OCCE 2A - GESTION de Coop
ad2a@
Created on April 21, 2022
Comment gérer une Coopérative scolaire OCCE
More creations to inspire you
Transcript
Clairement
Coopérativement
Concrètement
Comment ça se passe ?Des explications clairesUn accès aux ressources et documents nécessaires
Gestion d'uneCoopérative scolaire
Bienvenue dans l'Association Départementale OCCE de Corse du Sud
Entrez, c'est par ici !
Organisation générale
Comptabilité en ligne
Espèces et chèques
RecettesDépenses
Subventions et dons
Intervenants extérieurs
GESTION d'une coopérative scolaire
Retkoop
Assurance de la coopérative
Régie d'avance
Fonctionnement des classes
Cotisation
et Participation volontaire
Foire Aux Questions
Obligations juridiques
Légal ou illégal ?
Organisation générale
Comptabilité en ligne
Espèces et chèques
RecettesDépenses
Subventions et dons
Intervenants extérieurs
GESTION d'une coopérative scolaire
Retkoop
Assurance de la coopérative
Régie d'avance
Fonctionnement des classes
Cotisation
et Participation volontaire
Foire Aux Questions
Obligations juridiques
Légal ou illégal ?
Organisation générale
Comptabilité en ligne
Espèces et chèques
RecettesDépenses
Subventions et dons
Aquisition de biens
Registre d'Inventaire
Intervenants extérieurs
GESTION d'une coopérative scolaire
Retkoop
Assurance de la coopérative
Régie d'avance
Fonctionnement des classes
Légal ou illégal ?
Cotisation
et Participation volontaire
Trousse à projets (finacement participatif)Kermessse et fêtes d'école
Achats
Autorisé ou non autorisé |Contrats
Foire Aux Questions
AutoriséToléréInterdit
Autres ressources
à venir
à venir
à venir
à venir
Organisation générale
Ouvrir un classeur ANNUEL coop
- Documents de synthèse (Bilan, ...)
- Justificatifs de recettes
- Justificatifs de dépenses (Factures)
- Relevés bancaires
- Régie d'avance (si besoin)
- Justificatifs de caisse (si besoin)
Créer à l'intérieur les onglets suivants :
Pour la tenue de la comptabilité, il nous paraît intéressant d’adopter l’organisation matérielle suivante :
Ouvrir un classeur PERMANENT
- Organisation
- Statuts et réglement intérieur
- Délégation de signature
- Inventaire de biens
- Assurances
- Documentations reçues
Créer à l'intérieur les onglets suivants :
sont classées dans un ordre défini, c'est-à-direselon leur ordre d'émission
À chaque rentrée scolaire, on recommence au n°1.On peut éventuellement ajouter l'année scolaire devant, sous la forme 20../20.. D1 ou 20../20.. R1, etc.
Cette numérotation est ANNUELLE
On aura donc une numérotation du type :
- pour les dépenses : D1, D2, D3, etc.
- pour les recettes : R1, R2, R3, etc.
Les PIÈCES JUSTIFICATIVES
Retour à l'Index
Engagement
du mandataire
Cahier
de COMPTABILITE
Les Plus
de la gestion en ligne
Retkoop
S'y rendre
Adhésion
à l'OCCE
RETKOOP
Outil en ligne de gestion
et de votre COMPTABILITE
de votre Coopérative
Vous disposez
- d'un identifiant du type 02A...
- d'un mot de passe
Vous les avez égarés ?
Retour à l'Index
Contactez nous : ad2a@occe.coop
memento vENTILATION
Sur votre page du tableau des adhésions, cliquez sur le bouton "Engagement" Imprimez, remplissez et envoyez votre formulaire à l'OCCE 2A
Tenir un cahier de comptabilité en ligne : les avantages
- Validation des lignes au fur et à mesure de la saisie
- Calcul automatique de votre solde
- Possibilité de suivi des factures par projet
- Pointage de vos relevés de compte
- Prise en compte de la régie d'avance pour les classes
- Établissement de votre Compte-Rendu Financier (CRF) automatiquement
- Établissement du Compte-Rendu d'Activité (CRA)
La gestion en ligne : les avantages
- Accès personnel et sécurisé à votre comptabilité
- Sauvegarde automatique
- En cas de souci, le secrétariat peut vous assister à distance
- Comptes faisables depuis n'importe quel ordinateur
- Possibilité de mettre en ligne vos pièces comptables scannées (NB : cela ne dispense pas de devoir les archiver sous forme papier)
- Accès aux archives des comptes de la coopérative sur 10 ans
1. Cliquer sur le bouton "Envoi" 2. Cliquer sur le bouton "Adhésion" 3. Remplir son tableau d'adhésion
Easter Egg ;)
- Celles en espèces doivent être inscrites dans le cahier de comptabilité Retkoop dans la colonne "Caisse"
- Celles en chèques doivent être inscrites dans la colonne du compte bancaire ("Banque postale" ou Banque populaire")
Retour à l'Index
Chèques et espèces
Généralités
Les recettes et dépenses doivent être justifiées
(sur décision du Conseil d'Administration, afin de ne pas surcharger la responsabilité du mandataire en cas de perte de la carte bancaire)
Une coopérative scolaire ne peut pas avoir de carte bancaire
NB : La régie d'avance permet aux enseignants de ne pas avoir à faire l'avance pour leurs achats (notamment sur Internet).
