Audit IDEX

Projet de formation E-Learning

Index

Le Projet OXIGEN

• Le Groupe IDEX
• CAP Numérique
• La demande
• Le contexte

Conclusion

• Planning
• Budget Mobilité
• Budget Back-Office
• Remerciements
  

Propositions

• Contexte
• Groupe projet
• Didacticiel
  
• Parcours de formation
• Plateforme de test
• Plateforme E-learning
• Plan de formations
• Actions correctives
  

Audit

• Documentation
• Logiciel
• Profils et droits

Presentation du projet OXIGEN

1

1ère ETI indépendante de services énergétiques intervient sur :

• l'ensemble de la chaine énergétique : Optimisation, production, pilotage & gestion
• Toutes les énergies : Biomasse,géothermie, énergies de récupération

Le groupe IDEX

• 120 Agences
• 5 000 Collaborateurs

• Le service formation du groupe
• Le DSI du groupe
• Quelques gérants de filiale et notamment Avipur Ardèche

CAP NUMERIQUE est une société de conseil et d’assistance à maîtrise d’œuvre spécialisée dans la conduite de projets liés aux Numériques. C’est également un organisme de formation certifié QUALIOPI permettant à ses clients de bénéficier du financement des OPCO pour leur projet de formation E-Learning.

CAP Numérique

AVIPUR

• La direction
• Les agences
• Les personnels

Le groupe AVIPUR est constitué de 24 filiales régionales sur le territoire de la métropole

Chaque gérant est coactionnaire de sa filiale à hauteur de 49%

Les fonctions dans les agences sont les suivantes :

• Gérant : assure la gestion et la direction de la filiale
• Commercial : assure le processus de vente
• Administratif : assure la comptabilité
• Technicien : assure les interventions

Il existe une forte hétérogénéité entre les différentes filiales :

• En terme de métiers
• En terme de CA et donc de personnel
• En terme d'organisation et de répartitions des tâches
• En terme d'équipement informatiques et d'accès Internet

Intervenants

CYBERG

Cyberg est le concepteur du logiciel AVIPRO.

contrat de maintenance évolutive comprenant 2 mises à jour annuelle.

Prêt participer activement au redéploiement de la solution.

CAP NUMERIQUE

CAP Numérique se positionne comme le coordinateur du projet de mise en place du futur plan de Formations au logiciel AVIPRO

Éric MOLTER de la Direction des Usages Numériques (DUN) ayant pu apprécier la présentation de l’étude de cas du PROJET AVIPUR (Comment développer un projet de formation E-learning au sein de votre entreprise) a contacté Gilles COLOVRAY de la société CAP NUMERIQUE afin de budgétiser le coût de l’actualisation de la documentation pédagogique autour du logiciel OXIGEN et de la mise en place sur la plateforme LMS 360 Learning des différents parcours pédagogique en fonction des différents profils utilisateurs.

La demande

Le logiciel OXIGEN

OXIGEN représente le cœur du métier du groupe IDEX avec plus de 2 800 utilisateurs quotidiens

OXIGEN gère tout ce qui est interventions (suivi, planification, maintenance préventive et curative, dépannage, travaux…), temps et activités, absences et congés, devis, commande, travaux et facturation

Contexte

Le déploiement en 2018

Lors de la mise en place du logiciel en 2018, un plan de formation en présentiel a été mené par vagues successives dans les agences, mais depuis malgré les nombreuses évolutions du logiciel, la documentation n’a pas été remise à jour et aucun nouveau plan de formation n’a pu être mis en place.

La documentation

IDEX a fourni à CAP Numérique l'accès à l'ensemble de la documentation existante sur

le logiciel OXIGEN

Il s'avère que celle-ci est foisonnante mais n'a pas été mis à jour depuis 2017/2018

2 versions

IDEX a fourni l'accès au 2 versions logicielles existantes d'OXIGEN :

• Back Office accessible via navigateur sur PC pour le personnel sédentaire (800 personnes)
• Mobilité accessible sur portable pour le personnel itinérant (2 000 personnes)

Les référents

La DUN a mis en place un réseau de référents sur lequel elle s’appuie pour assurer les évolutions et la formation interne, mais qui présente des disparités en termes de compétences ou de disponibilités.

