guide événements
Lyna Veillette
Created on March 23, 2023
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Développer de bonnes pratiques à l'UQTR
grille et guide de responsabilité sociale pour les événements
grille de responsabilité sociale
dimensions. gouvernance. sociale. écologique. économique
Introduction
Références
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"Il n'y a pas de petits gestes quand nous sommes 7 milliardà les faire "
L’UQTR prend à coeur sa responsabilité sociale et intègre les enjeux du développement durable, notamment les préoccupations sociales et environnementales, à ses événements, projets et processus, et ce, de façon à jouer un rôle positif dans la collectivité. La grille suivie du guide de responsabilité sociale, visent à développer de bonnes pratiques lors d’événements organisés par la communauté universitaire. Ils permettent de mettre en lumière les améliorations possibles, de réduire les impacts négatifs et de maximiser les retombées constructives de l’événement. Quatre dimensions sont considérées : gouvernance, sociale, écologique et économique. Chacune des dimensions comporte des objectifs à atteindre.
introduction
grille et guide de responsabilité sociale pour les événements
grille de responsabilité sociale
dimensions. gouvernance. sociale. écologique. économique
Introduction
Références
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Comité organisateur
Sélection partenaires, fournisseurs, conférenciers, panélistes, commanditaires
Format
Programmation
Personnel et bénévoles
Choix du site - horaire
grille et guide de responsabilité sociale pour les événements
Inscription
Alimentation
Matériel (ex.: fournitures, décorations, cadeaux, objets promotionnels, trophées)
Aménagement
Promotion-communication
Transports
grille de responsabilité sociale
dimensions. gouvernance. sociale. écologique. économique
Introduction
Références
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"Il n'y a pas de petits gestes quand nous sommes 7 milliardà les faire "
Comité organisateur Νommer un responsable de la responsabilité sociale Affecter une équipe dédiée à la responsabilité sociale pour la durée de l’événement S’inspirer des événements antérieurs ou novateurs afin d’identifier et de mettre en oeuvre les meilleures pratiques de responsabilité sociale S’assurer que les ressources nécessaires soient allouées aux actions de responsabilité sociale Fixer des objectifs réalistes à atteindre Choisir des indicateurs à suivre Estimer les émissions de GES pour en prévoir la compensation Remercier les collaborateurs pour leur contribution à l’atteinte des objectifs fixés
Sélection partenaires, fournisseurs, conférenciers, panélistes, commanditaires Choisir des entreprises ou organismes à vocation sociale ou appartenant à des groupes sous-représentés S'informer si le partenaire a une politique de développement durable, une certification et pose des actions concrètes Informer les partenaires des bonnes pratiques mises de l’avant et demander leur collaboration Viser la diversité des profils des panélistes Faire appel à des fournisseurs certifiés
FORMAT Offrir la possibilité de participer à l’événement par téléconférence ou visioconférence Prévoir une Webdiffusion de l'événement Enregistrer les présentations ou l'événement en vue d'une diffusion ultérieure
PROGRAMMATION Intégrer une activité de sensibilisation au développement durable Mettre en valeur la culture locale et régionale Planifier des pauses suffisamment longues Encourager l’activité physique chez les participants Récolter des dons qui seront remis à des organismes sans but lucratif
PERSONNEL ET BÉNÉVOLES Porter une attention particulière aux bénévoles Former les bénévoles et le personnel quant aux mesures de responsabilité sociale mises en place Embaucher des étudiants ayant un plus faible revenu Offrir des services gratuits à la clientèle moins nantie
CHOIX DU SITE - HORAIRE Fixer des horaires compatibles avec la conciliation travail-vie personnelle Tenir compte de la biodiversité sur le site de l’événement
INSCRIPTION Offrir la gratuité ou un tarif préférentiel à l’inscription pour la clientèle moins nantie (ex. étudiants, organismes communautaires) Offrir des laissez-passer gratuits pour les personnes accompagnatrices des participants ayant un handicap Fournir les coordonnées d’une personne-ressource pour toute question relative à l’accessibilité de l’événement Lancer des invitations qui vont au-delà des publics habituels Évaluer le nombre de participants pour éviter le gaspillage de ressources Inclure des questions dans le formulaire d’inscription sur les préférences et les besoins spécifiques
ALIMENTATION Choisir des aliments sains et nutritifs Offrir un choix de repas végétarien Tenir compte des allergies, intolérances et régimes alimentaires particuliers des participants Donner les surplus alimentaires pour éviter le gaspillage Favoriser l’achat local et les produits de saison Choisir des produits biologiques Encourager les achats d’aliments équitables (ex. café, thé, chocolat)
