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Et si on parlait des fournisseurs ?

La gestion des achats

La recherche des fournisseurs,
comparaison et partenariat

La gestion des relations avec les fournisseurs

Et après...

La gestion des achats

Qu'est-ce que le besoin d'achat ?

La typologie des achats

La gestion des achats

La fonction d'achat d'une PME

Définition du besoin d'achat ?

Les membres de l'entreprises formalisent leurs besoins d'achat individuellement ou par service, sous forme de demande d'achat. Elle précise :

  • la définition du produit demandé avec ses caractéristiques fonctionnelles (utilité, description technique, prix et délai de règlement)


  • les quantités souhaitées

  • les délais attendus

Les demandes d'achat doivent être autant plus précises quand il s'agit d'un nouveau produit.

Qu'est-ce que le cahier des charges ?

Le cahier des charges présente les caractéristiques du produit ou du service commandé : Pour bien acheter, il faut savoir avec précision ce qui est souhaité.

Il peut s'agir d'un document très technique, complété sur les conseils d'un service expert (ex : le service production)

Il comporte généralement plusieurs axes :

  • des caractéristiques commerciales : quantités, prix, délais de paiement, conditions et délais de règlement
  • des caractéristiques opérationnelles : fonction du produit, son intégration dans la chaîne de production, par exemple, ou encore la manière dont il va être utilisé, etc.
  • des caractéristiques techniques : composition, dimensions, poids, méthodes de fabrication peu polluante, etc.

La fonction achat d'une PME

Elle occupe une place essentielle dans une entreprise, qu'elle soit commerciale ou industrielle. Elle permet :

  • L'approvisionnement en matières premières, en marchandises ou en prestations de service
  • La négociation des coûts d'achat qui conditionnent la politique de prix de l'entreprise.

La fonction d'achat se décompose en 2 temps :

ACHATS

APPROVISIONNEMENTS

Si l'entreprise possède un service achat, celui-ci est responsable du suivi des commandes, de la gestion des stocks et du budget prévisionnel ainsi que du contrôle des marcchandises livrées.

Acheter est une mission à l'impact fort sur la compétitivité de l'entreprise :

  • déterminer les produits et/ou service à acquérir
  • sélectionner les fournisseurs
  • négocier les conditions d'achat (coût, quantité, délais)

L'approvisionnement correspond à un ensemble de missions plus opérationnelles :

  • anticiper les quantités à commander
  • passer les commandes
  • suivre les livraisons
  • gérer le stock

La typologie des achats

Les achats stratégiques

Les achats non stratégiques

3 méthodes pour déterminer les produits qui représentent un poste budgétaire important

Les achats de biens d'équipement

Les achats stratégiques interviennent dans la production d'un article (matières premières, emballages, etc.).

Une rupture d'approvisionnement génère des répercussions sur toute la chaine de production.

Il s'agit de produits achetés régulièrement, et pour lesquels les livraisons sont régulières. Les négociations sont donc limitées.


Les achats non-stratégiques concernent des articles permettant le fonctionnement administratif de l'entreprise (fournitures administratives, fournitures de bureau...).

Les commandes sont nombreuses, à des rythmes irréguliers, ce qui génère des coûts importants.

Les achats de biens matériels correspondent aux locaux, machines.

Les achats de biens immatériels correspondent aux brevets, logiciels, nécessaires à l'activité.

Comme il s'agit d'investissements à long terme, il faut privilégier les fournisseurs proposant de bonnes garanties et le suivi du matériel (maintenance, SAV).

3 méthodes pour déterminer les produits qui représentent un poste budgétaire important

Le diagramme de Pareto

Le diagramme ABC

La matrice d'achat

Cet outil démontre que 20% des achats génèrent 80% de la valeur totale du stock

Le diagramme ABC est basé sur le même principe que celui de Pareto.

