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Transcript

Cela donne l'impression d'être disponible mais c'est contre-productif!

Gérez au mieux la lecture de vos mess@ges

avec quelques règles de base!

Gérez vos boites mail

Classez vos mails dans des dossiers en catégories

Utilisez la méthode CAP

Réservez leur 3 ou 4 plages horaires quotidiennes

Créez des dossiers

Encore un outil de communication chronophage!

Ne répondez pas instantanément

Luttez contre l'infobésité

La vidéo va bientôt démarrer

Il est également fortement conseillé de créer des « dossiers » qui vous permettront de faire des catégories dans vos mails et de distinguer les messages en interne qui vous sont adressés à vous seulement des messages où plusieurs personnes sont en copie et dont vous n’êtes pas le destinataire principal et des e-mails de clients, de votre responsable ou de vos collègues.

Si vous faites cela, vous serez sans cesse interrompu et vous perdrez du temps à essayer de reprendre le fil de vos activités et retrouver votre concentration.

Répondre aux e-mails dès leur réception peut donner l’impression de travailler et d’être très disponible. Mais dans les faits, c’est une perte de temps qui en plus limite le recul et la réflexion. Une interruption par un mail est comme une interruption par téléphone. Il faut en moyenne sept minutes pour ensuite retrouver la concentration. Et comme pour le téléphone, vous me direz que vous ne répondez pas mais laissez les alertes mail actives pour surveiller les éventuelles urgences. Et comme pour le téléphone, je vous répondrai que le questionnement interne concernant le sujet, l’urgence de ce mail que va produire en vous la vue de cette alerte aura le même effet en termes de déconcentration que si vous aviez lu le mail. Il faut donc, quand vous avez besoin de concentration, quitter tout simplement votre messagerie électronique.

Vous devez regrouper leur traitement en trois ou quatre cessions par jour maximum. Choisissez les moments les plus opportuns pour vous pour le faire en fonction de vos activités et de vos obligations, comme en arrivant au bureau pour prendre connaissance des demandes et urgences, puis de les intégrer à votre emploi du temps. Une deuxième consultation en fin de matinée ou après la pause déjeuner peut vous permettre d’intégrer dans votre après-midi les imprévus, et pourquoi pas en fin d’après-midi, pour pouvoir partir l’esprit tranquille du bureau en sachant qu’on a tout traité ou programmé pour le lendemain.

C’est un concept couvrant le trop-plein d’informations reçues, appelée aussi la « surinformation ». Les causes sont nombreuses.

La première est la surabondance d’informations et la mauvaise utilisation du courrier électronique.

Vous risquez également d’être confronté à un autre problème car il est courant d'avoir l'ensemble de ses icônes d’applications que vous utilisez sur la page d'accueil de votre téléphone !

Le nombre de notifications que vous avez reçues vont donc apparaître sur chaque icône, sous la forme d'un petit chiffre, qui va immanquablement attirer votre attention et réveiller votre curiosité afin de voir de quoi il s'agit !!! Avouez qu'il est difficile de résister à la tentation d'aller jeter un coup d’œil. Vous pouvez ainsi perdre de nombreuses minutes avant de vous re concentrer.

Et combien de fois dans la journée cette situation se reproduit-elle ? Combien de temps cumulé dans la journée perdez-vous à cause de cela ?