PRESENTACIÓN SUPERHÉROES

novedades de la información documentada abril-mayo 2023

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Atención al Estudiante, Biblioteca, Compras, Gestión de Comunicaciones, Gestión de TIC, Planta Física, Presupuesto y Registro y Control Académico.

super guau, EL PROCESO O SUBPROCESO QUE NO TIENE DOCUMENTOS VENCIDOS!

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Masaaki Imai

"es imposible mejorar cualquier proceso hasta que esté estandarizado. si el proceso está cambiando de aquí para allá, cualquier mejora será solo una variación más que ocasionalmente se usa y se ignora en su mayoría".

• Cada vez que se implementen cambios en los métodos, responsables, uso de funcionalidades o desarrollo de aplicativos, actualizar la documentación que aplique.
• Comunicar a las partes interesadas pertinentes las novedades de los documentos, teniendo en cuenta el nivel de participación en la actividad: solicitantes, responsables de aprobar o de realizarla para definir el tipo de estrategia de comunicación y la información a comunicar.
• Revisar si los cambios realizados implican ajustes en otros documentos como formatos, matrices y demás.

Aquí tenemos

tips para que la información documentada aporte valor

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VAF-PG-002-UDES PROGRAMA DE AUDITORÍAS V.13 abril 10 2023 Se ajusta tamaño del logo ICONTEC, tipología y color en código de certificación. Se ajustan entradas y presentación del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros. Se ajusta el numeral 3 responsables. Se ajusta los ítems mencionados en el numeral 5 Desarrollo del contenido. Se incluye los numerales 7.2.1 PASOS PARA EL REGISTRO DEL PLAN DE AUDITORÍA EN EL SISTEMA Y CREACIÓN DE ITINERARIOS Se ajusta el numeral 7.6.ELABORACIÓN DE LISTAS DE VERIFICACIÓN Se incluye el numeral 7.6.1 PASOS PARA LA CREACIÓN DE LISTAS DE VERIFICACIÓN 7.2.1.1 PASOS PARA EL REGISTRO DEL PLAN DE AUDITORÍA EN SISTEMA 7.2.1.2 PASOS PARA LA CREACIÓN DE ITINERARIOS EN EL SISTEMA Se ajustan el numeral 7.8 INFORME FINAL y 7.8.1 ELABORACIÓN DE INFORME FINAL Se incluyen los numerales 7.8.2 PROCEDIMIENTO PARA GENERAR EL INFORME DE AUDITORÍA INTERNA. 7.8.3 ENTREGA DE INFORME FINAL 7.8.3.1 ASIGNACIÓN DE NUMERAL ID AL INFORME FINAL R1. Se ajusta logo institucional, tamaño del logo ICONTEC, tipología y color en código de certificación. Se ajusta entradas del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros.

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VAF-PR-001-UDES PROCEDIMIENTO CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES V.12 abril 25 2023 Revisión general del documento. En el numeral 4.1.6 acciones Correctivas, se actualiza paso a seguir por parte del líder del proceso o subproceso responsable del tratamiento de la salida No conforme, cuando la corrección no aplica o la solución a la desviación detectada no es aceptada por el cliente u otra parte interesada pertinente. Se ajusta logo institucional, tamaño del logo ICONTEC, tipología y color en código de certificación. Se ajustan entradas y presentación del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros.

DOCUMENTOS ACTUALIZADOS

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VAF-PC-001-UDES APLICACIÓN DE LA MARCA DE CONFORMIDAD DE LA CERTIFICACIÓN ICONTEC V.06 mayo 9 2023 En el numeral 5.2.5 se actualizó la imagen de la marca IQNet conforme al cambio del logo IQNet que se muestra en el manual de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC. Se agregaron los numerales 5.2.5.1 y 5.2.5.2 En el numeral 5.2.6 se agregó el tamaño mínimo permitido de uso del sello IQNet. En el numeral 5.2.5 se mencionó la disposición de la marca IQNet junto a sello de ICONTEC y cuando éste acompaña dos o más sellos de certificación ICONTEC. En los numerales 5.2.2 y 5.2.2.1 se hace la aclaración que hacen referencia al logo ICONTEC. Se ajusta presentación y entradas del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros.

DOCUMENTOS ACTUALIZADOS

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GED-GU-001-UDES Uso Adecuado del Papel V. 05 mayo 15 2023 GED-IN-003-UDES Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones V. 09 mayo 19 2023

GED-IN-002-UDES Instructivo Organización Archivos de Gestión y Transferencias Documentales V. 07 mayo 15 2023

COM-MN-001-UDES Manuel de Marca UDES V.01 abril 17 2023 COM-GU-003-UDES Guía Solicitud de Servicios V. 02 abril 17 2023

TAH-GU-002-UDES Guía de Salidas y/o Permisos V. 02 mayo 24 2023 TAH-PC-003-UDES Protocolo de Atención al público v. 02 mayo 26 2023

gestión documental

gestión documental

COMUNICACIONES

TALENTO HUMANO

documentos de interés general actualizados

mister no

• No cumple con la revisión anual de los documentos.
• No comunica los cambios a las partes interesadas.
• No hace seguimiento al estado de sus solicitudes documentales , ni hace los ajustes solicitados

• Ha incluido dentro de la planeación anual del proceso o subproceso la revisión y actualización de la información documentada, de acuerdo a su vencimiento.
• Realiza seguimiento al cumplimiento de la documentación.

superdocs

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Una vez aprobado el documento, comunicar a las partes interesadas pertinentes, la nueva versión. Tener en cuenta la estrategia de comunicación a utilizar, dependiendo del público objetivo.

Registrar la solicitud documental y estar pendiente del avance en la atención del trámite. Realizar oportunamente los ajustes solicitados para que la solicitud no sea rechazada.

Realizar los ajustes, justificando los cambios o eliminación de textos (si aplica). Registrar en el Control de Cambios, la información que permita identificar los ajustes realizados.

De acuerdo a la fecha de vencimiento o cuando se identifican cambios, solicitar a Gestión Documental la versión editable del documento a revisar.

pasos para la actualización de documentos

¡gracias!