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Gérer l’administration des ventes

C'est quoi l'administration des ventes ?



L'administrateur des ventes (ADV) organise ou réalise la gestion des contrats de vente depuis la réception des commandes jusqu'à la livraison des produits chez le client.

Il est également appelé gestionnaire des ventes, responsable de gestion administrative des ventes ou gestionnaire ADV.

Enregistrement des commandes

Pour convenablement servir les clients, il faut commencer par enregistrer chronologiquement leurs commandes.


Ces commandes peuvent faire suite à :

• Une offre de service,
• Un appel téléphonique,
• Une commande directe grâce aux commerciaux.

Conseil :

Envoyer des accusés de commande par courrier ou mail en précisant au client la nature du service qu’il achète, les prix, les conditions de règlement, les délais et l’adresse de livraison convenus, l’affaire ou le dossier sur lequel intervient cette commande.





Lorsqu’une commande passée avec un partenaire commercial fait l’objet de plusieurs livraisons étalées dans le temps, à la demande du client, il faudra alors gérer :

• Les appels de commande client précisant les quantités à livrer à une date donnée,
• Les quantités livrées,
• Le reste de commandes non exécutées.


Préparation des livraisons

Une fois les commandes enregistrées, le carnet de commande dressera la liste des commandes à servir et donc précisera la charge de travail.

La préparation des livraisons pourra se faire en se basant à la fois sur le délai prévu au contrat, les contraintes de production de l’entreprise, l’optimisation des tournées…

Pour chaque livraison, un bon de livraison sera remis au client et précisera :

• La nature et la quantité des biens ou services livrés,
• Le reliquat éventuel à venir (dans le cas d’une gestion d’appel de commande),
• Le destinataire de la livraison et éventuellement le payeur lorsque celui-ci est différent,
• L’affaire ou le dossier sur lequel intervient la livraison…



La signature du bon de livraison, par le client livré, attestera de la livraison.

Dans la mesure du possible, le bon de livraison devra préciser à quelle commande se rattache la livraison.


La nature et la quantité des biens ou services facturés,

Lancement
de la
facturation


Toute livraison d’un bien ou d’un service doit se traduire par l’établissement d’une facture envoyée au client et indiquant :

Il peut arriver dans certains cas que la facture tienne aussi lieu de bon de livraison.

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Les éventuels des
livraisons à venir
et le destinataire
de celle ci

Les conditions de règlement

Organisation de l’administration des ventes

Il n’y a pas de modèle standardisé d’administration des ventes,
car chacun est à même de décider
(en dehors des obligations réglementaires) la nature des documents commerciaux (accusés de commande client, bons de livraison, factures…) dont il a besoin.


Une organisation à la carte ?

En revanche

Il est important que les documents produits répondent aux exigences du cycle d’exploitation de l’établissement, c’est-à-dire qu’ils correspondent aux besoins de l’organisation de travail en terme de :

- Procédures de traitement,
- Format d’impression,
- Procédures de contrôle.

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