CC

experiencias

Tener un identificador estándar para las asistentes, con nombre y su @ y posiblemente hasta un código QR o número que sirva para rifas

Tener identificadores las organizadoras, para que nos ubiquen si necesitan algo las asistentes

Hacer invitaciones personales por distintos medios personalizados para cada TL, porque varias no se enteraron del evento

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PUNTOS A TOMAR EN CUENTA

Tener personas voluntarias para la logística durante el evento, para que las organizadoras no se pierdan de las actividades

Tener comunicación de todos los correos a todas las organizadoras de un proceso, para apoyarnos y saber que ya se hicieron algunas tareas

Si se tienen actividades que requieran comunicación por streaming, que se programen como segunda o tercera actividad en la agenda, para que dé tiempo de preparar la conexión y no retrasarnos

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En la planeación tener un solo documento para toda la planeación, para estar todas enteradas y no perderse en un mar de archivos

Tener swags especiales para las personas voluntarias

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PUNTOS A TOMAR EN CUENTA

Pedir a las organizadoras que nos comuniquen cualquier eventualidad, para apoyarlas y suplir sus actividades

Tener un formulario al final para que evalúen el evento, con preguntas más dirigidas a mejorar

Planear con más tiempo los swags físicos, tener fechas límite de un mes antes del evento para tener tiempo de prepararlosy los digitales pueden recibirse un poco después, y planear la forma de repartirlos

Revisar qué datos faltaron para verificar a quienes se registraron en el formulario de CC, porque fue un proceso complejo

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Contar con teléfonos de emergencia en sitio, y pedir contactos de emergencia a las asistentes, por si se sienten mal

Motivar a las organizadoras a que involucren a las asistentes, por si son introvertidas, que no se sientan solas

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PUNTOS A TOMAR EN CUENTA

Aprender del registro que tuvimos que organizar, para que sea más fluido y no haya puntos de "filtro"

Hacer una reunión de las organizadoras y voluntarias una hora antes de comenzar el montaje, para planear la organización del día

Contar con un listado de todo lo que se tiene que hacer por cada equipo (ponentes, redes sociales, fotografías, hospedaje, sponsors, lugar del evento, sitios after, etcétera)

Si se harán eventos after, tener los datos dentro de las instrucciones en la agenda del evento y mandar la agenda con anticipación

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