Matériel (ex. fournitures, décoration, cadeaux, objets promotionnels, trophées) Choisir des produits non toxiques pour l’environnement et la santé Éviter le matériel superflu Utiliser le matériel déjà disponible à l’UQTR ou chez un partenaire Évaluer la possibilité de louer avant d’acheter Réduire au maximum les produits à usage unique Récupérer le matériel réutilisable à la fin de l’événement (ex. cocardes, décoration, nappes) Éviter ou choisir judicieusement les objets promotionnels, privilégier les cadeaux immatériels Faire appel à des fournisseurs certifiés, à vocation sociale ou appartenant à des groupes sous-représentés Favoriser l’achat local Choisir des produits certifiés Favoriser les produits réutilisables, faits à partir de matières recyclées, moins énergivores, durables, recyclables
Aménagement Prévoir les mesures d’urgence Prendre en compte les besoins des personnes à mobilité réduite Prévoir des zones réservées aux besoins spécifiques (ex. familles, repos) Identifier les toilettes accessibles aux personnes mobilité réduite et les toilettes non genrées Demander des bacs de récupération (Service de l’équipement) Ajouter des panneaux de signalisation pour faciliter le tri des matières résiduelles Pour un événement extérieur, identifier les sentiers praticables afin de limiter l’impact sur le milieu
Promotion – communication Informer les parties prenantes des actions mises de l’avant et de leurs responsabilités Publiciser les engagements, les réalisations et les impacts positifs de l’événement Communiquer les objectifs et les mesures de responsabilité sociale qui sont mises en place Lors de l’événement, rappeler aux participants les mesures en place et les inciter à utiliser les installations (ex. bacs de récupération) Développer du matériel en ligne, mettre en place des kiosques, offrir des ateliers portant sur le développement durable afin d’informer et de sensibiliser les participants et les partenaires Utiliser l’écriture épicène dans vos communications (ex. participant.es) Proposer des traductions de vos documents, des conférences et de la signalisation dans différentes langues Privilégier les outils de communication en format électronique Identifier clairement les endroits où les participants pourront placer les matières résiduelles Pour les documents nécessaires, opter pour des pratiques d’écoconception (ex. recto verso, optimisation de l’espace)
Transports Compenser les émissions de GES Informer sur les différentes options de transport possibles Ajouter un incitatif à l’utilisation du transport actif, du covoiturage et des transports collectifs (ex. tarif réduit) Encourager l’utilisation du transport en commun Encourager le covoiturage Joindre le Plan du campus de Trois-Rivières qui indique les arrêts d’autobus ainsi que l’emplacement des supports à vélos Informer les participants de la présence de bornes de recharge électrique sur les campus
dimension économique
L’événement doit favoriser l’achat et la consommation responsables.
+ Info
+ Info
+ Info
+ Info
dimension écologique
L’événement doit limiter son empreinte sur l’environnement et favoriser la pérennité des ressources naturelles.
dimension sociale
L’événement doit tenir compte de la qualité de vie et de l’inclusion des parties prenantes.
dimension gouvernance
L’événement doit intégrer des pratiques durables.
grille et guide de responsabilité sociale pour les événements
grille de responsabilité sociale
dimensions. gouvernance. sociale. écologique. économique
Introduction
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"Il n'y a pas de petits gestes quand nous sommes 7 milliardà les faire "
DIMENSION GOUVERNANCE L'événement doit intégrer des pratiques durables. GESTION Intégrer les enjeux du développement durable dans les processus de gestion et de décision permet de prendre conscience des impacts de nos actions, d'améliorer l'aspect environnemental, de réduire certains coûts et d'avoir une meilleure acceptabilité sociale. Pour toutes les activités qui ont lieu sur le campus de l'UQTR :
- Le formulaire de demande de permis d’activités doit être rempli.
- Les responsabilités et obligations identifiées dans la Politique visant à prévenir et combattre les violences à caractère sexuel doivent être respectées.
- Nommer un responsable de la responsabilité sociale.
- S’assurer que les ressources nécessaires soient allouées aux actions de responsabilité sociale qui seront mises en place.
- Affecter une équipe dédiée à la responsabilité sociale pour la durée de l’événement.
- S’inspirer des événements antérieurs ou novateurs afin d’identifier et de mettre en œuvre les meilleures pratiques de responsabilité sociale.
- Informer les parties prenantes (partenaires, fournisseurs, membres du personnel, bénévoles, panélistes, participants) des actions mises de l’avant et de leurs responsabilités. Demander leur collaboration (ex. : utilisation des installations de récupération et de compostage en place lors de l’événement).