Propositions pour la mise en place

2

1. Réunions mensuelles (Catégorie Atelier)

Ce répertoire contient les documents liés aux 6 réunions du groupe de travail qui se sont déroulées du 12 juillet au 18 Décembre 2018, pendant la phase de déploiement du projet OXIGEN

Les documents sont de 2 types :

• Compte rendu (CR) de réunion
• Guide de réunion : point d’avancement du déploiement, spécifications techniques, évolutions en cours

Le répertoire contient donc 9 fichiers pdf de 119 pages représentant un intérêt moyen de 1,6

Seuls 2 fichiers sont à retenir (ex : Guide de réunion_Atelier Notifications.pdf)

Documentation : Volume

• 6 répertoires
• 204 documents
• 791 pages
• 42 mn de vidéo
• 6 catégories (Atelier, Formation, Guide, Mode Opératoire, Paramétrage, Tutoriels)
• 5 applicatifs métiers (LIBFAC, OXIGEN, QUALIFICATIONOXIGEN, SLX, THEREFORE)
• 3 IHM (Back-Office, Mobilité, BO & MOB)
• 15 thématiques
• 45 mots clés

2. Paramétrage (Catégorie Paramétrage)

Ce répertoire contient les documents relatifs à l’utilisation de certaines fonctionnalités du logiciel OXYGEN et sont complémentaires des Guides utilisateurs qui datent de 2017. Ils recensent également des évolutions du logiciel

Il contient également 2 fichiers Excel définissant des structures d’importations

Le répertoire contient donc 4 fichiers pdf de 84 pages et 2 fichiers Excel représentant un intérêt moyen de 4,5

Tous les fichiers sont à retenir (ex : Pas à pas paramétrage astreinte_BO.pdf)"

3.Documents de formation (Catégorie Formation)

Ce répertoire est divisé entre la partie Back Office et la partie Mobilité du logiciel OXIGEN ayant servi de support à la formation du mois d’Août 2018

Il contient 3 types de documents :

• Guide de formation : support de la formation en présentiel sur 2 jours
• Cahier d’exercices : Exercices fait lors de la formation
• Gestes essentiels : mémo reprenant les principales fonctionnalités du logiciel

Le répertoire contient donc 8 fichiers pdf de 187 pages représentant un intérêt moyen de 3,9

Tous les fichiers sont à retenir (ex : Gestes Essentiels Back-Office V2.pdf)

4. Tutoriels (Catégorie Tutoriels)

Ce répertoire est divisé entre la partie Back Office et la partie Mobilité du logiciel OXIGEN et contient des vidéos servant de support à la formation.

• 2018 : 4 vidéos
• 2019 : 8 vidéos
• 2021 : 1 vidéo

Ces vidéos ont été faite avec l’application VYOND

Le répertoire contient donc 13 vidéos d’une durée moyenne de 3mn 24s et d’une durée totale de 42 mn représentant un intérêt moyen de 4

Tous les fichiers sont à retenir (ex : MOB - Déclarer sa pause déjeuner VF.mp4)

5. Modes opératoires vie pérenne (Catégorie Mode opératoire)

Ce répertoire sert à concentrer la documentation diverse qui n’a pu être classée dans les autres répertoires et présente donc une certaine disparité.

Il présente également l’écosystème logiciel gravitant autour du logiciel OXIGEN indispensable pour une bonne compréhension de certains processus internes.

Le répertoire contient 26 fichiers pdf représentant 284 pages et 3 images d’un intérêt moyen de 2

Seuls 12 fichiers sont à retenir ( ex : Processus acceptation devis.pdf)

6. Guides utilisateurs (Catégorie Guide)

Ce répertoire contient la documentation du logiciel OXIGEN réalisée par l’éditeur TWIMM

• Back OFFICE : 76 pages V1.2 du 28/11/2018
• Mobilité : 27 pages V1 du 18/07/17

Il contient également 2 fichiers ayant mois de 6 mois concernant le processus de facturation

Le répertoire contient 4 fichiers pdf représentant 120 pages d’un intérêt moyen de 5

Tous les fichiers sont à retenir ( ex : Guide utilisateur TWIMM BO V1.2.pdf)

7. Evolutions (Non référencé)

Ce répertoire contient les évolutions du logiciel OXIGEN depuis le 12/12/17 : elles sont présentes sous forme de fiche individuelle dans le répertoire « Bibliothèque des évolutions » mais également regroupées dans des fichiers correspondant à des publications bimestrielles.

