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Bonnes pratiques

Connexion et mise en service

Dépôt des documents

Outils annexés

Intégration de fichiers

Les différents onglets dans inqom

Utilisation des modules

Gestion des flux bancaires

TVA

Foire aux questions utilisation inqom

Assignation d’un
collaborateur

Droit des

collaborateurs

Connexion des

banques

Intégration de

fichiers client

Cash manager,

Portail client,
EspacePrivé/Partagé

Stockage GED

Une question restée sans réponse ? Les référents inqom sont à votre écoute

Retrouvez replay et support des Roadshows dans l'espace dédié INQOM MIGRATION

Transfert des pièces

"achats"

Erreur d'affectation de

catégorie pièce - "achats"
mis sur "vente" ou "autres"

Solution de contournement pour générer un FEC si le module Cegid est en erreur

FAQ migration

Choix du process

Fichier des immobilisations

FEC provisoire

Banque

Menu

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Traitements Annexes – Récupération de données – Export Cegid (Comsx)

Bonnes pratiques

Générer un fichier Cegid au format TRA

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

Générer un fichier Cegid au format TRA

1

Menu

Sélectionner Journal – Suivant – Suivant -Sélectionner Exercice Souhaité -Suivant

Répertoire = T à sélectionner

Bonnes pratiques

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

Générer un fichier Cegid au format TRA

1

Menu

Nom = Numéro de dossier_date de clôture :

Suivant – Suivant et Fin 

Bonnes pratiques

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

Transformer le fichier TRA en fichier FEC

2

Menu

Se positionner sur le fichier TRA généré depuis votre T et faire un clic droit sur le fichier

Cliquer sur Générateur Format FEC

Bonnes pratiques

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

Transformer le fichier TRA en fichier FEC

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Menu

Si vous souhaitez un FEC définitif => Cocher Forcer la date de validations des écritures puis cliquer sur le bouton Export FEC


Si vous souhaitez un FEC provisoire => Ne pas cocher Forcer la date.

Bonnes pratiques

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

2

Transformer le fichier TRA en fichier FEC

Menu

Si vous avez coché Forcer la date de validation, validez le message suivant qui s’affichera.

Au terme de la génération, vous pourrez récupérer le fichier FEC au même endroit, il aura été renommé au format FEC requis.

Bonnes pratiques

Solution de contournement pour générer un
FEC si le module Cegid est en erreur

3 méthodes sont possibles : scan / appli mobile / transfert de mail.

Menu

Pour le transfert de mail, les fournisseurs de nos clients peuvent envoyer leur facture directement à l’adresse : achat.CLIENT@inqombox.com


Il faut en amont dans l’onglet :
Paramètres - Paramètres Inqom – Emails d’envoi, paragraphe Autorisez l’envoi à partir d’adresses emails supplémentaires renseigner l’adresse mail du/des fournisseur(s) de notre client.

Pour les factures BAKERTILLY, AGILITY ne permet pas à ce jour un envoi direct vers INQOM, il est préconisé que notre client continue, comme avant, de les envoyer OU de glisser/déplacer la facture à partir d’AGILITY vers INQOM.


Pour les membres de notre réseau (ORATIO Avocats …), notre client doit continuer à nous les envoyer.

Bonnes pratiques

Transfert des pièces "achats"

Menu

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Sauvegarder la pièce mal affectée.

Supprimer l’écriture ET la pièce (car elle a été sauvegardée).

Déposer la pièce sauvegardée dans la bonne catégorie.

Bonnes pratiques

Erreur d'affectation de catégorie pièce -
"achats" mis sur "vente" ou "autres"

Assignation d’un collaborateur


Au niveau du nom du collaborateur, choisir :

Cliquer sur les en fin de ligne de son client puis "Assignation" et sélectionner le nom du collaborateur.

Menu

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Bonnes pratiques

Droit des collaborateurs

Il est strictement interdit de se connecter avec les codes de notre client. Cette possibilité doit rester une exception.

Une attention particulière sera portée aux dossiers où le client ne sera pas accompagné.

Les droits des personnes assignées sur un dossier ne doivent pas être modifiés.


