Modelo - Planejamento Adaptativo (LA-BORA!gov)

Planejamento adaptativo em 3 passos

Modelo LA-BORA!gov

Passo 2 -Olhe para o trabalho

Agora sim, vamos falar de trabalho. Relembre missão e valores da instituição. Olhe para conquistas do último ano e comece a planejar o futuro. Tudo ainda de forma assíncrona. .

Saiba mais

Aprenda metodologia flexível e simples para tirar o planejamento do papel e criar autonomia e autorresponsabilidade na gestão de pessoas e projetos

Passo 1 - Olhe para as pessoas

Saiba mais

Antes de falar de trabalho, olhe para a equipe: como as pessoas veem o passado e projetam o futuro das suas vidas? Isso ajuda a criar empatia e conexão no time.

Passo 3 -Junte o time e dê o play

Saiba mais

Atividade síncrona (em grupo) Aqui é o momento de juntar todo o time o compartilhar tudo que aconteceu nos passos anteriores. Aí vai uma sugestão de dinâmica: 25min Cada pessoa tem até 2min para falar sobre o passo 1 (olhe para si). 15min Cada pessoa tem 1min para falar sobre o passo 2.1 (o que + surpreendeu, lição aprendida e ação + importante). 20min Aqui é o momento de compartilhar perguntas e respostas sobre os projetos após terem ouvido os pitchs gravados pelos responsáveis. 10min Agora, cada pessoa tem 2 votos para escolher as ideias novas de projetos. Pode votar na mesma duas vezes ou não votar em nenhuma. A(s) mais votada(s) vão para o quadro do planejamento. 30min Chegou a hora de conciliar interesse com necessidade. Avaliem se o quantitativo de pessoas está adequado e justo para cada projeto e atividade e mudem o que for necessário. Depois, decidam quem serão os líderes e co-líderes de cada projeto e atividade. Todos os projetos e atividades precisam de líder e co-líder. Agora é só começar:

• Líderes dos projetos e atividades agendam as reuniões e atividades e escolhem a forma como irão gerenciar o projeto ou atividade: canvas, trello, asana, miro, planner...
• Criam o cronograma de entregas e responsáveis pelas etapas do projeto ou atividade, se necessário.
• Atualizam regularmente o status do projeto/atividade.

Chegou a hora de juntar todo o time! Compartilhe o que rolou no assíncrono, defina líderes e equipes dos projetos. A ideia é permitir que as pessoas escolham os temas nos quais têm mais interesse.

tEMPLATES

vEJA ESTE VÍDEO

vEJA ESTE VÍDEO

Por que usar esse modelo para planejar?

Atividade síncrona (em grupo) Aqui é o momento de juntar todo o time o compartilhar tudo que aconteceu nos passos anteriores. Aí vai uma sugestão de dinâmica: 25min Cada pessoa tem até 2min para falar sobre o passo 1 (olhe para si). 15min Cada pessoa tem 1min para falar sobre o passo 2.1 (o que + surpreendeu, lição aprendida e ação + importante). 20min Aqui é o momento de compartilhar perguntas e respostas sobre os projetos após terem ouvido os pitchs gravados pelos responsáveis. 10min Agora, cada pessoa tem 2 votos para escolher as ideias novas de projetos. Pode votar na mesma duas vezes ou não votar em nenhuma. A(s) mais votada(s) vão para o quadro do planejamento. 30min Chegou a hora de conciliar interesse com necessidade. Avaliem se o quantitativo de pessoas está adequado e justo para cada projeto e atividade e mudem o que for necessário. Depois, decidam quem serão os líderes e co-líderes de cada projeto e atividade. Todos os projetos e atividades precisam de líder e co-líder. Agora é só começar:

• Líderes dos projetos e atividades agendam as reuniões e atividades e escolhem a forma como irão gerenciar o projeto ou atividade: canvas, trello, asana, miro, planner...
• Criam o cronograma de entregas e responsáveis pelas etapas do projeto ou atividade, se necessário.
• Atualizam regularmente o status do projeto/atividade.

links do vídeo

sgp.lab@economia.gov.br

A proposta aqui é dedicar um tempinho para que a equipe olhe para si...de forma assíncrona! Ai vão 3 sugestões de atividades para o Passo 1: (Sugestão 1) Crie um espaço virtual (pode ser um quadro no Miro, Google docs, Jamboard, etc) e incentive a equipe a refletir sobre: Olhe para o seu passado

1. Se você pudesse voltar 10 ou 20 anos no tempo (pode escolher), quais conselhos daria a si mesmo?

Olhe para o seu futuro

1. Em 10 ou 20 anos no futuro (pode escolher), aonde você quer chegar? Qual transformação você deseja realizar?

2. Preencha o template da ESTRELA DO MAR para se planejar e alcançar seus desejos. (Sugestão 2) Aqui sugerimos uma dinâmica guiada para resoluções de ano-novo...tipo um autoplanejamento. A ideia é que todos, de forma individual e assíncrona, reflitam sobre o que fizeram no último ano e o que planejam para o ano corrente. O passo-a-passo está neste vídeo. (Sugestão 3) Olhe para a figura dos animais de estimação (aqui) e reflita sobre a seguinte pergunta "Quem sou eu em 202xx?". Essa é uma maneira leve e divertida para que a equipe pense sobre as expectativas que têm para o ano. Sugerimos que essas reflexões pessoais sejam compartilhadas no Passo 3.Ah, mas se você acha que a equipe ainda não está no clima de falar sobre temas pessoais, não tem problema! Pode pular para o passo 2. Mas aqui no LA-BORA!gov funciona demais...ajuda a criar confiança e engajamento. Vale tentar