Il divise en 3 parties les achats :

  1. Le groupe A représente les 20% de produits et services qui génèrent 80% du montant des achats
  2. Le groupe B : 20 à 35% des produits représentent environ 15% du montant des stocks,
  3. Le groupe C regroupe la dernière catégorie à faible part du montant des stocks, soit 5%

Les achats sont classés en 4 catégories en fonction de 2 critères :

- l'indice d'engagement financier

- l'indice de contraintes internes
Achat lourd = part importante de budget mais peu de contraintes

Achat stratégique = achat important pour l'entreprise, représentant une part très importante du budget et de nombreuses contraintes

Achat simple = peu d'impact sur le budget et très peu de contraintes d'achat

Achat risqué = peu d'impact sur le budget mais beaucoup de contraintes d'achat

La gestion des achats

Si le fournisseur est défini, l'entreprise peut passer directement commande.

Si le fournisseur n'est pas défini, l'entreprise doit rechercher un nouveau fournisseur.

L'étude des demandes

L'optimisation des demandes

Le service achat gère l'ensemble des demandes pour l'entreprise.

En fonction des demandes, il analyse les besoins de chaque service et s'assure que chacun respecte le processus mis en place.

La demande d'achat peut prendre plusieurs formes :

  • papier (la procédure impose un type de formulaire)
  • numérique (formulaire sous forme électronique transmis par courriel)
  • informatisé (intranet par exemple)

L'entreprise doit veiller à avoir le niveau de stock suffisant pour honorer ses commandes et satisfaire ses clients.

Le surstockage (stock trop important) ou, a contrario, une pénurie génère des coûts très importants (coût de l'immobilisation ou coût de commande dans l'urgence).

Planifier les commandes d'achats permet à l'entreprise d'en réduire les coûts.

La recherche et comparaison des fournisseurs

Prospection

Appel d'offres

Comparaison des fournisseurs

La prospection

Appel d'offres

Les critères de sélection

Le sourcing fournisseurs

Le e-procurement

Le e-procurement consiste en la mise en place d'un protocole d'achat numérique pour le BtoB (Business to Business).

Le e-procurement n'est pas une méthode dédiée uniquement à la prospection.

L'acheteur consulte les produit disponibles sur la plateforme Internet du fournisseur et passe directement la commande par ce canal. Tous les échanges sont alors informatisés et quasiment instantanés (devis, commandes, facturation...).

Ce type de partenariat est souvent en place après que le fournisseur ait répondu à l'appel d'offres de l'acheteur.

Dès que le cahier des charges est rédigé, des fournisseurs correspondant aux attentes doivent être trouvés. Les qualités attendues sont le degré de fiabilité des fournisseurs quant aux exigences de l'entreprise, des produits de qualité et conformes aux réglementations, un rapport qualité-prix satisfaisant, la sécurité financière du fournisseur.

Les critères de sélection

2 cas de figure peuvent se présenter :

Le sourcing fournisseur

  • Les fournisseurs suscpetibles de répondre au besoin de l'entreprise sont connus
  • Les fournisseurs potentiels sont inconnus

2 types de recherche de fournisseurs sont possibles :

  • Par contact direct (par téléphone, par courrier avec cahier des charges en annexe)
  • par soumission - lancement d'appel d'offres

Les sources d'information sur les fournisseurs sont divers :

  • Salon professionnel
  • catalogues, brochures,
  • organisations professionnelles (syndicats, ordres professionnels)
  • infogreffe.fr, société.com
  • sites internet des entreprises
  • Réseaux sociaux (Facebook, twitter, LinkedIn)

Le e-sourcing consiste à identifier et sélectionner des fournisseurs sur des plateformes dématérialisées dédiées. Les centrales d'achat, les grossistes, les importateurs, les fabricants se référencient sur ces plateformes.

Les intérêts du e-sourcing sont :

  • de trouver plus facilement de nouveaux fournisseurs, surtout à l'international ;
  • de faire des achats groupés permettant une diminution des coûts d'approvisionnement,
  • de réduire les délais grâce à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC)

Exemple de plateformes : indexa.fr ; 123industrie.com ; silex-france.com ; solainn.com

L'appel d'offres

Rappel :

  • L'appel d'offres permet de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs.

  • Une date limite de réponse est exigée.

  • Une fois les réponses à l'appel d'offres reçues, l'entreprise peut comparer et sélectionner la meilleure offre.