Les évolutions représentent 137 pages d’un intérêt moyen de 5

Tous les fichiers sont à retenir (OXIGEN_687_Notion de niveaux d’urgence dans les devis.pdf)

5 Profils utilisateurs

• Profil Technicien
• Profil Assistante
• Profil Facturation
• Profil Manager
• Profil Référent

Documentation : Analyse

500 pages utiles

Intérêt : degré d’intérêt du document dans le cadre du projet

• 0 : non concerné (ou doublon)
• 1 : sans intérêt
• 2 : utile
• 3 : intéressant
• 4 : indispensable
• 5 : fondamental

102 évolutions à intégrer

Un fichier Excel recense les fiches des évolutions qui sont au nombre de 102 réparti comme suit.

• IHM
  • Back-Office 70
  • Mobilité 18
  • MOB+BO 10
  • Portail Client 4
• Catégorie / Module
  • Astreinte 4
  • BPU 1
  • Devis 15
  • Facturation 11
  • Feuilles de temps 23
  • GMAO 12
  • Interventions 14
  • Paramétrage 11
  • Planning 10
  • Rapport & Statistiques 1

Synthèse

La documentation disponible pour préparer un plan de formation se présente comme suit :

• 2 guides utilisateurs présentant de façon très succincte les fonctionnalités principales des 2 versions du logiciel OXIGEN datant de 2018
• Back Office (76 pages) : A peine 20% des interfaces et des fonctionnalités sont évoquées
• Mobilité (27 pages) : Environ 80% des interfaces et des fonctionnalités présentées
• 13 vidéos d’environ 3 mn présentant des cas concrets de quelques processus métiers
• 6 documents de formation orientés présentiels
• Guide de formation décrivant schématiquement les processus gérés par le logiciel
• Gestes essentiels décrivant les interfaces les plus utilisées
• Cahier d’exercices permettant de s’assurer de la bonne compréhension des apprenants

Pour analyser les impacts des modifications du logiciel depuis 2018 il est nécessaire d’intégrer la centaine d’évolutions.

Enfin certains documents annexes (paramétrages, Mode opératoire, …) pourront également être intégré pour la réalisation des documents de formation encore faut-il s’assurer qu’ils sont encore d’actualité

Architecture

• 10 Modules
• 55 rubriques
• 74 pages

112 menus de niveau 1 ou 2 actifs suivant la répartition suivante :

• Contrats et maintenance 27
• Cartographie 2
• Sous-traitance 3
• Facturation 4
• Travaux 11
• Formulaires 4
• Alertes 3
• Tiers 4
• Paramètres 47
• Rapports et statistiques 7

Logiciel Back Office

Comparaison avec le guide des utilisateurs

Pour analyser les évolutions du logiciel dans sa version Back Office nous avons comparé le Guide utilisateur TWIMM BO V1.2 du 28/11/18 avec la version OXIGEN

• à peine 20% des interfaces et des fonctionnalités sont évoquées
• près de 80% des interfaces ont été modifiées

Architecture

• 15 Modules

15 menus de niveau 1 actifs :

• Curatif
• Préventif
• Travaux
• Planning
• Feuille de temps
• Heures supplémentaires
• Pause déjeuner
• Nouvelle intervention
• Nouveau devis
• Sites
• Compteurs
• Utilisateur
• Astreintes
• Paramètres
• Déconnexion

Logiciel Mobilité

Comparaison avec le guide des utilisateurs

Pour analyser les évolutions du logiciel dans sa version Mobilité nous avons comparé le Guide utilisateur TWIMM MOBILITE V1 du 18/09/17 avec la version OXIGEN

• près de 80% des interfaces et des fonctionnalités sont évoquées
• à peine 20% des interfaces ont été modifiées

42 Profils à regrouper :

• REFERENT 123
• MANAGER 447
• ASSITANTE 233
• FACTURATION 50
• TECHNICIEN 1997

Dans la Page Paramètres/Comptes et droits/Profils on retrouve 42 profils utilisateurs différents.