Dépenses
Recettes
Généralités
+ info
Toute recette perçue par la Coopérative scolaire doit être remise en banque telle quelle :
- en espèces si elle a été perçue en espèces
- en chèques si elle a été perçue en chèques
Retour à l'Index
Chèques et espèces
Recettes
Dépenses
Recettes
Généralités
- Un Reçu pour les parents doit être rempli et remis à ces derniers.
- Un Relevé de recettes doit être renseigné et conservé comme Pièce Justificative. La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).
Participation volontaire des parents
Recettes dues à l'organisation d'une manifestation, d'une sortie ...
Recettes dues à une ventede produits
Remplir un Relevé de recettes et le conserver comme Pièce Justificative.La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).
à télécharger
Relevé de recettes
Reçu pour les parents
Espèces - arrêté de caisse
ATTESTATION DE DON
Don de personnes extérieures
Remplir une Attestation de don et la transmettre à l'Association Départementale de Corse du Sud pour qu’elle puisse vous fournir un Cerfa officiel de Reçu pour don comme Pièce Justificative.
Remplir un Relevé de recettes et le conserver comme Pièce Justificative.La validation doit être faite par deux personnes (dont le mandataire).
Retour à l'Index
Chèques et espèces
Dépenses
Dépenses
Recettes
Généralités
Dans le cas d'une dépense
- pour laquelle il n'est pas possible d'obtenir une facture (ex. : un achat en brocante)
- et uniquement pour de petites sommes,
Dépense sans justificatif
Toute dépense (chèque ou espèces), doit être recensée dans le cahier de comptabilité de la plateforme RetkoopLa caisse en espèces doit fonctionner comme le compte bancaire, avec un suivi (facture, etc.)
à télécharger
Titre de dépense (EXCEL)
Titre de dépense (PDF)
La régie d'avance est un outil qui permet aux enseignants (non-mandataires) de pouvoir gérer un petit budget destiné au fonctionnement de leurs classes, sans avoir à avancer eux-mêmes de l'argent.
Par exemple
Régie d'avance
Concrètement
Retour à l'Index
Outre le côté pratique de la gestion de la coopérative, c'est un outil qui permet aux élèves de pouvoir gérer l'argent de leur classe.
Attention !
Télécharger la pièce justificative
Par exemple
Retour à l'Index
Au lieu de demander un remboursement à chaque fois, il peut être décidé, en Conseil de Coopérative, que chaque classe reçoive un budget.
Régie d'avance
Concrètement
Attention !
En maternelle, les enseignants font souvent de petits achats pour faire la cuisine.Au primaire, certains enseignants font leurs achats sur Internet et utilisent leur carte bancaire.
La limite maximum conseillée pour ce budget est de 150€
Nota Bene :
Une Coopérative scolaire ne peut pas avoir de carte bancaire (sur décision du Conseil d'Administration, afin de ne pas surcharger la responsabilité du mandataire en cas de perte de la carte bancaire). La régie d'avance permet aux enseignants de ne pas avoir à faire l'avance pour leurs achats (notamment sur Internet).
Concrètement
Retour à l'Index
Régie d'avance
Par exemple
Attention !
Au départ
Le mandataire fait un chèque d'avance de la somme choisie et le donne à l'enseignant (qui le dépose sur son compte personnel).
Pendant l'année
En juin
- l'enseignant doit rendre de l'argent (lorsque la somme de départ n'a pas été entièrement dépensée)
L'enseignant fait ses petits achats et tient un cahier de compte avec tous ses tickets de caisse.
Les comptes sont faits afin de savoir si :
- la Coopérative donne à l'enseignant un supplément (lorsque l'enseignant a dépensé plus que la somme versée au départ et qu'il y a été prélablement autorisé)
Attention !
Retour à l'Index
Régie d'avance
Concrètement
Par exemple
Les achats doivent rester dans le cadre juridique de la Coopérative scolaireet servir le projet pédagogique.
La régie d'avance doit obligatoirement apparaître dans le cahier de comptabilité dans la colonne "Régie d'avance".
Cf. "9. Ressources et dépenses"dans le Réglement intérieur
Cotisation et Participation volontaire des familles
Distinction
Participation volontaire des familles
Cotisation à l'OCCE
Deux versements de nature différente
- volontairement
- par les familles
- à la Coopérative scolaire
La participation volontaire
est versée
- en raison d'une obligation statutaire
- par la Coopérative scolaire
- à l'Association Départementale (OCCE 2A)
La cotisation
est versée
Il ne faut pas confondre "Participation volontaire" et "Appartenance à la Coopérative".Une absence de paiement n'est pas synonyme d'exclusion de l'enfant.
n'est donc pas obligatoire
est statutaire et doit être réglée avant le 31 octobre de l'année en cours
La cotisation doit rester un symbole d'appartenance, accessible à l'enfant
Retour à l'Index
Cotisation et Participation volontaire des familles
Participation volontaire des familles
Retour à l'Index
Distinction
Participation volontaire des familles
Cotisation à l'OCCE
+ info
Vous ne pouvez pas demander une cotisation aux parents pour la Coopérative.
