Relation fournisseurs Achat

• la définition du produit demandé avec ses caractéristiques fonctionnelles (utilité, description technique, prix et délai de règlement)

• les quantités souhaitées

• les délais attendus

Le cahier des charges présente les caractéristiques du produit ou du service commandé : Pour bien acheter, il faut savoir avec précision ce qui est souhaité.

Il peut s'agir d'un document très technique, complété sur les conseils d'un service expert (ex : le service production)

Il comporte généralement plusieurs axes :

• des caractéristiques commerciales : quantités, prix, délais de paiement, conditions et délais de règlement
• des caractéristiques opérationnelles : fonction du produit, son intégration dans la chaîne de production, par exemple, ou encore la manière dont il va être utilisé, etc.
• des caractéristiques techniques : composition, dimensions, poids, méthodes de fabrication peu polluante, etc.

• L'approvisionnement en matières premières, en marchandises ou en prestations de service

• La négociation des coûts d'achat qui conditionnent la politique de prix de l'entreprise.

Acheter est une mission à l'impact fort sur la compétitivité de l'entreprise :

• déterminer les produits et/ou service à acquérir
• sélectionner les fournisseurs
• négocier les conditions d'achat (coût, quantité, délais)

L'approvisionnement correspond à un ensemble de missions plus opérationnelles :

• anticiper les quantités à commander
• passer les commandes
• suivre les livraisons
• gérer le stock

Les achats stratégiques interviennent dans la production d'un article (matières premières, emballages, etc.).

Une rupture d'approvisionnement génère des répercussions sur toute la chaine de production.

Il s'agit de produits achetés régulièrement, et pour lesquels les livraisons sont régulières. Les négociations sont donc limitées.

Les achats non-stratégiques concernent des articles permettant le fonctionnement administratif de l'entreprise (fournitures administratives, fournitures de bureau...).

Les commandes sont nombreuses, à des rythmes irréguliers, ce qui génère des coûts importants.

Les achats de biens matériels correspondent aux locaux, machines.

Les achats de biens immatériels correspondent aux brevets, logiciels, nécessaires à l'activité.

Comme il s'agit d'investissements à long terme, il faut privilégier les fournisseurs proposant de bonnes garanties et le suivi du matériel (maintenance, SAV).

Cet outil démontre que 20% des achats génèrent 80% de la valeur totale du stock

Le diagramme ABC est basé sur le même principe que celui de Pareto.

Il divise en 3 parties les achats :

1. Le groupe A représente les 20% de produits et services qui génèrent 80% du montant des achats
2. Le groupe B : 20 à 35% des produits représentent environ 15% du montant des stocks,
3. Le groupe C regroupe la dernière catégorie à faible part du montant des stocks, soit 5%

Les achats sont classés en 4 catégories en fonction de 2 critères :

- l'indice d'engagement financier

- l'indice de contraintes internes
Achat lourd = part importante de budget mais peu de contraintes

Achat stratégique = achat important pour l'entreprise, représentant une part très importante du budget et de nombreuses contraintes

Achat simple = peu d'impact sur le budget et très peu de contraintes d'achat

Achat risqué = peu d'impact sur le budget mais beaucoup de contraintes d'achat

Le service achat gère l'ensemble des demandes pour l'entreprise.

En fonction des demandes, il analyse les besoins de chaque service et s'assure que chacun respecte le processus mis en place.

La demande d'achat peut prendre plusieurs formes :

• papier (la procédure impose un type de formulaire)
• numérique (formulaire sous forme électronique transmis par courriel)
• informatisé (intranet par exemple)

L'entreprise doit veiller à avoir le niveau de stock suffisant pour honorer ses commandes et satisfaire ses clients.

Le surstockage (stock trop important) ou, a contrario, une pénurie génère des coûts très importants (coût de l'immobilisation ou coût de commande dans l'urgence).

Planifier les commandes d'achats permet à l'entreprise d'en réduire les coûts.

Le e-procurement consiste en la mise en place d'un protocole d'achat numérique pour le BtoB (Business to Business).

Le e-procurement n'est pas une méthode dédiée uniquement à la prospection.

L'acheteur consulte les produit disponibles sur la plateforme Internet du fournisseur et passe directement la commande par ce canal. Tous les échanges sont alors informatisés et quasiment instantanés (devis, commandes, facturation...).

Ce type de partenariat est souvent en place après que le fournisseur ait répondu à l'appel d'offres de l'acheteur.

Le e-sourcing consiste à identifier et sélectionner des fournisseurs sur des plateformes dématérialisées dédiées. Les centrales d'achat, les grossistes, les importateurs, les fabricants se référencient sur ces plateformes.

Les intérêts du e-sourcing sont :

• de trouver plus facilement de nouveaux fournisseurs, surtout à l'international ;
  
• de faire des achats groupés permettant une diminution des coûts d'approvisionnement,
• de réduire les délais grâce à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC)

Exemple de plateformes : indexa.fr ; 123industrie.com ; silex-france.com ; solainn.com

Un plan d'action est établi lorsque la note obtenue est inférieure à un certain seuil déterminé par l'entreprise.

Ce seuil est spécifique à chaque entreprise - par ex. le plan d'actions sera déclenché si le fournisseur entre dans la catégorie "à surveiller".

