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Formation-2022

Informatiser

sa bibliothèque

PROGRAMME de la journée

Informatiser, qu'est-ce que cela signifie ?

Comment se préparer ?

Quel logiciel choisir ?

Comment procéder, une fois l'outil choisi ?

Avec quels soutiens ?

évaluation de la formation

Côtes d'Armor

Saint-Brieuc Armor Agglomération
32 communes
151 000 habitants

Médiathèques de la Baie
30 bibliothèques
7 bibliothèques 100% bénévoles
10 bibliothèques avec bénévoles


EXPéRIENCE

Informatiser,

qu'est-ce que cela signifie ?

1

VOS MOTS

Larousse

Doter un service, un organisme de moyens informatiques, en assurer la gestion par des moyens informatiques.


Assurer un service, résoudre un problème par l'informatique : informatiser la paye d'une société.

définition

Logiciel informatique conçu pour gérer :
- l’information : saisie, stockage, actualisation,
- les tâches spécifiques aux bibliothèques : inventaire des documents, gestion des usagers et de leurs prêts, recherches documentaires...

Outil central

Logiciel de gestion de bibliothèques

Vous entendrez aussi parler de "SIGB". Que ce sigle signifie-t-il?

PROLONGEMENTs

Catalogue public en ligne

Portail documentaire

Catalogue de la bibliothèque qui permet d’obtenir des informations sur la présence et la disponibilité des documents

Site web offrant un point d’accès unique à de multiples services et contenus documentaires:

- Accès au catalogue, aux ressources numériques...

- Informations pratiques : présentation de la bibliothèque, horaires, services, agenda, coups de coeur...

- Accès à des services personnalisés via le compte en ligne de l'usager : prolongations de prêts, réservations de documents, abonnement à des sélections de documents...


En avez-vous déjà utilisé à titre personnel? Le(s)quels(s)?

3 contextes pour informatiser une bibliothèque

1ère

informatisation

réinformatisation pour mise en réseau

réinformatisation

Logiciel obsolète, inadapté

Pourquoi informatiser

votre bibliothèque ?

Développer le service

Améliorer


le service

aux

PUBLICS

professionnaliser


l'activité

améliorer


la gestion

interne

de la bib.

Créer


une inter-

dépendance

Augmenter la fréquentation

Fédérer et gagner en visibilité

Diversifier les activités et les coopérations

enjeuX &

résultats attendus

témoignage

de la bibliotheque de PLAINE-HAUTE

Comment se préparer ?

2

Définir précisément son projet d'informatisation

  • Quels objectifs prioritaires?
  • Quels acteurs impliquer?
  • Quelle méthode adopter?
  • Quel calendrier (étapes, échéances) ?
  • Quels moyens mobiliser?
  • Quels critères pour évaluer le succès du projet?


Désigner 1 chef de projet

Validation formelle par l'association et/ou par le conseil municipal ou communautaire

Cadrer / conduire le projet

Besoin de compétences côté Bibliothèque et côté Informatique

La recette... de l'informatisation !

Quels ingrédients
y mettre ?

Accompagner ensemble le changement

  • Se former à l’informatique (si besoin)
  • Réviser en équipe et pas à pas le fonctionnement interne et public
  • Définir des rôles... complémentaires
  • Capitaliser sur le temps et un suivi régulier

Favoriser les échanges entre pairs

  • Rencontres avec des bibliothèques informatisées de même dimension et/ou dotées du même logiciel de gestion
  • "Stages" dans d'autres bibliothèques

conditions humaines

Avez-vous d'autres idées?

Matériels informatiques


  • 1 espace et 1 mobilier dédiés
  • 1 PC récent, performant avec bureautique, antivirus + connectique
  • 1 onduleur
  • 1 douchette ou 1 platine
  • 1 imprimante (multifonctions)

pré-requis matériels

Accès


  • Connexion web qualitative
  • Connexion réseau local (facultatif)
  • Sauvegarde des données ?

