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COmmuniquer avec le candidat

Processus de sélection des candidats

Réussir votre entretien de recrutement, cela signifie qu'en fin d'entretien vous aurez une vision claire de l'adéquation entre le candidat et le poste à pourvoir.

l'entretien

+ Info

Un entretien en face à face, c'est un exercice de communication !
Vous devrez créer un climat qui encourage le candidat à s'exprimer, poser des questions claires auxquelles il pourra répondre, lui aussi, clairement. Vous devez amener votre candidat à avoir suffisamment confiance en vous pour s'exprimer et nouer la relation avec vous.

Les phases de l'entretien

Un entretien de recrutement durera au moins 30 minutes et au plus 2 heures ! Ensuite, vous perdrez en qualité et le candidat aussi ; souvent le discours s'éloigne de l'objectif initial et l'on s'éparpille.

Si vous dépassez ce temps, il faudra prévenir le candidat qu'il doit réserver sa demi-journée, voire parfois sa journée quand plusieurs entretiens ou d'autres dispositifs sont prévus.

En général, un premier entretien intégrera les phases suivantes, dans un ordre qui peut varier en fonction du candidat ou de votre intérêt pour sa candidature :

Vous accueillerez le candidat, chacun va se présenter, c'est la prise de contact.

Vous présenterez l'entreprise.

Le candidat vous racontera brièvement son "histoire" professionnelle, son parcours.

Vous lui poserez des questions afin de préciser son CV, de vérifier certains éléments importants.

Un échange approfondi aura lieu sur ses expériences, ses compétences en lien avec le poste.

Il vous exposera ses motivations pour intégrer l'entreprise et ses points forts pour réussir dans le job.

Enfin, il vous faudra conclure l'entretien, c'est le moment où :

vous exposerez la suite du processus, comment et quand vous reviendrez vers le candidat ;

vous lui demanderez ses impressions et son souhait de poursuivre ou non le processus de sélection.

Il est fréquent d'abréger un entretien quand le profil du candidat s'avère finalement inadapté au poste.
Cependant, par correction pour ce candidat qui s'est déplacé et a investi dans l'entretien son énergie, son temps et parfois de l'argent, vous consacrerez du temps pour dérouler un processus d'entretien et vérifier si vraiment aucune possibilité ne lui est offerte de poursuivre le processus.

Accueillir le candidat

On n'a pas deux fois l'occasion de faire une bonne première impression !
Le dicton est connu, surtout chez les commerciaux. Plus le candidat vous intéresse et plus vous devrez soigner votre accueil.

Préparer l'accueil des candidats

Vous aurez bien évidemment anticipé et préparé votre entretien :

prévenu les différents participants et réparti les rôles ;

réservé le lieu, testé le matériel si nécessaire ;

préparé vos questions et vos présentations ;

rassemblé les informations concernant le candidat, le poste, l'entreprise ;

établi un scénario d'entretien.

Comment accueillir en face à face ?

Le sourire est de rigueur ! Votre attitude est fondamentale, c'est vous qui allez dicter l'ambiance de l'entretien.

Si vous êtes trop rigide, sérieux, votre candidat fera de même et vous le mettrez dans un inconfort qui l'amènera à s'exprimer de façon incomplète et très contrôlée. Vous l'interviewerez, mais vous ne ferez pas sa connaissance réellement.

Imaginez que vous allez peut-être passer des années avec ce candidat ! Cela vous obligera à vous investir humainement. Donnez envie au candidat de travailler avec vous !

En même temps, vous devez vous maîtriser et ne pas basculer dans une familiarité qui serait déplacée dans le contexte de l'entretien. Le candidat pourrait repartir avec une mauvaise opinion de vous et de l'entreprise !

Quelques conseils :

Accueillez le candidat avec le sourire.

Présentez vous brièvement, qui vous êtes et quel est votre rôle dans le processus de sélection.

Proposez un verre d'eau ou un café.

Installez le candidat confortablement : pour écrire, poser ses affaires…

Coupez votre téléphone portable, on ne vous dérange pas !

Laissez de côté votre ordinateur, vos emails…

Expliquez qui va être présent, combien de temps et les modalités éventuelles.

