DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Tana Martínez
Created on December 12, 2022
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Transcript
DOCUMENTOS EMPRESARIALES
Recuerda que no eres tú quien habla, sino tu organización.
En asuntos laborales (sea que tengas una empresa o estés en una) debes cuidar todas las comunicaciones, independientemente de su naturaleza.Es importante que todos los mensajes sean claros y congruentes para sus diferentes audiencias. ⭐Recuerda que no eres tú quien habla, sino tu organización.
introducción
Es información que sirve como prueba o testimonio corporativo.Generalmente, son los escritos que informan o comprueban la realización de alguna actividad interna, externa, comercial o intercambio de una empresa.Los docuemntos más comunes son circulares, cartas, boletines, informes, entre otras.
¿QUÉ SON LOSDOCUMENTOSEMPRESARIALES?
ANTES QUE EMPECEMOS, RePASEMOS...
Características:
Cartas
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Tratar un solo tema por comunicación, redactar en forma clara, precisa, concisa y concreta, usar tratamiento respetuoso y cortés.Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural, estilo gramatical sencillo y contínuo.
+ INFO
Para este documento se recomienda usar hojas formato carta, oficio o A4, con logo o membrete y pié de página. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
Circulares
Tratar un solo tema , iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía, redactar en forma clara, concisa, precisa y concreta. Usar tratamiento respetuoso y cortés, emplear un estilo gramatical sencillo y contínuo, distribuir el texto de acuerdo a su extensión.
+ INFO
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido de texto, dirijida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
Memorandos
Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del plural.Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, tratar preferiblemente un tema por memorando.
+ INFO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales, además de las líneas de coordinación jerárquica de la organización.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
ACTAS
Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne, debe expresar lo tratado en una reunión, las actas se redactan en tiempo pasado, excepto la de descargos.La presentación de originales y copias deben ser impecables.
+ INFO
Expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
INFORMES
Tratar un solo tema por informe, redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa, usar tratamiento respetuoso y cortés, redactar en forma impersonal.Utilizar formatos normalizados de acuerdo con los manuales de cada organización, disponer de orden al describir y contar las actividades realizadas, elegir un lenguaje técnico adecuado.
+ INFO
La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
MENSAJESELECTRÓNICOS
Cualquier mensaje se puede modificar, reutilizar, imprimir, etc. Es multimedia ya que se pueden incorporar imágenes, libros, revistas y además incorporar sonidos.Redactar en forma clara, precisa, concisa y concreta, usar tratamiento respetuoso y cortés.
+ INFO
El mensaje electrónico es el que permite intercambiar información con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, por medio de internet.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
CERTIFICADOS
Para que tengan validez legal, deben presentarse de forma escrita, llevando firmas autorizadas y sellos habilitados.Generalmente se emite a pedido del solicitante, siempre y cuando haya cumplido con lo que el certificado afirma.La falsificación o irregularidad de estos certificados pueden ocasionar problemas de tipo penal
+ INFO
El certificado es un documento de caracter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
HOJAS DE VIDA
Fácil de leer, es decir que responde a las necesidades de quien lo lee.Gráficamente agradable en su estructura y colores, ayuda también al lector. Equilibrado en su tono, decir siempre la verdad.Homogéneo, completo, original. Que de respuesta a las "necesidades" de la empresa
+ INFO
Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica, la experiencia y competencias de una persona.
EMPRESARIALES
ejemplos de documentos
Características:
TARJETAS PROTOCOLARIAS
La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo que buscan.Pueden ser tarjetas de presentación, tarjetas de invitación, tarjetas de agradecimiento y felicitación.
+ INFO
Forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo de las relaciones públicas y de negocios.
Antes de comenzar la escritura, define varios elementos:
¿Cómo redactar documentos empresariales?
¿A quién le vas a hablar? No es lo mismo dirigirse a empresarios y colegas, que a un público joven (tipo centennials) o adulto. Trata de conectarte con ese grupo de personas.
