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cloturer le processus de sélection

Vous avez collecté, analysé, échangé des informations, validé des compétences techniques et comportementales, vérifié les références de vos candidats, c’est le moment de décider s’il existe ou pas une réelle adéquation entre le candidat et l’entreprise.

le bilan

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Analysez et objectivez les informations collectées

Votre tableau d'analyse des critères objectifs d'évaluation des candidatures va maintenant prouver toute son utilité !
Les différents recruteurs auront complété leur évaluation des critères communs. Ils auront rédigé leurs commentaires et impressions.
La plupart du temps 3 à 5 candidats vont se dégager, ce sera votre short list.

Certains critères "forts" vont venir compenser des critères plus faibles ; parfois des critères techniques vont être prédominants chez l'un, alors que des critères comportementaux le seront chez un autre candidat.

Rappelez-vous que, dans la plupart des cas, le candidat idéal n'existe pas ! Il va falloir donc réfléchir à la meilleure stratégie.

Croisez votre analyse avec celles des managers opérationnels

N'oubliez jamais que le manager et les collègues sont ceux qui devront travailler au quotidien avec le candidat recruté ! Entendez leurs arguments et leur ressenti.

Vous devrez écouter avec attention l'évaluation du manager ; posez des questions ouvertes afin de l'aider à préciser concrètement ce qui lui a plu ou déplu.
Un mauvais feeling s'appuie toujours sur quelque chose de concret pas toujours facile à exprimer.
Vous l'aiderez à en prendre conscience et peut-être à relativiser, trouver la solution : tutorer ou former le nouveau recruté dès son arrivée, expliquer une réaction par une expérience passée du candidat, etc.

Vous exposerez vous aussi votre évaluation de RH, de recruteurs.
Souvent, vous saurez mieux :

analyser concrètement les atouts de l'expérience du candidat ;

expliquer ses qualités professionnelles décelées à travers son comportement en entretien ou durant la sélection.

Vous ne possédez pas les compétences techniques que le manager possède, ni sa connaissance "vécue" de l'équilibre de son équipe. Par contre, vous avez plus d'expérience du recrutement, de l'analyse comportementale, de la lecture des parcours professionnels.

Vous allez donc croiser vos analyses, vous compléter dans l'analyse des atouts et des points faibles, relativiser les avis exprimés en amenant des évaluations argumentées et objectives.

Un conseil, surtout si vous impliquez le manager dans le processus de sélection, évitez de lui imposer un candidat pour qui il n'a pas donné son GO ! Il y a de fortes chances que l'intégration se passe mal.

Rédigez les compte-rendus d'entretiens

Vous serez toujours amené à rédiger des commentaires ou compte-rendus.
Attention, on n'écrit pas n'importe quoi, la loi et la CNIL ont fixé des règles !

Les comptes-rendus d'entretiens, les emails, les différents écrits, ainsi que les commentaires vidéos ou vocaux doivent rester respectueux du candidat, factuels, objectifs, reliés au poste à pourvoir, aux compétences et qualités professionnelles requises !

Intégrez des verbes d'action (fait - dit - réalise- conçoit - utilise…) dans votre commentaire décrivant le candidat.

Faites référence à une compétence observable et présente dans l'offre.

Évaluez les critères objectifs définis et décrivez votre constat des tâches précisant le critère. Soyez concret, factuel.

Il vaut donc mieux rédiger le commentaire "à chaud", dès le départ du candidat, puis le revoir, le retravailler, le compléter quelques heures après ou le lendemain.
Dans le compte-rendu d'entretien, évitez de comparer le candidat à un autre. La comparaison se fera plus tard dans le processus.

Attention aux écrits, notre passion pour les emails, SMS ou "chat" fait que de nombreux écrits informels circulent sur les candidats. Les tribunaux sont déjà intervenus sur des commentaires complètement irrespectueux qui ont circulé là où ils n'auraient pas dû !

Vous devrez alerter les différents intervenants et rester vigilants sur la façon dont les critères de sélection sont libellés : "va sûrement faire un bébé dans les 2 ans - trop âgé - trop sexy ou moche - ne parle pas assez fort - mache son chewing-gum…". Et oui, ça existe !




Il arrive parfois que le candidat hésite, ait le choix entre plusieurs postes, veuille renégocier la rémunération, son contrat ou son statut. Parfois, c'est le DRH qui va bloquer le processus de recrutement ou le N+2.

La décision finale

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Parfois, la décision finale est difficile à obtenir. Chacun défend son candidat et les différences sont minimes ! Il arrive aussi que le candidat hésite, ait le choix entre plusieurs postes, veuille renégocier la rémunération, son contrat ou son statut. Parfois, c'est le DRH qui va bloquer le processus de recrutement ou le N+2.

Vous devrez alors faire de la médiation, c'est-à-dire :

entendre la position de chacune des parties ;

faire préciser par chacun ses points de blocage, entendre les explications et bonnes raisons de chacun ;

explorer toutes les marges de négociation, les solutions possibles — vous avez tous le même objectif, réussir à pourvoir le poste ;

négocier et définir la solution la plus satisfaisante pour tous ; et s'il n'y a pas de solution, au moins vous aurez communiqué, tenu compte les uns des autres, co-construit pour tenter de trouver le bon chemin


Vous travaillerez donc sur ces éléments de négociation, qui sont des portes ouvertes vers une solution convenant à tous.

Accompagnez les managers opérationnels dans les choix finaux

Il s'agira souvent d'aider les managers à faire le point objectivement de ce qui leur plaît chez un candidat ou pas, trouver l'élément qui emportera la décision, clarifiera le choix final.