Présentez l'entreprise

Vous devez vendre l'entreprise au candidat, même s'il ne deviendra pas un salarié il peut devenir un client ou vous recommander auprès de son réseau et coopter pour vous. Donnez envie de vous rejoindre !

Nous parlons de votre image employeur ; vous devrez donc exposer les "atouts séduction" de l'entreprise :

son histoire, celle de ses fondateurs, sa création, son expansion, ses réussites ;

ses produits "phares", la R&D, la politique "service client" ;

son organisation locale, nationale ou internationale, en fonction du type de recrutement ;

ses valeurs et ses projets "RSE" dans l'écologie, l'emploi, la solidarité… ;

expliquer l'engagement de l'entreprise vis à vis de ses salariés ;

parler du parcours de certains collaborateurs, notamment dans le poste à pourvoir ;

valoriser le parcours d'intégration, la formation, la gestion des carrières ;

présenter quelques chiffres, notamment le nombre de salariés, la présence à l'étranger ou les chiffres d'affaire, selon le type de poste à pourvoir.

Rôdez votre discours ; 10 à 15 minutes devraient suffire selon le niveau de responsabilités de votre candidat.
Surtout racontez la réalité des choses ; séduire ne signifie pas vendre du rêve ! Si le candidat est déçu lors de son intégration, ce sera pire que tout : perte de confiance, de motivation… Intégrez des anecdotes, du vécu, humanisez votre présentation du quotidien de l'entreprise !

Vous pouvez aussi favoriser l'échange, un système de questions réponses qui vous permettra de vérifier si le candidat a vraiment cherché à découvrir l'entreprise avant de vous rencontrer !

Communiquer efficacement avec le candidat

Il est donc important de savoir établir une bonne qualité de communication avec le candidat : créer le climat propice aux échanges, cadrer le déroulement de l'entretien, obtenir les informations utiles à votre prise de décision.

Se positionner "gagnant-gagnant"

On appelle ça la relation "gagnant-gagnant" : vous êtes quelqu'un de bien, le candidat est quelqu'un de bien et vous allez avoir un entretien de qualité. C'est simple, non?

Certains recruteurs ont tendance à prendre une position haute vis à vis du candidat : "Je suis le plus fort, celui qui offre un job !"
Grosse erreur, si vous mettez le candidat en position basse, soit il va se braquer et ne rentrera pas dans la relation de confiance propice à une bonne communication, soit il va être intimidé, perdre ses moyens et ne saura pas vous exprimer toutes les qualités professionnelles qu'il a à votre disposition. Quel est l'intérêt de se comporter ainsi ?

Bien évidemment, un candidat qui tentera de prendre le lead, d'établir ses règles, de vous prendre de haut, a peu de chances de vous séduire. Cela peut arriver, quand le candidat veut prouver son charisme, son leadership, son expertise et qu'en réalité il manque souvent de sens relationnel, de confiance en lui et en ses compétences… Il bluffe — et maladroitement !

Vous êtes là pour découvrir qui vous êtes, l'un comme l'autre ! Allez-vous vous engager pour une union durable et heureuse ?

Cadrez l'entretien

N'oubliez pas que c'est à vous de guider le candidat. Vous décidez de l'ambiance et vous êtes responsable de poser le cadre de l'entretien, c'est-à-dire les règles du jeu :

de quoi va-t-on parler ?

combien de temps va durer l'entretien ?

qui va participer ?

où se déroulera-t-il ?

quelles en seront les phases ?

et surtout, quelle sera la suite donnée ?

Il est très important de gérer le temps, un entretien passe vite.

Vous devez mener l'entretien, c'est à dire le cadencer, poser les questions, ouvrir les sujets et les clore, décider de la conclusion.
Le candidat doit parler plus que vous mais vous devez piloter et orienter son discours vers les sujets qui vous intéressent.

Veillez à ce que votre scénario d'entretien se déroule correctement. Il faudra obtenir les informations qui vous manquaient pour évaluer correctement la candidature, vérifier que vous avez parlé de tous les points prévus avant de vous quitter.