Conoce el público objetivo:
o de la respectiva comunicación. ¿Cuál es el mensaje?¿Qué propósito tiene?Así te será más sencillo sacar las ideas principales y conectarlas.
Precisa el objetivo del documento:
Sobre todo si se trata de una actividad que te cuesta mucho trabajo realizar. Separa el espacio y evita distracciones.
Prepara el ambiente:
Redacción de documentos oficiales
VIDEO 1:
ASPECTOS A tener en cuenta
Define la estructura del texto
01
- Cuerpo del texto: en viñetas o texto corrido desarrolla las ideas principales.
- Cierre: dejar una conclusión, inquietud o acción para aplicar.
- Firma: nombre completo y cargo. ¡No te compliques! Retoma la estructura básica: inicio, desarrollo y final. Trata de darle orden y de organizar bien las ideas principales.
Comienza por hacer un borrador, luego puedes pulirlo y darle forma.
- Fecha completa: ciudad (del remitente), día, mes y año.
- Destinatario: dado el caso. Si no se sabe, pon el área o “a quien pueda interesar”.
- Saludo formal: algo como “cordial saludo”, “saludos”, “atento saludo”.
- Identificación: su nombre, cargo y el motivo de la comunicación.
DATOS Y SECCIONES
- Cuerpo del texto: en viñetas o texto corrido desarrolla las ideas principales.
- Cierre: dejar una conclusión, inquietud o acción para aplicar.
- Firma: nombre completo y cargo. ¡No te compliques! Retoma la estructura básica: inicio, desarrollo y final. Trata de darle orden y de organizar bien las ideas principales.
Comienza por hacer un borrador, luego puedes pulirlo y darle forma.
- Fecha completa: ciudad (del remitente), día, mes y año.
- Destinatario: dado el caso. Si no se sabe, pon el área o “a quien pueda interesar”.
- Saludo formal: algo como “cordial saludo”, “saludos”, “atento saludo”.
- Identificación: su nombre, cargo y el motivo de la comunicación.
DATOS Y SECCIONES
(predicado)
(sujeto)
El director del área de comunicación da el visto bueno para el proyecto.
Otro detalle importante es la coherencia del escrito. Léelo varias veces, ¿lo entiendes bien? Cuida el uso de los sujetos y de los tiempos verbales. Una clave es seguir el orden de sujeto + predicado:
02
cuida tu ortografía
Finalmente, si no sabes con seguridad cómo se escribe una palabra, búscala en Google o cámbiala por una que sí domines. Usar vocabulario complicado puede jugarte más en contra que a favor, por lo tanto evita usar términos rebuscados; en este tipo de documentos se aprecia la sencillez y claridad.
¡Más de lo que te imaginas!
- Para cuidar este aspecto puedes recurrir a instituciones como la RAE y la Fundéu.
- También los programas para escribir, como Word o Docs, tienen herramientas de verificación ortográfica…
La ortografía dice mucho de ti
Fíjate cómo lo hacen los demás
03
Si buscas algún diseño de membrete o una presentación más atractiva o creativa para tu texto, en Canva encuentras varias plantillas gratuitas para personalizar.
¡Ojo! No se trata de copiar, sino de buscar ejemplos de buenas prácticas. Si estás trabajando en un formato específico de documento, explora algunos similares.
+ INFO
Busca personas expertas
04
La autonomía es importante, pero busca ayuda en tus labores cuando la requieras. Si debes escribir sobre un tema demasiado específico, por fuera de tus conocimientos o los de tu negocio, o se trata de un asunto legal, lo mejor es que tengas la asesoría indicada. Puede ser de un abogado, en el caso mencionado o de acuerdo con las circunstancias.
LEE antes de enviar
05
¡Revisa que sí lleve el adjunto! (Un clásico).Pero antes de enviar asegúrate que esté correcto, que tenga todos los elementos y sobre todo: que se entienda bien. 💡Tip: la lectura no solo te da conocimientos sobre diferentes temas, sino que te ayuda a escribir mejor.
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