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EMPEZAR

Cada oveja con su parejaINSTRUCCIONES 1. Relacione las parejas del texto y su gif. PISTA: los colores de la tarjeta y la escena están emparejados) 2. Cómo cuando.... miramos la información que se incluye en la ventana. (PISTA: cuando encuentre la pareja, dé clic en el gif y la tarjeta, para visualizar la información que contienen.

Novedades Información documentada SGC-VAF #5. Septiembre - octubre 2022

ESTOY LISTO/A

Memoriza las posiciones

Reintentar

Has fallado

Memoriza las posiciones y vuelve a intentarlo

¡Oh, no!

Error

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¿Dónde está la pareja?

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La revisión de la documentación debe ser integral, es decir incluir en la revisión documentos referenciados o relacionados con el documento que se actualiza. Ejemplo: si se revisa el procedimiento, aplica la revisión del instructivo correspondiente, formatos asociados (descendentes); la caracterización, matrices y políticas (ascendentes). Cuando se reporten cambios en la documentación de otro proceso o subproceso que incide o participa en la provisión del servicio propio, deben revisarse los documentos relacionados para determinar si el ajuste implica la actualización de la información documentada relacionada con el servicio.

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¿Dónde está la pareja?

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La revisión de la documentación debe ser integral, es decir incluir en la revisión documentos referenciados o relacionados con el documento que se actualiza. Ejemplo: si se revisa el procedimiento, aplica la revisión del instructivo correspondiente, formatos asociados (descendentes); la caracterización, matrices y políticas (ascendentes). Cuando se reporten cambios en la documentación de otro proceso o subproceso que incide o participa en la provisión del servicio propio, deben revisarse los documentos relacionados para determinar si el ajuste implica la actualización de la información documentada relacionada con el servicio.

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¿Dónde está la pareja?

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Recuerde revisar la información documentada del SGC-VAF y estar atento a los cambios reportados, que se comuniquen bimestralmente. Es importante tener claridad sobre la Política de Calidad, Objetivos de Calidad y Alcance del SGC-VAF porque hacen parte de los requisitos susceptibles de ser auditados. Los demás componentes del marco estratégico del SGC-VAF también deberían revisarse periódicamente. Tenga en cuenta que esta información está publicada en la página web del SGC-VAF, en la sección INICIO y documentada en el Manual de Calidad VAF-MN-001-UDES. Además del Manual de Calidad, programe dentro de la planeación anual del proceso o subproceso (recomendado), la revisión de la información documentada del SGC-VAF, para orientarse respecto a los requisitos que aplican y como cumplirlos.

Revise las novedades documentales del SGC-VAF, de este periodo: VAF-FT-032-UDES Informe de Gestión V. 01 Septiembre 26 de 2022 Se incluyó paginación a todo el documento. En la primera página se incluyeron los ítems: campus y año de presentación del informe. Se incluyeron los ítems “campus” y “del año XXXX” en el título del informe. Se realizaron ajustes en el numeral 3. Actividades desarrolladas. En el numeral 5 se incluyó recurso gráfico. En el numeral 9 se especificó como se debe redactar una lección aprendida. Se ajusta logo institucional, tamaño del logo Icontec, tipología y color en código de certificación. Se ajustan entradas y presentación del control de cambios, según Procedimiento Control de Documentos y Registros. VAF-PR-003-UDES Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora V. 16 Octubre 12 de 2022 Se incluyen dentro del numeral 4.1.2.4.1 Aspectos generales a tener en cuenta respecto a las responsabilidades en la aplicación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Literal a. Condición que aplica a la aprobación de las OM de riesgos de nuevos procesos y subprocesos dentro del alcance del SGC-VAF, cuando no hacen parte de la estructura organizacional de la VAF, se indica alcance a los tres campus. En el numeral 4.1.4.3 Seguimiento del plan de acción, se documenta condición que aplica para el seguimiento de planes de acción para el tratamiento de riesgos y oportunidades definidos inicialmente, por los líderes nacionales de los procesos y subprocesos nuevos dentro del alcance del SGC-VAF en los tres campus, siempre y cuando no formen parte de la estructura organizacional de la VAF, a cargo de la Representante de la Dirección del SGC-VAF. Para los planes de acción de los nuevos procesos y subprocesos en los campus de Cúcuta y Valledupar, el responsable del seguimiento es el líder nacional. Se aclara que el seguimiento para nuevos riesgos y oportunidades reportados por procesos y subprocesos que se incluyan dentro del alcance del SGC-VAF y que no hacen parte de la estructura organizacional de la VAF, se realizará por los responsables indicados en la Tabla 1. Responsables.

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¿Dónde está la pareja?