Cette opération n’est faite que par le Support Gestionnaire Client.

A chaque migration, l’outil, l’organisation et les bénéfices clients doivent être présentés.

Si le client refuse de s’inscrire dans ce schéma (exception) alors, sur validation du DM, le collaborateur indiquera dans la case commentaire du fichier de suivi migration qu’il ne faudra pas appeler le client pour l’accompagner.

La numérisation sera faite en priorité par la secrétaire de bureau ou par un assistant, en optimisant le paramétrage du scanner et/ou en priorisant le transfert de mails.

Menu

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Bonnes pratiques

Connexion des banques

Menu

Ce service est réservé et fait par le Support Gestionnaire Client

Lors de la mise en place de BANK’IN, la connexion est faite par votre client pendant une durée de 3 mois.

En cas d’anomalie, faire un ticket support (écritures manquantes ou 2 comptes généraux pour la même banque)

Il conviendra d’anticiper cette échéance afin que le client renouvèle sa connexion BANK’IN avant le terme des 3 mois

Bonnes pratiques

Stockage GED

Menu

L’outil TEMIS reste à l’étude à ce jour. Il est conseillé de stocker dans la GED CEGID les éléments du DP (sauf contrat et échéancier d’emprunt/crédit-bail/ location longue durée qui sont attachés dans le module INQOM).

Les éléments du DA sont à stocker sous INQOM dans :

Dossier – Dossier Permanent – Dossier Comptable, puis ensuite créer un dossier par exercice :

Bonnes pratiques

Intégration de fichiers client

Menu

L’intégration de caisses, d’imports de gestion commerciale ou autres fichiers doit se faire par le collaborateur lui-même, via un fichier excel, avec l’aide si besoin de son référent.


L’équipe Support Gestionnaire Client n’a pas à intervenir.

Bonnes pratiques

Cash-manager, Portail Client
et Espace Privé/Partagé

Menu

Une fois INQOM mis en place, les accès à CASH, au Portail et à l’Espace Privé/Partagé ne sont plus en service aussi bien pour notre client que pour nous. Par conséquent l’échange de fichiers ne doit se faire que par mail.

Seuls les accès à Ma Caisse, Devis Fact et tous autres produits associés autres que Cash Manager restent ouverts.

Bonnes pratiques

FAQ : vos questions les plus fréquentes

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Comment reçoit-on ses codes Inqom ?

Le rdv client est-il toujours obligatoire ?

Comment cela se passe-t-il si un client a plusieurs sociétés ?

Si plusieurs dossiers pour une même personne physique, plusieurs RDV avec le support inqom ?

Comment faire pour assister au 1er rdv du client?

Comment fait-on pour certaines professions où les gens sont peu disponibles ? Certaines professions libérales ?

Comment faire en cas d’oubli de mot de passe ?

Connexion et mise en service

Est-ce qu'inqom fonctionne avec un MAC, différents navigateurs ?

Lors du transfert d'un dossier, faut-il que la mise à jour de l'exercice commencé soit faite dans CEGID ou faut-il la faire dans inqom ?

Quid des clients qui n'ont pas de smartphone ?

Il faut se connecter avec l’adresse strego.fr puis faire « mot de passe oublié»

Vos codes vous ont été transmis à la première formation si formation collaborateur, et au premier dossier migré dans les autres cas.

Oui, le RDV est obligatoire car il permet d'expliquer l'utilisation du logiciel (dépôt des documents) et donner des recommandations d'utilisation. La présentation de l'outil et de ses bénéfices est obligatoire. Il faut que le client ait un accès internet, un PC et un smartphone.

Le RDV ne dure que 30 minutes. Les GSC peuvent commencer des RDV dès 7h30 le matin et sont disponibles pendant l'heure du déjeuner.

Il faut vous mettre sur le teams avec le client lors de sa présentation. Vous pouvez demander à votre client de vous transmettre le mail d'invitation avec le lien teams et il suffit de mettre un commentaire indiquant que vous voulez être présent à la réunion au niveau du Sharepoint et dans la prise de rendez-vous.