Vous pouvez demander une participation "coopérative".Son montant est déterminé par le Conseil de coopérative et peut être fixe, échelonné ou variable.
Il ne faut pas confondre "Participation volontaire" et "Appartenance à la Coopérative".Une absence de paiement n'est donc pas synonyme d'exclusion.
La participation à la Coopérative est donc volontaire et non obligatoire !
Cotisation et Participation volontaire des familles
Cotisation à l'OCCE
Retour à l'Index
Distinction
Participation volontaire des familles
Cotisation à l'OCCE
Participation volontaire des familles
+ info
le droit d'entrée ou l'apport numéraire, le versement de la cotisation n'est pas exceptionnel mais, au contraire, susceptible d'être régulier.
le don manuel, le versement de la cotisation est l'exécution d'une obligation statutaire liée à l'adhésion et ne procède pas d'une intention libérale.
la somme d'argent qu'une association peut demander à ses membres en rémunération de services rendus ou en contrepartie de biens vendus, la cotisation ne doit correspondre, au sens strict, qu'à la quote-part des frais de fonctionnement, d'intérêt général et incombant à chaque membre.
La cotisation est une somme d'argent mise à la charge des sociétaires pour leur adhésion à l'Association.
Le versement de la cotisation est statutaireet doit être effectué avant le 31 octobre de l'année en cours
À la
différence
entre
Les subventions sont des aides pécuniaires ou en nature d'une personne publique. Elles revêtent des formes diverses :
- affectées ou libres d'emploi
- d'équipement ou de fonctionnement
- forfaitaires ou d'équilibre
- unilatérales ou résultant d'un engagement conventionnel
Retour à l'Index
Cadre des activités
Subventions (Personne publique)
Subventions et dons
Subventions
Cadre des activités
Subventions et dons
Contrôle de l'utilisation des fonds
Les subventions ne sont pas destinées à financer le fonctionnement régulier de l'école (circulaire de 2008). Elles sont versées uniquement pour des activités ou des projets coopératifs initiés par la Coopérative scolaire.
Tout manquement aux obligations du mandataire engage sa responsabilité. La Coopérative perdrait la couverture juridique de l'Association Départementale, en cas de contestations mettant en cause la régularité de sa gestion.Dans cette hypothèse, les dirigeants de l'Association Départementale sont en droit d'exiger de la part des coopératives la restitution des subventions reçues en leur nom et responsabilité.
Les subventions devraient être versées au siège départemental, le siège reversant alors les subventions aux Coopératives scolaires tout en organisant un système de contrôle quant à leur utilisation effective.Dans la pratique, elles sont souvent versées directement aux Coopératives.
Il peut être exercé par :
- les financeurs (les délégués de la commune, de la région... qui ont accordé la subvention)
- les chambres régionales et la Cour des comptes
- les comptables supérieurs du Trésor, l'Inspection Générale des Finances et l'Inspection de l'Administration du Ministère de l'Intérieur.
Cadre des activités
dons (Personne privée)
Retour à l'Index
Les Subventions sont
03
Cadre des activités
02
Subventions et dons
Issues d'une personne publique
La coopérative reçoit une subvention municipale : quel peut être le contrôle de la municipalité ?Les délégués de la commune ont droit de regard sur l'utilisation de la subvention et peuvent demander une copie certifiée du budget, des comptes de l'exercice écoulé, ainsi que tous documents faisant connaître les résultats de l'activité.
La mairie verse à la coopérative une subvention pour les achats de fournitures scolaires, le téléphone, etc. Est-ce légal? Non, une coopérative scolaire ne saurait prendre en charge des dépenses afférentes au fonctionnement de l'école.
Cadre des activités
01
dons (Personne privée)
Les mandataires renseignent, sur la plateforme Retkoop, le montant et la nature des subventions reçues, à partir de leur cahier de comptabilité.
Notification sur Retkoop
La Coopérative contaccte l'OCCE 2A pour avoir les documents nécessaires à la consitution d'une dossier de demande de subvention.
Constitution du dossier
La Coopérative envoie à l'OCCE 2A (avant le 30 septembre n+1, en même temps que le CRF et le quitus) :
Envoi des justificatifs
SIRET de l'AD : 390 637 585 00022
- la notification de subvention
- les factures relatives aux dépenses faites avec le montant de la subvention
Le bouton SUBVENTIONS apparaît dans RETKOOP
en bas de la page d'accueil
sous le cahier de comptabilité
Retour à l'Index
Les Dons sont
Cadre des activités
Issus d'une personne privée
Ci-dessous, un document (à télécharger) à faire remplir aux donateurs puis à envoyer à l'AD pour obtenir le CERFA
Les dons manuels se caratérisent par "la tradition réelle", c'est à dire la remise de la main à la main antérieurement au décès du donateur.