• Profils sans utilisateurs : 9
• Profils entre 1 et 5 utilisateurs : 6 concernant 24 utilisateurs
• Profils entre 6 et 10 utilisateurs : 6 concernant 51 utilisateurs
• Profils entre 11 et 20 utilisateurs : 7 concernant 104 utilisateurs
• Profils entre 21 et 50 utilisateurs : 5 concernant 160 utilisateurs
• Profils entre 51 et 100 utilisateurs : 3 concernant 297 utilisateurs
• Profils entre 101 et 500 utilisateurs : 3 concernant 1099 utilisateurs
• Profil supérieur à 1000 utilisateur : 1 concernant 1115 utilisateurs

Donc 1 profil (mobilité) représente près de 40% des utilisateurs et 9 profils représentent près de 90% des utilisateurs (par conséquent 80% des profils ne représente à peine plus de 10% des utilisateurs)

On peut essayer de regrouper ces profils de droits suivant les profils d’utilisateurs ce qui pourrait donner :

• REFERENT 123
• MANAGER 447
• ASSITANTE 233
• FACTURATION 50
• TECHNICIEN 1997

Soit près de 2850 utilisateurs

Profils et droits

196 Droits à simplifier

Dans la page Paramètres/Comptes et droits/Droits on retrouve 196 droits différents correspondant majoritairement à l’accès à des fonctionnalités du logiciel OXIGEN entrainant par conséquent les 42 profils utilisateurs ont des interfaces logicielles différentes.

Par conséquent pour faciliter la génération de parcours de formation cohérent pour les 5 profils d’utilisateurs il serait souhaitable de vérifier s’il n’est pas possible de limiter les différents profils d’utilisateurs en vérifiant si les différences de droits ne sont pas minimes.

Propositions pour la mise en place

3

Priorité à la Mobilité

+ UTILE, + FACILE et + RAPIDE

• Un seul profil concerné
• 2 000 utilisateurs concernés
• 80% de documentation existante
• 20% d'évolution à intégrer
• Logiciel stabilisé

Contexte

Ensuite le Back Office

+ COMPLEXE et - DOCUMENTÉ

• Plusieurs profils concernés
• 800 utilisateurs concernés
• 20% de documentation existante
• 80% d'évolution à intégrer
• Logiciel en constante évolution

Solution complémentaire DAP ?

Une plateforme d'adoption numérique (Digital Adoption Platform) est une couche logicielle intégrée au-dessus d'une autre application logicielle ou d'un site Web pour guider les utilisateurs à travers les tâches et les fonctions.

Elle vise à aider les nouveaux utilisateurs à apprendre rapidement comment interagir avec un site Web ou une application ou à aider les utilisateurs qui reviennent à apprendre les fonctionnalités nouvellement ajoutées.

Cela améliore l'intégration des nouveaux utilisateurs et favorise l'adoption de nouvelles fonctionnalités qui pourraient autrement être ignorées.

Client : IDEX

• Chef de projet
• DUN
• Référents

Les référents composeront un groupe projet impliqué et ouvert à la diversité qui représente la richesse du Groupe IDEX

Un représentant de la DUN doit être présent afin de valider les orientations prises par le groupe projet et la communication qui sera mise en œuvre tout au long du déploiement de celui-ci.

Ce rôle sera tenu par :

• Éric MOLTER : Direction des Usages Numériques (DUN) de l’entreprise IDEX
  eric.molter@idex.fr /06 88 25 67 58

Groupe projet

Conception : CAP Numérique

Dans le cadre de ce contrat CAP NUMERIQUE n'a pas en charge la gestion du projet et fournira uniquement les documentations et modules E-Learning suivant les directives du chef de projet IDEX.

La société CAP NUMERIQUE sera représenté par :

• Gilles COLOVRAY : Gérant de l’entreprise CAP NUMÉRIQUE
  gilles.colovray@capnumerique.com / 06 65 02 31 32
• Michel DURANTÉ : Auditeur pour le compte de l’entreprise CAP NUMÉRIQUE
  audit@capnumerique.com / 06 80 46 72 12

Les réunions d'avancement se feront par Visio-Conférence entre le chef de projet IDEX et l'auditeur responsable du contrat chez CAP NUMERIQUE.