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La información documentada del proceso y subproceso que no se ha actualizado es fuente de No Conformidades Por lineamiento del SGC-VAF por lo menos una vez al año debe realizarse la revisión y actualización (si aplica) de los documentos. Se recomienda incluir dentro de la planeación anual esta actividad, teniendo en cuenta el vencimiento de la versión vigente de cada documento. Pero tenga en cuenta que si no se cumple con la actividad, de nada sirve la programación. Cabe anotar que la documentación debe estar en concordancia con la forma como se realizan las actividades, es decir, describir lo que se hace, hacer lo que se dice, por eso es conviente que cada vez que se realicen cambios en los métodos de provisión y prestación del servicio, en los responsables, se mejoren los tiempos de respuesta, apliquen nuevos requisitos legales o reglamentarios, se implementen funcionalidades informáticas o se actualicen formatos asociados a los registros, se actualicen los documentos pertinentes.

Tenga en cuenta que algunos de los siguientes documentos son de uso común, o que aplican para las solicitudes que el proceso y subproceso realiza. Es importante comunicar las novedades al equipo de trabajo y revisar si implican cambios en la documentación propia. Documentos actualizados de los procesos y subprocesos del SGC-VAF: ACTIVOS FIJOS ACF-GU-001-UDES Guía de Activos Fijos para el Usuario V. 07 septiembre 14 de 2022 BIBLIOTECA BIB-GU-002-UDES Guía de Servicios V. 01 septiembre 20 de 2022 GESTIÓN DE COMUNICACIONES COM-GU-001-UDES Guía Servicios y Medios de Comunicación Institucionales V. 01 septiembre 19 de 2022 GESTIÓN DOCUMENTAL GED-FT-032-UDES Actas V. 06 septiembre 9 de 2022 GED-IN-004-UDES Instructivo de Documentos Académico-Administrativos V. 06 septiembre 22 de 2022 GED-FT-005-UDES Inventario Único Documental V. 05 octubre 3 de 2022 GED-FT-003-UDES Listado Maestro de Registros V. 05 octubre 14 de 2022 TALENTO HUMANO TAH-PC-002-UDES Protocolo de Distinciones, Reconocimientos, Incentivos y Estímulos V. 02 septiembre 21 de 2022 TAH-PR-009-UDES Atención a Solicitudes V. 01 octubre 7 de 2022 TAH-PR-010-UDES Gestión del Conocimiento V. 02 octubre 13 de 2022

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¿Dónde está la pareja?

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Si no actualiza la información documentada siempre será invitado a la boda de la pareja conformada por: Ana Liza Loquepasa y Antón Tomás Axxiones Lugar: aplicativo KAWAK Fecha: Verificación de versiones por Gestión Documental Auditorías Interna y Externa

El tratamiento de hallazgos por información documentada desactualizada, considera la corrección del hallazgo y las acciones a implementar para evitar la recurrencia de la No conformidad por las mismas causas u otras similares, en la misma parte o en otra. Es decir, dado que la auditoría es un proceso selectivo, puede ocurrir que solamente se referencie en el hallazgo algún documento vencido, cuando en realidad otros tienen esta misma condición. En este caso la corrección del hallazgo incluye el documento detectado y los demás vencidos. En cuanto a las acciones correctivas, tenga en cuenta que puede incluir dentro de la planeación anual del proceso y subproceso la revisión de los documentos y actualización de los documentos (de acuerdo al vencimiento). Pero si lo programa y no lo cumple, no está solucionando nada.

¿Dónde está la pareja?

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Principales hallazgos por incumplimientos del requisito 7.5 Información documentada:

  • Deficiente distribución de los documentos necesarios para las operaciones. Ejemplo: se actualizan los formatos y no se comunica a las partes interesadas pertinentes; tener publicados en sitios web documentos obsoletos.
  • Ausencia de identificación de documentos externos aplicables a los procesos y subprocesos.
  • Errores en la identificación y codificación de documentos. Ejemplo: se incluyen registros en formatos que ya no aplican; referencias de documentos que están desactualizados respecto a lo que se documenta.
  • No se encuentra descrita la metodología para la conservación (copia de seguridad) de los documentos electrónicos. Ejemplo: no se aplica el procedimiento de Respaldo y Restauración; registros en la mesa de ayuda que no se pueden recuperar porque no se tiene copia de seguridad.
  • Responsabilidades de revisión y aprobación de documentos no llevadas a cabo.
  • Distribución informática de documentos del sistema sin protegerlos contra los cambios (documentos editables, deben publicarse y compartirse en PDF si se requieren) o sin indicar que las copias carecen de valor (marca de agua de COPIA NO CONTROLADA.

A continuación, los subprocesos que cuentan con toda la información documentada actualizada:

  • Compras.
  • Presupuesto.
  • Sistemas de Información.
  • Tesorería.