- Porter une attention particulière aux bénévoles (mesures de reconnaissance, formation, lieu de repos, repas gratuits, garderies, tarifs préférentiels, etc.).
- Coffre à outils du Réseau de l’action bénévole du Québec (RABQ)
- Fixer des objectifs réalistes à atteindre (ex. % de fournisseurs locaux, zéro déchet, utilisation exclusive de la mobilité durable, etc.).
- Choisir les indicateurs à suivre lors de votre événement, tels que peser les déchets produits ou comptabiliser le nombre de personnes ayant fait du covoiturage.
- Estimer les émissions de CO2 pour prévoir la compensation dans le budget de l'événement
- Compenser les émissions ne pouvant pas être réduites, grâce à des crédits carbone.
- Fondation Trois-Rivières pour un développement durable
- Compensation CO2 Québec
- Crédit de compensation Arbres Canada
- Crédit de compensation Planetair
- Programme Carbone boréal de la Chaire de recherche en éco-conseil
- Réaliser un bilan des pratiques de responsabilité sociale.
- Publiciser les engagements, les réalisations et les impacts positifs de l’événement.
- Sonder les participants sur leur satisfaction quant aux pratiques de responsabilité sociale en place et leurs suggestions d’amélioration.
- Remercier les collaborateurs pour leur contribution à l’atteinte des objectifs fixés.
- Choisir des entreprises ou organismes à vocation sociale (ex. : intégration de travailleurs éloignés du marché du travail ou de personnes handicapées, mission de protection de l’environnement, promouvant l’esprit communautaire) ou appartenant à des groupes sous-représentés.
- Plusieurs répertoires existent pour trouver des partenaires intéressants, dont :
- Entreprises membres du Pôle d’économie sociale Mauricie
- Entreprises membres du Pôle d’économie sociale Centre-du-Québec
- Répertoire des entreprises autochtones
- S’informer si le partenaire a une politique de développement durable, une certification et pose des actions concrètes.
- Impliquer les partenaires dans le processus d’évaluation après l’événement.
- Communiquer les objectifs et les mesures de responsabilité sociale qui sont mises en place (ex. : covoiturage, transport en commun, zéro papier, fontaines d’eau, entreprise d’économie sociale impliquée dans l’événement).
- Former les bénévoles et le personnel quant aux mesures de responsabilité sociale mises en place.
- Lors de l’événement, rappeler aux participants les mesures en place et les inciter à utiliser les installations (ex. : récupération, compostage).
- Développer du matériel en ligne, mettre en place des kiosques, offrir des ateliers sur différentes thématiques afin d’informer et de sensibiliser les participants et les partenaires (ex. : équité, diversité et inclusion, pauvreté, changements climatiques, faune et flore locales, importance de protéger les écosystèmes).
- Intégrer une conférence de sensibilisation ou la diffusion d’un documentaire portant sur le développement durable à l'événement.
- Faire appel à l’expertise des membres de la communauté universitaire.
- Répertoire des experts
- Emprunter un documentaire à la bibliothèque de l’UQTR.
- Mettre en valeur la culture locale et régionale
- Panneaux d'interprétation de l'UQTR
- Expositions d’art régionales
- Particularités culturelles autochtones
- Auteurs régionaux
DIMENSION SOCIALE L'événement doit tenir compte de la qualité de vie de l'inclusion des parties prenantes. LUTTE CONTRE LA PAUVRETÉ Mettre en place des actions visants à éliminer la pauvreté. Actions possibles :
- Récolter des dons (ex. : argent, denrées, vêtements, etc.) qui seront remis à des organismes sans but lucratif.
- Donner les surplus alimentaires à des organismes ou aux bénévoles de l’événement.
- Au sein du campus de Trois-Rivières, les surplus peuvent être remis à la banque alimentaire Le Bon Camarade.
- Les banques alimentaires du Québec.
- Offrir la gratuité ou un tarif préférentiel à l’inscription pour la clientèle vulnérable.
- Offrir des services gratuits à la clientèle vulnérable (ex. : garderie, repas).
- Embaucher des étudiants ayant un plus faible revenu.
- Choisir des aliments sains et nutritifs.
- Éviter les boissons énergisantes. En 2019, le conseil d’administration a adopté une résolution afin de retirer les boissons énergisantes de ses campus.
- Tenir compte des allergies, intolérances et régimes alimentaires particuliers des participants dans l'élaboration des menus.
- Choisir un traiteur qui pourra répondre aux besoins particuliers.
- Bien identifier les ingrédients et les plats.