Subventions (Personne publique)
Cadre des activités
Seule l'Association Départementale est habilitée à produire les reçus pour dons (documents CERFA).
Ne peuvent donc être donnés que des objets corporels, comme, par exemple :
- billets de banque et espèces
- chèques
- objets, meubles
- nourriture
- etc.
Les legs (par acte authentique de notaire) ne peuvent être perçus que par la Fédération nationale.
Subventions et dons
Cadre des activités
dons (Personne privée)
Attestation de don (PDF)
Retour à l'Index
La gestion de votre coopérative scolaire ou foyer coopératif vous impose un certain nombre de règles.
Cadre des activités
Biens et Dépenses
Rôle de la coop
Gestion
Règles de fonctionnement
Le mandataire local ne peut prendre aucun engagement sur l'avenir et surtout au-delà de l'exercice annuel pour lequel il a mandat.Le mandataire ne peut, que ce soit sur la durée, ou concernant les attributions du mandataire, outrepasser le mandat explicite qui engage la responsabilité personnelle du ou des signataires, dans le cadre des activitésorganisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire).
Règles de fonctionnement
- Tenir un registre de comptabilité renseignant le CRF sur la plateforme Retkoop
- Tenir un registre d'inventaire du matériel
- Tenir un registre des délibérations du conseil de coopérative.
- Se mettre à jour au 1er trimestre de chaque année scolaire de la cotisation annuelle auprès de l’association départementale
Obligations juridiques
- Mettre en place les projets coopératifs décidés en Conseil de coopérative.
- Acheter le matériel dans le cadre de ces projets, payer les prestations (voyages, matériels individuels ou collectifs à destination des projets des enfants...).
Rôle de la Coopérative
Retour FAQ
Projets
Recettes
Dépenses
Percevoir le montant des ressources prévues
- au
- au
- Payer les factures des intervenants pour ces projets, après en avoir vérifié la légalité : respect des charges d'employeur par le prestataire, respect de la nécessité d'agrément si nécessaire.
Biens et Dépenses
- Achats pour revente dans le cadre d'activités autorisées (kermesses, fêtes d'école, photos de classe...)
Retour à l'Index
Cadre des activités
Rôle de la coop
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Recettes
Règles de fonctionnement
Ce que je ne peux pas faire... mais...
Règlement Intérieurde la Coopérative scolaire
BO des Coopératives scolaires
&
Obligations juridiques
Les règlements financiers ne peuvent concerner que ceux visés par l’article du règlement intérieur déterminant les buts ou objets de la coopérative dans le cadre des statuts de l’Association Départementale. Se référer au et s’interroger pour savoir si l’objet de la dépense correspond bien au rôle que doit jouer la Coopérative.
Biens et Dépenses
Retour à l'Index
Rôle de la coop
Gestion
Retour FAQ
Gestion
Règles de fonctionnement
Autorisé
Interdit
Retour FAQ
- La gestion de la cantine
- La gestion de l’étude
- Tout emploi nécessitant une déclaration à l’URSSAF (intervenants extérieurs rémunérés...)
- Les subventions, pour fonctionnement de l’école, versées par la Mairie pour fournitures ou transports réguliers
- Les cartes bancaires
- L’émission de chèque sans provision
- Les contrats sans accord préalable de l’Association Départementale
- Le paiement d’associations qui relèvent, comme pour une adhésion syndicale, d’un choix personnel de l’enseignant
- L’achat à crédit ou crédit-bail de gros matériels (photocopieur, informatique...)
- Les placements
- Tout engagement financier de dépenses supérieures à 300 € sans accord préalable de l’Association Départementale.
Règlement Intérieurde la coopérative scolaire
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Ce que je ne peux pas faire... mais...
Obligations juridiques
La coopérative scolaire ne doit en aucun cas se substituer aux obligations des collectivités territoriales cf. :Les achats suivants sont donc impossibles:
- Photocopieur et/ou son contrat de maintenance
- Manuels scolaires, fournitures pour le fonctionnement normal de la classe.
- Livres pédagogiques pour les maîtres.
- Outils de gestion d’école (logiciels, matériel administratif, consommables)
- Tout gros matériel (informatique, hi-fi, vidéo, électroménager, EPS, jeux de cour...) Le Président de l’Association serait responsable en cas d’accident.
Interdit
- Tout ce qui rentre dans le cadre d’un projet pédagogique géré par les enfants avec l’aide des adultes que ce soit au niveau d’une classe ou au niveau d’une école (sortie scolaire, voyage, entrée spectacle, musée etc.)
- Des livres pour la bibliothèque, des jeux, du petit matériel TM, bricolage et EPS (style ballons, balles, raquettes).
- Des abonnements annuels à des revues ou des journaux pour enfant, sans renouvellement automatique
- Des logiciels éducatifs
- Des participations à des actions de solidarité.
Biens et Dépenses
- La solidarité individuelle (l’achat exceptionnel d’un ou deux manuels manquants...)