Le plan d'action est décidé de façon conjointe avec le fournisseur lors d'une réunion. Généralement, il mentionne :

• les objectifs à atteindre
• le planning
• les responsables d'action

SIF = SYSTEME d'INFORMATION FOURNISSEURS

Il permet de collecter toutes les données concernant les fournisseurs et de faciliter l'ensemble du processus d'approvisionnement.

Il doit gérer :

• les informations concernant chaque fournisseur,
• les caractéristiques des contrats liant l'entreprise et les fournisseurs ;
• les conditions d'achat ;
• l'historique des contacts et des achats

Le SIF peut être constitué de plusieurs logiciels, interdépendants ou non (module de gestion commerciale du PGI + suite bureautique...).

Les avantages du SIF :

• gain de temps
• réduction des coûts (papier, envoi postaux, délais, temps de travail...)
• Automatisation des processus et de l'analyse des opérations d'achat
• Nécessaire à la certification NF ISO/IEC 2000 sur la qualité du SI, exigée pour collaborer avec certaines entreprises.
• Soutien à la prise de décisions
• Evaluation des performances de la fonction achat
• Sécurisation des données en sous-traitant le stockage des sauvegardes
• Indispensable pour le e-commerce

• Evaluer ses fournisseurs sur la performance de la commande d'achat, de façon à communiquer à son/sa responsable les points forts, les axes d'amélioration et les points à surveiller.
• S'assurer de la conformité de la prestation avec le cahier des charges et des éléments négociés

1. L'intérêt économique
2. La qualité du produit
3. Le service
4. L'image

1. Le prix
2. Le respect des délais
3. Le respect des quantités
4. La qualité
5. La réactivité commerciale

• Suivi des stocks
  

• Gestion des stocks et des commandes
  

Le suivi des stocks

La fiche de stock

Les indicateurs de suivi stock

Les stocks en comptabilité

Les stocks sont enregistrés en comptabilité au début et à la fin de chaque exercice.

La méthode de valorisation doit rester la même d'un exercice à l'autre.

Pour vérifier ces enregistrements, les entreprises ont l'obligation de réaliser au moins un inventaire physique (comptage des produits) par an.

Les indicateurs de suivi stock

La gestion des stocks et des commandes

Les coûts liés aux stocks

Le stock d'alerte

Les différentes méthodes de commande

La prévision des achats

Pour choisir le rythme de commande et déterminer les quantités à commander, l'entreprise doit tenir compte du coût total de stockage qui regroupe :

• le coût de possession du stock (loyer de l'entrepôt, assurance, gardiennage...)
• le coût de passation de la commande (coût administratif lié à la commande...)

L'objectif est de minimiser ce coût total de stockage tout en évitant les ruptures de stock.

Le stock d'alerte correspond au stock qui déclenche la passation de la commande.

Pour cela, il est important de déterminer :

• le stock minimum (consommation journalière X délai de livraison en jours)
• le stock de sécurité (fixé par l'entreprise, il correspond à un nombre de jours de consommation)

Stock d'alerte = stock mini + stock de sécurité.

Les différents modes de commande :

• La demande régulière, commandes régulières de quantité identique.
• La demande irrégulière :
  • La méthode du point de commande, commandes irrégulières de même quantité,
  • Méthode de recomplètement périodique, commandes régulières de quantité variable.

Consommation journalière de produits : 20

Délai de livraison : 3 jours

Stock de sécurité : 2 jours de consommation

Stock minimum : 20produits X 3j = 60

Stock de sécurité : 20produits X 2j = 40

Stock d'alerte = 60 + 40 soit 100 produits. Quand il reste 100 produits, il faut passer commande !

La prévision des achats consiste à anticiper le niveau d'activité de la période à venir en s'appuyant sur les données des années précédentes.

Pour cela, on peut s'aider de la méthode de la courbe des tendances.

RAPPEL :

Le bon de commande est un document non obligatoire sur lequel doivent figurer plusieurs mentions (l'identité du vendeur et de l'acheteur, références et désignations des produits commandés, prix, condition de livraison et de règlement).

En comptabilité, le bon de commande ne donne pas lieu à aucune écriture comptable, c'est uniquement un engagement entre les 2 parties.

Une fois la commande passée, il est utile de suivre son avancement pour trouver rapidement des solutions aux éventuels problèmes. En effet le risque de rupture peut entraîner une baisse d'activité, voire l'arrêt de l'entreprise.

Le bon de commande dématérialisé :

Les entreprises possédant un EDI (échange de données informatisées) peuvent utiliser les les bons de commandes dématérialisés et se les transférer.

Les fournisseurs proposent aussi un bon de commande en ligne via leur site Internet, que l'acheteur peut compléter et envoyer directement.

L'EDI est indispensable dans le domaine du e-commerce.

Le module commercial du PGI permet de créer un bon de commande fournisseur à partir de la base de données fournisseurs et de la base de données produits.

Le bon de commande peut ensuite être généré automatiquement (sans modification) ou manuellement (si modification).

• Si retard ou absence de livraison : patienter si stock de sécu suffisant ou commander ailleurs + possibilité de demander des indemnités au fournisseur
• Si erreur sur les produits reçus : joindre rapidement le fournisseur,
• Si produit non conforme : refuser les produits, noter sur le bon de livraison, joindre rapidement le fournisseur, demander des indemnités.

Le tableau de suivi des commandes permet de visualiser rapidement les retards s'il est automatisé.

Un planning de livraison peut être créé sur tableur ou sur Gantt Project.