- Offrir un choix de repas végétariens dans le menu.
- Planifier des pauses suffisamment longues pour permettre aux participants de prendre l'air, de faire du réseautage ou de se reposer.
- Encourager l’activité physique chez les participants (ex. : utiliser la marche pour se déplacer entre les diverses activités, identifier les escaliers et encourager leur utilisation).
- Consulter les sections conseils de sécurité et alcool au volant du Service de la protection publique et de la santé et sécurité au travail de l’UQTR.
- S’assurer de la disponibilité de tests d’alcoolémie et encourager leur utilisation.
- Prévoir les mesures d’urgence (trousses de premiers soins, lieu pour les situations d'urgence identifiées, liste des secouristes, plan d'évacuation, etc.).
- Les discriminations subies par les personnes appartenant à des groupes sociaux qui rencontrent des obstacles à la réalisation de leur plein potentiel et leur possible sous- représentation;
- Les iniquités historiques et persistantes;
- L'inclusion des personnes et de la pluralité des expériences, des idées, des visions du monde et des perspectives qui ont historiquement été marginalisées;
- L’accessibilité ainsi que la sécurité individuelle et institutionnelle.
- Inclure des questions dans le formulaire d’inscription sur les préférences et les besoins spécifiques : pronom choisi, aménagement des lieux, services d’interprétation.
- Prendre en compte les besoins des personnes à mobilité réduite dans l’aménagement des lieux et les déplacements prévus en cours d’événement. Penser aux éléments suivants : proximité des lieux, ascenseurs, rampes d’accès, parcours libres d’obstacles, stationnement réservé, navette spéciale, débarcadère pour véhicule de transport adapté, mobilier adapté, etc.
- Fournir explicitement les coordonnées d’une personne-ressource pour toute question relative à l’accessibilité de l’événement.
- Offrir des laissez-passer gratuits pour les personnes accompagnatrices.
- Lancer des invitations qui vont au-delà des publics habituels.
- Proposer des traductions de vos documents, des conférences et de la signalisation dans différentes langues (ex. : anglais, langue autochtone locale, langue des signes, audiodescription, sous-titrage, services de traduction en simultanée).
- Utiliser l’écriture épicène / inclusive dans vos communications.
- Guide de communication inclusive de l’Université du Québec.
- Fixer des horaires compatibles avec la conciliation travail-vie personnelle.
- Viser la diversité des profils des panélistes en considérant les enjeux de sous- représentations, en faisant appel à des spécialistes moins sollicités ou médiatisés et en incluant des savoirs expérientiels (issus de la pratique ou du vécu).
- Inviter les panélistes et les animateurs à rendre leur intervention accessible et inclusive.
- Prévoir une Webdiffusion de l’événement avec le Service des technologies de l'information (STI).
- Enregistrer les présentations ou l’événement en vue d’une diffusion ultérieure.
- Partager équitablement l’espace et le temps entre les participants. Au moment des questions, porter une attention à la parité dans la prise de parole et le temps alloué. Favoriser les tours de parole lorsque pertinent.
- Prévoir des zones réservées aux besoins spécifiques (ex. : familles, repos, prières).
- Mentionner explicitement les mesures d’accessibilité (aménagements, stationnements, toilettes, services, audiovisuel, etc.).
- S’assurer que les personnes qui interviennent soient bien visibles de partout dans la salle.
DIMENSION ÉCOLOGIQUE L'événement doit limiter son empreinte sur l'environnement et favoriser la perennité des ressources naturelles. ÉCOSYSTÈMES Préserver les milieux naturels. Actions possibles :
- Tenir compte de la biodiversité dans le choix du site, le moment et le déroulement des activités (ex. : s'informer sur les espèces présentes, éviter les périodes de migration, de reproduction ou de nidification, éviter les endroits où l’on retrouve des espèces menacées ou vulnérables.
- Les espèces floristiques menacées ou vulnérables sur le campus de Trois-Rivières ainsi que la carte de leur répartition.
- Milieux naturels du campus.
- Les sept principes Sans trace afin de limiter l’impact des activités de plein air.
- Identifier les sentiers praticables dans la zone où votre événement se déroule et encourager les participants à les utiliser.
- Identifier les produits utilisés qui pourraient se retrouver dans l’environnement et choisir des produits non toxiques pour l’environnement et la santé.
- Est-ce vraiment utile? Le meilleur choix étant toujours d’éviter l’utilisation des ressources.
- Est-ce possible de réduire la consommation de ressources (ex. : matériel durable, louer ou emprunter au lieu d'acheter, éviter le suremballage)?
