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Marcela Alzate - Valentina Arango 
Andrés Castañeda Álvarez - Marcos Tobón

documentos empresariales
guía para la elaboración de 
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Transcript

Marcela Alzate - Valentina Arango Andrés Castañeda Álvarez - Marcos Tobón

documentos empresariales

guía para la elaboración de

Constancias

Actas

Certificaciones

Sobres

Correo Electronico

Informe

Conclusiones

Cibergrafìa

La circular

El memorando

La carta

Concep. Básicos

Glosario

Alcance

Introducción

Objetivo

Obj. Especificos

ÍNDICE

Con el desarrollo de cada una de las herramientas de la GTC 185 podemos evidenciar y demostrar en esta presentación, cual es el aporte a la organzación en cuanto a la formalidad de las comunicaciones tanto escritas como tecnológicas, optimizando los recursos, el tiempo y permitiendo la compresión de la información trasmitida de una manera más organizada y agil.

introducción

Facilitar el conocimiento a través de las diferentes herramientas que nos brinda la GTC 185 que simplifiquen la comunicación tanto impresa como electrónica en la organzición de los documentos empresariales que surjan de cada una de las áreas de la compañía.

OBJETIVO GENERAL

Específicos

OBJETIVOS

Simplificar la comunicación impresa y electrónica de documentos empresariales, permitiendo que entre las diferentes áreas de la empresa fluya facilmente las comunicaciones

Controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de la App Móvil Ubicat' en Medallo a través de lineamientos claros y precisos, tanto para el cliente interno como externo garantizando la eficiencia, gestión y conservación del patrimonio documental.

ALCANCE

El presente documento es una guía práctica del uso de la APP UBICAT' EN MEDALLO, donde se pretende que los empleados obtengan el conocimiento suficiente del uso y manejo de la aplicación en el área metropolitana dirigido tanto a las personas que la transitan como los extranjeros que la visitan.

ACRÓNIMO

Bocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social.

ANEXO

Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar o aclarar.

DESPEDIDA

Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Distribución de las diferentes líneas que confirman la comunicación.

ESTILO

gLOSARIO

FUENTE

Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE

COMUNICACIONES EMPRESARIALES

MÁRGENES

Superior entre 3cm y 4cm Inferior entre 2cm y 3 cm Lateral izquierdo entre 3cm y 4cm Lateral derecho entre 2cm y 3cm

ZONAS

Zona 1 Espacio destinado para el membrete incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el Número de Identificación tributaria (NIT). Zona 2 Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen de país.Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la zona 1.

Se utiliza para informar, regular, tramitar, dar respuesta, reiterar información, solicitudes; corregir, confirmar, felicitar, ofrecer o hacer llamado de atención.

La carta

Estilos de carta

Bloque extremo

Este es el modelo mas utilizado en las organizaciones, su contenido debe ser claro y preciso. El texto no deberá tener más de tres parrafos.

semibloque

Esta se asemeja al estilo de bloque pero su distribución tiene como diferencia es que la fecha y firma no se alinean con ninguno de los demás ítems. Igual con el texto de la carta lleva sangría de 5 a 10 espacios.

Bloque

Consiste en que las líneas de la fecha y firma se ubican partiendo del centro hacia la derecha. Los datos del destinatario, del asunto y el texto de la carta, la despedida de la carta y líneas especiales parten desde el margen izquierdo.

Bloque extremo

Semibloque

Bloque

Ejemplos

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias regionales, nacionales e internacionales y las líneas de coordinación jerarquica de las organizaciones.

El MEMORANDO

Comuniciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto dirgida a un grupo expecifico de personas tanto interna como externamente

La circular

Externa

Interna

Se utiliza para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se utiliza para informar disposiciones,normas, líneaminetos y políticas de la empresa u organizaciones.

circular interna / externa

Externa

Interna

Se utiliza para dar a conocer reglas de negocio, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se utiliza para informar disposiciones,normas, líneaminetos y políticas de la empresa u organizaciones.

circular interna / externa

INFORME

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones; se eleboran en papel que tenga el logosimbolo de la organización. Cuando exitan anexos en un informe, se recomienda realizar su idaeantificación, descripción o aclaración dentro del texto.

CLASES DE INFORMES:

INFORME CORTO

Es un informe similar a el informe ejecutivo solo que consta de 1 a 10 páginas y tiene algunas recomendaciones tales como la de no llevar portada.

INFORME EXTENSO

Estos son períodicos y comericales, diseñados para realizar seguimiento sobre las actividades de la empresa. Mayormente son utilizados por el área comercial, financiera, de proyectos entre otros.

INFORME EJECUTIVO

Este informe es corto y busca dar a conocer todo tipo de anomalías y procesos dentro y fuera de una compañía.

Ejecutivo

EJEMPLO DE INFORME:

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente.

Actas

Las constancias es un documento de caracter probatorio, que no requiere solemnida, puede ser personal, se redacta de manera precisa, correcta y concisa. Su tratamiento es impersonal, respetuoso y cortés.

Constancias

Es un documento de caracter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne. Este requiere de registro notarial para: Actos judiciales, juramentos y ceremonias.

CERTIFICACIONES

SOBRES

Tiene como proposito ser la cubierta de los documentos para su entrega o envío. Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación en forma clara y completa; se recomienda impreso el membrete de la organización y para sobres grandes se recomienda tener en cuenta las zonas.

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la internet. Este medio se puede utilizar para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento.

Mensajes electrónicos

-Con el desarrollo de esta actividad se adquirieron conocimientos utiles para la elaboración de los diferentes documentos empresariales que como organización debemos de salvaguardar en nuestro archivo, y más que UBICAT´ EN MEDALLO es una empresa virtual por lo que se debe de saber como dejar evidencia de cada una de las comunicaciones recibidas como enviadas de cada área. -Aprendimos que la GTC 185 es un documento fundamental en nuestro aprendizaje marcando un antes y un después en el desarrollo de la Tecnología Gestión Administrativa, debido que nos enseña, instruye y aporta de que manera tener una comunicación asertiva en nuestros lugares de trabajo.

CONCLUSIONES

  • https://bit.ly/3UjkuEA
  • https://bit.ly/3zNu2hC

CIBERGRAFÍA

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