Attention au réflexe de clonage

Il est fréquent chez les recruteurs débutants ou occasionnels de se faire piéger dans ce réflexe de clonage !

Parce que le candidat vous ressemble, a des attitudes qui vous sont familières, des expériences communes, un langage proche du vôtre, vous "le sentez bien" et vous pensez que ce candidat est fait pour vous !
Vous êtes piégé par un instinct grégaire : nous sommes de la même tribu !
Cet "a priori" va parasiter toute votre capacité à sélectionner objectivement, vous agirez affectivement, intuitivement, alors qu'il vous faut être factuel et rationnel.

Attention, une équipe est riche de sa diversité, de sa capacité à se compléter et à se transférer des compétences et des forces variées.

Quand vous repérez ce comportement "coup de foudre" chez vous ou chez un autre recruteur, soyez vigilant. Le mieux est de faire entrer dans le processus une tierce personne, qui n'aura pas la même réaction et pourra vous aider à voir plus clair dans vos critères de sélection.

Questionnez pour clarifier et stimuler l'expression

Dans un entretien de recrutement, vous aurez préparé à l'avance vos questions-clés : les points à préciser dans le CV, les éléments à vérifier, les attitudes à stimuler…

Bien évidemment, vous allez privilégier les questions ouvertes !
Celles qui commencent par "Qui - Quel et lequel - Quand - Où - Comment".

Préférez le "Comment se fait-il" au "Pourquoi" qui pousse le candidat à se justifier, on n'est pas en examen ! C'est un échange entre adultes.

Vos questions auront pour objectif de clarifier le profil, de vérifier des compétences, amener le candidat à préciser son vécu, ses expériences, à s'exprimer sur son comportement professionnel dans des situations précises.

Entendez ce que le candidat vous raconte, détectez les signaux, les détails, les points à approfondir.



Quand vous terminez un entretien, vous devez avoir collecté les informations nécessaires à une prise de décision concernant la suite du processus de recrutement

le déroulement de l'entretien

+ Info

Vous devrez lister ces sujets incontournables dans tout entretien de recrutement, préparer vos questions et vérifier que vous les avez tous abordés avant de vous quitter. Il faudra aussi être vigilant à vos impressions, votre comportement, celui du candidat et des autres recruteurs.

Appliquez les précautions d'usage

Ne perdez jamais de vue ces points de vigilance.
D'une part, respectez les règles légales et, d'autre part, gérez vos réactions émotionnelles, qui sont bien naturelles, mais repérez-les et gardez les à la bonne place !

Les aspects légaux

En entretien, certains aspects légaux sont à intégrer et ceci par tous les recruteurs.
Vous devrez parfois informer, voire recadrer certains comportements ; ces erreurs étant souvent dues à une méconnaissance des règles légales. En tant que recruteur professionnel, vous en serez le garant.

Vous devez rester centré sur ce qui est attendu du poste, les responsabilités et les missions confiées.

Vous ne pouvez légalement collecter et diffuser que des informations factuelles et reliées au poste à pourvoir.

Vous avez l'obligation d'informer le candidat, dès le départ, sur le processus de sélection auquel il sera soumis : les étapes, méthodes, outils, interlocuteurs , questionnaires d'embauche à compléter, mises en situation, tests, etc.

Les informations concernant le candidat et les résultats obtenus à des tests devront rester confidentiels dans le cadre du processus de recrutement et être accessibles au candidat s’il en fait la demande.
Les informations concernant le candidat - cnil.fr

Le facteur émotionnel

Évidemment, en rencontrant le candidat, l'affect rentre en scène ! Vous aurez de la sympathie ou pas pour le candidat, parfois de l'admiration, des tas de réflexes émotionnels tout à fait humains mais que vous allez devoir canaliser et objectiver !

Être efficace dans l'entretien en face à face implique que vous saurez éviter au maximum la subjectivité et l'impact de ces facteurs "émotionnels" sur votre prise de décision.

C'est la condition essentielle pour vous permettre :

d'objectiver votre évaluation du candidat, de ses compétences réelles et purement professionnelles ;

d'effectuer ensuite une comparaison utile pour l'entreprise, entre les différents postulants.