Fournitures


  • Codes-barres/puces Documents
  • Code-barres lecteurs ou cartes lecteurs

Veiller à respecter au mieux les règles en matière de :

  • Gestion des données personnelles
  • Accessibilité Handicaps
  • Normes liées au catalogue des bibliothèques
      • Unimarc
      • ISO 2709 (format d'échange de notices bibliographiques)
      • Z39.50 (protocole de communication entre bases de données)
      • Recommandation 995 version 3 (échange de données d'exemplaires)
  • Commande publique

Encadrement du fonctionnement de la bibliothèque par un règlement intérieur qui doit être validé par la tutelle

points de vigilance réglementaires

Côté MATERIELS (TTC)

Matériels : 1 200€ à 1 900€ (sans les mobiliers)
Accès Internet : au moins 600€ / an
Fournitures : 500€ à 1 500€ (pour 5000 documents, 200 lecteurs)


= 2 300 à 4000€
(coûts hors de l'outil)

coûts préparatoires

Côté HUMAIN


Temps moyen nécessaire :
4 min. passées par document




= 9,5 semaines ETP
pour informatiser
5000 documents

Ordinateur : 750€

Douchette à code-barres : 150€

Imprimante multifonctions (sans les consommables) : 300€

Onduleur : 80€

Base de 50€/mois


Codes-barres : 60€ les 1000

Cartes lecteurs : 100€ les 100

Où en êtes-vous de cette préparation

dans votre bibliothèque?

Quel logiciel choisir?

3

Menez l'enquête

dans un logiciel de bibliothèque...

Suivez les instructions sur Bifores

propriétaire

  • Avantage : classique
  • Inconvénient : dépendance vis-à-vis de l'éditeur du logiciel
  • Mesurer la capacité d'adaptation de cette solution clé en main
  • Bien évaluer la durée de vie du logiciel

3 solutions pour les logiciels

Source

Libre /

open source

en mode Saas

  • Avantages : coût, communauté, évolutions
  • Inconvénients : multiplicité des modèles, moins usité
  • Bien réflechir aux compétences disponibles en interne pour "mettre les mains" techniquement dans le logiciel
  • Bien réflechir à la question de l'hébergement de et la maintenance du logiciel

  • Avantage : externalisation de la technique
  • Inconvénients : dépendance vis-à-vis du fournisseur, externalisation des données sensibles
  • Tester la solution au préalable
  • Vérifier la possibilité de récupérer les données
  • Bien évaluer la solidité du prestataire
  • Vérifier le lieu d'hébergement des données (règles CNIL)

Alexandre Garcia et Anna Svenbro, "Choisir une solution libre ou propriétaire", in Réinformatiser une bibliothèque, Editions Presses de l'Enssib, Collection Boîte à outils, 2017, p.88-99

On achète un droit d'utilisation du logiciel qui reste propriété de son éditeur.
On ne peut pas modifier le logiciel.

On est complètement libre d'installer et d'utiliser le logiciel.

On peut modifier le logiciel en fonction de ses besoins.

Le logiciel s'appuie sur une licence dite "libre".

On accède au logiciel en tant que service : par abonnement.

Le logiciel est hébergé dans le "cloud" : on y accède par Internet.

éventaiL de LOGICIELS

LOCAL ou SAAS / création : 2000 / 1650 clients

  • Avantages :
-Outil très complet

-3 prestataires : BibLibre, Tamil, Progilone
  • Inconvénients :
-Logiciel exigeant en matière d'installation (besoin d'un service informatique)
-Outil trop complet?
-Coûts similaires à ceux d'un éditeur traditionnel

ANALYSE

SAAS / création : 2009 / + de 700 clients

  • Avantages :
-Démarche native de partage (tutoriels, Moccam...)

-Pas d'installation requise
-Hébergement à coût très réduit
-Simplicité de prise en main
  • Inconvénients :
-2 prestataires : Bibliossimo + Quentin Chevillon (créateur, à distance)

  • Logiciels full web, libres et gratuits
  • Fonctionnalités équivalentes
  • Prolongement Catalogue ou Portail en version de base

  • Animation par une communauté de développeurs
  • Prestations possibles par plusieurs entreprises (gestion de projet, assistance, fonctionnalités avancées...)