Fonctionnement du groupe de travail

La composition du groupe de travail, ses objectifs, sa durée prévisionnelle, son mode de fonctionnement, les responsabilités de chaque type d'intervenant, la formalité des différents types d'échanges...

Document d'orientation

Objectifs de la Direction

Les objectifs clairement explicites de la direction du groupe AVIPUR donnés au groupe Projet

Spécifications fonctionnelles générales et priorités

Les spécifications fonctionnelles générales du logiciel AVIPRO et les priorisations qui leur sont éventuellement données.

Version AVIPRO 2.0 sept 2020

La définition détaillée des processus à mettre en place dans la version 2.0 du logiciel AVIPRO qui sera installée courant Septembre 2020 dans toutes les filiales du Groupe AVIPUR et qui servira de support à la tournée de formation des utilisateurs en présentiel.

Phasage du projet et calendrier prévisionnel

Les différentes phases nécessaires et suffisantes pour mener à bien le projet et leur durée prévisionnelle.

Version AVIPRO 3.0 Janv 2021

La définition des processus et évolutions à mettre en place dans la version 3.0 du logiciel AVIPRO qui sera installée au plus tard le 1er Janvier 2021 dans toutes les filiales du groupe AVIPUR et dont l'utilisation sera imposée.

Fiabilisation et amélioration

Avant d'engager la moindre réalisation de documentation ou d'aide en ligne il est nécessaire dans un 1er temps de procéder à un plan de fiabilisation du logiciel AVIPRO version 1.3.3.0 qui préfigurera la V2.0.

Cette phase est en effet indispensable à l'uniformisation des processus dans les filiales et l'instauration d'une confiance des utilisateurs dans l'utilisation quotidienne du logiciel.

AVIPRO v1.3.3.0

Réorganisation par processus

A l'issue de ce travail les menus seront regroupés et réorganisés en sous menus utiles, les interfaces seront épurées des éléments jugées inutiles, les Bugs recensés seront résolus, les suggestions analysées et validées par le groupe de travail seront mises en place afin de préparer le V2.0 du logiciel.

Définition V2.0

définir les interfaces qui seront :

• conservés dans le cadre de la V2.0 du logiciel
• supprimés dans le cadre de la V.2.0 du logiciel mais conservés dans la version V3.0 du logiciel
• supprimés définitivement du logiciel AVIPRO
• développés dans le cadre de la V2.0 du logiciel

Définition V3.0

définir les interfaces qui seront :

• supprimés dans le cadre de la V.2.0 du logiciel mais conservés dans la version V3.0 du logiciel
• supprimés définitivement du logiciel AVIPRO
• développés dans le cadre de la V3.0 du logiciel

Fonctionnalités WINDEV

Aide en ligne

Bulle d'aide

Barre de message

Aide générale : après la réalisation du didacticiel

Fenêtre d'aide

Outils d'échange et de validation des processus

Un didacticiel à base de copie d'écran des différentes interfaces sera produit afin de servir de documentation « papier » du logiciel.

Il permettra de s'assurer que les fonctionnalités gérés par l'application OXIGEN sont bien appréhendées

Sa vocation n'a pas d'être le support du futur plan de formation car la dimension pédagogique de ce type de document est peu efficace

Didacticiel

Support des modules E-Learning

Il permettra de s'assurer que les processus gérés par l'application OXIGEN sont bien appréhendés avant la mise en forme des modules E-learning

Préparation solution DAP

Il sera le support de la future aide en ligne mis en place éventuellement dans la solution DAP.

Par qualification

• Référent
• Manager
• Assistante
• Facturation
• Technicien

Un parcours de formation se veut être un cursus est constitué de différentes modules et peut être prédéfini pour une catégorie d’utilisateur ou négocié avec l'utilisateur en fonction des spécificités de son travail et donc de ses besoins.

Le référent définit alors avec lui les modules qui composeront son parcours de formation.

