informadas sobre investimentos, desinvestimentos e desenvolvimento de novos negócios. Garante alinhamento estratégico e alocação eficiente de recursos.

Um quadro de indicadores, também conhecido como painel de controlo ou dashboard, é uma ferramenta de gestão que permite monitorizar e visualizar de forma clara e concisa os principais indicadores de desempenho de uma organização. Ele fornece informações objetivas sobre o progresso e a realização dos objetivos estabelecidos, auxiliando os gestores na tomada de decisões informadas.

KPIs (Key Performance Indicators) são indicadores-chave de desempenho que medem o progresso em direção aos objetivos estratégicos de uma organização.

Definição

Quadro de indicadores

Centralização

Reúne em um único local as informações mais importantes para o acompanhamento do desempenho da organização.

As principais características são:

Visualização

Utiliza gráficos, tabelas ou outros recursos visuais para apresentar de forma clara e objetiva os dados coletados.

Atualização periódica

Os indicadores são atualizados regularmente para refletir o status atual e permitir uma análise em tempo real.

Foco nos resultados

Os indicadores selecionados estão diretamente relacionados aos objetivos estratégicos da organização.

Principais indicadores de atividade

Os principais indicadores de atividade podem variar de acordo com o setor e o tipo de organização, mas alguns exemplos comuns incluem:

• Receita: Indica o valor total das vendas ou faturamento da empresa em um determinado período de tempo.
• Lucro bruto: Representa a diferença entre a receita e os custos diretos associados à produção ou entrega dos produtos ou serviços.
• Número de clientes: Quantifica a quantidade de clientes ativos que a empresa possui em um determinado período de tempo.
• Taxa de conversão: Mede a porcentagem de leads ou visitantes que se convertem em clientes efetivos.
• Retenção de clientes: Indica a porcentagem de clientes que permanecem fiéis à empresa ao longo do tempo, refletindo a satisfação e fidelidade dos clientes.
• Índice de satisfação do cliente: Avalia a satisfação dos clientes em relação aos produtos, serviços ou experiência geral com a empresa.
• Tempo de resposta: Mede o tempo médio necessário para responder às solicitações ou consultas dos clientes.

Neste quadro exemplificativo, são apresentados alguns indicadores, as suas respectivas metas e os resultados alcançados. Os valores mostram a eficácia em relação aos indicadores, demonstrando se a organização atingiu ou superou as metas estabelecidas. Essas informações são importantes para avaliar o desempenho da empresa e tomar decisões estratégicas.

Vendas

Aumentar 10% em 1 trimestre

+15%

Satisfação do cliente

Índice de satisfação de 90%

92%

Retenção de clientes

Taxa de retenção de 80%

85%

Tempo de resposta

Responder até 24 horas

Média de 18 horas

Indicador

Meta

Resultado

Ao analisar a leitura dos indicadores e identificar desvios ou variações significativas em relação às metas estabelecidas, é importante que a empresa desenvolva planos de contingência operacionais. Esses planos visam lidar com situações adversas e tomar ações corretivas para garantir o alcance dos objetivos

Estratégias para assegurar o sucesso da organização ou empresa

Antecipando Desafios

Planos de contingência

Fatores chave do negócio

Os fatores chave do negócio são elementos essenciais que impulsionam o sucesso e a vantagem competitiva de uma empresa. Esses fatores variam de acordo com o setor e a natureza do negócio, mas geralmente incluem:

Produtos ou serviços distintos

A qualidade, inovação e diferenciação dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa são fatores cruciais para atrair e reter clientes.

1

Marca e reputação

Uma marca forte e uma reputação sólida são fundamentais para conquistar a confiança dos clientes e destacar-se no mercado.

2

Eficiência operacional

A capacidade de operar de forma eficiente, reduzindo custos, otimizando processos e entregando valor aos clientes de forma ágil e eficaz.

3

Relacionamento com os clientes

Relacionamentos sólidos com clientes são essenciais para entender suas necessidades, garantir satisfação e promover fidelidade à marca.

4

18 Maio 2020

Satisfação

92%

Vendas

+15%

Tempo de resposta

18 Horas

Retenção de clientes

85%

A apresentação dos indicadores pode ser feita de forma dinâmica, através de painéis interativos ou software especializado, que permitem uma visualização em tempo real dos dados. Outra opção é apresentá-los numa folha de papel, facilitando a análise e permitindo um acesso rápido às informações.

Apresentação

É uma declaração que define o propósito fundamental da organização, indicando o que ela faz, para quem e porquê faz. A missão define a identidade e o âmbito de atuação da empresa.

Aqui estão alguns exemplos de missões de empresas conhecidas:

• Google: Organizar as informações do mundo e torná-las universalmente acessíveis e úteis.

• Tesla: Acelerar a transição do mundo para a energia sustentável.

• Nike: Trazer inspiração e inovação para todos os atletas do mundo.