C'est bien sûr plus facile à dire qu'à faire ; comment canaliser et objectiver une émotion ?
A priori, il s'agira d'une émotion de faible amplitude ; si le candidat génère chez vous une grosse colère, ou un fou rire, difficile de canaliser, mais est-ce vraiment nécessaire, la situation risque d'être irrattrapable !

Dans la grande majorité des cas, vous pourrez canaliser votre émotion ainsi :

acceptez l'émotion, commencez par la reconnaitre afin de la nommer ;

rationalisez l'émotion : cherchez à la relier à un geste, un mot, une attitude qui peut l'avoir générée ;

si vous n'y arrivez pas, alors notez l'émotion, le moment, vous l'analyserez après l'entretien.

Le candidat aussi a des émotions !

Cette compréhension des attitudes émotionnelles vous permettra aussi de mieux décoder les réactions des candidats.
Ils sont souvent sous stress lors de l'entretien, ce qui peut venir parasiter la qualité de leurs réponses, de leur présence, de leur concentration et de leur attitude physique.

Selon le type de poste à pourvoir, il faudra être tolérant, intégrer ce facteur et vérifier qu'il est occasionnel et non structurel, c'est-à-dire permanent.
En général, le candidat va se décontracter au fur et à mesure de l'entretien, si vous savez le mettre à l'aise et créer l'ambiance propice à l'échange.

Les émotions de base chez un être humain

Un conseil, mémorisez au minimum les 6 émotions de base définies par Paul Ekman et largement utilisées en psychologie comportementale, en coaching, en recrutement, en communication…
Cette capacité à nommer une émotion ressentie vous permettra d'en prendre conscience rapidement, de la maitriser et même de l'utiliser pour mieux sélectionner. Votre cerveau a réagi à quelque chose, cela vous appartient en tant qu'individu et ça mérite toute votre attention !

Les émotions de base selon Paul Ekman

Paul Ekman, né le 15 février 1934, est un psychologue américain. Il fut l'un des pionniers dans l'étude des émotions dans leurs relations aux expressions faciales (théorie de détection des micro-expressions, élaborée à partir d'études sur les sociétés primitives et leurs réactions universelles à diverses photographies). Il est considéré comme l'un des cent plus éminents psychologues du 20ème siècle.

En 1972, il a pu définir une première liste des émotions de base : tristesse, joie, colère, peur, dégoût, surprise.

Dans les années 1990, Ekman a élargi sa liste d'émotions de base à 16, dont un plus large éventail d'émotions positives. Certaines de ces nouvelles émotions positives et négatives ne correspondent pas à une expression du visage.
Les nouvelles émotions sont : amusement, satisfaction, gêne, excitation, culpabilité, fierté dans la réussite, soulagement, plaisir sensoriel, honte, mépris.
Les émotions de base selon Paul Ekman - fr.wikipedia.org

Combien d'entretiens et combien de recruteurs ?

Attention à préserver le candidat, son énergie, sa capacité à se répéter.

Trop d'entretiens tue l'entretien… Les candidats s'épuisent et se lassent quand ils doivent rencontrer 4 ou 5 personnes à des moments différents, attendre entre chaque étape parfois 2 ou 3 semaines, répondre aux mêmes questions.

Vous risquez de communiquer l'image d'une entreprise mal organisée et de perdre le candidat en cours de route !
Soyez "pro", structurez et cadencez le processus, responsabilisez les recruteurs.
La décision doit se prendre au 3ème ou 4ème entretien !

De même, que va penser le candidat d'un entretien où 3 ou 4 recruteurs sont présents, l'un arrive, l'autre part, les questions sont déstructurées…
Soyez qualitatif et respectueux du candidat, à moins que le facteur "résistance au stress" ne fasse partie de vos critères objectifs de sélection !

À partir du deuxième entretien, vous aborderez les modalités d'embauche : la rémunération, le contrat de travail, la date d'arrivée, la période d'essai. Vous vérifierez que la compatibilité existe aussi à ce niveau ou si vous devez négocier, voire abandonner un candidat trop exigeant !

Quand votre décision sera bien avancée, vous présenterez le parcours d'intégration, les avantages sociaux, bref tous les atouts de l'entreprise pour donner envie au candidat de vous rejoindre.

