ACCUEILLIR UN.E APPRENTI.e
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Un PAS À PAS pour vous guider dans votre projet de recrutement d'apprenti.e.s
Comment organiser son accueil
et son intégration dans
Comment préparer l'après
contrat d'apprentissage ?
Vous envisagez le recrutement d'un.e apprenti.e dans la collectivité ?
RECRUTEMENT D'UN.e APPRENTI.E
DANS LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Points clés de la campagne 2023
DÉFINIR LES BESOINS ET LES CAPACITES D'ACCUEIL dans la collectivité.
IDENTIFIER LE OU LES MAÎTRES D'APPRENTISSAGE
en tenant compte des conditions de diplôme et/ou d'expérience professionnelle.
(Art. R 6223-24 du Code du travail)
PRENDRE CONTACT AVEC L'ORGANSIME DE FORMATION
pour valider le choix du diplôme, le niveau, la durée, le rythme de l'alternance et
obtenir un devis des frais de formation.
IDENTIFIER LE MONTANT DE LA PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE FORMATION
PAR LE CNFPT
RECUEILLIR L'AVIS DU COMITE SOCIAL TERRITORIAL
Présenter le projet pour avis aux instances compétentes en respectant le délai de saisine.
DÉLIBÉRER AFIN DE VALIDER LE RECOURS À L'APPRENTISSAGE
Prévoir l’inscription au budget des frais correspondant aux salaires et aux frais de formation.
Avant la signature d'un contrat d'apprentissage
Le calcul de la prise en charge est basé sur un montant plafond annuel à proratiser selon la durée du contrat d'apprentissage.
Une liste de montants maximaux de prise en charge a été établie par diplôme. Si le diplôme préparé n'apparaît pas dans cette liste, il conviendra d'appliquer la valeur forfaitaire définie par niveau de qualification du diplôme ou titre concerné.
Un outil de simulation est disponible sur la plateforme apprentissage via IEL.
Dans l'hypothése d'un dépassement de ce montant maximal, il revient à la collectivité de prendre en charge la différence.
Les frais annexes des apprenti.e.s (hébergement, restauration, frais de déplacement, premier équipement, mobilité européenne) ne sont pas pris en charge par le CNFPT.
Liste des organismes de formation
Trouver un organisme de formation
Organismes de formation accrédités par le CNFPT :
Des sites pour vous aider à trouver un organisme et/ou une formation en Occitanie :
Liste des montants de prise en charge des frais de formation
https://www.apprentissageenregion.fr
https://www.lapprenti.com
Définir le montant de la prise en charge du CNFPT
Démarches au sein de votre collectivité
Modèle de délibération
SAISIR VOS INTENTIONS DE RECRUTEMENT AUPRÈS DU CNFPT
Depuis le 1er janvier 2023, cette étape est OBLIGATOIRE pour obtenir le financement du CNFPT
et devient un préalable pour déposer une demande d'accord de prise en charge.
Les collectivités devront effectuer impérativement cette saisie sur IEL avant le 17 mars 2023.
Pour vous accompagner, un outil d’aide à la saisie est disponible :
DÉPOSER VOS DEMANDES D'ACCORDS PRÉALABLES DE FINANCEMENT
La demande d'accord préalable devra être ensuite déposée par la collectivité dans les 3 mois précédent le début d'exécution du contrat. A l'issue de ce délai, l'APF ne sera plus valide.
Une fois obtenu, le n° de l’accord préalable devra être indiqué dans la convention individuelle de formation signée entre l’employeur et l'organisme de formation.
L'organisme de formation déposera sa demande de financement auprès du CNFPT dans un délai de 30 jours à compter de la date d'exécution du contrat.
Accords Préalables de financement (APF)
Après le recensement effectué, la collectivité dépose la demande d'accord préalable, en saisissant les informations suivantes :
- Code RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles).
- Code diplôme
- Intitulé du diplôme.
- la date de début de contrat.
- La durée du contrat d'apprentissage.
Avant la signature d'un contrat d'apprentissage
Démarches auprès du CNFPT
Dès l’ouverture du recensement, vous devez vous connecter sur la plateforme d'inscription en ligne dans la nouvelle rubrique apprentissage et saisir vos intentions de recrutement.
