La gestion des Achats

• la définition du produit demandé avec ses caractéristiques fonctionnelles (utilité, description technique, prix et délai de règlement)

• les quantités souhaitées

• les délais attendus

Le cahier des charges présente les caractéristiques du produit ou du service commandé : Pour bien acheter, il faut savoir avec précision ce qui est souhaité.

Il peut s'agir d'un document très technique, complété sur les conseils d'un service expert (ex : le service production)

Il comporte généralement plusieurs axes :

• des caractéristiques commerciales : quantités, prix, délais de paiement, conditions et délais de règlement
• des caractéristiques opérationnelles : fonction du produit, son intégration dans la chaîne de production, par exemple, ou encore la manière dont il va être utilisé, etc.
• des caractéristiques techniques : composition, dimensions, poids, méthodes de fabrication peu polluante, etc.

• L'approvisionnement en matières premières, en marchandises ou en prestations de service

• La négociation des coûts d'achat qui conditionnent la politique de prix de l'entreprise.

Acheter est une mission à l'impact fort sur la compétitivité de l'entreprise :

• déterminer les produits et/ou service à acquérir
• sélectionner les fournisseurs
• négocier les conditions d'achat (coût, quantité, délais)

L'approvisionnement correspond à un ensemble de missions plus opérationnelles :

• anticiper les quantités à commander
• passer les commandes
• suivre les livraisons
• gérer le stock

Les achats stratégiques interviennent dans la production d'un article (matières premières, emballages, etc.).

Une rupture d'approvisionnement génère des répercussions sur toute la chaine de production.

Il s'agit de produits achetés régulièrement, et pour lesquels les livraisons sont régulières. Les négociations sont donc limitées.

Les achats non-stratégiques concernent des articles permettant le fonctionnement administratif de l'entreprise (fournitures administratives, fournitures de bureau...).

Les commandes sont nombreuses, à des rythmes irréguliers, ce qui génère des coûts importants.

Les achats de biens matériels correspondent aux locaux, machines.

Les achats de biens immatériels correspondent aux brevets, logiciels, nécessaires à l'activité.

Comme il s'agit d'investissements à long terme, il faut privilégier les fournisseurs proposant de bonnes garanties et le suivi du matériel (maintenance, SAV).

Cet outil démontre que 20% des achats génèrent 80% de la valeur totale du stock

Le diagramme ABC est basé sur le même principe que celui de Pareto.

Il divise en 3 parties les achats :

1. Le groupe A représente les 20% de produits et services qui génèrent 80% du montant des achats
2. Le groupe B : 20 à 35% des produits représentent environ 15% du montant des stocks,
3. Le groupe C regroupe la dernière catégorie à faible part du montant des stocks, soit 5%

Les achats sont classés en 4 catégories en fonction de 2 critères :

- l'indice d'engagement financier

- l'indice de contraintes internes
Achat lourd = part importante de budget mais peu de contraintes

Achat stratégique = achat important pour l'entreprise, représentant une part très importante du budget et de nombreuses contraintes

Achat simple = peu d'impact sur le budget et très peu de contraintes d'achat

Achat risqué = peu d'impact sur le budget mais beaucoup de contraintes d'achat

Le service achat gère l'ensemble des demandes pour l'entreprise.

En fonction des demandes, il analyse les besoins de chaque service et s'assure que chacun respecte le processus mis en place.

La demande d'achat peut prendre plusieurs formes :

• papier (la procédure impose un type de formulaire)
• numérique (formulaire sous forme électronique transmis par courriel)
• informatisé (intranet par exemple)

L'entreprise doit veiller à avoir le niveau de stock suffisant pour honorer ses commandes et satisfaire ses clients.

Le sur stockage (stock trop important) ou, a contrario, une pénurie génère des coûts très importants (coût de l'immobilisation ou coût de commande dans l'urgence).

Planifier les commandes d'achats permet à l'entreprise d'en réduire les coûts.