La conduite de réunion
AVANT
PENDANT
APRES
AVANT UNE REUNION ...
La préparation : la clé du succès
Mettre l'accent sur le "TOP"
Eviter la routine dans le cadre de prises de parole
Le public, l'audience, qui sont-ils ?
Eviter les réunions récurentes
Mettre en place un ordre du jour efficace
Penser à l'environnement et à l'organisation de la salle
Préparer les outils et supports à utiliser
Prévenir les problèmes
Si réunion hybride ?
Définir le thème / sujet de la réunion
a. Les objectifs de la réunion
Partager une vision
Amorcer les échanges
Faire un bilan
Résoudre des pbs
Prioriser et décider ensemble
Explorer et réfléchir ensemble
Terminer les échanges
b. L’ordre du jourServira de plan de suivi de la réunion, des échanges et de programme pour bien cadrer les discussions
Définir les participants / qui inviter
a. Les questions à se poser
Qui doit participer à notre réunion ?
Quelle sera le nb de participants ?
b. Définir le rôle de chacunFacilitateur : L’animateur de la réunion
Le maître du temps
Le catalyseur des décisions : le coordinateur
Le secrétaire Le participant : tous les autres membres
Date, heure et lieu
a. A quel moment est-il le plus opportun de planifier la réunion ?
b. Définir le type de salle et s’assurer que celle-ci est libre
c. Réserver la salle
L’invitation des participants
a. Adaptation du mode d’invitations en fonction du public
b. Suivre les retours de confirmation
c. Envoyer l’ODJ quelques jours avant la réunion en fonction des réponses reçues
Le budget
Valider le budget
Support et préparation de la salle
a. Définir le support
b. Réfléchir sur la disposition de la salle
c. Réserver/Récupérer les collations ou traiteur si la réunion est la journée
La veille de la réunion
a. Préparer la salle de réunion (disposition, matériel informatique, bureautique, paperboard, vidéo projecteur, écran...)
b. Prévenir les problèmes techniques
c Vérifier le fonctionnement des outils de connexion + outils collaboratifs
Le jour de la réunion
a. S’assurer de l’ambiance positive de la réunion
b. Disposer la collation ou le repas
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PENDANT UNE REUNION ...
L'art de l'écoute
Déjouer les pièges
Se préparer aux incidents courants
Réagir positivement
Les différents acteurs et rôles
L'animation (qualité, techniques, rôle)
La temporalité d'une réunion
Les outils et supports à utiliser pour animer
Des pauses
1. Présenter le programme, et l’ordre du jour
2. Les différentes parties qui seront abordés
3. Acteurs :
le rédacteur du compte rendu
le directeur
l’animateur de la réunion (facilitateur)
ses assistants qui assistent le directeur dans l’animation
et l’équipe qui est concerné par le sue de la réunion qui est là pour participer à la réunion et prendre en compte ce qui est dit
4. Les conflits dans le débat des différents sujet, le fait de dévier du sujet principal, débordement
5. Les pièges sont les questions auxquels nous n’avons pas les réponses, les objectifs ne sont pas clairement définis, les participants qui dominent la réunion
6. Stopper le débordement et demander à ce qu’on en reparle plus tôt afin de ne pas perturber toute l’équipe présente
7. Power point, support papier livret, feuille d’émargement, ordre du jour
8. Ecoute active, interdire tout élément de distraction, faire participer les éléments de l’équipe, faire prendre des notes, reformuler les questions posées
9. Veiller à ce que le temps de parole de chacun soit respecter, respecter la durée de la réunion, les temps de pause,
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APRES UNE REUNION ...
Feed back
Retour d'expériences
Satisfaction
Les livrables
Le compte-rendu
La suite à donner
Plan d'actions
Animer le bilan de la matinée
Introduction
L’après-réunion est tout aussi important voir plus que le déroulé de la réunion, malheureusement de nombreuses entreprises en font encore l’impasse.
Si un suivi n’est pas mis en place et que ni les acteurs ni les objectifs ne sont abordé en fin de réunion ça ne sert à rien. Il y a donc plusieurs étapes a suivre et outils à mettre en place.
Feed back
Il existe 3 types de feedback
2) Comment faire de bons feedbacks Méthode FEEDA :
a) Annoncer les Faits
b) Décrire l’Effet que cette action à eu (sur l’équipe, l’entreprise, etc…)
c) Expliquer l’Emotion que cela a généré chez soi
d) Formuer une Demande claire
e) Réfléchir à un plan d’Action
LE RETOUR D’EXPERIENCE
Définition : Méthode qui consiste à partager le bilan d’une expérience dans un processus d’amélioration continue.
L’objectif global du retour d’expérience est de tirer des enseignements afin d’optimiser les pratiques dans le futur.
1er étape : Collecte d’information
2ème étape :L’analyse des données
3ème étape : L’exploitation des données permettant de définir un plan d’action
4ème étape : Partager les résultats du retour d’expérience
Satisfaction et amélioration continue
Pour se faire nous allons suivre 4 axes ( PDCA ):
1. Planifier et préparer le travail à réaliser, les ressources et moyens nécessaire pour atteindre les objectifs fixés
2. Do : Réaliser et mettre en œuvre le travail, exécuter les tâches à partr du plan d’action prédéfini
3. Check : Vérifier que les résultats obtenus correspondent à ce qui a été planifié via nos indicateurs de performance
4. Act (améliorer) : ajuster les écarts à capitaliser et à déployer
Le compte rendu
les participants et les absents à la réunion
le lieu de la réunion ou le mode de réunion
la date de réunion
l'objet de la réunion
le nom du rédacteur du compte rendu
Pour chaque point abordé :
un résumé des échanges
la conclusion
les décisions prises
les actions décidées lors de la réunion, affectées à l'un ou l'autre des participants, avec un objectif de date de réalisation
Plan d’action
Pourquoi ?
Le plan d’action intervient comme un véritable outil de pilotage qui facilite l’exécution des actions et leur suivi.
Un gain en visibilité sur les projets et leur finalité.
Un outil de motivation pour les équipes.
Comment rédiger un plan d’action efficace ?
Pour rédiger un plan d’action le plus efficace possible, il faut respecter une série d’étapes.
Celui-ci s’articule autour de 5 grandes étapes, qui sont les suivantes :
• Définition des objectifs
• Définition des actions à entreprendre et plan de mise en œuvre
• Attribution des rôles
• Planification dans le temps
• Mesure de la réussite
Conclusion
Grace à cette démarche anticipative on va pouvoir :
o Réduire nos coûts
o Réduire dysfonctionnement
o Améliorer productivité
o Créer de la valeur
o Améliorer performance de l’entreprise
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