POINTS COMMUNS

LOCAL OU SAAS / création : 2003 / 1500 clients

  • Avantage :
-Facilité d'installation en autonomie (sur serveur local)

  • Inconvénients :
-Coûts similaires à ceux d'un éditeur traditionnel
-1 seul prestataire : PMB (+ Bibliossimo sous réserve)

environnement de votre projet

environnement de l'outil

capacites de l'outil

VS besoins du projet

critères de choix de l'outil

  • Compétences techniques disponibles
  • Moyens / Coûts
  • Solution technique à privilégier

  • Age/durée de vie de l'outil
  • Modalités d'accès
  • Mode d'hébergement et de maintenance
  • Régularité des mises à jour
  • Nombre et qualité de service des prestataires
  • Niveau de conformité à la réglementation

  • Fonctionnalités adaptées au projet
  • Rapidité (temps de réponses)
  • Ergonomie
  • Efficacité
  • Niveaux de personnalisation
  • Sécurité
  • Fiabilité
  • Prolongements disponibles

GRILLE d'ANALYSE de L'OUTIL

Connectez-vous
sur joinmyquiz.com

(à partir de Bifores)

Jouons aux différences entre...

CATALOGUE
&
PORTAIL

Comparatif

Solution propriétaire

coûts liés a L'outil

Installation et mise en route (Logiciel et Catalogue ou Portail)


Formation (1j)

Hébergement avec assistance

Déploiement d'une solution libre avec prestations

500 à 600€



1 000 à 1 200€

600 à 800€ / an

(Coûts TTC hors frais matériels)

Installation et mise en route (SIGB et OPAC) : 1 700€

Formation : 850€ pour 1 jour

Hébergement & Maintenance (mise à jour du logiciel) : 300€

1 300€TTC

2 650€ TTC

1 550€

TTC

Année N:

4 200€TTC

3.Frais récurrents

Accès Internet, hébergement,
maintenance

2.Mise en place du logiciel

Installation, mise en route, formation

1.Matériels informatiques
Ordinateur, douchette,

imprimante, onduleur

COûTS MOYENS DU PROJET

Déploiement d'une solution libre avec prestations

Chaque année:

1 300€TTC

1 seul ordinateur, 5 000 documents, 200 lecteurs

Si prolongement par un catalogue ou un portail, ajouter un ordinateur pour le public (connecté à Internet).

3 RETOURS d'EXPéRIENCE

PENVENAN 2 600 hab.

PMB

WATERBEAR

PRAT 1 100 hab.

KOHA

CHAMBERY 60 000 hab.

Comment procéder,

une fois l'outil choisi ?

4

La recette... de l'informatisation !

Quelles instructions suivre?

To do list !

organiser

Paramétrer

opérer

communiquer

éTAPES-CLéS
DES opérations

(ré)ouvrir

éVO/évaluer

Interne
Public
Formalisation

Catalogue
Adhérents
Transactions

Formation
Administration

Formation
Mise en pro-
duction

Avant
Après

+ Pendant ?

Formation de perfection-
nement
Bilan

SE CONCERTER au sein de l'équipe de la bibliothèque

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Avec quels soutiens ?

5

  • Vous écouter
  • Vous conseiller
  • Vous former
  • Vous accompagner dans la réalisation des différentes étapes
  • Vous informer des projets similaires dans le département
  • Vous mettre en lien avec d'autres bibliothèques
  • Vous alerter sur les évolutions techniques ou réglementaires


Vous assister
tout au long du projet


APPUI TECHNIQUE de la MDL


(+ Fourniture de matériels)


Volet 2 : soutien aux investissements d'intérêt supra-communal

Volet 3 : soutien aux investissements d'intérêt communal
Aide aux communes à faible population FAPO (communes de - de 650 habitants)

+ info

+ info

Etat

DRAC Centre

Val de loire

CD 45

aides financières

Mobilisation en faveur des territoires ?

Concours particulier pour les bibliothèques : subventions de l’État pour l'équipement informatique des bibliothèques municipales
Modulations propres à la DRAC de la région CVDL :
-Projet en configuration monoposte exclu
-35% d'aide sur montant HT du projet
-Bonification de 5% si projet intercommunal et/ou de 5% si lien fort avec les TIC (accès public à Internet, ressources numériques...)

Conformité requise aux recommandations fixées par l'Etat :

-Surface de la médiathèque égale ou supérieure à 0,07 m² par habitant,

-1 ETP pour 2 000 habitants,

-2€ d'achat de livres par habitant.


(Sans oublier le dispositif des Contrats Territoire Lecture pour accompagner les mises en réseau)


La recette... de l'informatisation !

Quels conseils donneriez-vous à un jeune chef ?

SynthétisONS

Source : BSF Campus

Evaluation

de la journée

Cliquez sur le lien dédié sur Bifores

Bonne conduite

de votre projet d'informatisation

albanelejeune@hotmail.com