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Transcript

L'agenda dans PGD

3. Les fonctionnalités

Cliquer sur chacun des boutons

3 - L'agenda : les fonctionnalités


Par un clic droit sur une case vide de l’agenda, il est possible d’avoir accès à différentes fonctionnalités.

Pour alimenter l'agenda :

  • Ajouter un nouvel élément - à disposition

- Divers

- Absence

- Chômage partiel

- Permanence

- Privé

- Leroy Merlin (cette valeur ne doit plus être utilisée)


  • Ajouter une absence longue - Exemples : congés, formation, arrêt maladie…
  • Ajouter gérer des évènements cycliques - permet de créer des plages horaires dédiées à des évènements récurrents

Exemples :

* Permanence tous les lundis après-midi sur une période

* Absence tous les mardi après-midi sur une période

* Divers tous les vendredis matin sur un période


  • Ajouter gérer des permanences visio - permet de créer une plage horaire sur laquelle seront placés des RDV de visio et uniquement des RDV.
  • Ajouter gérer des permanences EFM : permet de créer une plage horaire sur laquelle seront placés des RDV expertise force majeure (sans déplacement de l’expert).
  • Ajouter gérer des permanences créneau dédié : permet de créer une plage horaire sur laquelle ne pourront être placés que des RDV pour des opérations spéciales définies par la Direction Opérationnelle.


Important à savoir concernant les permanences : il n’est pas possible de placer sur une même journée, une permanence visio, une permanence EFM et une permanence créneau dédié. Chaque permanence doit être dédiée à une journée.


Autres fonctionnalités mises à disposition dont certaines sont devenues obsolètes (grisées) avec l'arrivée de PolyPad

- Imprimer (journée ou semaine de l'expert)

- Exporter 3 mois à partir de cette date (dans un fichier texte ou un calendrier Outlook)

- Rechercher un dossier

- Affecter des montants d'ouverture.



Par un clic droit sur un évènement déjà créé dans l’agenda, il est possible d’avoir accès à différentes fonctionnalités.:


  • Sur un RDV confirmé (unilatéral, contradictoire, judiciaire, visio) vous pouvez :

- Modifier le commentaire de ce RDV

- Regarder le trajet de ce RDV vers le suivant (ouverture du site internet Google Mapp)

- Charger le dossier

Attention : Il n’est pas possible de modifier le jour et l’heure d’un RDV. Vous devez l’annuler puis le recréer.


  • Sur un RDV non confirmé vous pouvez :

- Modifier ce RDV

- Supprimer ce RDV

- Ajouter une action de RDV

- Trajet (ouverture automatique du site internet Google Mapp)

- Charger le dossier

  • Sur une permanence vous pouvez :

- Modifier cette permanence hebdomadaire

- Modifier cette occurrence spécifique

- Supprimer toutes les occurrences

- Supprimer cette occurrence spécifique

3 - L'agenda : les fonctionnalités (suite)


Les règles à connaitre pour valider un RDV

- Il est possible de placer des RDV sur des évènements "Divers" ou "Permanence" ou "Permanence cyclique"

- Il ne sera pas possible de placer des RDV ou tout autre évènement sur les créneaux « Absence », « Privé » ou « Permanence chômage partiel ».

- Sur la « Permanence Visio », il ne sera autorisé de ne placer que des RDV de visio. Le RDV ne pourra pas déborder ni avant, ni après le créneau horaire défini.

- Sur la « Permanence EFM », tous types de RDV en expertise sur place seront autorisés.

- Sur la « Permanence créneau dédié », ne seront autorisés que les RDV faisant l’objet de critères stricts définis par la Direction Opérationnelle.


A noter :

- Pour créer un évènement, il faut être placé sur des plages horaires vides.

- L'agenda affiche des cases grisées avant 8h et après 19h, les week-end et les jours fériés. Elles ne possèdent pas de règle métiers spécifiques, c'est une aide visuelle pour éviter de fixer des RDV sur des créneaux inappropriés.


Attention :

- Il n’est pas possible de placer sur une même journée, une permanence visio, une permanence EFM et une permanence créneau dédié.

Il vous faut donc choisir la journée à laquelle vous allez associer une de ces 3 permanences.

- Il n’est pas toujours possible de modifier le jour et l’heure d’un RDV. souvent liés à des contraintes de trajet entre 2 RDV. Dans ce cas, vous devez annuler le RDV et le recréer.



Affichage dans l’agenda

  • Le RDV et son info-bulle

Pour vous permettre d’effectuer des contrôles visuels rapides, en passant votre souris sur un RDV, les informations suivantes s’affichent :

- Origine du RDV (OTGS -> PGD - visualisable par un pictogramme avec la lettre "G") ou (PGD -> PGD)

- Code postal et ville du RDV

- Horaire début et fin du RDV

- N° de dossier

- Type sinistre

- Média (provenance de la mission)

- Raison sociale de l'assuré

- Compagnie

- RDV pris : Nom et Prénom de l'utilisateur qui a validé le RDV

- Type de RDV confirmé


  • vous pouvez identifier rapidement les entrées d’agenda qui se superposent par le tracé rouge autour des étiquettes. Si vous cliquez dans une étiquette bordée de rouge, les informations des deux événements s’affichent distinctement.