- L’achat de fournitures scolaires en petites quantités (pour finir l’année) … si tout autre financement ne peut être trouvé.
Retour à l'Index
Biens et dépenses
Retour FAQ
Retour FAQ
Rôle de la coop
Autorisé
Toléré
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Règles de fonctionnement
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Gestion
Interdit
Ce que je ne peux pas faire... mais...
BO des Coopératives scolaires
Obligations juridiques
Achats et dépenses qui ne peuvent pas être engagés par la coopérative
- Photocopieur et/ou son contrat de maintenance (à l’exception d’un projet pédagogique de classe ou d’école comme la réalisation d’un journal scolaire par exemple).
- Manuels scolaires, fournitures pour le fonctionnement normal de la classe.
- Livres pédagogiques pour les maîtres.
- Logiciels de gestion d’école.
- Tout gros matériel informatique, hi-fi, vidéo.
- Gros matériel d’EPS et jeux de cour (le Président de l’Association est responsable en cas d’accident).
- Appareil électroménager pour la salle des maîtres.
- Matériel de téléphonie.
- Consommables (cartouches d’imprimante) pour le fonctionnement administratif de l’école.
- Ouvrir un compte type Livret A (pour les coopératives)
Ce que je ne peux pas faire... mais
Obligations juridiques
La tenue du cahier de comptabilité peut être confiée à un autre enseignant.
Retour à l'Index
Le Mandataire est toujours un enseignant de l’école mais pas forcément le directeur.
Depuis septembre 2010, les coopératives OCCE bénéficient d’un contrat unique inclus avec l’adhésion.
Biens et Dépenses
L’assurance des biens et des membres de la coopérative est obligatoire.
Règles de fonctionnement
Toute dépense doit être accompagnée d’une pièce justificative (facture).
À titre exceptionnel, et pour une petite somme, un ticket de caisse peut faire office de pièce justificative.
Il est interdit aux enseignants de mettre sur leur compte personnel les chèques des parents ou l’argent liquide. Toute somme perçue par la classe doit obligatoirement transiter par la Coopérative.
Rôle de la coop
Ce que je ne peux pas faire....
Mais...
Gestion
Retour FAQ
Retour FAQ
Rôle de la coopérative
Les enseignants peuvent prévoir une régie d'avance limitée à 150€ (renouvelable ou non) : Ils perçoivent des fonds sous forme d'un chèque de la Coopérative et tiennent la comptabilité de cette régie d’avance (voir ce chapitre via l'index).
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Retour à l'Index
Biens et Dépenses
Rôle de la coop
Gestion
Ce que je ne peux pas faire... mais
Obligations juridiques
On peut demander une « participation volontaire ». On ne doit exclure aucun élève de quelque activité que ce soit pour des raisons financières. Il serait aussi anormal de faire payer plus cher une activité à un élève sous prétexte que ses parents n’ont pas participé à la coopérative.
Règles de fonctionnement
Demander une « cotisation » aux parents.
Il est indispensable de présenter les Comptes-Rendus Financiers (CRF) lors des Conseils d’École, dans un souci de transparence.
Entraver la transparence de la gestion de la coopérative scolaire.
Ce que je ne peux pas faire....
Mais...
Retour FAQ
Retour FAQ
Gestion
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Retour à l'Index
Biens et Dépenses
Rôle de la coop
Gestion
Ce que je ne peux pas faire... mais
Obligations juridiques
L’argent de la coopérative sert à financer les projets pédagogiques.
Règles de fonctionnement
La Coopérative ne doit en aucun cas pallier les manques des collectivités locales.
Seule la correspondance scolaire, considérée comme projet pédagogique peut être financée par la coopérative.
Les frais d’affranchissement du courrier administratif ne doivent pas être pris en charge par la Coopérative mais par la mairie.
Les classes transplantées proposées par la municipalité ne peuvent pas être gérées par la Coopérative mais par la municipalité elle-même.
On peut payer les intervenants mais uniquement sur facture de l’association ou de l’entreprise qui les emploie et toujours par chèque.
Une école ne peut pas rémunérer un particulier ni éditer une feuille de paye, ou signer un contrat GUSO.
Ce que je ne peux pas faire....
Mais...
Retour FAQ
Retour FAQ
Biens et dépenses
Les classes transplantées proposées par la Coopérative peuvent être gérées par la coopérative.
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Cadre des activités
Définition
Facture ou rémunération ?
Frais kilométriques
Retour à l'Index
Intervenants extérieurs
Intervenant dont la prestation est rétribuée
Un intervenant est une personne, physique ou morale, qui vient compléter par son action le travail de l'enseignant pendant le temps scolaire, pour une séance (agrément du directeur)ou pour plusieurs séances (agrément du Rectorat ou de la DASEN)
+ info
+ info
Intervenant bénévole
Statutairement, les bénévoles (intervenants, accompagnateurs, agents municipaux, mandataires) ne peuvent être destinataires de cadeaux ou de défraiements. Cela pourrait être assimilé à une rémunération et donc à du travail au noir.
La Coopérative ne rémunère pas l'intervenant. La Coopérative paie pour la prestation de l'intervenant.