Côté recruteur

Durant l'entretien, en tant que recruteur professionnel, vous devrez être prêt à analyser la candidature, mais aussi à répondre aux questions du candidat.

Vous devrez fréquemment accompagner et guider les différents intervenants, les managers et toutes les personnes qui rencontreront le candidat.

Créer un guide d'entretien

Dans le cas de processus de sélection où plusieurs entretiens vont avoir lieu et où les recruteurs seront nombreux et variés, il est vivement conseillé de créer un guide de recrutement. Il garantira une plus grande homogénéité du processus.

Un guide d'entretien de recrutement pourra intégrer :

les règles légales ;

la description du processus global de recrutement et le rôle de chacun ;

le profil de poste et l'offre diffusée ;

les compétences et les qualités professionnelles attendues ;

le profil souhaité du candidat et quelques adaptations possibles, notamment un arbitrage entre les diplômes et l'expérience, ce qui est assez fréquent en recrutement ;

une liste de questions ouvertes à poser ;

votre grille d'évaluation de la candidature, intégrant : les critères objectifs de sélection, les exemples de tâches rattachées à chaque critère, le système de cotation et les zones de commentaires du recruteur ;

des conseils pour la rédaction des commentaires sur le fond et la forme, notamment les mots à éviter.

Être prêt à répondre aux questions du candidat et à rebondir !

La plupart du temps, le candidat aura préparé des questions et vous interrogera sur :

l'entreprise : ses projets, ses valeurs, son histoire, ses dirigeants, ses femmes et ses hommes, ses implantations et, de plus en plus souvent, ses engagements sociaux et solidaires ;

le poste : les missions confiées, les outils et méthodes utilisées, l'environnement de travail — en tant que RH vous pouvez préciser que ces sujets seront approfondis au second RV avec le manager ;

l'équipe : le nombre de personnes, leur ancienneté, leurs diplômes ou leurs niveaux d'expertise, les différents types de postes, l'organisation hiérarchique, les attributions de chacun — là encore, ce sont des sujets souvent réservés au manager ;

les modalités d'embauche : le contrat de travail, les horaires habituels, les pics d'activité, les déplacements, la rémunération et les avantages sociaux — ces derniers points sont souvent abordés en deuxième ou troisième entretien ;

le parcours d'intégration : de plus en plus souvent le "onboarding" est un critère important, prouvant l'implication de l'entreprise dans le bien-être du salarié ; prévoyez donc le parcours que vous proposerez au candidat lors de son embauche : les phases, les périodes de formation, le tutorat, les moments individuels et collectifs… ;

l'évolution de carrière : le candidat voudra souvent connaître les possibilités d'évolution au sein de l'entreprise, soit en tant qu'expert, soit en tant que manager. Donnez des exemples !

Soyez donc prêt à répondre au candidat et répartissez les différents sujets entre les recruteurs.

Le manager est plus crédible que le RH pour répondre aux aspects opérationnels et doit prendre en charge cette partie.
Il devra préparer ses réponses de façon à canaliser le discours du candidat et pouvoir lui poser des questions ouvertes en retour pour explorer la qualité de la candidature :

Qu'en pense-t-il?

Quel type de projet similaire a t-il réalisé ?

Comment pense-t-il pouvoir contribuer à la réussite de l'objectif fixé à l'équipe ?

Quelle maîtrise a-t-il des outils ou méthodes utilisés dans le service ?

Côté candidat

Vous allez sonder le parcours professionnel du candidat, en gardant toujours en perspective votre objectif : vérifier l'adéquation entre lui et le poste à pourvoir !

Durant l'entretien, vous poserez des questions dans ces 3 directions et vous écouterez ses réponses verbales et non-verbales :

Son passé professionnel : ses expériences, ses diplômes, ses études, ses stages, ses expériences à l'étranger…

Son présent : ses compétences acquises, ses qualités professionnelles, son niveau en langues étrangères, sa maîtrise d'outils et de méthodes, ses réalisations…

Son futur : ses aspirations, ses ambitions, ses projets d'évolution professionnelle…

Une fois encore, attention à ne pas le questionner directement sur sa vie privée ! C'est hors sujet par rapport au job…
Par contre, souvent, dans le discours le candidat choisira de vous expliquer son organisation, parfois ses loisirs, ses passions, ses vacances, le nombre d'enfants qu'il a, ses contraintes horaires, sa situation de parent en garde alternée parfois… Écoutez, mais ne vous impliquez pas plus !

