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Margot MATHIEU

BTS Négociation et Digitalisation de la Relation Client

Organisation et animation d'un évènement commercial

L'inflation et la hausse des coûts oblige a la commune d'augmenter le montant de la location du chalet passant de 2040€ a 5200€, l'opération va-t-elle être rentable ?

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Sommaire

1. Historique / Objectifs

2. Acteurs concernés

3. Déroulement de l'activité

4. Résultats

5. Difficulté rencontré

6. Conclusion

Participation à la Magie de Noël à Carcassonne :
750 000 visiteurs sur tout le mois de Décembre (la.depeche.fr)

- Ventes des denrées alimentaire de la Bulle d'Orge
- Donner de la visibilité à nos partenaires les plus performants

Objectif quantitatif :
- Haut : CA 20 000 € Bas : CA minimum 10 000€
- Augmenter le nombre de visiteur sur notre plateforme

Objectif qualitatif :
- Gagner en visibilité et en notoriété
- Representer nos valeurs locales en participant a un évènement local



1.Historique / Objectif

Acteurs principaux :

Éléonore : Chef de projet dans 1er temps

Gabrielle : Chef de projet dans un second temps

Margot : Aide à l'organisation

Nicolas et Julien : Tenu du chalet

Julian : Livraison des denrées alimentaires 1 fois par jour

Sylvain : Responsable de la Bulle d'Orge partenaires et fournisseur de denrées alimentaire





2.Acteurs concernés

Acteurs secondaires ou tiers :

Mairie de Carcassonne : Location du Chalet et organisation de la Magie de Noël

ADG/ Évènement : Location de matériels

Au Petit Carca, La P'tite table, Sushi Boat, Chez Ju, Le Titube : Partenaires restaurateurs éffectuant des prestations ponctuelles sur 1 ou 2 jours au Chalet



3. Déroulement de l'activité

SCÉNARIO INFLATION

En Avril 2022 les prix à la consommation ont augmenté de 4,8%.

Exemple de forte inflation :
La viande : + 5,23%
L'huile : + 2,96%
Café torréfié : + 2,88%
source: (lesechos.fr)





Qu'est-ce que l'inflation ?

AVANT

Choix du lieu

Pré-préparatif

Achat nécessaires

Choix des partenaires

Définir les objectifs et budget

Lancement communicat°

Choix de l'équipe

prise de contact partenaires

Ouverture du chalet

Installation du chalet/mATÉRIEL/ DÉCO

Acceptation de la mairie

Demande a la mairie

Liste des charges fixes après inflation

PENDANT

  • Distribution de nos flyers et gobelets lors d'achat
  • Vente des produits
  • Organisation lors de la venu de nos partenaires

Phases récurrentes :

  • Rachat de fournitures
  • Gestion des stocks
  • Relations constantes avec la Mairie et la Banque
  • Tenu du Chalet
  • Gestion de la caisse
  • Suivi des ventes

APRÈS

  • Fermeture et démontage du Chalet
  • Comptabilité
  • Envoi des paiements aux partenaires
  • Débrief avec l'équipe

4. Résultats

Après la hausse de la location du chalet puis une baisse de commande d'eco-cup
Total des charges : 11 275 €
CA total après rémunération des partenaires : 10 380 €
= Perte de 895 €


Cela dis nous espérons avoir gagné en visibilité mais c'est une valeur compliqué à mesurer à court termes

5. Difficultés rencontrés

  • Démission de la Chef de projet à J-4
  • Intempéries ( innondation partielle du chalet )
  • Four et frigo défectueux
  • Gestion des stocks

Suite à l'évènement un meilleur calcul de la notoriété aurait était intéressant a structuré
Exemple : flyers avec un QR code spécifiques.

5. Conclusion

L'opération n'aurais pas était rentable si il y aurais une hausse des tarifs de location du chalet.
Mais il pourrais être intéressant de réitérer l'évènement pour travailler sur la notoriété et améliorer les résultats.

Merci de votre écoute