Guía documentación comisiones de servicio UPCT

GuíaDOCUMENTACIÓN COMISIONES DE SERVICIO

Empezar

Recuerda:

• Serán válidas las facturas emitidas por establecimientos hosteleros o arrendadores de apartamentos, que contengan los datos necesarios, entre ellos el nombre de la persona que pernocta, y detallando separadamente cada concepto distinto que incluyan.

• No serán válidos como justificantes, por si solos y sin la correspondiente factura, los justificantes de reserva o pago a través de plataformas intermediarias o el justificante del cargo en cuenta.

Gastos de alojamiento

Otros gastos de transporte

Transporte interurbano

Dudas frecuentes

Consulta los importes por país: Importe de Dietas.

Recuerda:

• Serán válidas las facturas o documentos equivalentes emitidos por empresas de transporte, detallando los conceptos facturados.

• No serán válidos como justificantes, por si solos y sin la correspondiente factura o documento equivalente, los justificantes de reserva o pago a través de plataformas intermediarias o el justificante del cargo en cuenta.
• Investigación subvencionada: En caso de utilizar el avión como medio de transporte, deben aportarse siempre las tarjetas de embarque, además de la factura o documento equivalente.

Gastos de alojamiento

Otros gastos de transporte

Transporte interurbano

Dudas frecuentes

• Los gastos de desplazamientos urbanos, en taxi, metro, etc. u otros gastos como peajes o aparcamiento, se justifican con el correspondiente ticket, factura a nombre del comisionado o documento equivalente.

• En IRIS: Adjunta las facturas o tickets con el tipo Tickets de transporte e indica el importe que te corresponde.

• Si es un viaje a cargo de investigación subvencionada:
• En los tickets de transporte público (metro, autobús) o gastos de aparcamiento debe aparecer siempre la fecha y hora de emisión.
• En los desplazamientos en taxis, la factura debe indicar el trayecto realizado y la fecha.

Gastos de alojamiento

Otros gastos de transporte

Transporte interurbano

Dudas frecuentes

¿Factura de alojamiento a mi nombre o al de la UPCT?

¿Y si no tengo facturas a mi nombre para justificar la comisión?

+ info

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¿Es necesario aportar documentació adicional?

¿Y si he tenido gastos extraordinarios?

Gastos de alojamiento

Otros gastos de transporte

Transporte interurbano

Dudas frecuentes

Las dos opciones son posible, aunque según el caso puede convenir una u otra:

• La factura a tu nombre: Es la opción habitual, y la recomendada para los gastos de alojamiento imputables a proyectos de investigación subvencionada, cuando solo es elegible hasta dicho máximo.
• La factura a nombre de la UPCT :

• Cuando se contratan los servicios a través de una agencia de viajes como alternativa al adelanto por parte del comisionado de gastos elevados del viaje.
• También en viajes a determinados destinos, donde no es posible conseguir precios de alojamiento dentro de los establecidos (tarifa de funcionario).
• ¡! En todo caso, si la factura de alojamiento se va a imputar a un proyecto de investigación subvencionada, consultar previamente a la UITT. Es exceso puede no ser elegible.

Si tu viaje dura más de un día o haces más de 250 km (ida y vuelta) será necesario aportar cualquier documento que acredite la realización del viaje en las fechas indicadas, tales como tickets de combustible, de cafetería o restaurante, aparcamiento u otros justificantes emitidos en el destino final o lugar cercano. (Art. 61 Normas de Ejecución del Presupuesto de la UPCT). En IRIS: Adjunta como Otra documentación acreditativa (Art. 61 NEP) e indica una descripción.

En algunos casos sí, cuando se requiera para la correcta justificación de los gastos de viaje. En los proyectos de investigación subvencionada debe incluir siempre evidencia de la realización del viaje: certificado de asistencia, acta de la reunión, convocatoria y orden del día, correo electrónico de invitación del organizador... En los programas de movilidad también se puede requerir cierta documentación como la concesión, certificado de estancia, etc. Además siempre podrás adjuntar cualquier otra documentación complementaria o aclaratoria que desees (en IRIS como Otra documentación).

Dentro de una comisión de servicios podrán indemnizarse de forma excepcional y con la autorización del responsable del gasto determinados gastos a nombre del comisionado. Ejemplos: • Cena del día de regreso, cuando la hora de llegada sea posterior a las 22 h y se aporte factura o recibo de la cena. Se indemnizará por el importe justificado.• Gastos de alojamiento por asistencia a congresos y similares, cuando las tarifas de los hoteles ofertados por la organización superaran las cuantías previstas y se justifique documentalmente.• Otros, como visados, seguros, vacunas, etc.: solo en el caso de que sean gastos correspondientes a trámites obligatorios para poder entrar en el país de destino o así lo establezca la normativa aplicable.En los proyectos de investigación subvencionada debes consultar en todo caso con la Unidad de Investigación y Transferencia Tecnológica (investigacion.resultados@upct.es) sobre la elegibilidad de los gastos extraordinarios en el proyecto a los que se imputa. En IRIS: Para adjuntar estos gastos, inicia la comunicación de la comisión de servicios, y antes de finalizarla solicita a asuntos.económicos@upct.es que se habilite la opción de gastos extraordinarios, indicando el número de comunicación y el motivo. Una vez habilitada, puedes adjuntar la documentación como Gasto extraordinario con su tipo correspondiente y la explicación de su carácter indemnizable.