En cas de difficultés techniques, l'assistance pourra vous aider :
assistance.ct.apprentissage@cnfpt.fr
Recensement jusqu'au 17 mars 2023
Tutorial Recensement des besoins
Les étapes du financement - Campagne 2023
Démarches auprès du CNFPT
Foire aux questions
PROCÉDER AU RECRUTEMENT DE L'APPRENTI.E
Elaborer une fiche de poste (descriptif des activités confiées, les compétences nécessaires, niveau de qualification exigé...), il est possible de vous appuyer sur les fiches métiers proposées par le CNFPT.
Diffuser votre offre d'emploi et réaliser les entretiens en associant si possible le.s maître.s d’apprentissage. Pour trouver un.e candidat.e, la collectivité peut solliciter les organimes de formation, les missions locales (MLI), Pole emploi, Cap emploi.., et utiliser les plateformes dédiées au recrutement d'apprenti.e.s.
ÉTABLIR LA CONVENTION DES FRAIS DE FORMATION ET LE CONTRAT D'APPRENTISSAGE
Etablir une convention individuelle de formation pour chaque apprenti.e avec l'organisme de formation. Elle définit le coût global de la formation, les conditions d'accueil de l'apprenti.e et le déroulement de la formation.
Compléter et faire signer le contrat d'apprentissage par toutes les parties.
Transmettre le contrat d'apprentissage et la convention de formation pour enregistrement au service de la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) du département de la collectivité au plus tard dans les 5 jours ouvrables de l’exécution du contrat.
Vous avez deux possibilités de transmission : soit de façon
dématérialisée en utilisant la
plateforme CELIA, soit par courrier en adressant 3 exemplaires du
CERFA FA13. (accès à la
NOTICE).
Dès réception du contrat enregistré par la DREETS, la collectivité doit remettre un exemplaire à l’apprenti.e et une copie à l'organisme de formation.
www.emploi-territorial.fr
Des plateformes pour diffuser vos offres
Assurez-vous de l’adéquation entre le projet professionnel de l’apprenti.e et le besoin de la collectivité, de la motivation du candidat pour la filière choisie.
Vérifier que le contenu de la formation choisie par l’apprenti.e pourra bien être mis en pratique, au sein de la collectivité, et sur l’ensemble du référentiel de compétence lié au diplôme préparé.
Lors de l'entretien
pass.fonction-publique.gouv.fr
Avant la signature d'un contrat d'apprentissage
CELIA est une plateforme de saisie en ligne des contrats d'apprentissage pour les employeurs publics.
Il permet aux employeurs des trois versants de la fonction publique et aux organismes de formation de gérer de façon intégralement dématérialisée leurs contrats d’apprentissage (saisie en ligne, signatures éléctroniques, envoi du contrat à la DREETS).
Une plateforme pour saisir vos contrats
ORGANISER LA VISITE MÉDICALE PRÉVENTIVE auprès du CDG ou d'un médecin agréé.
A réaliser au mieux un mois avant l’embauche et au plus tard dans les deux mois qui suivent.
RÉALISER LA DÉCLARATION PRÉALABLE À L'EMBAUCHE (DPAE) pour l'immatriculation de l'apprenti.e à la Sécurité Sociale (au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard le 1er jour de l'embauche).
RÉDIGER L'ARRÊTÉ ATTRIBUANT LA NBI AU MAÎTRE D'APPRENTISSAGE
Le maître d’apprentissage bénéficie d’une NBI de 20 points. Si l’agent bénéficie déjà d’une NBI à un autre titre, seule la plus élevée est prise en compte.
DÉCLARER L'APPRENTI.E À LA CAISSE DE RETRAITE COMPLÉMENTAIRE auprès de l'URSSAF.
Au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche présumée et au plus tard à cette date.
INSCRIRE LE MAÎTRE D'APPRENTISSAGE AUX FORMATIONS DU CNFPT
Le CNFPT organise des formations à destination des maîtres d'apprentissage. Pour consulter la liste des formations en Occitanie, connectez-vous sur la plateforme de formation.
Code stage : D5MAP "Le rôle et les missions du maître d'apprentissage ou tuteur, tutrice "
PROCÉDER AUX DEMANDES D'AIDES POUR LES APPRENTI.E.S EN SITUATION DE HANDICAP
Le référent handicap du CDG de votre département peut vous accompagner dans vos démarches à réaliser auprès du FIPHFP (Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la fonction publique).
Aides du FIPHFP
Pour les apprenti.e.s en situation de handicap, le FIPHFP prend en charge, à hauteur de 80% du salaire chargé et des frais de formation......
