Accompagnement de projets

Les 5 étapes de la méthode idéeS

Plan d'action proposé par France Médiation

Initier

Diagnostiquer

Elaborer

Exécuter

Suivre

1

2

3

4

5

DIAGNOSTIQUER

Préciser et anticiper la mise en oeuvre.

Le but = clarifier les contours du projet, étudier et proposer plusieurs scénarios possibles afin de retenir le meilleur.

Les questions à se poser seront :

• « Est-ce que le projet répond à des enjeux clairement identifiés ? » Préciser les enjeux pour les bénéficiaires et les partenaires
• « Est-ce que la solution envisagée satisfait le mieux ces enjeux ? » Le but est de lister toutes les pistes de solutions possibles
• « Est-ce que ce projet est opportun auprès des publics concernés ? » Il faut se positionner vis à vis des « concurrents »
• « Si d’autres projets similaires existent déjà, le jeu en vaut-il la chandelle ? » A cette question, il est bon de définir la valeur ajoutée
• « Est-ce que les risques en termes de coûts et de délais sont mesurés ? » La documentation sur les projets similaires seront nécessaires
• « Est-ce que l’équipe réunit toutes les compétences pour réussir ? » Faire une liste des compétences de chacun
• « Est-ce que chacun a la motivation et la disponibilité de s’engager jusqu’au bout ? » l’effectuer sur une échelle de 1 à 4.

Le bilan de ces réponses peut amener à la réflexion du bilan de projet et une dernière question se pose : « Au lendemain du projet, qu’est-ce qui vous permettra de dire que nous avons pleinement réussi ? ».

Sans la participation de chacun le projet ne peut aboutir ; tout le monde va y amener sa contribution et aboutir à sa réalisation. La place du médiateur est de gérer le temps et les priorités des personnes impliquées. Avoir une grande équipe demande beaucoup de temps et d’énergie pour arriver à se coordonner, il vaut donc mieux s’entourer d’une plus petite équipe, avec des acteurs essentiels au développement du projet.

Comme on l’a dit plus haut, imposer un cadre est essentiel dans la prise de décision au sein du groupe et de la répartition des rôles de chacun. Pour cela, il faut désigner un chef de projet qui va s’investir et fédérer plus que les autres ; se répartir les tâches en fonction de leurs aptitudes ; faciliter le processus et la communication au sein de l’équipe, correspond au rôle du médiateur.

EXECUTER

Dans cette partie, le médiateur va préciser et valider les engagements de chacun, et répartir les rôles pour exécuter le projet. Un planning détaillé va être mis en place pour que chaque membre de l’équipe puisse s’organiser avec leurs autres tâches d’activités. Cela permet l’implication de tout le monde et de respecter les échéances fixées tout en prenant en compte leur disponibilité.

Le planning et le budget doivent être mis à jour en réajustant et mesurant l’avancement du projet, ce qui est le rôle du chef de projet. Par la proximité avec les différents membres de l’équipe, le médiateur facilite la remontée d’informations. C’est un travail qui demande de la précision et du temps au début mais il permettra d’en gagner par la suite et détecter immédiatement les fautes budgétaires, les baisses de régimes, les retards…

Enfin, la communication est à prendre soin (en interne ou en externe) lors des différentes réunions et rencontres qui vont s’établir tout au long de cet accompagnement. Celles-ci permettent de faire avancer le projet, et d’échanger avec les différents acteurs, elles se terminent par un compte rendu, laissant une trace écrite sur les décisions prises.

SUIVRE

Quand le projet a abouti, le médiateur va pouvoir archiver et conserver les informations essentielles si jamais un projet similaire viendrait à surgir.

Pour une bonne entente entre l’ensemble des acteurs, il est nécessaire de les remercier pour leur investissement lors d’un moment convivial autour d’un pot ou d’un repas. Cela pourra les solliciter pour participer à d’autres projets.

Initier

Réussite = définition de son objectif + réussite de son casting

Surmonter 5 obstacles :

Egos mal placés

Crainte de l'inconnu

Habitudes dominatrices

Excès de confiance

Crainte de l'échec

6 règles pour bien commencer :

Donner ses idées

Ecouter et respecter les idées des autres

Participer aux décisions et aux réunions

Accepter une part du travail à faire

Respecter les décisions et engagements pris

Tenir les délais

ELABORER

Après cette étape de diagnostic, il faut préciser :

• Les spécifications techniques du projet,
• Le coût de sa mise en œuvre,
• Les délais annexes

Pour cela, le médiateur doit donc apporter une qualité dans l’élaboration en se servant de 3 outils indispensables :

Un cahier des charges :

Précis et détaillé, il détermine chaque action à amorcer pour arriver à l’objectif retenu. Le médiateur, lui, accompagne l’équipe projet et aide à la réalisation d’une liste de « Travail A Faire » en posant ce qui est souhaitable et les contraintes qu’il peut y avoir. Cette liste s’anticipe et se réactualise tout au long du projet, pour éviter les.

Une planification du temps :

Quand les tâches sont identifiées, un tableau peut être entreprit en y mettant la date de démarrage, le temps qu’il faut y consacrer et leur date d’achèvement (cf. Planning dit de Gantt, Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?). Cela permet une lecture plus facile de ce qui est fait et de ce qu’il reste à faire.

La maîtrise du budget :

Après avoir listé toutes les tâches, un chiffrage en termes de coût peut-être effectuer. Si le projet fait appel à des subventions ou des sponsors, notifié leur financement et à quelle hauteur il s’élève.