Quelques exemples de questions

Concernant son implication pour découvrir l'entreprise et le poste :

Qu'est-ce qui vous donne envie d'intégrer notre entreprise ? Vous entendrez s'il a perçu les valeurs, la stratégie…

Dans quelles missions pensez-vous être le plus efficace rapidement ? Vous vérifierez sa compréhension des missions confiées, sa connaissance opérationnelle du métier.

Quelles valeurs pensez-vous partager avec l'entreprise ? Vous explorerez ses valeurs, mais aussi comment il les concrétise professionnellement.

Concernant une conduite de projet :

En quoi avez-vous contribué à la réussite de ce projet ? Vous testerez ici l'égo du candidat !

Qu’avez-vous réalisé exactement ? Vous l'amènerez à formuler des actions précises et réalisées par lui.

Qu'avez-vous appris de cette expérience ? Testez la capacité d'apprentissage, notamment des autres.

Que feriez-vous différemment si c'était à refaire ? Sait-il se remettre en question, se fixer des points de progression.

Concernant son parcours professionnel :

Qu'est-ce qui a motivé ce choix ? Vous sonderez son mode de prise de décision.

Comment expliquez-vous ces changements de postes répétés ? Vous validerez sa capacité à durer dans un job, sa stabilité, son mode de prise de décision.

Pourquoi souhaitez-vous quitter votre job aujourd'hui ? Vous entendrez ce qui l'amène à rompre avec un employeur, ses facteurs de lassitude.

Comment vous voyez-vous évoluer d'ici 3 à 5 ans ? Vous entendrez ses souhaits d'évolution, en tant qu'expert ou manager notamment, si l'ambition est raisonnée et pertinente.

Concernant ses qualités managériales :

C'est quoi, pour vous, manager ? Vous verrez quels sont ses repères, ses mentors ou sa formation.

En quoi êtes-vous un bon manager ? Vous explorerez des exemples vécus plutôt que des réflexions théoriques.

Quel moment de management a été le plus difficile à vivre pour vous ? Nous en avons tous eu, c'est bien que le manager sache les reconnaître et en tirer les enseignements !

L'écoute verbale et non-verbale c'est quoi ?

L'écoute verbale, c'est l'écoute des mots, du sens des phrases, de leur construction, bref de ce qui est dit.

L'écoute non-verbale est tout aussi importante. Elle concernera :

des micro-expressions du visage : des crispations, des mouvements des yeux, de la bouche, un sourire… ;

l'attitude corporelle : des gestes des mains, comme martyriser son stylo, taper du pied ou remuer en permanence ;

la distance entre les personnes, la sociométrie : le besoin de rester éloigné ou au contraire très proche de son interlocuteur, le fait de reculer son corps face à certaines questions ou de se grandir pour mieux occuper la place !

De la part du candidat comme du recruteur, ces éléments de la communication auront un impact sur la relation : sa construction, son équilibre ou son déséquilibre…

Nous percevons toujours inconsciemment ces signaux, il vaut mieux être le plus possible conscient de leur apparition, de leur impact, être capable de les analyser et de les intégrer dans le processus de sélection :

Si vous percevez que le candidat est nerveux ou mal à l'aise, aidez-le à se détendre, dédramatisez la situation, offrez un café…

Si le candidat vous inspire de la méfiance, alors posez des questions précises afin d'obtenir des détails concrets sur ses expériences, amenez-le à expliciter.

La PNL — Programmation Neuro Linguistique — s'est fait une spécialité du décodage du non verbal, en explorant différents canaux de communication sensorielle : visuelle, auditive, kinesthésique, olfactive ou gustative.
Elle conseille même, pour bien communiquer, de se synchroniser avec l'interlocuteur en agissant comme lui !