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Suivi Consortium Erasmus+ de région académique
VALLEE +

Enseignement et formation professionnels

Contenu

  1. Rapport de l'audit
  2. Mise à jour des procédures de gestion
  3. Cas de force majeure liés à la situation internationale
  4. Diffusion
  5. Contributions sur le Twinspace
  6. Evaluation
  7. Bilan annuel
  8. Poursuite dans le CERA PRO
Annexe : rappel gestion administrative de la mobilité

Contenu

  1. Rapport de l'audit
  2. Mise à jour des procédures de gestion
  3. Cas de force majeure liés à la situation internationale
  4. Diffusion
  5. Contributions sur le Twinspace
  6. Evaluation
  7. Rapport final
  8. Poursuite dans le CERA PRO
Annexe : rappel gestion administrative de la mobilité

Rapport de l'audit

1

STRATEGIE INTEGREE DES PROJETS EUROPEENS

  • Intégration pertinente des projets dans la stratégie d’internationalisation de la région académique tout en répondant aux besoins et aux spécificités de chacun des territoires à différentes échelles (région académique, académie, circonscription, etc.)
  • Portage des projets européens dans une logique de mutualisation et de complémentarité, au service de la politique régionale académique voulue par le recteur

Aucune réserve quant à la qualité du système de management des subventions Erasmus+

PILOTAGE
  • Coordination entre DRAREIC et GIP optimale
  • Pluridisciplinarité du pilotage formé par les deux entités permettant une organisation pertinente selon les compétences et expertises de chacun
  • Travail collaboratif et développement d’outils partagés favorisant et sécurisant la bonne mise en oeuvre des projets
  • Pilotage pertinent, haut niveau de qualité des mobilités :


  1. Répartition des rôles entre coordinateur et partenaires claire et formalisée qui bénéficie pleinement aux établissements impliqués
  2. Ensemble de documents et outils qui accompagnent les établissements dans un climat de confiance mutuelle

GESTION ADMINISTATIVE ET FINANCIERE
  • Excellente connaissance des règles de financement du programme
  • Nombre de mobilités à réaliser calibré en conséquence, avec suivi régulier et ajustements pertinents
  • Qualité de la gestion administrative des projets, notamment des documents justificatifs
RECONNAISSANCE DES ACQUIS
Exemples de bonnes pratiques :
  • Mobilité des apprenants inscrite dans leur dossier scolaire en plus de l’Europass Mobilité et de l’Unité Facultative de Mobilité
  • Personnels impliqués dans la mise en oeuvre des projets bénéficient de HSE
COMMUNICATION ET DIIFUSION DU PROJET
  • Stratégie de communication et de diffusion adéquate diffusée aux membres du consortium via un plan dédié

POINTS DE VIGILANCE
  • Sécurisation et pérennisation du projet par le portage en équipe rassemblée autour d’un référent
  • Financement des mobilités : prévalence de la législation européenne quant au remboursement ou à la prise en charge des dépenses liées aux mobilités, sur la base des forfaits journaliers Erasmus+. Ainsi, le financement des mobilités et notamment des frais de séjour, ne doit pas se faire sur la base des dépenses au réel, sur présentation de justificatifs et ce, même pour les apprenants
  • Nécessaire reconnaissance des acquis dans la mise en œuvre d’un projet de mobilité Erasmus+. Les bonnes pratiques mentionnées précédemment doivent être généralisées
  • Attention particulière sur les dates de mobilité au moment de la déclaration des mobilités. Il a été relevé plusieurs irrégularités sur les dates de voyages déclarées