Agora vamos falar do trabalho...tudo ainda de forma assíncrona. Segue uma sugestão de dinâmica: 1º Crie um espaço virtual (Miro, Google docs, Jamboard, etc), onde a equipe registrará as informações dessa etapa. Aqui uma ideia de como fazemos no LA-BORA!gov usando o Miro; 2º Convide a equipe a olhar para o planejamento do governo (diretrizes), depois para o planejamento da instituição (ex.: Ministério da Economia), em seguida para o da Secretaria/Diretoria (ex.: SEDGG ou SGP), até chegar na área. Assim, garantimos um alinhamento estratégico organizacional; 3º Agora sim, olhe para o quadro do planejamento do último ano e relembre as entregas da área e registre: i) o que mais te surpreendeu; ii) qual a maior lição aprendida; iii) qual foi o projeto mais importante e por quê (para quem não estava na organização, pense nos projetos nos quais você trabalhou na sua área anterior); 4º Na sequência, cada responsável pelos projetos executados no último ano grava um áudio de whatsapp com um pitch (discurso de venda) de 1 min, para que novos membros se familiarizem com a ação. Lembre-se de designar alguém para organizar e disponibilizar esses pitchs com os colegas; 5º Em seguida, se a equipe tiver uma ideia bacana de um novo projeto que acha tudavê com a organização/área, insira essa ideia (nome do projeto) no espaço virtual no tópico "Ano novo, ideia nova", e grave um pitch de 1 min sobre ele; 6º Agora, todos ouvem os pitchs (projetos em curso e os novos) e anotam perguntas para o dia do encontro síncrono. Em seguida, a ideia é que todos tentem colocar seu nome nos projetos/atividades que mais se interessaram (a competência para trabalhar, a gente desenvolve. O importante é que as pessoas encontrem sentido no projeto); Pronto! Na próxima etapa, o time se reunirá para discutir os resultados dos passos 1 e 2.

Atividade síncrona (em grupo) Aqui é o momento de juntar todo o time e compartilhar tudo que aconteceu nos passos anteriores. Aí vai uma sugestão de dinâmica: 25min Cada pessoa tem até 2min para falar sobre o passo 1 (olhe para si). 15min Cada pessoa tem 1min para falar sobre o passo 2.1 (o que + surpreendeu, lição aprendida e ação + importante). 20min Aqui é o momento de compartilhar perguntas e respostas sobre os projetos após terem ouvido os pitchs gravados pelos responsáveis. 10min Agora, cada pessoa tem 2 votos para escolher as ideias novas de projetos. Pode votar na mesma duas vezes ou não votar em nenhuma. A(s) mais votada(s) vão para o quadro do planejamento. 30min Chegou a hora de conciliar interesse com necessidade. Avaliem se o quantitativo de pessoas está adequado e justo para cada projeto e atividade e mudem o que for necessário. Depois, decidam quem serão os líderes e co-líderes de cada projeto e atividade. Todos os projetos e atividades precisam de líder e co-líder. Agora é só começar:

• Com as entregas mapeadas e os responsáveis definidos, podemos alinhar os resultados esperados com o Programa de Gestão e Desempenho (PDG) da unidade;
• Líderes dos projetos e atividades agendam as reuniões e atividades e escolhem a forma como irão gerenciar o projeto ou atividade: canvas, trello, asana, miro, planner...
• Criam o cronograma de entregas e responsáveis pelas etapas do projeto ou atividade, se necessário.
• Atualizam regularmente o status do projeto/atividade.

Se o mundo muda o tempo todo, então para que planejar? Por isso mesmo, ué! Afinal, como disse Peter Drucker "A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo" e esse modelo funciona porque:

• É adaptável e flexível: os projetos mudam ao longo do ano e esse modelo facilita a adequação das metas, responsáveis, prazos e a atualização das etapas, prioridades, etc;
• Os projetos são geridos por times de servidores, sempre com um líder e um co-líder. Assim, gerimos o risco de um projeto ficar "órfão", em espera ou ser personificado em um só servidor. Isso também traz mais senso de trabalho em equipe e menos sobrecarga;
• Geramos um histórico visual, um repositório de entregas e de metas, em que é possível enxergar o todo, de forma sistêmica;
• Fica bem mais simples enxergar os riscos em cada projeto para gerenciá-los;
• Chegou gente nova no time? Essa pessoa conseguirá identificar todos os projetos em andamento, realizados e suspensos, quem são ou foram os responsáveis, quais as datas das entregas, etc.. Isso gera sensação de pertencimento e facilita nossa vida!
• Ao escolherem os projetos que têm mais interesse e expertise, os servidores criam autorresponsabilidade e se conectam com o trabalho;
• Unir atividades entre times, evitar retrabalho e sobreposições também é outro benefício!
• Os líderes conseguem acompanhar o trabalho de cada time de projeto, quais as etapas, entregas e projetos finalizados, de forma muito visual e assertiva. Tempo é um recurso escasso principalmente para lideranças!
• Ao dar autonomia e permitir a gestão dos projetos por times de servidores, as lideranças geram confiança criativa e aumentam engajamento.

"Se quer encorajar alguém a fazer alguma coisa, faça com que seja simples." Richard Thaler Esse modelo vem ao encontro disso!