4. Zoom catégories de documents

L'onglet documents

4 - L'onglet documents : zoom sur les catégories

Regardons dans le détail les catégories de documents et leurs impacts sur les actions et donc GETAPIL !

• Catégorie "Non catégorisée"

Cette catégorie stocke des documents qui doivent être déplacés pour être rangés correctement dans l’arborescence.

Peuvent rester dans cette catégorie uniquement les documents qui ne trouveraient pas de catégorie correspondante (les mails peuvent être rangés dans la catégorie "Correspondances").

La validation d’un document dans cette catégorie génère automatiquement la création d’une action « auto ».

Bonne pratique : vous devez d’abord ouvrir le document pour identifier sa catégorie puis le déplacer et au besoin le valider.

• Catégories "CREX et RAV", "Notes d’expertise" et "Rapport"

Elles ne sont pas accessibles pour déposer des documents. Ces catégories sont alimentées par les documents crées dans PolyPad et par les documents créés par les actions dans PGD.

Les documents créés par PolyPad ont toujours le statut « Accepté », il n’est donc pas possible d’agir sur eux.

• Catégorie "LA/PV/Protocole"

- Sous catégories Lettre d’acceptation dommages + Lettre d’acceptation indemnités + PV + Protocole :

La validation d’un document dans cette catégorie déclenche automatiquement la création d’une action « 10 Réception élts nécessaires au dossier », encore faut-il que le dossier (en cours) soit sur l’état d’attente « attente-pièces-pour-rapport ». En effet, si vous validez un document dans cette catégorie qui est sur une étape de workflow antérieure à celle citée ci-dessus alors un message d’avertissement vous interdira votre saisie. Rapprochez-vous de votre Responsable au besoin pour modifier le workflow.

- Sous catégorie Document soumis pour validation :

La validation d’un document dans cette catégorie génère automatiquement la création d’une action « auto ».

Dans cette sous-catégorie, viennent se déposer les documents LA / PV / Protocole envoyés en différé à l'assuré depuis Polypad.

Important : si vous intégrer une lettre d'accord ou un PV sur un dossier clos, vous aurez un message d'erreur en passant par l'onglet document. Dans ce cas, vous devez utiliser la zone récup doc, puis cliquer sur le bouton "ajout actions/documents" et sélectionner l'action "10 Reception élts nécessaires au dossier" et renseigner son sous-menu. Le document se classera correctement dans l'onglet documents.

• Catégorie "Chiffrage"

La validation d’un document dans cette catégorie déclenche automatiquement la création d’une action « 08 Chiffrage », encore faut-il que l’action soit autorisée sur l’état d’attente du workflow sur lequel est placé le dossier. En effet, si vous validez un document dans cette catégorie qui est sur une étape de workflow antérieure à celle citée ci-dessus alors un message d’avertissement vous interdira votre saisie. Rapprochez-vous de votre Responsable au besoin pour modifier le workflow.

• Catégories : "Ordre de mission mandant et CP", "Etats de pertes et justificatifs", "Documents juridiques" et "Justif de copropriété et créancier"

La validation d’un document dans cette catégorie déclenche la création automatique d’une action « 07 Réception de justificatifs ou information ». Après avoir validé le document, penser à pointer immédiatement la tâche associée à cette action.

• Catégories : "Correspondances" et "Entreprises partenaires"

La validation d’un document soumis dans cette catégorie déclenche automatiquement la création d’une action « auto ».

ZOOM GETAPIL

Dans l'activité "Gérer les documents d'expertise" - Acte : "Traiter les documents reçus", 2 types de tâches sont affichées :

- "Accepter ou Refuser le document soumis au dossier" pas d'action à pointer vous devez agir directement dans l'onglet document.

- "Traiter les documents reçus" provenant de l'action 07 à pointer ou à traiter par l'expert dans Polypad.