Parcours de formation

Modules généraux*

Possibilité de réaliser des modules généraux communs aux différents profils ou aux différentes processus :

• Introduction à OXIGEN
• Introduction à la plateforme LMS 360 Learning
• ...

Modules experts*

Possibilité de réaliser des modules spécifiques pour des fonctionnalités avancées ou des évolutions logicielles.

Par processus

• Vente
• Achat
• Intervention
• Comptabilité
• Gestion

Les parcours de formation peuvent être distribués de différentes manières :

• par profil utilisateur
• par type de processus
• ...

* non compris dans la prestation

Type données

Cette plateforme contient une base de données d'enregistrements suffisamment fournies pour modéliser le fonctionnement d'une agence sur au moins 2 ans afin de bien mettre en évidence les KPI (indicateurs Clés) utiles pour le manager et la direction d'IDEX.

Plateforme de test*

Afin que les utilisateurs puissent s'exercer sans crainte de faire de mauvaises manipulations ou d’effacer des enregistrements sur leur base de données locales, la plateforme de test pourra servir à la réalisation d’exercices en conditions réelles sur des cas spécifiques et conçus pour leur portée pédagogique.

Type Accès

• Accès individuel
• Accès par agence
• x Accès par agence

Type de scénarios

Des scénarios pourront être proposés afin de guider les utilisateurs dans leurs manipulations ainsi que des exercices pouvant déboucher à la validation des acquis.

* non compris dans la prestation

Les avantages du coté de l’apprenant

• Apprenant acteur de sa formation e-learning
• Interactivité et attractivité du contenu e-learning
• Flexibilité et adaptabilité selon ses disponibilités
• Formation à son propre rythme indépendamment des autres apprenants
• Auto-évaluation en cours et en fin de cursus
• Suivi personnel de son avancement dans la formation e-learning
• bilan des résultats obtenus grâce au tracking
• Des formations de qualité ( modules, parcours, webinaire et présentiel)

  
  

Plateforme E-learning*

L'e-learning est une solution pédagogique qui offre davantage de flexibilité car il est adapté aux emplois du temps de chacun. ...

Une solution pédagogique rentable. L'e-learning contribue à l'amélioration de la rentabilité des organisations. ...

La plateforme LMS est fournie par le groupe IDEX

Les avantages du coté de l’entreprise

• Formation « de masse » (nombre d’apprenants illimité)
• Economie sur les coûts indirects liés aux formations en présentiel (déplacement, logement etc.)
• Individualisation et ajustement des parcours de formation suivant les compétences et les objectifs pédagogiques prédéfinis
• Reporting précis des formations et analyse des résultats automatisée grâce au tracking.
• Supports de formation pérennes et actualisables

* non compris dans la prestation

Type de Parcours

• Individuel/Générique
• Par processus/Par fonction
• Groupe/Filiale/Agence
• Module/Webimaire/Présentiel

Plateforme E-learning

L'e-learning est une solution pédagogique qui offre davantage de flexibilité car il est adapté aux emplois du temps de chacun. ...

La plateforme LMS est celle du client IDEX à savoir 360Learning et devra être accessible aux formateurs de la société CAP NUMERIQUE pour la production des contenu (2 comptes avec les droits afférents)

Le suivi des formations est effectué par les référents du groupe IDEX

Type de Modules

• PDF
• Vidéo
• Genially
• Quizz
• PPT
• ...

Type de Sessions*

• ouvertes sur 4 mois (sept-déc 2022)
• courtes pour densifier l'apprentissage
• choix par l'utilisateur/le manager

Type de Contrôles*

• Notes
• Examen
• Validation obligatoire avant de poursuivre la formation
• Travail personnel à rendre

Type de Suivi*

• suivi par gérant/formateur
• Tutorat individuel
• Type de statistiques
• Actions correctives

Le suivi des formations est effectué par les référents du groupe IDEX

Type d'Echanges*

• Forum par Filiale/Fonction/Parcours
• Mailing
• Sondage téléphonique
• Chat spécifique

* non compris dans la prestation

Implication du manager*

Plan de formations

Schéma type

• Présentiel présentation Plan de formation*
• Documentation didacticiel en ligne
• Parcours de formation E-learning
• Examen plateforme de test*
• Téléformation complémentaire si nécessaire*

* non compris dans la prestation

Stabilité vs Fonctionnalités

Il sera privilégié la stabilité du logiciel plutôt que les fonctionnalités expertes et la version sera unique et commune à toutes les filiales.