A continuación, los subprocesos que cuentan con toda la información documentada actualizada:

  • Compras.
  • Presupuesto.
  • Sistemas de Información.
  • Tesorería.

¡Felicitaciones!

Aquí la foto de la agrupación

Los Actuales del SGC-VAF

tu tiempo

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(chrono)

(start)

(re-start)

(stop)

SCRIPT TIEMPO

Estos 3 scripts deben estar en el primer slide en el que deba empezar a correr el tiempo

Este script debe ir agrupado con una caja de texto con este formato:

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Este script debe ir suelto dentro del lienzo

Este script debe ir suelto dentro del lienzo

Este script debe ir agrupado con una caja texto con este formato:

Este script debe estar colocado en el último slide, donde deba pararse el tiempo

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*Los script son transparentes, al insertarlos en el lienzo solo se "verán" cuando el elemento esté seleccionado

<div style="width:100%; height:100%;" id="CHRONO"></div> <script> function dateHMS(time) { var addZero = function(v) { return v<10 ? '0' + v : v; }; var d = new Date(time); var t = []; t.push(addZero(d.getUTCHours())); t.push(addZero(d.getMinutes())); t.push(addZero(d.getSeconds())); return t.join(':'); } function getParent(name) { var pnode = document.getElementById(name).parentNode.parentNode.parentNode; while (pnode.getAttribute('id') == null) { pnode = pnode.parentNode; } return (pnode); } function getSibling(name) { var pnode = getParent(name); var divList = pnode.getElementsByTagName('div'); var i; var lastDiv = null; for (i = 0; i < divList.length; i++) { if (divList[i].getAttribute('data-genially-id') != null) { lastDiv = divList[i]; } } if (lastDiv == null) { lastDiv = null; } return lastDiv; } function chrono(){ var debut = sessionStorage.getItem('debut'); if (debut!=null){ var sibling = getSibling('CHRONO'); var suite=new Date().getTime(); var difference=suite-debut; var chrono=dateHMS(difference); sibling.innerHTML=chrono; } } var url = window.location.pathname.split( "/" ); var refgenial= url[1]; if (refgenial!="editor"){ chrono(); document.getElementById('CHRONO').style.display='none'; var myChrono = setInterval(chrono, 1000); } </script>

<div style="width:100%; height:100%;" id="INIT"></div> <script> var url = window.location.pathname.split( "/" ); var refgenial= url[1]; if (refgenial!="editor"){ var debut = sessionStorage.getItem('debut'); if (debut==null){ var debut=new Date() var heure=debut.toLocaleTimeString(); debut=debut.getTime(); sessionStorage.setItem('debut',debut); } document.getElementById('INIT').style.display='none'; } </script>

<div style="width:100%; height:100%;" id="REINIT"></div> <script> var url = window.location.pathname.split( "/" ); var refgenial= url[1]; if (refgenial!="editor"){ var debut=new Date() var heure=debut.toLocaleTimeString(); debut=debut.getTime(); sessionStorage.setItem('debut',debut); document.getElementById('REINIT').style.display='none'; } </script>

<div style="width:100%; height:100%;" id="CHRONO2"></div> <script> function dateHMS(time) { var addZero = function(v) { return v<10 ? '0' + v : v; }; var d = new Date(time); var t = []; t.push(addZero(d.getUTCHours())); t.push(addZero(d.getMinutes())); t.push(addZero(d.getSeconds())); return t.join(':'); } function getParent(name) { var pnode = document.getElementById(name).parentNode.parentNode.parentNode; while (pnode.getAttribute('id') == null) { pnode = pnode.parentNode; } return (pnode); } function getSibling(name) { var pnode = getParent(name); var divList = pnode.getElementsByTagName('div'); var i; var lastDiv = null; for (i = 0; i < divList.length; i++) { if (divList[i].getAttribute('data-genially-id') != null) { lastDiv = divList[i]; } } if (lastDiv == null) { lastDiv = null; } return lastDiv; } function chrono(){ var debut = sessionStorage.getItem('debut'); if (debut!=null){ var sibling = getSibling('CHRONO2'); var suite=new Date().getTime(); var difference=suite-debut; var chrono=dateHMS(difference); sibling.innerHTML=chrono; } } var url = window.location.pathname.split( "/" ); var refgenial= url[1]; if (refgenial!="editor"){ chrono(); document.getElementById('CHRONO2').style.display='none'; } </script>

Este script es el que hace que la caja de texto se convierta en un crono

Este script es el que hace que el cronómetro inicie la cuenta progresiva

Este script es el que hace que el cronómetro reinicie la cuenta cada vez que estas en el slide donde este se encuentra

Este script es el que hace que el cronómetro reinicie la cuenta cada vez que estas en el slide donde este se encuentra