6 tips pour maîtriser le rétroplanning

6 Tips

pour maîtriser le retroplanning

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Partez de la deadline et remonter votre projet à rebours

À l'inverse de la planification dont le but est d'estimer la date de fin d'un projet compte tenu de toutes ses contraintes comme par exemple les ressources, le budget et les délais, la rétro-planification a pour but de partir d'une date de fin figée d'un projet, d'une tâche et de fixer et planifier les tâches nécessaires à sa bonne réalisation dans la limite du temps défini.

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Partez du plus global et remontez à l’élémentaire

Comme vous pouvez le constater, il faut partir du plus global pour aller vers les tâches les plus élémentaires. Vous pouvez estimer être arrivé à la fin du découpage lorsque chaque tâche correspondra à un travail bien distinct affecté à la responsabilité d'une seule personne.

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Il vous faudra répartir les tâches et attribuer les responsabilités de chacun. Ainsi, chacun sera conscient de ce qu'il a à faire et pour quand il doit le faire.

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Réalisez votre rétroplanning

Vous pouvez réaliser votre rétroplanning à partir de n'importe quel logiciel de traitement de texte ou à partir d'Excel. Il y a au moins quatre colonnes à prévoir.

1. La première que l'on appelle « Tâche » sera dédiée aux tâches à accomplir. L'idéal étant de regrouper les tâches par rubrique, par exemple : communication, matériel, rendez-vous.

2. La deuxième colonne nommée « Responsable concerné » permettra de préciser qui doit prendre en charge la tâche.

3. La colonne numéro trois peut s'appeler « Date butoir » et permettra de préciser les dates auxquelles la tâche devra être réalisée.

4. La quatrième colonne peut être appelée « État d’avancement ». Elle permettra de préciser le statut de chaque tâche comme par exemple : reste à faire, en cours, fait, en retard.

Vous pouvez bien sûr en fonction de vos besoins, ajouter le nombre de colonnes nécessaires comme le budget affecté ou le nom des fournisseurs par exemple.

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Listez les tâches de manière logique et progressive

Le rétro-planning nécessite donc de passer par quatre étapes principales.

1. La première est de lister de manière exhaustive toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Si vous anticipez dès le début toutes les tâches à réaliser, vous éviterez de mauvaises surprises ensuite.

2. La deuxième étape est de placer toutes les tâches par ordre de réalisation. Certaines tâches doivent en effet obligatoirement être faites avant d'autres.

3. Puis, vous devez déterminer les « deadline » à ne pas dépasser pour chaque étape en prévoyant toujours une marge de manœuvre permettant d'intégrer d'éventuels imprévus.

Partez de la deadline et remonter votre projet à rebours

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Découpez la tâche en sous objectifs

Il faut donc partir de l'objectif final et le découper progressivement en sous-objectifs.

Par exemple, vous voulez avoir prospecté l'ensemble d'un marché à une date précise. Cet objectif pourra avoir comme sous-tâche de déterminer les entreprises cibles, puis de chercher leurs coordonnées, puis de les contacter pour leur présenter votre offre et ainsi de suite.

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Découpez la tâche en sous objectifs

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Partez du plus global et remontez à l’élémentaire

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Listez les tâches de manière logique et progressive

Répartissez les tâches entre tous

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Réalisez votre rétroplanning

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maîtriser le diagramme de Gantt

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C'est une matrice de planification à 2 entrées

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Comme pour le retroplanning, il faut d'abord lister et ordonner ses tâches

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Comme pour le rétroplanning, il nécessite la réalisation d'étapes précises pour sa construction.

1. Il faut commencer par lister les tâches nécessaires pour réaliser le projet,

2. puis ordonner les différentes tâches de façon chronologique.

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Etabllir les liens de dépendance entre les tâches

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Il faut établir les liens de dépendance ou de non dépendance entre les tâches. En effet, parfois une tâche ne peut être commencée avant qu'une autre soit terminée et d'autres fois certaines tâches peuvent être réalisées en même temps par des personnes différentes si elles n'ont aucun lien de dépendance.

Il faut également déterminer la personne responsable de chaque tâche et évaluer la durée de chaque tâche.

Déterminer le chemin critique

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Le chemin critique constitue la suite de tâches qui détermine la durée totale du projet. Si une des tâches du chemin critique a sa durée modifiée, cette modification sera directement impactée sur le reste des tâches et diminuera ou augmentera la durée totale du projet.

Au fur et à mesure de l'avancement du projet, il est possible de faire figurer sur le diagramme, l'état d'avancement des tâches. Cet état d'avancement se matérialise par un pourcentage de réalisation. Le diagramme de Gantt permet alors de visualiser la complexité, aide à définir un planning réaliste et est de plus un bon outil de communication sur l'avancement du projet. Le diagramme de Gantt est manifestement un outil de gestion du temps qui vous aidera à être efficace et performant pour gérer des projets d'ampleur qui nécessitent l'intervention de nombreuses personnes.

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Voici un outil numérique qui peut vous permettre une visibilité, une maîtrise et donc une gestion efficace du temps pour un projet à long terme nécessitant de nombreux intervenants.

Le diagramme de Gantt est un outil de planification. C'est une matrice à deux entrées représentant la liste des tâches à accomplir en fonction du temps.