AVIPRO v2.0

Base de données existantes

Afin de faciliter la prise en main du logiciel dans les filiales, une étude technique sera menée avec les gérants pendant la phase d'élaboration des plans de formation, afin de récupérer dans AVIPRO 2.0 les bases de données pré existantes dans les autres applications utilisées en filiale.

Programme de déploiement

Remontées d'informations et collecte des données

Tournée filiale Septembre 2020

Cette journée sera animée en matinée par le Gérant en collaboration avec le formateur et sera avant tout une opération de communication permettant à l'ensemble du personnel de se projeter en 2021 et de mesurer les effets de la synergie intra-groupe seule garante de la pérennité des filiales.

Présentiel

Présence Siège et discours fédérateur

Dans l’idéal un représentant de la Direction du groupe devrait être présent afin d'apporter des garanties de l'implication de celle-ci auprès des filiales.

Le Gérant devra bien insister sur le caractère irréversible de l'utilisation du logiciel AVIPRO et sur les moyens qui ont été mis en œuvre par la direction du groupe pour que son adaptation soit une réussite.

Présentation Plan de formations

Le formateur présentera alors les moyens qui ont été mis à la disposition des apprenants afin que ceux-ci puissent suivre la formation à leur rythme suivant leurs disponibilités. Il présentera le plan de Formations négocié par l'agence et les différents parcours de formation présent sur la plateforme E-learning.

Présentation Parcours de formation

L'après-midi sera consacrée à la description des différents parcours de formation et il sera réalisé en commun un module complet afin de pouvoir mieux appréhender son déroulé

Présentation des outils mis en place

• Présentation des différentes technologies utilisées pour varier les formations,
• Explication de comment effectuer les exercices sur la plateforme de test,
• Apprendre à utiliser les techniques d'échanges avec la communauté et les formateurs
• Montrer le suivi et l'évaluation personnelle de la formation

Introduction et présentation d’Oxigen

Introduction et présentation d’Oxigen

• Parcours technicien avec Oxigen
• LES PRINCIPES DE PLANIFICATION
• LES GESTES MÉTIER EN MOBILITÉ

Plan de formation OXIGEN Mobilité

En s’inspirant du guide de formation initial, des Gestes essentiels et des Bonnes Pratiques de 2017 on peut imaginer les leçons suivantes qu’on complètera avec le guide utilisateur :

Première connexion et prise en main

Première connexion et prise en main

• Connexion à l’application Oxigen
• Présentation du menu Oxigen
• Je consulte mon planning
• Je vide le « cache » de mon téléphone
• J’ajoute l’icône Oxigen sur l’écran d’accueil
• Je cherche sur la foire aux questions

Réalisation d’une intervention

Réalisation d’une intervention

• J’étudie l’intervention puis je l’accepte
• Je dispose des informations du site
• Je démarre l’intervention sur Oxigen
• Je réalise le bilan de mon intervention
• Je renseigne des informations complémentaires
• Je visualise et clôture l’intervention
• Je valide ma pause-déjeuner
• JE DÉCLARE MA PAUSE-DÉJEUNER
• Je complète et soumets ma feuille de temps

Création d’une intervention

Création d’une intervention

• Bon d’intervention en mobilité
• Comptabilisation des heures
• J’ajoute une pause-déjeuner à mon planning

Demande de devis

Demande de devis

• Fiche site
• Nouveau devis

BI non planifiés

BI non planifiés

• JE CRÉE UN BI CURATIF EN COURS D’INTERVENTION
• JE CONSULTE MES INTERVENTIONS NON PLANIFIÉES

Feuille de temps

Feuille de temps

• Quotidienne
• Heures supplémentaires
• Pause déjeuner
• Absences / Congés
• Utilisateur

Astreintes

Astreintes

• Je consulte les équipes d’astreinte
• Je rejette une astreinte
• JE PEUX REFUSER UNE ASTREINTE