Modalité de prise en charge des frais des personnels
BOEN ERASMUS + 2021 : https://www.education.gouv.fr/bo/21/Hebdo16/MENC2111645N.htm
« Modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour des personnels civils de l'État engagés dans le cadre du programme Erasmus+
Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État ne trouve pas à s'appliquer dans ce cadre. En effet, les modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour sont établies sur la base de dispositions européennes directement applicables dans les États membres. En vertu du principe de primauté du droit européen, l'indemnisation des frais de déplacement des personnels de l'éducation nationale engagés dans des mobilités subventionnées par le programme Erasmus+ doit être effectuée selon les taux et les modalités fixés par ce programme et consultables dans le Guide du programme Erasmus+. »
=> Faire voter ces principes en CA, ainsi que les pièces justificatives à fournir pour justifier du versement de la bourse (attestations de présence, billets de transport). /!\ Le financement de la mobilité ne doit pas se faire selon les dépenses au réel.
Possibilité de verser des avances :
Arrêté du 6 juin 2016 fixant la liste des dépenses des organismes publics nationaux dont le paiement peut intervenir avant service fait prévoit la possibilité pour les comptables publics de verser des avances sur frais de déplacements

Mise à jour des procédures de gestion

2

ENREGISTREMENT DES MOBILITES SUR LA PLATEFORME EUROPEENNE

  • Indisponibilité de la plateforme de gestion « Beneficiary module » qui remplace Mobility Tool
  • Impossibilité de saisir les premières mobilités déployées dans le cadre de notre convention 2021 ni de générer les rapports de participants
  • A l'ouverture de la plateforme, nécessite de compléter les rapports UE

SOUTIEN LINGUISTIQUE POUR LES APPRENANTS
  • Déclenchement des licences OLS pour les apprenants en envoyant les tableaux de mobilités à :
ce.gipfipag.international@ac-grenoble.fr ET gladys.dousson@ac-grenoble.fr
  • Saisie rigoureuse des adresses mail

RECONNAISSANCE DES ACQUIS
  • Critères de qualité Erasmus+
  • Edition des EUROPASS des élèves ou des personnels placée sous votre responsabilité
  • Modèle fourni sur le Padlet dédié

PIECES JUSTIFICATIVES
  • Nouvelles pièces justificatives : copie des titres de transport, ou factures d’achat de ces titres avec les dates et les personnes concernées
  • A envoyer au GIP FIPAG après les mobilités, avec l'ensemble des autres pièces justificatives
  • Mesure rétroactive

COMPLETION DES TABLEAUX DE MOBILITE
  • Vigilance sur la complétion des tableaux de mobilité et de ses différents onglets
  • Dates d’activité et de voyage pour les accompagnateurs : celles du début et de la fin de l’activité pour l’accompagnateur lui-même
  • Le premier jour de l’activité de l’accompagnateur ne peut pas être antérieur au début de l’activité des élèves, ou postérieur au dernier jour de l’activité (hors jour de voyage)
COMMUNICATION
  • DRAREIC et GIP FIPAG uniques interlocuteurs. Pas de contact direct avec l’agence Erasmus+
  • Préciser dans vos messages (dans l’objet ou le corps du message) le nom / n° de projet
  • Privilégier des envois groupés des documents via File sender (disponible sur le portail académique)

Cas de force majeure

3

Cas de force majeure 1/3

Définition : toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel, indépendant de la volonté des parties

Annulation ou interruption liée au COVID

Les frais engagés et non remboursés peuvent être pris en charge sous réserve de justifier des dépenses et des démarches mises en œuvre pour en obtenir le remboursement. La demande de prise en charge de ces frais éventuels doit être faite au titre de la force majeure et fait l’objet d’une procédure particulière, activée par le consortium auprès de l’Agence Erasmus+

Annulation ou interruption liée à la situation géopolitique

Même procédure

Cas de force majeure 2/3

Poursuite des activités de mobilité
Il y actuellement des consignes pour limiter la mobilité en Europe :
- Ukraine, Russie, Bielorussie, Moldavie : mobilités suspendues (pays hors programme)

- Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne (frontière biélorusse), Roumanie, Slovaquie : à considérer au cas par cas