Cadre d'intervention du FIPHFP
Formalités administratives
Accueil de l'apprenti.e
dans la collectivité territoriale
MISE EN PLACE D'UNE CHARTE D'ACCUEIL
Pour l'apprenti.e.
- Effectuer les missions qui lui sont confiées.
- Respecter la discipline, les consignes, les règlements de la collectivité et du CFA.
- Suivre la formation théorique de manière assidue.
- Faire preuve d’initiative et de responsabilité.
- Se présenter à l’examen final.
Pour l’employeur
- Inscrire l’apprenti.e à sa formation.
- Placer l’apprenti.e sur un poste en adéquation avec le référentiel de sa formation pour le préparer au mieux au diplôme ou titre visé.
- Veiller à l’acquisition de savoirs professionnels par l’apprenti.e.
- Organiser les entretiens de suivi et d’évaluation de l’apprenti.e en lien avec le CFA.
- Verser la rémunération prévue par le contrat d’apprentissage.
Les engagements
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Organisme de formation
Collectivité
Apprenti.e
LA PROFESSIONNALISATION TOUT AU LONG DU CONTRAT
Mettre à disposition du maître d’apprentissage les moyens nécessaires pour mener à bien les missions et lui dégager du temps pour le suivi du contrat d’apprentissage.
Confier à l’apprenti.e des tâches en lien avec la formation.
Tenir à jour le livret d’apprentissage fourni par le CFA, et qui permet de faire le lien entre les périodes chez l’employeur et celles passées en formation.
S'assurer de l'assuidité de l'apprenti.e et participer aux réunions de suivi avec le référent de l'organisme de formation chargé de suivre l'apprenti.e.
ACCUEILLIR L'APPRENTI.E DANS LA COLLECTIVITÉ
Informer et préparer l’équipe en expliquant l’objectif du contrat, le but poursuivi par la collectivité, le statut de l’apprenti.e, les missions qui lui seront confiées.
Former la.le maître d’apprentissage si possible avant l’arrivée de l’apprenti.e, sinon dans les premiers mois du contrat d’apprentissage.
Participer à un premier entretien organisé par l’établissement de formation et se munir du référentiel du diplôme.
Ce dispositif concerne les jeunes âgés de 15 à 29 ans révolus à la date de la prise d’effet du contrat. Si l’apprenti.e est mineur.e, chaque décision nécessite l’accord de son représentant légal.
Le contrat d'apprentissage est un contrat de travail écrit à durée limitée (CDL) ou à durée indéterminée (CDI) entre un salarié et un employeur. Il permet à l'apprenti de suivre une formation pratique en entreprise sous la responsabilité d'un maître d'apprentissage. En complément de cette formation, l'apprenti suit une formation générale et technique dans un organisme de formation par apprentissage.
Dérogations possibles :
Des dérogations à la limite d’âge sont possibles sous certaines conditions (Art. L. 6222-2 du Code du travail).
Les personnes reconnues travailleurs handicapés par la Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées (CDAPH) peuvent conclure un contrat d’apprentissage aménagé sans condition de limite d’âge (Loi n°2008-1425 du 27 décembre 2008).
Les jeunes étrangers peuvent également signer un contrat d’apprentissage sous réserve qu’ils soient titulaires d’une autorisation de travail.
ss
QUELQUES RÈGLES Á RESPECTER
L'indémnisation chomage
Zoom sur la réglementation du contrat d'apprentissage
la durée du contrat d’apprentissage doit être au moins égale à celle du cycle de formation qui fait l’objet du contrat. La durée du contrat peut varier de 6 mois à 3 ans. Sous certaines conditions, la durée du contrat peut être réduite ou allongée pour tenir compte du niveau initial de compétences de l’apprenti.e de sa situation d’handicap, de sa réussite ou de son échec à un examen.
La durée maximale du contrat peut être portée à 4 ans lorsque l'apprenti.e est un travailleur handicapé. La durée du contrat est précisée dans une convention annexée au contrat.
Le contrat peut commencer dans les 3 mois avant ou après le début de la formation. La date de fin doit être postérieure à la date de l’examen préparé par l’apprenti.e et le contrat doit s’achever au maximum deux mois après la fin du cycle de formation.