- Est-ce que les ressources pourront être réutilisées ou peut-on leur donner une seconde vie?
- Est-ce que les ressources pourront être recyclées ou valorisées?
- Utiliser le matériel déjà disponible à l’UQTR ou chez un partenaire.
- Évaluer la possibilité de louer avant d’acheter.
- Privilégier les outils de communication en format électronique : formulaires et sites Web, paiement en ligne, courriels, portail étudiant, PersoNet, En-Tête, calendrier des événements, écrans de diffusion, médias sociaux.
- Évaluer le nombre de participants pour éviter le gaspillage de ressources (ex. : gaspillage alimentaire).
- Utiliser de la vaisselle réutilisable (lavable), des nappes et des serviettes de table en tissu
- Réduire au maximum les produits à usage unique (ex. : pailles, bâtons à café, etc.).
- Opter pour des produits en vrac plutôt que ceux emballés individuellement (ex. : lait, beurre, sucre, condiments, collations, etc.).
- Proposer des pichets d’eau et identifier les fontaines accessibles.
- Inviter les participants à apporter leur bouteille d’eau ou leur tasse à remplir sur place.
- Prévoir des ordinateurs pour la consultation des documents lors de l’événement.
- Identifier des personnes responsables de la gestion des matières résiduelles lors de votre événement.
- Demander des bacs de récupération au service de l’équipement lors de votre réquisition de matériel ou demande de montage.
- Identifier clairement les endroits où les participants pourront placer les matières résiduelles.
- Affiches signalétiques à télécharger
- Éviter le matériel superflu (ex. : pochettes en plastique, sacs de colloque).
- Récupérer les cocardes et autre matériel réutilisable à la fin de l’événement.
- Si les documents papier sont inévitables : réduire les pages superflues, réduire les marges, imprimer recto verso et plusieurs pages par feuilles, éviter les aplats de couleur, privilégier les encres végétales et le papier à contenu élevé en fibres post-consommation.
- Offrir la possibilité de participer à l’événement par téléconférence ou visioconférence.
- Informer sur les différentes options de transport possibles.
- Ajouter un incitatif à l’utilisation du transport actif, du covoiturage et des transports collectifs (ex. : offrir un rabais pour l’inscription ou le repas aux personnes ayant utilisé un mode de transport durable, accorder la priorité de stationnement aux covoitureurs).
- Encourager le covoiturage
- Covoiturage UQTR
- Encourager l’utilisation du transport en commun
- STTR (Société de transport de Trois-Rivières)
- Informer les participants de la présence de bornes de recharge électrique sur les campus.
- Bornes électriques de l’UQTR
- Joindre le Plan du campus de Trois-Rivières qui indique les arrêts d’autobus ainsi que l’emplacement des supports à vélos.
- Compenser les émissions de GES (voir section Gestion dans Dimension Gouvernemental).
DIMENSION ÉCONOMIQUE L'événement doit favoriser l'achat et la consommation responsables. CONSOMMATION RESPONSABLE Actions possibles :
- Favoriser l’achat local et les produits de saison.
- Achat local Mauricie
- Miam Mauricie
- Fraicheur Québec
- Terroir et saveurs du Québec
- Éviter ou choisir judicieusement les objets promotionnels, privilégier les cadeaux immatériels (ex. : certificats cadeaux détente/sport/santé/alimentation, billets de spectacles).
- Guide pour les produits promotionnels écoresponsables (Équiterre).
- Choisir des produits biologiques.
- Encourager les achats de produits équitables.
- Choisir équitable
- Choisir des produits certifiés (ex. : EcoLogo, EnergyStar, FSC, Rainforest Alliance).
- Favoriser les produits faits à partir de matières recyclées, moins énergivores, durables, recyclables.
- Faire appel à des fournisseurs certifiés (ex. : Clé verte, ICI on recycle, Fait par une entreprise adaptée, ISO).
- Bottin des certifiés de la Fondation Trois-Rivières durable.
- Répertoire des fournisseurs du Conseil québécois des événements écoresponsables.
RÉFÉRENCE PRINCIPALEChaire en éco-conseil UQAC (grille d'analyse de développement durable) AUTRES RÉFÉRENCES QUI ONT INSPIRÉ LA RÉDACTION DU PRÉSENT DOCUMENTGuide pratique des événements écoresponsables (MDDEP) Aide-mémoire d'un événement écoresponsable d'envergure (MDDEP) Guide éco-responsabiliser son événement (REFEDD) Questionnaire d'auto-évaluation de votre événement éco-responsable (Centre des congrès de Québec)
grille et guide de responsabilité sociale pour les événements
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