🡺 tout le reste de l'Europe reste accessible, il faut se documenter sur le pays de destination, via sites du Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères (MEAE)

Avantage de la procédure cas de force majeure
Dans cette période d’incertitude, cette procédure permet de garantir la prise en charge par l’Agence Erasmus+ des frais engagés pour une mobilité annulée ou interrompue (voire prolongée sur place)

Cas de force majeure 3/3


RECOMMANDATIONS :

🡺 acheter titres de transport, hébergements et cours remboursables si possible
🡺 garder toutes les pièces justificatives de dépenses, de demandes de remboursement, de frais non pris en charge ou de refus de remboursement
🡺 consulter l’actualité et les exigences sanitaires du pays de destination via 2 adresses incontournables du MEAE :

https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/

et les informations de dernière minute :
https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/dernieres-minutes/

Diffusion et partage d'expérience

4

Standards de qualité

Partage des résultats au sein du projet et du consortium
Faire connaître votre participation au programme en interne et donner l’occasion aux participants de partager leur expérience de mobilité avec leurs pairs. Dans le cas d’un consortium de mobilité, ce partage d’expérience devrait avoir lieu dans l’ensemble du consortium

Partage des résultats avec d’autres organismes et le grand public
Faire connaître les résultats de vos activités à d’autres organismes et au grand public

Reconnaissance publique du financement de l'UE

Faire connaître votre participation au programme au sein de votre communauté et du grand public. Informer tous les participants de la provenance du financement de l'action. Afficher le logo européen

Partage et diffusion à plusieurs échelles : locale, académique, regionale, européenne
Outils (utilisation contractuelle) :
  • Plan de diffusion : https://padlet.com/DRAREIC_AURA/sbpzi7fyi08axxw6
  • Twinspace : https://twinspace.etwinning.net/88582/home

Traduction opérationnelle

/!\ Pour accéder au Twinspace en tant que contributeur :
- Posséder un compte eTwinning
- Demander en contact l'administratrice : Gladys Dousson
- Accepter l'invitation à rejoindre le Twinspace VALLEE

Contributions sur le Twinspace

5

  • Twinspace organisé en pages = rubriques
  • Chaque page contient des sous-pages = sous-rubriques
  • 5 pages à alimenter OBLIGATOIREMENT :

- Etablissements participants
- Mobilité
- Diffusion
- Evaluation
- Espace élèves : /!\ inviter des élèves
  • Contributions guidées ou libres selon les pages
  • 1 contribution minimum par page par établissement partenaire

Twinspace vallee :
Partager, échanger, diffuser, promouvoir

Evaluation du projet

6

échelles : établissements et consortium


types d'évaluations : évaluation de la qualité de la mobilité et évalutation des impacts

1. Evaluation de la qualité de la mobilité
  • Organisation et pédagogie --> questionnaires, retours d'expérience, rapports
  • Respect des standards de qualité et des principes du programme Erasmus +

2

2

  • Inclusion et diversité : garantir des conditions justes et équitables à tous les participants. Activement impliquer des participants ayant moins d'opportunités
  • Développement durable et éco-responsabilité : promouvoir un comportement durable et écoresponsable et favoriser les modes de déplacement durables
  • Education numérique (coopération virtuelle, mobilité virtuelle et mobilité hybride) : utiliser des outils et des méthodes d'apprentissage numériques en complément de leurs activités de mobilité physique
  • Participation active au sein du réseau des organismes bénéficiaires : devenir des membres actifs du réseau, partager ses compétences et connaissances

PRINCIPES FONDAMENTAUX

2. Evaluation des impacts
  • Mise en adéquation de l'évaluation avec les objectifs principaux
  • Pistes :
- Les apprenants partis en mobilité ont-ils gagné en autonomie,
confiance en soi, prise d'initiative ?
- Ont-ils renforcé leurs compétences linguistiques ?
- Réussissent-ils mieux au bac ?
- Ont-ils une meilleure poursuite d'études / une meilleure insertion
professionnelle ?