Les cotisations
DÉFINIR LA DURÉE DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE
DÉTERMINER LES DATES DE DÉBUT ET DE FIN DE CONTRAT
Les congés et horaires de travail
Guide de rémunération
Indemnisation chômage
Les allocations chômage sont à verser selon les mêmes modalités que pour les agent.e.s public.que.s privé.e.s d’emploi.
- Soit la collectivité est son propre assureur.
- Soit elle a adhéré au régime d’assurance chômage pour l’ensemble de ses agent.e.s non titulaires,
- Soit elle peut à titre dérogatoire adhérer à ce régime pour ses seul.e.s apprenti.e.s. Il convient pour cela de cocher la case appropriée du contrat d’apprentissage (CF. CERFA FA13). Ce denier choix est avantageux pour la collectivité, car les cotisations relatives à l’assurance chômage sont directement financées par l’État.
Le temps de travail
La durée du travail est la durée légale en vigueur dans l’établissement d’accueil. Le temps passé en formation au CFA est pris en compte comme temps de travail.
Les heures effectuées au-delà de la durée légale, soit 35 heures de travail, sont considérées comme des heures supplémentaires et ouvrent droit à rémunération ou récupération.
Le code du travail prévoit une forte restriction pour les apprenti.e.s mineur.e.s (Code du travail ART. L6222-28).
Les congés payés
L'apprenti a droit aux congés payés légaux : 5 semaines de congés payés par an, (soit 2 jours et demi ouvrables par mois de travail accompli.
L'apprenti.e bénéficie des mêmes droits aux congés payés que l’ensemble des agent.e.s de la collectivité ainsi que du régime légal pour les jours fériés et chômés et pour les congés pour évènements familiaux. Ces congés doivent être posés sur le temps en collectivité.
Les congés pour examen
Pour préparer leur examen, les apprentis ont droit à un congé supplémentaire rémunéré de 5 jours ouvrables à prendre dans le mois qui précède les épreuves. Si des révisions ou des enseignements spéciaux sont organisés par le CFA, l’apprenti(e) se doit de les suivre. (Art. L6222-35 du Code du travail).
Les autres congés
Les apprentis ont le droit à un congé exceptionnel pour s’absenter dans le cadre de la Journée Défense et Citoyenneté (JDC).
Un contrat d’apprentissage peut être modifié pour tenir compte des changements de maître d’apprentissage, de lieu d’apprentissage, d’employeur, d'organisme de formation, rémunération, dates de contrat... Cependant, toutes modifications doivent faire l’objet d’une information aux différentes parties du contrat (employeur, apprenti.e, établissement de formation et DREETS).
Il est donc nécessaire d’effectuer un avenant au contrat d’apprentissage permettant de notifier les différents changements. L’employeur remplira alors un nouveau CERFA FA13.
ss
AVENANTS ET MODIFICATIONS DU CONTRAT
FIN ANTICIPÉE DU CONTRAT D'APPRENTISSAGE
A l’issue de la période d’essai, la résiliation anticipée du contrat ne peut avoir lieu que dans certains cas :
(cf page 23/24 Le précis de l'apprentissage)
Résiliation d’un commun accord : obligation d’un écrit signé par l’ensemble des parties et communiqué au CFA et à la DREETS ;
Rupture à l’initiative de l’employeur et par licenciement si en cas de faute grave, inaptitude de l’apprenti.e au poste, force majeure, exclusion définitive de l’apprenti.e.
Obtention du diplôme préparé : l’apprenti.e peut demander la fin anticipée du contrat en respectant un préavis de deux mois.
Le formulaire de rupture doit être signée et adressée à l'organisme de formation ainsi qu'à la DREETS pour enregistrement.
Pendant la période d'essai
Après la période d'éssai
Zoom sur le contrat d'apprentissage
Formulaire de rupture de contrat d'apprentissage
Précis de l'apprentissage
Document de référence sur la mise en oeuvre de loi du 5 septembre 2018 qui concerne les modalités applivables à l'apprentissage
Elle est de 45 jours consécutifs à compter du premier jour de travail de l’apprenti.e dans la collectivité, hors temps de formation. Cette période ne peut être ni réduite, ni allongée. (Article L622-18 modifié par la LOI n°2015-994 du 17 août 2015 – art 53).
Durant cette période, le contrat peut être résilié par l’une ou l’autre des parties sans préavis, ni indemnité. En cas d’absence de l’apprenti.e pour maladie durant la période d’essai, celle-ci est suspendue et prolongée d’autant.
