UC2 - Module 3 - Chapitre 1

5 objectifs à atteindre :

• Informer les personnes invitées sur l’objet de la réunion

• Améliorer l’efficacité d’une réunion en structurant et facilitant la collaboration

• Permettre aux invités de s’organiser en amont en :
• recueillant des données utiles (analyses, conseils d’expertise, chiffres) ;
• consultant des acteurs qu’ils auront la capacité de représenter.

• Permettre un cadrage du déroulement de la rencontre, tant au niveau de la forme que du fond, évitant ainsi les débordements, hors sujet, etc.

• Permettre aux participants de déterminer si oui ou non leur présence est une réelle nécessité

Classer dans l’ordre chronologique les 12 étapes concernant l'ordre du jour

• Donner un titre à ton du jour : pour informer les personnes invitées des sujets traités
• Spécifier le type de réunion : conseil d'administration, Assemblée Générale Ordinaire, réunion mensuelle de service, …
• Noter précisément l'objectif global de la réunion pour orienter dans la même et bonne direction les participants.
• Spécifier le lieu ainsi que la date et l'horaire précis (horaires de début et de fin prévus) de la rencontre.
• Présenter succinctement les participants : qui (entraîneurs, dirigeants, enseignants, représentant de la collectivité, ...), pourquoi (fonction et rôle de chacun lors de cette réunion).
• Citer chronologiquement tous les sujets qui seront abordés pendant la réunion, avec, pour chacun, le temps lui étant imparti. En amont, il sera utile de prévenir chaque intervenant et lui aurez demandé le temps qu'il estime nécessaire à la présentation de son sujet. Il n'est pas ici question de détailler chaque élément, mais bien de le définir très succinctement.
• Définir l'objectif de chaque point abordé.
• Aménager des temps de pauses qui pourront également être utilisés en cas de débats plus longs qu'initialement prévu
• Prévoir un temps supplémentaire en fin de réunion pour les éventuelles questions et/ou l'organisation d'une prochaine réunion
• S’assurer que les intervenants valident votre ordre du jour et qu'ils n'ont pas d'autres sujets à aborder lors de cette rencontre.
• Relire et/ou faire relire l’ordre du jour et l'envoyer au moment adéquat (au minimum 1 semaine avant la réunion
• Respecter le planning prévu le jour J

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Activité N°2 : A partir de l’ordre du jour ci-contre, préciser les étapes présentes et manquantes dans la préparation d’un ordre du jour :

Activité N°3 :

Au sein de ton club, vous intervenez dans un eco-système et vous animez un collectif d’acteurs (éducateurs, parents, dirigeants). Vous organisez à ce titre des réunions pour mobiliser ces acteurs. Dans cette 3ème activité, nous vous proposons de nous transmettre un ordre du jour de réunion que vous avez animée. Vous prendrez le soin de respecter dans l’écriture de cet ordre du jour, les modalités vues précédemment dans son écriture.

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :

Section 2 :

La conduite de réunion

1. Les réunions d'information
2. Les réunions de revue
3. Les réunions d'échanges
4. Les réunions de résolution de problèmes
5. Les réunions de prise de décision

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Activité N°1 :

Activité N°2 :

Activité N°3 :

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :

Activité 1 : Relier les images avec les textes correspondants

Quels sont les facilitateurs pour animer une réunion à distance ? Quelques chiffres !

Activité 2 :

Quels sont les facilitateurs pour animer une réunion à distance ?

Activité 3 :

Installer une grammaire gestuelle pour mieux communiquer lors d’une réunion à distance ! En plus de gagner en efficacité, vous allez rompre la glace par ce petit jeu des mains levées.

Objectifs :

Activité 1 :

Objectifs de la réunion : Réponse à la question : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce jour-là ?".

Activité 1 :

Conclusions et décisions prises le cas échéant : le document définissant les nouvelles directives du club est approuvé par l’ensemble des dirigeants et éducateurs présents.

Activité N°2 :

Au sein de votre club, vous intervenez dans un eco-système et vous animez un collectif d’acteurs (éducateurs, parents, dirigeants). Vous organisez à ce titre des réunions pour mobiliser ces acteurs.

Déposer ici votre ordre du jour de réunion déjà animée :