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Transcript

Tener presente las novedades de la información documentada informadas

Mantener respaldo de los registros

deseos de la información documentada del SGC-VAF

El árbol de los

Evitar hallazgos por incumplimiento de los requisitos de los documentos

Revisar los documentos de otros procesos y subprocesos

Mantener actualizada la documentación

Comunicar los cambios de los documentos oportunamente

DIF-GU-002-UDES Guía para el manejo de viáticos V. 07 Noviembre 4/22. SST-RG-001-UDES Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial V. 08 Noviembre 15/22. VAF-PI-001-UDES Políticas Institucionales de los procesos y subprocesos del SGC-VAF V. 13 Noviembre 17/22 Se incluyeron 10 consideraciones en el inciso d. de los lineamientos generales del subproceso de Compras. Se ajusta logo institucional, tamaño del logo Icontec, tipología y color en código de certificación. Se ajusta entradas del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros. PRE-GU-001-UDES Guía de Presupuesto V.07 Diciembre 16/22 DIT-PL-001-UDES Plan Estratégico TIC V. 01 Diciembre 20/22 VAF-MN-001-UDES Manual de Calidad V. 19 Diciembre 21/22 Revisión general del documento. Título I PLANEAR Numeral 1.1. Comprensión de la organización y su contexto. Se eliminan apartados referentes a la ocurrencia de la pandemia por Covid-19. Numeral 1.4 Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos. Se incluye información respecto a la justificación de ingreso de nuevos procesos y subprocesos al SGC-VAF. Título II HACER Numeral 1.1 Planificación y Control Operacional. Se actualizan plazos para el seguimiento semestral al nivel de avance de ejecución de la planeación anual de los procesos y subprocesos del SGC-VAF. Numeral 1.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente. Se actualiza referencia a la solicitud de aprobación presupuestal, mediante Requisición electrónica disponible en el aplicativo de Presupuesto y condición de uso de la Requisición física. Título III VERIFICAR Numeral 1.1 Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación. Se incluye definición de periodos de prueba para nuevos indicadores de gestión o para mediciones definidas para nuevos procesos y subprocesos del SGC-VAF, de acuerdo a la periodicidad de la medición. VAF-PR-006-UDES Procedimiento de la Gestión del Cambio V. 05 Diciembre 21/22 En el numeral 7. Formatos Se actualiza imagen Anexo 1. Solicitud y Aprobación del Cambio SST-FT-014-UDES. Se elimina mención del formato Solicitud Documental, que no aplica actualmente.

Se debe asegurar la conservación, preservación de la información documentada que evidencia la gestión realizada y soporta los resultados del desempeño del proceso y subproceso, ya sea que los registros se realicen en medio digital o físico. Se recomienda revisar los procedimientos de Respaldo y Restauración de la Información del subproceso de Seguridad Informática y los procedimientos de Archivo de Gestión de Gestión Documental.

  • Se registran 180 acciones de mejora abiertas por hallazgos de auditoría interna relacionados con incumplimientos del requisito 7.5 de la Norma ISO 9001:2015: 77 del campus Bucaramanga; 58 del campus Cúcuta y 45 del campus Valledupar.
Los procesos y subprocesos con más OM son: Talento Humano 28; Infraestructura Tecnológica 19; Crédito y Cartera 18; Planta Física 17; Servicio a Usuario 16, correspondiente al 54% del total . A partir de los seguimientos que realiza periódicamente el proceso de Gestión Documental, se han registrado 64 OM.
  • Los documentos sin actualizar en total 54. Los procesos y subprocesos con mayor número de documentos vencidos: Gestión Documental 14; Crédito y Cartera 11; Infraestructura Tecnológica 9; Talento Humano 8; Mercadeo Institucional 6.

  • Se deben identificar los documentos de los procesos y subprocesos con los que se interactúa durante la prestación del servicio, para determinar si los cambios realizados en esos documentos conllevan modificaciones para la documentación propia del proceso y subproceso.
  • Para los documentos que son de obligatorio cumplimiento por todos los procesos académico-administrativos, revisarlos cuando se reporten cambios por parte de los responsables de los documentos. Ejemplo: Protocolo de Atención al Público, Guía de Requisitos de Documentos para aprobación presupuestal y pagos.
  • Así mismo cuando se realicen cambios en los documentos que afecten la gestión de otro proceso o subproceso, informar los ajustes realizados para evitar incumplimientos a esos procesos o subprocesos.

  • Conviene tener identificados los grupos de interés a los cuales aplican los diferentes documentos del proceso y subproceso y el nivel de participación en la provisión y prestación del servicio relacionado con los documentos actualizados, para definir la estrategia de comunicación que aplica para informar los cambios en la información documentada.
  • Algunos grupos de interés: clientes (internos y externos); responsables de las actividades (equipo de trabajo); responsables de aprobar o realizar trámites internos (equipos de trabajo de otros procesos y subprocesos); público en general.
  • De acuerdo al grupo de interés, seleccionar la estrategia de comunicación más efectiva: difusión para el público en general; divulgación para clientes; socialización para equipos de trabajo propios del proceso o subproceso o de otros que realizan actividades, antes, durante o posteriormente, es decir, que interactúan en la prestación del servicio; sensibilización, cuando el objetivo del cambio en la información documentada implique una transformación en la cultura organizacional o se persiga un impacto o beneficio para la comunidad, para la institución o para el desempeño del proceso y subproceso.

  • Tener presente que los documentos deben revisarse por lo menos una vez al año, como se establece en el procedimiento de Control de Documentos y Registros GED-PR-004-UDES.
  • Incluir dentro de la planeación anual, la revisión y actualización de la información documentada, teniendo en cuenta la vigencia o revisar los documentos cada vez que se realicen cambios en el método, herramientas o mejoras en la prestación del servicio.
  • Si se dispone de un micrositio y se publican documentos, debe revisarse que los documentos publicados estén vigentes y que tengan la marca de agua COPIA NO CONTROLADA.
  • Revisar la usabilidad de los formatos, aquellos que no utilicen no deberían estar vigentes.