Introduction et présentation d’Oxigen

Introduction et présentation d’Oxigen

• Introduction
• Ecosystème
• Vocabulaire

Plan de formation OXIGEN Back Office

En s’inspirant du guide de formation initial, des Gestes essentiels de 2018 on peut imaginer les leçons suivantes :

Première connexion et prise en main

Connexion à Oxigen et prise en main (clients, sites)

• Principes de navigation
• Visualiser un client
• Visualiser un site
• Visualiser / Créer un bâtiment, un équipement

Gestion des interventions

Gestion des interventions

• Processus général :
  • Gestion des opérations
  • Planification contractuelles (gammes)
  • Fonctionnement du moteur de planification
• Planification opérationnelle : Gestion des interventions
  • Renseigner les données opérationnelles
  • Générer les BI préventifs manuellement
  • Visualiser les bons d’intervention
  • Visualiser le Dashboard
  • Créer une demande d’intervention
  • Visualiser le planning opérationnel
  • Génération des bons d’intervention
  • Suivi des BI
  • Fixer des BI
• Saisie d’un appel
• Planning des techniciens : Dashboard/Superviseur

Rapports et statistiques

Rapports et statistiques

• Générer un rapport
• Réaliser des extractions Excel

Devis/ Commandes

Devis/ Commandes

• Demandes et création d’un devis
• Gestion des BPU / BTM
• Transformation d’un devis en cde
• Retenue de garantie

Facturation

Facturation

• Cde : classique, globale, par ligne
• Bon d’intervention
• Saisir un Avoir
• Editer un Duplicata
• Facturer un tiers-payeur

Feuille de temps

Feuilles de temps

• Comptabilisation du temps de travail
• Modèle de feuille de temps attendu
• Modification d’une feuille de temps
• Absences et congés
• Feuilles de temps si GMAO client

Astreintes

Gestion des astreintes

Retours Manager/Référent*

C'est avant tout localement qu'un bilan mensuel de suivi du plan de formation sera établi par le référent en collaboration avec le manager afin de pouvoir établir d'éventuelles mesures correctives

Actions correctives*

Retours apprenants*

En continu grâce aux retours des apprenants via les forums de la plateforme E-learning des corrections pourront être apportés aux contenus de formations voire au logiciel

Réunion groupe projet*

En fonction du suivi régulier du plan de formations national et des indicateurs enregistrés par la plateforme E-learning, le groupe projet devra éventuellement mener des actions correctives afin de gagner en efficacité et respecter les échéances qui ont été fixée dans le document d'orientation.

Actions correctives *

• Modules complémentaires
• Webinaire
• Téléformation
• Présentiel

• Modules complémentaires : Suivant les besoins identifiés dans plusieurs filiales il pourra être conçu des modules complémentaires de formation pouvant être ainsi intégré dans les différents parcours.
• Webinaire : Il est également possible d'organiser des réunions interactives mensuelles ou à la demande en fonction de besoins identifiés par une catégorie spécifique de personnel. Ces classes virtuelles sont l’occasion pour les participants de poser leurs questions sur des notions mal comprises ou imprécises.
• Téléformation : Si certains apprenants éprouvent des difficultés particulières et semblent motivées par l’acquisition de compétences, il pourra être mis en place des sessions personnelle de formation à distance dont la durée ne devrait pas excéder 1h à 1h30.
• Présentiel : Enfin si le gérant l'estime nécessaire le formateur pourra se déplacer en agence pour effectuer des formations en présentiel qu'elles soient collectives ou individuelle.

* non compris dans la prestation

Planning et bilan financier

4

Planning

Documentation

2 500 €

Parcours MOBILITÉ

14 100 €

Coût global

SOLUTION MOBILITÉ

Didacticiel basé uniquement sur les procédures mise en oeuvre dans la filiale AVIPUR 07

Ce présentiel est uniquement destiné à la formation des utilisateurs aux procédures mises en oeuvre dans la filiale AVIPUR 07

Attention aux actions correctives éventuelles à prévoir

Pas de support particulier à la formation

Documentation

Solution DAP *

Coût global

SOLUTION BACK OFFICE

Parcours Back-Office

* non compris dans la prestation

Merci pour votre attention!