La situation ressemblera souvent à l'une de celles-ci :

2 candidats restent et ça se joue à pas grand chose : vous devrez encourager le manager à s'exprimer, raconter, écrire, prendre le recul qui lui permettra d'être plus objectif et certain de sa décision.

Vous avez fait une proposition à un candidat, mais il tarde à confirmer sa venue, essaie de renégocier des éléments : c'est la guerre des nerfs et le manager commence à dévaloriser le candidat, remettre son choix en question ; vous devrez lui expliquer que ça fait partie du jeu, le candidat peut avoir plusieurs offres, réfléchir avant d'engager plusieurs années de sa vie ; ça peut prouver aussi des qualités professionnelles, un sens des responsabilités, une prise de décision construite… si ça ne dure pas trop longtemps, bien sûr.

Le candidat préféré a refusé votre proposition et vous devez réexaminer les dossiers de la short list : vous devrez intervenir pour encourager le manager à réexaminer les profils des autres candidats, peser de nouveau les points forts et les points délicats, être en recherche de solution. Vous serez là pour motiver, relativiser, veiller à ce que le processus ne s'arrête pas.

Répondre "oui" et ensuite ?

Même quand la réponse est positive, une zone de risque persiste, car le candidat peut refuser, ne plus être disponible, exprimer de nouvelles exigences.

Soyez donc rapide dans votre prise de position, contactez le candidat par téléphone, valorisez son arrivée dans l'entreprise, présentez lui le programme d'intégration ! Il faut encore et toujours lui donner envie de vous rejoindre.

Obtenez son accord, vérifiez son niveau d'enthousiasme : est-il ravi ou pas vraiment ? Avez-vous un doute ?

Fixez aussitôt l'étape suivante — l'envoi de la promesse d'embauche — décrivez les modalités d'embauche, confirmez avec lui sa date d'arrivée

Répondre "non" au candidat…

Vos emails de réponse au candidat devront être préparés à l'avance, contrôlés et personnalisés selon le stade d'avancement du processus. Évitez l'improvisation et centralisez les réponses !

Il est préférable que les managers ou d'autres intervenants ne communiquent pas en direct les réponses. Vous serez le garant d'une qualité de réponse homogène et conforme à l'image de l'entreprise.

Quelques phrases pouvant être utilisées dans vos réponses négatives :

L'accusé de réception et la mise en attente de la candidature — une réponse à automatiser : Vous nous avez transmis votre candidature au poste de xxx et nous vous en remercions. Nous allons maintenant l'étudier avec la plus grande attention. Sans réponse de notre part sous 3 semaines, vous voudrez bien considérer que votre candidature n'aura pu être retenue pour ce poste.

Le refus suite au premier tri de CV : Malgré la qualité de votre candidature, nous ne pouvons lui apporter une suite favorable, d'autres candidats disposant d'un profil plus adapté au poste à pourvoir.

La mise en vivier du dossier du candidat : Compte tenu des éléments positifs de votre parcours et sauf avis contraire de votre part, nous souhaitons conserver votre dossier dans le cas où il correspondrait à l'un de nos besoins futurs.

Suite à un seul rendez-vous individuel ou collectif : Faisant suite à notre entretien, je vous remercie de l’intérêt que vous avez témoigné. Malgré de nombreux éléments positifs et après une étude approfondie de votre candidature, il s’avère que le poste ne correspond pas suffisamment à votre profil de compétences. Nous avons donc privilégié une autre candidature.

La fin de votre message : Nous vous souhaitons de concrétiser rapidement votre projet professionnel et vous remercions de l'intérêt que vous avez témoigné à notre entreprise.

Valorisez toujours l'implication du candidat, remerciez-le pour sa disponibilité, son intérêt, son engagement.

Si vous avez rencontré plusieurs fois le candidat, alors vous l'appellerez pour lui communiquer votre décision négative. Vous devrez expliquer les raisons de votre choix, ce qui a fait la différence. Bien sûr, vous ne pourrez pas entrer dans les détails concernant le dossier du candidat sélectionné.

Des phrases telles que : "le candidat a plus d'expériences dans ce type de poste" ou "il a déjà managé des équipes" feront la différence. Trouvez le critère différenciant, basé sur les compétences opérationnelles du candidat et qui ne peut être contesté. Le but n'est pas de rentrer de nouveau dans une négociation.

Terminez en valorisant les points forts du candidat, en lui donnant parfois un conseil quant à l'orientation de sa recherche, en lui proposant de communiquer sa candidature à l'un de vos contacts.

Légalement, vous devez toujours être prêt à justifier le rejet d'une candidature, à prouver qu'il s'agit d'un choix adapté à vos critères objectifs de sélection et aux besoins du poste. Pas de discrimination dans tout ça !

2 réflexes à cultiver :

Constituer un vivier de candidatures

Il est essentiel de conserver les contacts et les profils des candidats qui pourraient vous intéresser à court et moyen terme.

Par contre, vous devrez les informer de votre intention et avoir leur accord. La loi impose aussi un droit d'accès et de rectification de ses informations par le candidat.
Attention, votre base de données devra être déclarée à la CNIL !
Règles concernant les données des candidats - cnil.fr

Équipez-vous donc d'un logiciel adapté ou au minimum d'une base de données EXCEL pour répertorier, par critères et dates, les dossiers de vos candidats. Vous pourrez ainsi facilement :

identifier les candidats qui vous intéressent lorsque vous recrutez ;

garder le contact avec eux et mettre à jour leurs informations ;

éliminer les dossiers enregistrés depuis plus de 2 ans.

Détruire les dossiers des candidats au-delà de 2 ans

Attention, la CNIL limite à deux ans la conservation des données relatives au candidat ; par ailleurs, elles sont confidentielles et doivent être accessibles uniquement à la DRH et aux managers recruteurs.