Critères d'évaluation

Bilan annuel

7

Diffusion


Ecoresponsabilité

Préparation

Inclusion

Mise en oeuvre

Pilotage

Organisation

Sélection

Evaluation


Juillet 2022

Questionnaire en ligne

Poursuite

8

  • Prolongation de la convention jusqu'en août 2023
  • Report des mobilités non réalisées
  • Possibilité de rétrocéder des mobilités
--> Enquête

RAPPEL :
Gestion financière et administrative

Vos mobilités / votre budget

Votre convention et son annexe budgétaire précisent :
- les activités pour lesquelles vous avez reçu un financement : mobilité des apprenants / accompagnateurs / personnels / cours et formation / Visites préparatoires
- le nombre de personnes concernées
- le nombre de jours financés par activité
- les groupes de pays concernés
- le montant par activité selon les coûts unitaires Erasmus+

Soutien organisationnel :
Coûts directement liés à la mise en oeuvre des activités de mobilité qui ne sont pas couverts par d’autres catégories de coûts.
Par exemple : préparation (pédagogique, interculturelle et autre), tutorat, suivi et soutien des participants pendant la période de mobilité, services, outils et équipements requis pour les composantes virtuelles des activités hybrides, reconnaissance des acquis d’apprentissage, partage des résultats et visibilité publique des financements provenant de l’Union européenne.

Un avenant à votre convention précisant le montant prévisionnel dû au titre du soutien organisationnel vous sera adressé.

Mobilité des personnels

Mobilité sortante du PERSONNEL
3 activités possibles

Formation
suivie dans un organisme de formation

Observation
des pratiques au sein d'une structure éducative

OU

OU

Visite préparatoire
préalable à la mobilité d'apprenants

OBSERVATION
Rechercher un organisme partenaire : utiliser le réseau professionnel, personnel, explorer les comités de jumelage des villes, s'inscrire sur eTwinning pour accéder au réseau européen des enseignants...

Préparer sa mobilité 1/3

FORMATION

Rechercher un organisme de formation : plateforme school education gateway ou moteur de recherche

VISITE PREPARATOIRE
à la mobilité des apprenants

Contacter le partenaire d'accueil pour organiser la visite, qui doit servir à améliorer le caractère inclusif, la portée et la qualité
des activités de mobilité : mieux préparer la mobilité des participants ayant moins de possibilités, commencer à travailler avec une nouvelle organisation partenaire ou préparer des
activités de mobilité plus longues

Compléter les documents de mobilité

Préparer sa mobilité 2/3

Fixer des dates

Trouver un cours, un établissement d'observation,
un partenaire

Préparer sa mobilité 3/3

Documents à compléter et envoyer à

- Kit mobilité :
contrat financier signé
contrat pédagogique signé
- Tableau mobilités élèves, personnels, accompagnateurs et organismes d'accueil
- Preuve de rattachement à l’établissement ou l'organisme (certificats de scolarité, arrêtés d'affectation, contrats, autres)

/!\ Les accompagnateurs et les personnels en visite préparatoire ne sont pas concernés par le kit mobilité.

ce.gipfipag.international@ac-grenoble.fr

Bonne gestion = anticipation

Rapport UE

- Adressé par l’agence Erasmus+ à chaque personne en mobilité titulaire d’une adresse mail académique uniquement
- Renseigné avec des réponses qualitatives et détaillées aux questions simples et soumis en ligne dans les 30 jours qui suivent le retour de mobilité
- Constitue une pièce justificative indispensable et conditionne le versement du solde de la bourse

Un forfait FRAIS DE COURS de 80 € par jour de formation

Un forfait FRAIS DE SEJOUR établi suivant un taux journalier par pays, et le nombre de jours passés en mobilité

Composition bourse de mobilité du personnel 1/3

Un forfait FRAIS DE VOYAGE établi en fonction de la distance entre l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil

Dans le cas d'une activité de formation, en sus :

Forfait global visite préparatoire

575 €

Composition bourse de mobilité du personnel 2/3
Frais de voyage



Le calculateur de distance fourni par la Commission européenne est celui que vous devez utiliser pour définir la tranche kilométrique applicable : https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_fr.