Intervenants extérieurs
Retour à l'Index
Définition
Facture ou rémunération ?
Frais kilométriques
La facture de prestation est éditée par la structure prestataire.
Le mandataire ne peut pas signer de contrat de travail.
Cette facture doit comporter le numéro de SIRET de cette structure ainsi que la mention "Structure Prestataire prend à sa charge la totalité de ses obligations d'employeur".
Le GUSO place l'Association Départementale OCCE en position d'employeur.
Le GUSO n'est pas un système adapté au milieu scolaire et est illégal pour des pratiques d'ateliers.
Cette facture doit être à destination de "Coopérative scolaire OCCE" suivi du numéro de la coopérative.
L'employeur est la structure prestataire (association support, compagnie, auto-entreprise...)
La Coopérative ne peut pas être employeur
La coopérative paie une facture de prestation
La Coopérative ne rémunère pas l'intervenant. Elle règle le montant de la prestation de l'intervenant.
Remboursement des frais kilométriques des intervenants
Retour à l'Index
Définition
Participation volontaire des familles
Frais kilométriques
Facture ou rémunération ?
L'indemnité kilométrique est perçue par des intervenants qui utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de leur prestation. Le barème de ces indemnités est fixé par l'administration fiscale. Il existe plusieurs critères permettant de percevoir ce type d'indemnité.
- Principalement, il faut que le véhicule soit personnel (qu'il n'appartienne pas à l'entreprise de l'intervenant).
- Les déplacements faisant l'objet d'une indemnisation doivent avoir été effectués à titre professionnel.
Intervenants extérieurs
La pièce justificative peut être :
- une facture d'essence (il faut alors vérifier la proportionnalité du déplacement)
- une facture de la structure prestataire (employeur, auto-entreprise, etc.) qui est réglée par la Coopérative scolaire, la strucure prestataire reversant ensuite ce montant à l'intervenant.
+ info
Cela ne peut pas être un salaire déguisé et la structure prestataire doit être bien distincte (compagnie, auto-entreprise, etc.) de l'intervenant.
Il faut s'assurer que la structure prestataire ne dédommage pas de son côté ces déplacements (afin d'éviter qu'il y ait un double remboursement).
Les frais d'assurance coûtent 0,25€ par coopérateurs
Assurance
Retour à l'Index
Votre contribution aux frais d'assurance est indissociable du paiement de votre cotisation à l'OCCE 2A
03
Cotisation
La Coopérative est sollicitée par l'OCCE 2A pour le renouvellement de son adhésion
Adhésion
02
Par votre adhésion à l’OCCE, vous bénéficiez du contrat d’assurance départementalco-assuré par la MAE et la MAIF, souscrit par votre Association Départementale OCCE, pour l’année scolaire en cours.
Votre coopérative OCCE est assurée par un contrat MAE/MAIF
Kit d'informations
01
Assurance de la coopérative
Cadre des activités
Sinistres
Biens et personnes
FAQ + que faire en cas de
Affectation des locaux
Retour à l'Index
Cadre des activités
Sinistres
Assurance - Accueil
Affectation des locaux
Assurance de la coopérative
Biens et personnes
L'assurance individuelle (de l'élève, de l'enseignant et du bénévole) reste le meilleur moyen pour couvrir la totalité des accidents
Quels matériels et biens sont assurés ?
- les matériels propriété de la Coopérative (facture à l'ordre de la Coop ou justificatif d'un don)
- les matériels confiés ou prêtés (période courte dans le cadre d'une activité de la Coopérative)
Dans le cadre des activités organisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire), sont assurés :
- les élèves
- les enseignants
- les bénévoles
- les ATSEM, EVS, ...
Quelles personnes sont assurées ?
- les biens personnels ou municipaux (qui n'ont pas été prêtés à la Coopérative)
Ne sont pas assurés
- les intervenants extérieurs rémunérés
- le public
Ne sont pas assurés
FAQ + que faire en cas de
Retour à l'Index
Ex.
Qui organise ?
Ex.
Cadre des activités
Sinistres
Biens et personnes
Affectation des locaux
Assurance - Accueil
Assurance de la coopérative
Cadre des activités
L'assurance de l'OCCE couvre les accidents qui se produisent dans le cadre des activités organisées par la Coopérative scolaire OCCE (que ce soit durant ou hors du temps scolaire)
Ne sont pas des activités organisées par la Coopérative :
Personne ou bien, accident ou vol
Personne et accident
Un accident qui se produit pendant la classe ne relève pas de l'assurance de l'OCCE, contrairement à un accident qui se produit lors d'une activité organisée par la Coopérative.
Les biens (ex. : vélos) prêtés par les familles pour une sortie organisée par la Coopérative scolaire sont assurés pour la période nécessaire à la préparation des élèves à cette sortie ainsi que pendant la sortie.
- la garderie
- la restauration scolaire
- l'aide aux devoirs
- l'aide personnalisée
- le soutien scolaire
- le sport fait dans le cadre des enseignements obligatoires
- etc.
