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LA GESTION
DES STOCKS

OBJECTIFS : être capable d'identifier les différents types de codification et
de définir les modalités de gestion des stocks.

À la fin de cette séquence, vous devrez être capable :
- De préparer un inventaire,
- De faire un inventaire,
- De proposer un contre inventaire,
- De connaître les principales causes d'écart d'inventaire.

- De préparer un inventaire,
- De faire un inventaire,
- De proposer un contre inventaire,
- De connaître les principales causes d'écart d'inventaire.

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INVENTAIRE DES STOCKS

Les 3 types d’inventaires

L'inventaire
tournant.

Répartir le travail de comptage sur toute l'année en "découplant" les articles à inventorier en tranche de temps.

À chaque sortie
du produit.

C'est inventorier lorsque le stock est au plus bas ou en rupture.

L'inventaire fin
d'exercice comptable.

C'est compter tout le stock en une seule fois à date fixe.

Quels sont les produits à inventorier ?

au moins une fois par an, mais les produits qui sont beaucoup demandés peuvent être inventoriés plusieurs fois
par an.

TOUS

Les cinq phases détaillées de l’inventaire :

Que ce soit un inventaire annuel ou un inventaire tournant, la méthode est la même :

1- Préparer l’inventaire :

Noter sur une fiche d'inventaire les produits à compter
le jour "J".

Renseigner sur la fiche les informations qui aident à la recherche des références.

Faire l'inventaire après que toutes les sorties physique et informatique des produits aient été effectuées.

Il faut connaître les heures de fin de préparation de commande et
les heures de mise à jour sur fiche ou en informatique des stocks.

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Les cinq phases détaillées de l’inventaire :

C'est mesurer et compter les quantités de produits en stock à
un moment donné.

2 - Faire l'inventaire
physique :

Mesurer : la mesure correspond au conditionnement unitaire
(C.U) ou unité de conditionnement (U.C).

Quantité : C'est le nombre
de C.U comptés.

C. U : C'est l'unité de préparation magasin et non pas l'unité de

préparation fournisseur.

L'unité de conditionnement CF page à part

Exemple de C. U :

Un carton de 10 unités

(C.U = 10)

Un lot de 12 litres

(C.U = 12)

10

Compter les produits en stock

Le comptage doit se faire comme nous le verrons lors du contrôle de la préparation de commande.

Les cinq phases détaillées de l’inventaire :

3- Comparer l'inventaire physique et les stocks théoriques :

Le responsable des stocks rapproche les stocks physiques et théoriques.

S'il n'y a pas d'écart :

S'il y a des écarts :

L'inventaire est terminé.

Il demande un contre inventaire afin de vérifier le comptage.

Les cinq phases détaillées de l’inventaire :

4- Faire un contre inventaire

Il est préférable que ce soit un autre inventoriste qui recompte.

Si la quantité recomptée est différente du premier

comptage, il faudra faire
un 2ème contre inventaire c’est
à-dire recompter le stock physique.

Les cinq phases détaillées de l’inventaire :

5- Faire la régularisation

À la fin des contrôles, de l’inventaire et du contre inventaire, on régule
le stock.
Cela signifie qu’à la fin de cette étape, le stock théorique doit être égal au
stock physique inventorié.

En orange, le stock physique retenu

Pour le produit A dès l’inventaire pour 192


Pourquoi ?

Pour le produit A : puisque l’inventaire correspond au stock

théorique, il n’y a pas besoin de faire de contre inventaire, ni de

régularisation.

Pour le produit B, dès le 1er contre inventaire


Pourquoi ?

Pour le produit B : le nouveau comptage est le même que

le premier comptage, cela signifie que le stock physique est

différent du stock théorique. Il faudra faire une régularisation.

Pour le produit D, dès le 1er contre inventaire


Pourquoi ?

Pour le produit D : la quantité du nouveau comptage est la même que le stock théorique (il y a eu certainement une erreur au premier comptage), nous prendrons la valeur du comptage

identique au stock théorique. Il n’y a pas de régularisation à faire dans ce cas là.

Pour le produit C au 2ème contre inventaire.


Pourquoi ?

Pour le produit C : la quantité du nouveau comptage est différente du stock théorique et du stock physique, il faut faire un 2ème contre inventaire.

Au 2ème contre inventaire, nous trouvons la valeur du 1er contre inventaire, c’est celle-ci que nous gardons. Il faudra faire une régularisation.

Quelles sont les principales causes d'écart d'inventaire ?

Pour les très gros écarts.