Le forfait est déterminé par la distance aller simple entre votre ville de départ (organisme d'envoi) et votre ville d'arrivée (organisme d'accueil) estimée par ce calculateur.

Composition bourse de mobilité du personnel 3/3

Les différents postes sont fongibles, il faut prendre la bourse dans sa globalité

Modalités de fonctionnement

  1. Une convention tripartite est établie entre l'établissement, la DRAREIC et le GIP FIPAG
  2. La subvention est versée à l'établissement par le GIP FIPAG selon les modalités définies dans la convention
  3. Le gestionnaire verse la bourse à chaque personne qui part en mobilité
  4. Un seul responsable financier et pédagogique : l'établissement (signature contrat financier et pédagogique)

Selon l'option choisie dans le kit mobilité

Focus kit mobilité- contrat financier


- Mise à disposition d'un contrat financier commenté sur le padlet.

- Choix du nombre de jours financés, point 3.2 : le nombre de jours est égal à la durée de la période de mobilité physique, plus les jours de voyages ; si le participant ne reçoit pas de soutien financier pour une partie ou pour l’intégralité de la période de mobilité, ce nombre de jours devrait être ajusté en conséquence. Exemple : le participant part 10 jours en formation alors que vous n'avez un financement que pour 7 jours : vous pouvez ne financer que 7 jours et l'indiquer ici. Le montant de la bourse indiqué au point suivant sera ajusté sur 7 jours.

- Le montant de la bourse Erasmus + est à indiquer en point 3.3 = forfaits Erasmus+ : c'est le montant qui est déclaré sur la plateforme européenne.

- 3 possibilités de financement sont offertes :

Option 1 : le montant total de la bourse indiqué en point 3.3 est versée au participant.

Option 2 : C'est l'établissement qui prend en charge l'ensemble des réservations ("contribution en nature"), le participant ne reçoit pas d'argent directement.

Option 3 : l'établissement prend en charge une partie des réservations (contribution en nature) et verse un montant au participant.
Exemple 1 : l'établissement prend en charge le vol et verse le solde de la bourse au participant.
Exemple 2 : L'établissement prend en charge le vol et l'hébergement et verse le solde de la bourse au participant.


Mobilité des apprenants

Mobilité des APPRENANTS : 3 activités possibles

Formation
en organisme de formation (lycée ou centre de formation partenaire)

Formation
en entreprise

OU

/!\ Contenu hautement professionnel
et/ou professionnalisant

OU

Compétition de métiers

Partenaires

Rechercher un organisme d'accueil : utiliser le réseau professionnel, personnel, explorer les comités de jumelage des villes, eTwinning et EPALE

Préparer la mobilité des apprenants 1/3

Compléter les documents de mobilité

Préparer la mobilité des apprenants 2/3

Fixer des dates

Préparer la mobilité des apprenants 3/3

Documents à compléter et envoyer à

- Kit mobilité : contrat pédagogique et contrat finacier signés
- Tableau mobilité élèves, accompagnateurs et organismes d'accueil
- Preuve de rattachement des élèves à l’établissement ou l'organisme (ex : certificat de scolarité)


ce.gipfipag.international@ac-grenoble.fr

Bonne gestion = anticipation

Un forfait FRAIS DE SEJOUR établi suivant un taux journalier par pays, et le nombre de jours passés en mobilité

Composition bourse de mobilité
des apprenants et des accompagnateurs 1/3

Un forfait FRAIS DE VOYAGE établi en fonction de la distance entre l'organisme d'envoi et l'organisme d'accueil

Composition bourse de mobilité des apprenants 2/3
Frais de voyage



Le calculateur de distance fourni par la Commission européenne est celui que vous devez utiliser pour définir la tranche kilométrique applicable : https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_fr.

