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dématérialiser des bulletins de paie

Bulletin de paie numérique

En quoi consiste le bulletin de paie électronique ?

Identique au bulletin de paie papier et porteur de la même valeur juridique, il simplifie la tâche du service paie des entreprises en facilitant sa distribution. Disponible depuis 2009, ses conditions de mise en place sont précisées dans la loi El Khomri de 2016.
Une fois édité par le logiciel de paie de l’entreprise, il est rendu inviolable puis mis à disposition dans un Espace Sécurisé de Conservation (ESC), comme le CPA ou Compte Personnel d’Activité. La dématérialisation met un terme à l’envoi postal ou la mise sous pli, et à la remise en main propre au salarié. Elle contribue à réduire la charge de tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée des RH.

La loi Travail du 8 août 2016 a introduit différentes mesures de simplification administrative dans la gestion des entreprises. L’article 54 définit les règles concernant le bulletin de paie numérique.

La Loi El Khomri - 2016

La loi Travail du 8 août 2016 a introduit différentes mesures de simplification administrative dans la gestion des entreprises. L’article 54 définit les règles concernant le bulletin de paie numérique. Le principe est d’en “garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité”. L’entreprise peut elle-même le mettre en œuvre ou recourir aux services d’un prestataire spécialisé.


Comme la fiche de salaire papier, le bulletin de paie numérique doit comporter les mentions suivantes :

  • l’identité de l’employeur, avec code APE et n° de SIRET, la convention collective applicable ou mention d’articles du Code du travail ;
  • l’identité du salarié avec son emploi, sa classification conventionnelle ;
  • le nombre d’heures de travail effectué et le nombre d’heures supplémentaires ;
  • le montant du salaire de base, brut et net ;
  • les congés payés ;
  • les cotisations prévoyance et les charges sociales ;
  • le montant du prélèvement d’impôt à la source.

Pour garantir l’intégrité et la confidentialité des données, le bulletin de paie est scellé et rendu inviolable par cryptage, hachage ou signature électronique.

L’employeur n’est pas obligé de dématérialiser ses fiches de paie, mais s’il décide de le faire, il doit en informer ses employés un mois avant la numérisation de la fiche de salaire. Le salarié peut s’y opposer sous un délai de 30 jours. Il peut aussi le faire plus tard pour la recevoir au format papier.

La loi fixe aussi ses règles de conservation : le bulletin de salaire numérique est déposé au format PDF par l’employeur sous coffre-fort électronique sur le CPA du salarié. L’employé en est informé par notification email à chaque dépôt. Il est disponible durant 50 ans, ou au moins jusqu’au 75 ans du salarié, selon le choix de l’entreprise.

En cas de cessation de l’activité du prestataire certifié, ou de l’entreprise elle-même, les salariés en seront informés pour récupérer et transférer leurs bulletins de paie dématérialisés, durant 3 mois avant la fermeture. Si le salarié quitte l’entreprise, il peut accéder au coffre-fort électronique durant 5 ans après son départ. L’employeur doit garder une copie papier et numérique durant 5 ans.


Comment dématérialiser un bulletin de paie ?

Pour procéder à la dématérialisation des bulletins de paie, vous pouvez faire appel à un prestataire informatique comme Mon-Infra, proposant des solutions de gestion électronique des documents (GED). Il assure notamment l’interface avec le CPA pour faciliter la consultation de toutes les fiches de paie.
Le Compte Personnel d’Activité permet de rassembler les bulletins de paie électroniques sur une seule plateforme, accessible à tous les salariés. Elle est dédiée à l’activité professionnelle et les droits des salariés, comprenant notamment le Compte Personnel de Formation. Il contient un coffre-fort numérique dans lequel le salarié conserve ses fiches de salaire. Son accès est sécurisé et il est disponible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas stocké dans le CPA : il en assure l’affichage lors de la consultation. Le stockage est assuré par le logiciel du prestataire de l’entreprise ou de l’entreprise elle-même si elle le prend en charge.

Quels sont les avantages du bulletin de paie numérique ?

Ils sont nombreux pour l’employeur et l’employé :
Gain de temps et d’argent : procédure simplifiée de mise à disposition à l’employé et pas d’impression papier ;
Stockage centralisé et consultation facilitée, diminution du risque de perte accidentelle d’un document que le salarié doit garder à vie ;
Accessibilité à tout moment de tous les bulletins de paie via mobile, ordinateur et sécurisation des données (norme AFNOR sur la gestion des bulletins de paie électroniques) : seul le salarié y a accès ;
Empreinte écologique réduite : pas de coût d’impression, de mise sous pli ni d’envoi postal ;
Traçabilité du dépôt au coffre-fort numérique et archivage durant 5 ans par l’entreprise grâce au logiciel qui peut le renvoyer au salarié ;
Protection de l’intégrité et de la confidentialité des données du bulletin de paie par l’employeur et l’employé est tenu de préserver ces documents.