  • La lettre doit être très précise pour obtenir les mêmes informations des fournisseurs et opérer une comparaison pertinente.

Le partenariat avec les fournisseurs

La comparaison des offres

La référencement du fournisseur choisi

Evaluation des fournisseurs et plan d'action

Un plan d'action est établi lorsque la note obtenue est inférieure à un certain seuil déterminé par l'entreprise.

Ce seuil est spécifique à chaque entreprise - par ex. le plan d'actions sera déclenché si le fournisseur entre dans la catégorie "à surveiller".

Le plan d'action est décidé de façon conjointe avec le fournisseur lors d'une réunion. Généralement, il mentionne :

  • les objectifs à atteindre
  • le planning
  • les responsables d'action

La comparaison des offres

2 méthodes :

LA MATRICE M_L_ _C_I_E_E

LE TABLEAU DE C_ _P_R_ _ SON

Le risque fournisseur est à prendre en considération. En effet, il faut prendre en compte la probabilité qu'il puisse être défaillant, et donc empêcher l'entreprise de répondre à ses propres obligations.

La référencement du fournisseur choisi

Qu'est-ce que le SIF ?

Le SIF peut s'interconnecter avec celui des partenaires grâce à l'échange de données informatiques (EDI). Ainsi, les documents commerciaux peuvent être échangés d'application à application.

AVANTAGES DU SIF

Référencer un fournisseur revient l'intégrer dans le SIF.

SIF = SYSTEME d'INFORMATION FOURNISSEURS

Il permet de collecter toutes les données concernant les fournisseurs et de faciliter l'ensemble du processus d'approvisionnement.

Il doit gérer :

  • les informations concernant chaque fournisseur,
  • les caractéristiques des contrats liant l'entreprise et les fournisseurs ;
  • les conditions d'achat ;
  • l'historique des contacts et des achats

Le SIF peut être constitué de plusieurs logiciels, interdépendants ou non (module de gestion commerciale du PGI + suite bureautique...).



Les avantages du SIF :

  • gain de temps
  • réduction des coûts (papier, envoi postaux, délais, temps de travail...)
  • Automatisation des processus et de l'analyse des opérations d'achat
  • Nécessaire à la certification NF ISO/IEC 2000 sur la qualité du SI, exigée pour collaborer avec certaines entreprises.
  • Soutien à la prise de décisions
  • Evaluation des performances de la fonction achat
  • Sécurisation des données en sous-traitant le stockage des sauvegardes
  • Indispensable pour le e-commerce


Evaluation des fournisseurs

La mission du/de la gestionnaire PME :

  • Evaluer ses fournisseurs sur la performance de la commande d'achat, de façon à communiquer à son/sa responsable les points forts, les axes d'amélioration et les points à surveiller.
  • S'assurer de la conformité de la prestation avec le cahier des charges et des éléments négociés

L'évaluation des fournisseurs est un acte de gestion nécessaire pour maîtriser la pérennité de ses approvisionnements. Elles est obligatoire si le PME est certifiée ISO 9001.

Les 4 enjeux de l'achat :

Les 5 critères de suivi de la performance :

  1. L'intérêt économique
  2. La qualité du produit
  3. Le service
  4. L'image

  1. Le prix
  2. Le respect des délais
  3. Le respect des quantités
  4. La qualité
  5. La réactivité commerciale

La commande fournisseurs

et...

La gestion de stocks

Et après...

La gestion des stocks

  • Suivi des stocks

  • Gestion des stocks et des commandes

Avant de passer commande auprès du fournisseur, il faut réfléchir à la quantité à commander et à la fréquence à laquelle auront lieu les futures commandes

Le suivi des stocks

La fiche de stock

Les indicateurs de suivi stock

Les stocks en comptabilité

Le suivi doit être d'autant plus rigoureux que les produits stockés (matières premières ou marchandises) représentent une part importante des achats.

Les stocks sont enregistrés en comptabilité au début et à la fin de chaque exercice.

La méthode de valorisation doit rester la même d'un exercice à l'autre.

Pour vérifier ces enregistrements, les entreprises ont l'obligation de réaliser au moins un inventaire physique (comptage des produits) par an.