REMETTRE LE CERTIFICAT DE TRAVAIL ET l'ATTESTATION PÔLE EMPLOI Á LA FIN DU CONTRAT
ACCOMPAGNER L'APPRENTI.E Á LA PRÉPARATION DE SON PROJET
Recruter l'apprenti.e
Le temps passé en apprentissage n'est pas pris en compte pour calculer son ancienneté et pour accéder aux concours.
A l’issue d’un contrat d’apprentissage, la collectivité territoriale peut recruter l’apprenti.e. Pour cela, plusieurs possibilités existent :
- L’intégration directe : cette solution d’accès direct est possible sur les premiers grades des cadres d’emplois de la catégorie C.
- Le recrutement par concours : un.e apprenti.e ne peut pas être recruté(e) directement si le diplôme qu’il/elle vient d’acquérir correspond à un grade de recrutement par voie de concours. L’apprenti.e devra donc s’inscrire aux concours externes, ou suivre une préparation aux concours. Toutefois, son expérience au sein de la collectivité est un atout non négligeable lors des entretiens oraux.
La voie dérogatoire pour les personnes en situation de handicap
L’apprentissage répond à un double objectif, acquérir une qualification et s’initier à un métier. Mais au-delà de ce double objectif, le but est l’insertion professionnelle de l’apprenti.e. Cette insertion doit être, par un accompagnement fort, préparée avant le terme du contrat d’apprentissage.
Cet accompagnement peut prendre la forme :
- d’une aide à l’élaboration du projet professionnel,
- d’un travail de prospective auprès d’employeurs privées locales ou d’autres collectivités quelques mois avant le départ de l’apprenti.e pour favoriser son placement,
- d’une aide à la recherche d’emploi (techniques CV, lettre de motivation, lieux ou supports de consultation des offres),
- de conclure un nouveau contrat d’apprentissage avec le même apprenti.e si celui- ci souhaite obtenir un diplôme de niveau supérieur.
Expérimentation visant à permettre la titularisation des apprenti.es en situation de handicap (La loi n° 2019-828 du 6 août 2019 portant sur la transformation de la fonction publique)
A titre expérimental, et jusqu'au 7 août 2025, les apprenti.e.s en situation de handicap pourront être titularisés, à l’issue de leur contrat d’apprentissage, dans le cadre d’emplois correspondant à l’emploi qu’ils occupaient.
A l'issue du contrat
Schéma du financement de l'apprentissage 2023
3
CONVENTION
ET CONTRAT D'APPRENTISSAGE
Plateforme IEL - Rubrique apprentissage
Plateforme CELIA
1
2
ACCORD PRÉALABLE DE FINANCEMENT
(APF)
Le CNFPT conduit en début d'année un recensement des besoins en recrutement d'apprenti.es dans les collectivités.
Les employeurs font remonter leurs besoins et consignent dans un formulaire dédié, le nombre de contrats d'apprentissage estimés pour l'année.
Recensement OBLIGATOIRE avant le 17 mars 2023.
Avant la signature de chaque contrat, la collectivité doit déposer une demande d'accord préalable de financement (APF) en ligne sur la plateforme IEL.
L'employeur devra renseigner des informations concernant le diplôme, l'organisme, le coût de la formation, ainsi que la durée du contrat pour chaque projet de recrutement.
Cette étape doit être réalisée 3 mois avant la date de début d'exection de chaque contrat.
Le numéro d'accord communiqué à la collectivité devra être transmis à l'organisme de formation.
Après avoir obtenu l'accord préalable auprès du CNFPT, le contrat d’apprentissage, assorti de la convention de formation, doivent être signés, visés par l'organisme de formation et enregistrés par la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) du département de la collectivité.
Le numéro de l'accord devra figurer sur la convention signée avec l'organisme de formation.
Le contrat enregistré par la DREETS sera ensuite renvoyé à l'employeur. CAMPAGNE DE RECENSEMENT
Coordonnatrice apprentissage
Christine KHALKHAL
christine.khalkhal@cnfpt.fr
assistante apprentissage
Emilie BRIGNARD
emilie.brignardperez@cnfpt.fr
assistante apprentissage (en contrat d'apprentissage)
Roxane POISSON
roxane.poisson@cnfpt.fr
Délégation Occitanie - Service apprentissage
Vous avez des questions ?