FAQ + que faire en cas de
Bien et détérioration
Retour à l'Index
Ex.
Il ne faut pas confondre "école" et "coopérative scolaire".Les locaux de l'école sont affectés à l'enseignement par défaut et sont assurés par la mairie.Cependant, si c'est la coopérative scolaire qui organise une activité dans les locaux scolaires, les incidents ou sinistres en lien avec l'activité sont assurés par l'assurance MAE MAIF de l'OCCE.
A quelle activité sont affectés les locaux ?
Ex.
Cadre des activités
Sinistres
Biens et personnes
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Assurance de la coopérative
Affectation des locaux
Les locaux scolaires sont assurés par défaut par la mairie. Un sinistre lié, par exemple, à un dégat des eaux (inondation...) ne concerne pas l'assurance de l'OCCE.
Personne et accident
Un accident qui se produit dans la cour de récréation ne relève pas de l'assurance de l'OCCE, sauf s'il a eu lieu lors d'une activité organisée par la Coopérative.
En cas d'une organisation dans les locaux scolaires :
- d'une manifestation organisée par la coopérative scolaire
- et qui ne se déroule pas dans le cadre une activité pédagogique (ex. : kermesse, loto)
FAQ + que faire en cas de
enregistre l'événement et en informe l'Association Départementale.
La MAE
Retour à l'Index
transmet la déclaration de sinistre à sa MAE.
03
L'OCCE AD2A
établit une déclaration de sinistre et l'adresse à l'Association Départementale (OCCE AD2A) dans les meilleurs délais.
La Coopérative
02
Les déclarations de sinistres survenus lors d'une activité organisée par la Coopérative,que ce soit durant le temps scolaire obligatoire ou pas, sont à adresser à la fois à :
- l'Association Départementale (OCCE AD2A)
- l'Inspecteur de Circonscription
En cas de besoin d'assistance,la Coopérative contacte directement IMA GIE au 08 00 875 875 (depuis la France) ou au 33 5 49 77 47 78 (depuis l'étranger)
Télécharger la Déclaration de sinistre
+ info
01
Cadre des activités
Affectation des locaux
Biens et personnes
Cadre des activités
Assurance - Accueil
Assurance de la coopérative
Déclaration de sinistres
+ (En cas de vol)
N° de contrat et d'adhérent
FAQ + que faire en cas de
En cas de vol, joindre un récépissé de la déclaration de vol effectuée auprès des autorités de police ou de gendarmerie.
Dans le cadre de la gestion du dossier, et selon les circonstances, la MAE prend directement contact avec la victime, l'Association Départementale ou la Coopérative scolaire.
Retour à l'Index
Assurance de la coopérative
Cadre des activités
Affectation des locaux
Biens et personnes
Sinistres
Cadre des activités
Assurance - Accueil
FAQ
4
Quels sont les délais pour déclarer un accident ou un vol auprès de votre assureur ?
L'OCCE, souscripteur du contrat, a un délai de 48h à 5 jours pour effectuer l'envoi de la déclaration de sinistre. Il est donc impératif que votre déclaration parvienne à l'OCCE dans des délais très brefs.
2
L'enfant affilié OCCE qui se blesse seul et qui n'a pas d'assurance individuelle est-il couvert par le contrat MAE-MAIF ?
OUI, si l'accident survient au cours des activités de la Coopérative (sorties, expositions, spectacles, voyages, fêtes...)NON, si l'accident survient en classe où à l'école pendant le temps scolaire. L'assurance scolaire individuelle reste donc une nécessité puisque son champ d'intervention est plus étendu.
1
Le contrat MAE-MAIF dispense-t-il les familles de souscrire une assurance individuelle ?
NON. Le contrat MAE-MAIF ne couvre pas :
- le temps scolaire obligatoire, la cantine, la garderie,
- le trajet domicile-école, les activités extra-scolaires,
- les accidents qui surviennent pendant la récréation (notamment si l'enfant se blesse seul).
3
Si la totalité des élèves sont déclarés adhérents USEP et adhérents OCCE, est-il nécessaire de souscrire deux contrats d'assurance ?
OUI. Car les activités ne sont pas les mêmes (sportives pour l'USEP | coopératives pour l'OCCE). Juridiquement, ce sont deux entités distinctes, avec deux risques différents à assurer.
5
Le contrat couvre-t-il les bâtiments mis à disposition pour des manifestations de la Coopératives (loto, fêtes, repas, exposition, spectacle,etc.) ?
OUI. Cela est inclus dans notre contrat. Si une attestation d'assurance ou la signature d'une convention sont nécessaires, sollicitez l'OCCE de Corse du Sud.
Que faire en cas de ... ?
- Si l'accident a lieu pendant le temps scolaire à l'école, faire une déclaration d'accident selon les directives et formulaires de l'Education Nationale.
- Si l'accident a lieu lors d'une sortie scolaire, faire une déclaration d'accident selon les directives et formulaires de l'Education Nationale + une déclaration à l'OCCE.
- Si l'accident a lieu lors d'une fête, faire une déclaration à l'OCCE.
