Full screen

Share

Show pages

Maestra Marlen Vasquez
5to diversificado
30/01/2023
DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVO
Want to make interactive content? It’s easy in Genially!

Over 30 million people build interactive content in Genially.

Check out what others have designed:

Transcript

Maestra Marlen Vasquez5to diversificado30/01/2023

DIFERENTES TIPOS DE ARCHIVO

Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son: 1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro. 2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude a la localización de los documentos. 3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona perdida de tiempo.

Casilleros o Nido de Paloma: consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.

DIVERSOS MEDIOS DE ARCHIVO UTILIZADOS A TRAVÉZ DE LOS TIEMPOS

TABLA DE SHANNON: Forma antigua de archivo que consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Generalmente se cuelga en la pared y los documentos se archivan de acuerdo con el orden de recibo. Hoy día se usa en las oficinas del registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales. También la usan los empleados que prestan servicios al aire libre, como los ingenieros, capataces, inspectores de buses para el contador, cuando realiza el inventario físico, para apoyarse al escribir la información. Presenta las mismas desventajas del gancho o espigón, e igualmente se utiliza en forma temporal.

ARCHIVO DE CAJA El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las tarjetas de los lectores.

CARPETA DE FUELLE O DE EXPANSIÓN Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para la clasificación de formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos. También se utiliza para guardar cheques que van a ser entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha de vencimiento las letras de cambio. En los colegios lo utilizan para guardar los créditos que se entregarán a los alumnos. El archivo de expansión dio origen al archivo de asuntos en posición vertical u constituye un paso de avance en las formas modernas de archivo.

ARCHIVO HORIZONTAL El archivo horizontal introdujo el uso de las gavetas y las carpetas. Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándolos uno encima del otro. Este sistema, desde luego, resulta incómodo porque no se puede localizar con facilidad los documentos, ya que es necesario buscar todos los papeles para localizar los de una persona determinada. Ofrece la desventaja de que ocupa espacio en el mueble y resulta difícil la visibilidad de los mismos. Se usa frecuentemente en las oficinas de negocios pequeños que manejan un reducido número de documentos de varios tamaños.

Concepto de archivo vertical Se puede definir como una selección de material informativo sobre temas relevantes, de actualidad, difíciles de conseguir o de interés transitorio. Estos materiales pueden ser folletos, recortes de periódicos o revistas, panfletos o volantes, ponencias, resúmenes, láminas, fotografías, tarjetas postales, sobretiros, boletines, fotocopias de materiales muy solicitados, o incluso, si se trata de libros deteriorados pero que aún son muy consultados, se puede obtener una fotocopia de la sección o capítulo que se requiere para integrarla como un documento más de la colección del archivo vertical.

Archivo Microfilm  El microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes. Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida. Todo ello hace que cada una de sus imágenes tenga valor individual y que instituciones e incluso los gobiernos de algunos países acepten el microfilm como documento con valor probatorio ante un tribuna

Proposito del Archivo

Reunir y guardar la informacion Resguardar los documentos, mantenerlos en buen estado, restaurarlos cuando sea necesarioLas leyes del estado obligan a guardar ciertos documentos por determinato tiempo. El archivo ayuda a cumplir con esta tarea.Permitir y proporcionar informacion rápida y veraz en el momento oportuno.Proporcionar documentos de tipo probatorio o legal, a favor de una persona, empresa o país.

Funciones

* Ser el centro focal de la informacion en forma activa que permita que el ejecutivo pueda desarrollar su trabajo con exito* Asegurar la conservacion de los documentos.*Permitir que los usuarios conozcan el funcionamiento de todas las partes de la empresa y sus servicios para poder utilizarlos cuando sea necesario.

Para desempeñar el trabajo de archivo, es necesario dque la persona:Domine conocimientos especiales de archivo.Posea letra caligrafica para el registro de los documentos en los libros y para rotulacion.Conozca el idioma de escritura de los documentos pues que quien archiva clasifica la correspondencia conforme al contenido de la misma.sea mecanógrafodesarrolle memoria para recordar el contenido de los documentos.Mantenga debidamaente ordenado su trabajo.

Cualidades que debe desarrollar quien archiva

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

Guardar sistemáticay ordenadamaente la información y los documentos. Cualquier técnica de archivar debe responder a las funciones de resguardar del deterioro o pérdida, así como a localizar en el momento la información o el documento que se requiere.cualquier persona puede usar el sistema de archivo que desee, pero éste debe responder a las reglas universales o generalizadas.

Formas de archivar y tipos de archivo

Se le llama ficha a una tarjeta de cartulina en medidas promerio de 8X5 cm. que se usa con distintos fines: resumen, parafrasis, citas textuales, etc

-Se le llama clasificar al proceso de arreglar la correspondencia que llega para luego archivarla

-Se les llama Archivos Históricos a los documentos que tienen vigencia permanente.

-Se les denomina Archivos Vivos a los documentos que deben mantenerse a disposición inmediata de quien los solicite

TÉRMINOS TÉCNICOS DE ARCHIVO

Se le llama inversión a la colocación de los datos del nombre de un documento para asu respectiva catalogacion y clasificacion.Se le llama Palabra de orden a la que se toma como primera del nombre, ya catalogado, y que decide el orden de archivo.Se le llama carpeta a la bolsa de cartoncillo cortado por el borde superior y en los lados en la que se colocan los documentos en el archivo.Se les denomina Guias a las separatas que se usan para identificar las secciones de una bagaeta de archivo

Archivo Empresarial vivo o en formacion

Pertenece a una industria, un negocio de tipo comercial, financiero, etc. Es el más frecuente.Esta formado por la correspondencia de la empresa. Son de sumo interes porque pueden servir como registros, fuentes de consulta o constancias. También se les llama Archivos en Formacion, porque contienen los documentos que entran y salen de una empres. Al terminar su vida útil se transfieren a semiactivos, inactivos o se destruyen, previa autorizacion escrita.

Son archivos Permanentes. Sun documentos son de tipo político, cultural, lega, histórico, científico, etc. Antiguamente se les llamaban Archivos Muertos.El archivo historico pertenece a una ciudad, a entidades del gobierno, por ejemplo El ministerio de Relaciones Exteriores, en donde se manejan los asuntos internacionales.Pueden estar formados por documentos, manuscritos, fotografias, mapas, etc. .Por su importancvia deben tener cuidado especial. Su custodia o cuidad debe estar a cargo de autoridades responsables.

Archivos Historicos

Así se llama a cada documento de un Archivo. Estos pueden ser de tipo interno o externo. Los de tipo interno se originan en nuestra empresa: copias de cartas, documentos contables, contratos, estudios, etc. Los que llegan a nuestra oficina llamados de fuente externa, como, cartas recibos, facturas, cheques, et.

Unidades documentales o piezas Documentales

Los veo la proxima clase, bendiciones

Next page

genially options