Stock théorique

- Oubli de faire une entrée,

- Oubli d'une journée de préparation,
- Inversion en entrée de deux références,
- Erreur importante de saisie
(100 au lieu de 1),
- Rebuts non comptabilisés.

Stock réél

- Une palette complète non trouvée à l 'emplacement,

- Oubli de décompter une palette mise au rebut,
- Inversion de palette en expédition non vue lors du contrôle.
- Mauvaise quantité préparée soit en + soit en – et non signalée au contrôle,
- Litige non signalé : casse, perte …

Quelles sont les principales causes d'écart d'inventaire ?

Pour les Petits écarts.

Stock réél

- Inversion de colis lors de la préparation de commande.

- Erreur de comptage.

Stock théorique

- Erreur de saisie

- Erreur de U. C.

Exemple en fichier U.C. de 12 et physique U.C. de 10

Soit 30 cartons reçus de 12 U.C. chacun:

30*12 U.C. = 360 U. C. stock théorique


En réalité au lieu de 30 cartons reçus de 12 U. C. soit 360 U. C.

nous avons reçu 30 cartons de 10 U.C. chacun soit :

30*10 U.C. = 300 U. C. stock théorique


Manque donc 60 U.C. quand on fait l'inventaire.

Conclusion

Un inventaire est une opération lourde à gérer, qui demande du temps, de la rigueur et du sérieux. En effet, plus les inventoristes seront impliqués et conscients de leur fonction, plus le travail sera vite réalisé et surtout bien réalisé.

Généralement une tenue des stocks cohérente et rigoureuse,
tout au long de l’année facilite
grandement l’inventaire.

Il est primordial d’éviter le plus possible les contre-inventaires qui font perdre du temps et fatiguent inutilement les personnels.

Pour y parvenir, cela sous entend que, durant le reste de l’année, le travail soit fait de façon rigoureuse et que tout changement ou anomalie soit répertorié et signalé aux personnes concernées.

ce qu'il faut retenir

  • L'inventaire fin d'exercice comptable
  • L'inventaire tournant
  • À chaque sortie du produit.

3 Types d'inventaires

Préparer l'inventaire

  • Compter tous les stocks le jour J
  • Renseigner sur la fiche les informations qui aident à la recherche des références
  • L'inventaire se fait après les sorties physiques.

  • Mesurer : la mesure correspond au conditionnement unitaire (C.U) ou unité de conditionnement (U.C).

  • Quantité : C'est le nombre de C.U comptés.

  • C. U : C'est l'unité de préparation magasin et non pas l'unité de préparation fournisseur.

Faire l'inventaire physique

Le responsable des stocks rapproche les stocks physiques et théoriques.

  • S'il n'y a pas d'écart : l'inventaire est terminé.
  • S'il y a des écarts : il demande un contre inventaire afin de vérifier le comptage.

Comparer l'inventaire physique

Et les stocks théoriques :

Il est préférable que ce soit un autre inventoriste qui recompte.

Si la quantité recomptée est différente du premier
comptage, il faudra faire un 2ème contre inventaire en recomptant le stock physique.

Faire un contre inventaire

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Les causes d'écart

Pour les gros écarts :
  • Oubli ou erreurs, inversion de référence ou de palette

  • Pour les petits écarts : erreur de saisie, de UC, inversion de colis, de comptage.

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ce qu'il faut retenir

  • L'inventaire fin d'exercice comptable
  • L'inventaire tournant
  • À chaque sortie du produit.

3 Types d'inventaires

Préparer l'inventaire

  • Compter tous les stocks le jour J
  • Renseigner sur la fiche les informations qui aident à la recherche des références
  • L'inventaire se fait après les sorties physiques.

  • Mesurer : la mesure correspond au conditionnement unitaire (C.U) ou unité de conditionnement (U.C).

  • Quantité : C'est le nombre de C.U comptés.

  • C. U : C'est l'unité de préparation magasin et non pas l'unité de préparation fournisseur.

Faire l'inventaire physique

Le responsable des stocks rapproche les stocks physiques et théoriques.

  • S'il n'y a pas d'écart : l'inventaire est terminé.
  • S'il y a des écarts : il demande un contre inventaire afin de vérifier le comptage.

Comparer l'inventaire physique

Et les stocks théoriques :

Il est préférable que ce soit un autre inventoriste qui recompte.

Si la quantité recomptée est différente du premier
comptage, il faudra faire un 2ème contre inventaire en recomptant le stock physique.

Faire un contre inventaire

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Les causes d'écart

Pour les gros écarts :
  • Oubli ou erreurs, inversion de référence ou de palette

  • Pour les petits écarts : erreur de saisie, de UC, inversion de colis, de comptage.

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