Les indicateurs de suivi stock

En complément de la fiche de stock, les indicateurs de suivi des stocks sont à calculer sur plusieurs périodes afin de connaître leur évolution

Le stock moyen (SM) = nombre de produits en stock en moyenne sur une période :
(stock initial + stock final) / 2

Le coefficient de rotation des stocks (RS) = nombre de fois où le stock est renouvelé sur une période :
Quantité vendue / SM

La vitesse de rotation des stocks (VR) = nombre moyen de jours pendant lesquels le produit est en stock :
Nombre de jours / RS

La gestion des stocks et des commandes

Les coûts liés aux stocks

Le stock d'alerte

Les différentes méthodes de commande

Exemple

La prévision des achats

Pour choisir le rythme de commande et déterminer les quantités à commander, l'entreprise doit tenir compte du coût total de stockage qui regroupe :

  • le coût de possession du stock (loyer de l'entrepôt, assurance, gardiennage...)
  • le coût de passation de la commande (coût administratif lié à la commande...)

L'objectif est de minimiser ce coût total de stockage tout en évitant les ruptures de stock.

Le stock d'alerte correspond au stock qui déclenche la passation de la commande.

Pour cela, il est important de déterminer :

  • le stock minimum (consommation journalière X délai de livraison en jours)
  • le stock de sécurité (fixé par l'entreprise, il correspond à un nombre de jours de consommation)

Stock d'alerte = stock mini + stock de sécurité.

Les différents modes de commande :

  • La demande régulière, commandes régulières de quantité identique.
  • La demande irrégulière :
    • La méthode du point de commande, commandes irrégulières de même quantité,
    • Méthode de recomplètement périodique, commandes régulières de quantité variable.

Consommation journalière de produits : 20

Délai de livraison : 3 jours

Stock de sécurité : 2 jours de consommation

Stock minimum : 20produits X 3j = 60

Stock de sécurité : 20produits X 2j = 40


Stock d'alerte = 60 + 40 soit 100 produits. Quand il reste 100 produits, il faut passer commande !


La prévision des achats consiste à anticiper le niveau d'activité de la période à venir en s'appuyant sur les données des années précédentes.

Pour cela, on peut s'aider de la méthode de la courbe des tendances.

La commande fournisseurs

  • La passation de la commande

  • Le suivi de la commande

Le bon de commande

La commande sur PGI

Le bon de commande dématérialisé

L'intérêt du suivi des commandes

RAPPEL :

Le bon de commande est un document non obligatoire sur lequel doivent figurer plusieurs mentions (l'identité du vendeur et de l'acheteur, références et désignations des produits commandés, prix, condition de livraison et de règlement).

En comptabilité, le bon de commande ne donne pas lieu à aucune écriture comptable, c'est uniquement un engagement entre les 2 parties.

Une fois la commande passée, il est utile de suivre son avancement pour trouver rapidement des solutions aux éventuels problèmes. En effet le risque de rupture peut entraîner une baisse d'activité, voire l'arrêt de l'entreprise.

Le bon de commande dématérialisé :

Les entreprises possédant un EDI (échange de données informatisées) peuvent utiliser les les bons de commandes dématérialisés et se les transférer.

Les fournisseurs proposent aussi un bon de commande en ligne via leur site Internet, que l'acheteur peut compléter et envoyer directement.

L'EDI est indispensable dans le domaine du e-commerce.

Le module commercial du PGI permet de créer un bon de commande fournisseur à partir de la base de données fournisseurs et de la base de données produits.

Le bon de commande peut ensuite être généré automatiquement (sans modification) ou manuellement (si modification).

  • Si retard ou absence de livraison : patienter si stock de sécu suffisant ou commander ailleurs + possibilité de demander des indemnités au fournisseur
  • Si erreur sur les produits reçus : joindre rapidement le fournisseur,
  • Si produit non conforme : refuser les produits, noter sur le bon de livraison, joindre rapidement le fournisseur, demander des indemnités.

Le tableau de suivi des commandes permet de visualiser rapidement les retards s'il est automatisé.


Un planning de livraison peut être créé sur tableur ou sur Gantt Project.