Le forfait est déterminé par la distance aller simple entre votre ville de départ (organisme d'envoi) et votre ville d'arrivée (organisme d'accueil), estimée par ce calculateur.

Composition bourse de mobilité des apprenants 3/3
Frais de séjour

/!\ Pour les accompagnateurs : mêmes forfaits que pour le PERSONNEL



Exemple : pour une mobilité apprenant de 28 jours pour Dublin :
Frais de séjour = (14*43) + (14*30) = 1022 €
Frais de voyage = 275 €
Montant de la bourse = 1297 €

  • GROUPE 1 : Danemark, Finlande, Irlande, Islande, Liechtenstein, Luxembourg, Norvège, Suède
==> 43 € par jour puis 30 € par jour à partir du 15° jour
  • GROUPE 2 : Allemagne, Autriche, Belgique, Chypre, Espagne, Grèce, Italie, France, Malte, Pays-Bas, Portugal
    ==> 37 € par jour puis 26 € par jour à partir du 15° jour
  • GROUPE 3 : Bulgarie, Croatie, Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Macédoine du Nord, Pologne, République Tchèque, Roumanie, Serbie, Slovénie, Slovaquie, Turquie
==> 32 € par jour puis 22 € par jour à partir du 15° jour

Pour les projets de mobilité des apprenants et accompagnateurs

  1. Une convention tripartite est établie entre l'établissement, la DRAREIC et le GIP FIPAG
  2. La subvention est versée à l'établissement par le GIP FIPAG selon les modalités définies dans la convention
  3. Le gestionnaire gère les dépenses
  4. Un seul responsable financier et pédagogique : l'établissement (signature du contrat financier et pédagogique)

Modalités de fonctionnement

Pour les projets de mobilité des apprenants et accompagnateurs

  1. Une convention tripartite est établie entre l'établissement, la DRAREIC et le GIP FIPAG
  2. La subvention est versée à l'établissement par le GIP FIPAG selon les modalités définies dans la convention
  3. Le gestionnaire gère les dépenses
  4. Un seul responsable financier et pédagogique : l'établissement (signature du contrat financier et pédagogique)

Modalités de fonctionnement

Focus kit mobilité - contrat financier


- Mise à disposition d'un contrat financier commenté sur le padlet.

- Choix du nombre de jours financés, point 3.2 : le nombre de jours est égal à la durée de la période de mobilité physique, plus les jours de voyages ; si le participant ne reçoit pas de soutien financier pour une partie ou pour l’intégralité de la période de mobilité, ce nombre de jours devrait être ajusté en conséquence. Exemple : le participant part 35 jours en stage alors que vous n'avez un financement que pour 28 jours : vous pouvez ne financer que 28 jours et l'indiquer ici. Le montant de la bourse indiqué au point suivant sera ajusté sur 28 jours.

- Le montant de la bourse Erasmus + est à indiquer en point 3.3 = forfaits Erasmus+ : c'est le montant qui est déclaré sur la plateforme européenne.

- 3 possibilités de financement sont offertes :

Option 1 : le montant total de la bourse indiqué en point 3.3 est versée au participant.

Option 2 : C'est l'établissement qui prend en charge l'ensemble des réservations ("contribution en nature"), le participant ne reçoit pas d'argent directement.

Option 3 : l'établissement prend en charge une partie des réservations (contribution en nature) et verse un montant au participant.
Exemple 1 : l'établissement prend en charge le vol et verse le solde de la bourse au participant.
Exemple 2 : L'établissement prend en charge le vol et l'hébergement et verse le solde de la bourse au participant.


MERCI POUR VOTRE ATTENTION !