- A l'école, prévenir immédiatement le Maire. Il lui appartient d'effectuer les démarches liées à l'effraction des bâtiments publics.
- Déposer plainte. Le dépôt de plainte devra mentionner la liste des biens volés appartenant à la Coopérative OCCE et faire état du propriétaire : Coopérative OCCE.
- Faire une déclaration de sinistre auprès de l'OCCE 2A en joignant une copie du récépissé du dépôt de plainte.
La garantie "annulation de sortie scolaire" entre en jeu lorsque :
- l'enseignant porteur du projet est dans l'impossibilité d'effectuer la sortie (décès, accident, arrêt maladie de plus de 8 jours survenu dans les 4 jours précédents) et ne peut être remplacé.
- une injonction administrative (préfet, recteur, DASEN) est émise alors que la sortie était autorisée.
Retour à l'Index
Assurance de la coopérative
Que faire en cas de ... ?
Cadre des activités
Retour FAQ
Assurance - Accueil
... accident corporel ?
... vol ?
... annulation de sortie ?
Dans tous les cas, contactez votre OCCE départementale.
Avant de procéder à une annulation de votre propre chef, contactez l'OCCE AD2A.
Foire Aux Questions (1/2)
Mandataire | Enseignant | Intervenant
Retour à l'Index
4
Un enseignant peut-il se faire rembourser un achat qu'il a payé avec un chèque personnel ?
OUI. L'enseignant peut se faire rembourser sur présentation d'une facture, à condition qu'il ait été mandaté par le Conseil de Coopérative pour engager cette dépense.
5
La Coopérative scolaire peut-elle employer un intervenant ?
NON. Une Coopérative scolaire ne peut que payer une "prestation" à un organisme ou à une association, sur présentation d'une facture uniquement (avec un numéro de SIRET)
1
Qui est responsable de la gestion de la coop ?
Le Mandataire est responsable de la gestion de la coopérative MAIS elle ne peut se faire qu'avec le concours du Conseil de Coopérative et des vérificateurs.
2
Le Mandataire peut-il gérer seul la coopérative ?
NON. Le Mandataire doit être accompagné et secondé par le Conseil de Coopérative afin de garantir un fonctionnement coopératif et transparent.
3
Le Mandataire peut-il avancer de l'argent en espèces à un enseignant ?
OUI, jusqu'à hauteur de 150€ (plafond conseillé) : cela s'assimile à une "Régie d'avance".
Suite (2/2)
Cette avance nécessite un document écrit, attestant de la somme engagée, et signé par les deux parties (l'enseignant et le mandataire). Cette somme pourra être déposée sur le compte bancaire de l'enseignant, légalement. Il pourra utiliser le moyen de paiement de son choix. L'enseignant s'engage à rendre tous les justificatifs de dépenses, ainsi que le reliquat de la somme avancée.
Tout autre paiement direct à une personne s'apparenterait à du "travail au noir". Employer une personne dans l'illégalité est un délit (cf. le Code du travail) auquel s'associent des risques divers, notamment en cas d'accident au cours de la prestation, d'incident grave avec un élève, de contrôle de l'URSSAF... En conséquence, il est impératif de ne jamais signer de contrat sans l'aval de l'Association Départementale OCCE 2A. Contactez-nous avant toute démarche (ad2a@occe.coop)
Foire Aux Questions (2/2)
Parents | Factures
Retour à l'Index
4
A partir de quelle somme faut-il produire une facture ?
Pour tout paiement, il est impératif de produire un justificatif sous la forme d'une facture qui doit comporter un minimum de renseignements : nature du produit acheté, date, nom du magasin, somme détaillée et mode de paiement.Le ticket de caisse doit rester l'exception.
5
A quel nom les factures peuvent-elles être libellées ?
Les factures doivent être libellées au nom de "Coopérative scolaire de l'école de ..." (et pas au nom de "Ecole de ...." et encore moins au nom du Mandataire).
1
La participation des parents est-elle obligatoire ?
NON. La participation des parents ne peut être que volontaire.
2
Y a-t-il un montant minimum ou maximum fixé pour les participations des familles ?
NON. La participation des familles est libre. Elle est présentée en Conseil d'Ecole.Plus le fonctionnement de la Coopérative est transparent, plus les parents ont connaissance de l'usage de l'argent au service de projets, et plus ils participent volontiers, financièrement et physiquement, à la Coopérative scolaire.
3
Comment prouver qu'un parent a réglé une participation en espèces ?
Le Mandataire doit donner au parent d'élève un reçu.Il existe, dans le commerce, des carnets de reçus carbonés qui servent ensuite, pour le Mandataire, de justificatifs comptables.
6
La participation des familles en début d'année donne-t-elle des droits supplémentaires ?
NON. Un coopérateur est toujours l'égal d'un autre. L'absence de participation financière ne pénalise pas le coopérateur.
Retour(1/2)
A titre tout à fait exceptionnel, il est admis d'établir une note sur papier libre, indiquant : la date, l'objet de la dépense, le montant et le mode de règlement. Cette note doit être signée par la personne ayant engagé la dépense.