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Transcript

Administration des réunions

Module 3
Chapitre 1

Houssam vu toutes les activités à faire sur ce chap on va le monter dans STL directement

Introduction au chapitre

Bienvenue dans le chapitre 1 !

Durée estimée : 1 heure

Objectifs :
  • détérminer un ordre du jour
  • identifier les différents types d'animations de réunions
  • spécifier les moyens de conduite d'une réunion avec réussite
  • rédiger un compte rendu de réunion

Evaluation :

Instructions de navigation : libre.

Déterminer un ordre du jour

5 objectifs à atteindre :

  • Informer les personnes invitées sur l’objet de la réunion

  • Améliorer l’efficacité d’une réunion en structurant et facilitant la collaboration

  • Permettre aux invités de s’organiser en amont en :
    • recueillant des données utiles (analyses, conseils d’expertise, chiffres) ;
    • consultant des acteurs qu’ils auront la capacité de représenter.

  • Permettre un cadrage du déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant ainsi les débordements, hors sujet, etc.

  • Permettre aux participants de déterminer si oui ou non leur présence est une réelle nécessité

Comment ? Adapter le contenu

Classer dans l’ordre chronologique les 12 étapes concernant l'ordre du jour

  • Donner un titre à ton du jour : pour informer les personnes invitées des sujets traités
  • Spécifier le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée Générale Ordinaire, réunion mensuelle de service, …
  • Noter précisément l'objectif global de la réunion pour orienter dans la même et bonne direction les participants.
  • Spécifier le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (horaires de début et de fin prévus) de la rencontre.
  • Présenter succinctement les participants : qui (entraîneurs, dirigeants, enseignants, représentant de la collectivité, ...), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion).
  • Citer chronologiquement tous les sujets qui seront abordés pendant la réunion, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. En amont, il sera utile de prévenir chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement.
  • Définir l'objectif de chaque point abordé.
  • Aménager des temps de pauses qui pourront également être utilisés en cas de débats plus longs qu'initialement prévu
  • Prévoir un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine réunion
  • S’assurer que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.
  • Relire et/ou faire relire l’ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion
  • Respecter le planning prévu le jour J


houssam on peut faire un classement dans genialy ?

Comment ? Adapter le contenu

Activité N°2 : A partir de l’ordre du jour ci-contre, préciser les étapes présentes et manquantes dans la préparation d’un ordre du jour :

Comment ? Adapter le contenu

Activité N°3 :

Au sein de ton club, vous intervenez dans un eco-système et vous animez un collectif d’acteurs (éducateurs, parents, dirigeants). Vous organisez à ce titre des réunions pour mobiliser ces acteurs. Dans cette 3ème activité, nous vous proposons de nous transmettre un ordre du jour de réunion que vous avez animée. Vous prendrez le soin de respecter dans l’écriture de cet ordre du jour, les modalités vues précédemment dans son écriture.

Déterminer un ordre du jour

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :

Format demandé (PDF)


Section 2 :

La conduite de réunion

Les 5 catégories de réunion

  1. Les réunions d'information
  2. Les réunions de revue
  3. Les réunions d'échanges
  4. Les réunions de résolution de problèmes
  5. Les réunions de prise de décision

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Les différents types de management

Activité N°1 :

Relier chaque type réunion avec ses caractéristiques

Les différents types de management

Activité N°2 :

Relier chaque type réunion avec ses objectifs correspondants

Les différents types de management

Choisissez un modèle de réunion que vous avez animé eu sein de votre structure d’accueil.
Filmer une séquence entre 3 et 10 min. de cette réunion que vous aurez animée dans votre structure mettant en avant les caractéristiques et les objectifs du modèle de réunion choisi.

Activité N°3 :

Les différents types de management

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :

Format demandé (Mpeg, avi, MP4)

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité 1 : Relier les images avec les textes correspondants

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Quels sont les facilitateurs pour animer une réunion à distance ? Quelques chiffres !

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité 2 :

Relier les images avec les textes correspondants

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Quels sont les facilitateurs pour animer une réunion à distance ?

Installer une grammaire gestuelle !

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité 3 :

Relier les images avec les textes correspondants

Installer une grammaire gestuelle pour mieux communiquer lors d’une réunion à distance ! En plus de gagner en efficacité, vous allez rompre la glace par ce petit jeu des mains levées.

Le compte-rendu

Objectifs :

  • Suivre l’évolution d’un projet
  • Afficher plus de transparence en matière de gouvernance
  • Constituer une mémoire collective de l’association ou de l’entreprise

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité 1 :

relier chaque élément constitutif de compte-rendu en rouge à un élément correspondant en vert.

Objectifs de la réunion : Réponse à la question : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ?".


Date de la rencontre : 31/01/2022

Liste des présents Spécifier leur service si vous êtes dans une grande structure.
Tierces personnes en copie n'ayant pas participé, mais étant partie prenante dans les thèmes traités (exemple : supérieur hiérarchique, etc.)

Sujets abordés : Constitués d’une synthèse des discussions, si besoin ne pas hésiter à mentionner des documents en précisant où les trouver ou bien en les joignant en annexe du compte rendu. Procédez de même pour les présentations utilisées.
Conclusions et décisions prises le cas échéant actions : mention des responsables des actions qui pilotent la mise en place et assureront le reporting lors d'une prochaine mise en commun. Précisez quand l'action doit être menée. A noter que le compte rendu ne fait que coucher par écrit ce qui a été décidé lors de la phase de synthèse.

Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion
Commentaires et appréciations générales :

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité 1 :

relier chaque élément constitutif de compte-rendu en rouge à un élément correspondant en vert. (suite)

Conclusions et décisions prises le cas échéant : le document définissant les nouvelles directives du club est approuvé par l’ensemble des dirigeants et éducateurs présents.

Actions :
Mention des responsables des actions qui pilotent la mise en place et assureront le suivi lors d’un prochain rendez-vous.
Précisez quand l'action doit être menée. A noter que le compte rendu ne fait que coucher par écrit ce qui a été décidé lors de la phase de synthèse.

Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion : 15/02/2022

Commentaires et appréciations générales : les participants sont heureux de la nouvelle orientation stratégique mise en œuvre dans l’association.

Les différents moyens pour la conduite une réunion

Activité N°2 :

Au sein de votre club, vous intervenez dans un eco-système et vous animez un collectif d’acteurs (éducateurs, parents, dirigeants). Vous organisez à ce titre des réunions pour mobiliser ces acteurs.

Dans cette 2nde activité, nous vous proposons de nous transmettre un compte-rendu de réunion que vous avez animée. Vous prendrez le soin de respecter dans l’écriture de ce compte-rendu de réunion, les modalités vues précédemment dans son écriture.

Les différents types de management

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :

Format demandé (pdf)