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Transcript

3. Comment est traitée une alerte ?

4. Garantie de la confidentialité de l'alerte et de l'identité du lanceur d'alerte

Agenda

5. A toi de jouer !

4. Focus sur le dispositif d'alerte interne ELSAN

1. Qui peut lancer une alerte et quels faits peuvent être signalés ?

2. Comment lancer une alerte ?

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3. Comment est traitée une alerte ?

La personne ayant reçu l'alerte en accuse formellement réception auprès du lanceur d'alerte

Lorsque l'alerte est recevable, une enquête est conduite soit par le Référent d'alerte lui-même soit par la personne pertinente de son choix (le "Chargé d'enquête"), qui lui rend compte

Le Compliance Officer en est informé et nomme un référent d'alerte selon la thématique concernée

Le Référent d'alerte étudie la recevabilité de l'alerte et en informe le lanceur d'alerte

Le Chargé d'enquête s'entretient avec le lanceur d'alerte pour compléter et/ou clarifier les éléments signalés

Le Chargé d’enquête organise un entretien avec la/les personne(s) visée(s) par l’alerte

Le Chargé d’enquête rédige un rapport d’enquête concluant sur la véracité des faits signalés ou non

Le Comité des risques du Groupe est régulièrement informé des alertes reçues et des suites données aux alertes.

Si les faits sont établis, des mesures sont prises

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Différentes étapes sont nécessaires au traitement d'une alerte :

Le "Référent d'alerte" est une personne spécifiquement désignée au sein du Groupe pour coordonner les alertes reçues au sein du Groupe concernant son champ de compétences (agissements sexistes, communication, conflits d'intérêts, corruption, harcèlement, maltraitance de patients, RGPD, RSE, sécurité des systèmes d'information, vol...). Il analyse la recevabilité de l'alerte au regard des critères définis au sein de la procédure d'alerte et s'assure du bon déroulement du traitement de l'alerte.

L'examen de recevabilité de l'alerte consiste à vérifier que le contenu de l'alerte est suffisamment étayé pour justifier le déclenchement d'une enquête et que les conditions pour le lancement de l'alerte sont satisfaites :

- le lanceur d'alerte doit être une personne physique,

- qui, de bonne foi,

- signale ou divulgue des informations portant sur la violation de dispositions légales et/ou internes d'ELSAN ou d'une entité d'ELSAN.


Si l'alerte n'est pas recevable, le référent d'alerte en informe le lanceur d'alerte et détruit ou archive et anonymise les données liées à l'alerte.

Le Chargé d’enquête organise un entretien avec le Lanceur d’alerte. Cet entretien doit permettre de :

  • Confirmer les éléments factuels signalés par le Lanceur d’alerte ;
  • Compléter ou clarifier les éléments factuels signalés par le Lanceur d’alerte ;
  • Rappeler au Lanceur d’alerte le déroulement du processus ;
  • Rappeler au Lanceur d’alerte ses droits et ses obligations.

Un compte-rendu détaillé de cet entretien est établi. Ce compte-rendu est confidentiel. Il ne peut être communiqué qu’aux destinataires du rapport d’enquête à savoir le Référent de l’alerte et le Compliance Officer du Groupe.

Si plusieurs personnes sont visées par l’alerte, chacune d’entre elles est invitée à un entretien individuel.

Cet entretien doit permettre de :

  • Collecter la réaction de la Personne Visée par l’Alerte ainsi que d’éventuels explications et éléments à charge ou à décharge ;
  • Rappeler à la Personne Visée par l’Alerte le déroulement du processus ;
  • Rappeler à la Personne Visée par l’Alerte ses droits et ses obligations.


Le Référent de l’alerte peut décider, s’il dispose d’éléments fiables et matériellement vérifiables, de prendre des mesures conservatoires, notamment pour prévenir la destruction de preuves relatives à l’alerte, avant d’informer la Personne Visée par l’alerte.

Toute personne faisant l’objet d’une alerte est présumée innocente. L’information à destination de la Personne Visée précise :

  1. Le fonctionnement du dispositif d’alerte interne ;
  1. L’identité et les coordonnées du Référent de l’alerte ;
  2. Les comportements ou la situation signalés ;
  3. Les modalités d’exercice de ses droits d’accès, de rectification et d’opposition (sous réserve des limites listées dans la présente procédure) des données personnelles la concernant.

Un compte-rendu détaillé de cet entretien est établi. Ce compte-rendu est confidentiel. Il ne peut être communiqué qu’aux destinataires du rapport d’enquête à savoir le Référent de l’alerte et le Compliance Officer du Groupe.

Pour les alertes lancées concernant des collaborateurs du siège, le Comité des risques du Groupe décide collégialement des mesures à prendre (sanctions disciplinaires concernant la personne visée par l'alerte, mise en sécurité du ou des collaborateurs en danger le cas échéant, formation des collaborateurs sur la thématique concernée afin d'éviter la réitération de la situation etc.) .


Pour les alertes lancées concernant des collaborateurs en établissement, le Directeur d'établissement décide in fine des mesures à prendre. Il peut pour cela consulter son CODIR et les représentants du personnel. Les directeurs d'établissement peuvent également solliciter les conseils des Directeurs de territoire, des Directeurs d'Opérations et/ou du Comité des risques du Groupe s'ils le souhaitent. Le Comité des risques peut également émettre des recommandations à l'égard des DE concernant les mesures à prendre.

Il peut s'agir par exemple d'un directeur d'établissement, d'un responsable RH, du supérieur hiérarchique de la personne visée par l'alerte etc.

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3. Comment est traitée une alerte ?

Durant tout le processus de traitement de l'alerte, la confidentialité de celle-ci et de son auteur doit être préservée.