Want to make creations as awesome as this one?

Transcript

Mise en place d'une gestion électronique des documents

Projet tutoré

Présentation de la structure

1

Présentation générale

Hospice

Hôpital de Calais

Non lucratif

84 ans et 4 mois

Secteurs Services

  • EHPAD
  • Accueil de jour
  • Hébergement temporaire
  • Pôle d'activité et de soins adaptés

  • Salon de coiffure
  • Kinésithérapeute
  • Restauration
  • Animation
  • Blanchisserie
  • Pédicure

Personnel

une cinquantaine de salariés

Missions

Accompagner les personnes fragiles et vulnérables.




Préserver leur autonomie par une prise en charge globale


Veiller à leur sécurité




Lutter contre l’isolement.



Informer, accueillir, soutenir les familles, les proches, les aidants.



Elaborer un projet de vie personnalisé (PVP)

Financement

Tarif soins

Tarif dépendance

Tarif hébergement

ARS
Finance une partie
du personnels

APA

Aide sociale

Conseil départemental

Présentation du projet

2

Commande institutionnelle

Origine de mon projet

Réorganisation

Perdu, doublons

Informatisé ou papier

Diagnostic

Organisation du réseau

Petite structure

Réseau en étoile

Autour d'un serveur

Ranger numériquement

Présentation de la gestion des documents administratifs

Ranger sous format papier

  • Procédure
  • Financement
  • Recrutement

  • Dossier des résidents
  • Devis
  • Fiche événement indésirable
  • Classé par années
  • Boite archives

  • Document qualité
  • Bureau de la responsable de l'établissement

  • Les personnels
  • Accès à tous les documents
  • Manque de confidentialité

Entretien avec le personnel administratif

Directrice

Projet

Perte de temps

Informatiser

Papier

Avis des professionnels

  • Objectif
  • Organisation de travail

  • Adjointe administrative
  • Adjointe des cadres

  • Charge de travail
  • Contacter la collègue

  • Perdre un temps précieux
  • Impacter la productivité
  • Moins bonne prise en charge des résidents

Réponses les plus revenues

Présentation de la gestion des documents numériques

Documents non classés

Types de document

Doublons

Confidentialité

Désorganisation documentaire

Solutions

Evaluation

Coût financier

Bon fournisseur

Budget

AWARANESS

Objectifs

17,520

CONSUMER

Conception

Moyens humains Moyens financiers

Responsable de l'établissement

Adjointe administrative

2700 euros

Cartographie des processus

Réalisation

Sigles des processus

  • Nommage des documents
  • Diminutifs ou abréviation
ADM = Administration

Arborescence

Responsable de l'établissement

Selection des logiciels

Monqualiticien

AGEVAL

  • Représentation graphique de tous les processus
  • Vue d'ensemble de l'activité de l'entreprise
  • Paramétrer le logiciel

  • Base pour le logiciel
  • Classement

Recherche

Cartographie des processus

Différentes cartographies

Différents services

Etablissement

Différents processus

Bien être de la personne

Liaison

Arborescence

Dossiers et documents déja utilisé

Sous dossiers

Evaluation

3

Constater

Questionnaire

Amélioration de travail

Mise en place du projet

Adjointe administrative

Salariés

Evalué

Plan d'évaluation

Personnel satisfait

Personnel non satisfait

Document intégré

Document non intégré

Document encore en double

Mise en place du projet

Indicateurs


Taux d'utilisation

Conclusion

Réorganisation

Gestion des documents

Parametrer AGEVAL

Accès plus accessible à tout le monde

Gain de temps

Commande institutionnelle

Objectifs atteints