Refere-se ao plano de ação global adotado pela organização para alcançar os seus objetivos. A estratégia envolve a seleção de direções competitivas, a alocação de recursos, a definição de vantagens competitivas e a adaptação às mudanças no ambiente de negócios.

Aqui estão alguns exemplos de estratégias:

A empresa procura diferenciar-se da concorrência através de produtos ou serviços únicos, oferecendo características exclusivas ou valor adicional percebido pelos clientes.

• Estratégia de liderança de custo.

A empresa procura ser líder no seu setor, oferecendo produtos ou serviços a preços mais baixos do que os concorrentes, procurando eficiência operacional e redução de custos.

• Estratégia de expansão de mercado.

A empresa procura expandir a sua presença geográfica, entrando em novos mercados ou segmentos de mercado para alcançar um público-alvo mais amplo.

• Estratégia de diferenciação.

A empresa procura diferenciar-se da concorrência através de produtos ou serviços únicos, oferecendo características exclusivas ou valor adicional percebido pelos clientes.

• Estratégia de inovação.

A empresa procura destacar-se no mercado através do desenvolvimento contínuo de novos produtos, serviços ou processos inovadores, atendendo às necessidades dos clientes de forma única.

• Estratégia de parcerias ou alianças estratégicas.

A empresa procura estabelecer parcerias ou alianças com outras organizações para aproveitar sinergias, partilhar recursos ou alcançar objetivos comuns.

• Estratégia de fidelização de clientes.

A empresa procura desenvolver programas de fidelidade, oferecer um excelente serviço pós-venda e criar relacionamentos duradouros com os clientes, visando a sua retenção e aumentando a repetição de compras.

• Estratégia de segmentação de mercado.

A empresa procura segmentar o mercado e direcionar os seus esforços de marketing para atender às necessidades específicas de diferentes grupos de clientes, adaptando os seus produtos, mensagens e canais de distribuição de acordo.

• Estratégia de expansão de linha de produtos.

A empresa procura ampliar a sua oferta de produtos ou serviços, adicionando novas variações, extensões de linha ou categorias relacionadas para atingir diferentes segmentos de mercado ou responder a demandas emergentes.

• Estratégia de diversificação.

A empresa procura diversificar as suas atividades de negócio, entrando em novos setores ou indústrias para reduzir riscos, explorar oportunidades de crescimento ou ampliar a sua base de clientes.

• Estratégia de sustentabilidade.

A empresa procura integrar considerações ambientais, sociais e de governança na sua estratégia de negócio, adotando práticas sustentáveis, responsáveis e éticas para gerar valor a longo prazo.

Estas ferramentas permitem criar cronogramas, atribuir tarefas, acompanhar o progresso e facilitar a comunicação entre os membros da equipa.

Acompanhamento

Estas ferramentas permitem criar listas de tarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e acompanhar o progresso individual das tarefas.

Tarefas

São princípios éticos e crenças fundamentais que orientam o comportamento e as decisões da empresa. Os valores representam a cultura empresarial e definem as normas e a ética corporativa.

Alguns valores destacados por empresas conhecidas:Integridade:

• Patagonia: A empresa de vestuário ao ar livre promove a integridade ao adotar práticas sustentáveis e transparentes em toda a cadeia de fornecimento.

• Pixar: A conhecida empresa de animação promove um ambiente de colaboração, incentivando a criatividade e o trabalho em equipa para produzir filmes de alta qualidade.

• BMW: A fabricante de automóveis é reconhecida pela sua dedicação à excelência em design, desempenho e qualidade dos seus veículos.

São painéis visuais que apresentam indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas relevantes do processo, permitindo uma visão rápida e clara do estado e do desempenho geral.

Painéis de controlo

É uma declaração que descreve o futuro desejado da organização. Representa a imagem inspiradora e orientadora do que a empresa pretende alcançar a longo prazo.

Exemplos de visões:

• Fiat: Estar entre os principais players do mercado e ser referência de excelência em produtos e serviços automobilísticos.
• Microsoft: Disponibilizar às pessoas software de excelente qualidade – a qualquer momento, em qualquer local e em qualquer dispositivo.
• Facebook: Dar às pessoas o poder de construir uma comunidade global e aproximar o mundo.

Permitem monitorizar em tempo real o andamento do processo, identificando potenciais problemas ou desvios e permitindo uma intervenção imediata.

Intervenção imediata

São resultados específicos e mensuráveis que a organização pretende alcançar num determinado período. As metas são de longo prazo e os objetivos são passos intermédios que contribuem para a realização das metas. Devem ser claros, desafiantes e alinhados com a estratégia da empresa.

Aqui estão alguns exemplos de metas:

• Aumentar a participação de mercado.
• Melhorar a satisfação do cliente.
• Expandir para novos mercados.
• Aumentar a receita e lucratividade.
• Reduzir custos operacionais.

• Desenvolver novos produtos ou serviços.
• Aumentar a sustentabilidade ambiental.
• Aprimorar a gestão de talentos.
• Fortalecer a reputação da marca.
• Promover a responsabilidade social corporativa.