Non, pas besoin. Il faut indiquer cela en commentaire dans le fichier de suivi.

Au niveau de l’application mobile, il pourra switcher sur chaque structure.

Oui

Selon le process, il est préférable de terminer la compta sous Cegid en fin de mois afin que le client sache à partir de quand il peut déposer les factures sous inqom.

.

C'est une exception. Pour les clients qui n'ont pas de smartphone, on peut leur mettre à disposition un scan (comme pour Cash Manager) ou ils peuvent investir dans une tablette.

Menu

Les connecteurs sont-ils développés sur Inqom ? Existe-t-il des API qui permettent de récupérer des factures SFR, Orange, EDF par exemple ?

Peut-on déposer des pièces en prenant en photo avec notre téléphone portable ?

Dépôt des documents

Comment faire si mon client ne veut pas scanner ses documents ?

Comment envoyer des scans volumineux ?

Reçoit-on une notification quand le client dépose des documents ?

Le client doit-il joindre les tickets de CB avec les factures sur inqom ?

Faut-il s'assurer que le client continue de classer ses factures ?

Les documents scannés en PJ ont-ils une valeur fiscale ?

Quelle différence entre "facture d'achat" et "note de frais" ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

A ce jour il n'y a pas de connecteur car trop d'instabilité avec les changements de mot de passe obligatoires tous les 90 jours qui font sauter la récupération automatique.

Non, car vous ne faites pas partie de l'entreprise de votre client. Il faut utiliser le scan. C'est au client de déposer et vous ne devez pas vous substituer à ce dernier.

Les clients sont dans la grande majorité demandeurs. Il faut leur proposer sinon ils pourraient nous le reprocher. Aujourd'hui, très peu de clients ont refusé d'utiliser Inqom pour transmettre les docs et avoir accès aux bénéfices.

Un scan = un pdf = une pièce. Il y a possibilité de paramétrer les scanner/photocopieurs.

Non, le dashboard va arriver avec cette information.

Inqom va interpréter cela comme 2 factures distinctes. Le ticket de CB n'a pas de valeur comptable donc ce n'est pas utile de le joindre.

L’envoi de pièces sous inqom permet de laisse une liberté de classement pour notre client. Il faudra juste qu’il soit en mesure de les retrouver rapidement en cas contrôle fiscal.

Non, la facture électronique arrivant à partir de 2024, pas d'intérêt.

Les factures en achat ont une contrepartie en 401 alors que les notes de frais, c’est un 467. Si les fiches de frais concernent des salariés ou dirigeants sont remboursées par l’entreprise à l’euro près, il faut les déposer en achat.

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Outils annexés

Est-ce notre futur GED ? Doit-on toujours utiliser celle de Cegid même si le dossier est passé sous Inqom ?

Quels sont les différents outils préconisés pour la caisse ?

Qui devra former les clients sur les nouvelles applications qui remplaceront suivi caisse et ma factu ?

Y aura-t-il une reprise de ma facturation vers quickbooks pour l'antériorité : code article, devis validé, facture, etc...

Que se passe-t-il pour les dossiers Fizen ?

Peut-on faire un tableau de bord sous Lumis ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Nous attendons l'arrivée de THEMIS qui sera notre future GED.

Seuls les documents types relevés bancaires ou du DA dans l'espace de stockage INQOM

On peut utiliser la GED Cegid pour les documents à mettre dans le DP (sauf emprunt-Crédit-Bail et LDD pour lesquels les documents sont à stocker dans le module). Les éléments concernant le DA doivent être mis sous INQOM car la révision se fera sous INQOM et donc plus simple pour retrouver les documents.

Il y a une GED sous INQOM mais elle est intitulé Dossier permanent - Dossier comptable. Il suffit de faire son arborescence. Elle est visible par le client donc on ne peut pas mettre de document interne (style matrice Excel).

Proposition d’arborescence : un dossier par exercice – un dossier par typologie de document en fonction des besoins. Les pièces fournies sont toujours disponibles dans l’onglet « Pièces » même si elles ont été supprimées.

Si le client renseigne son ticket Z journalier = Mon suivi Caisse est gratuit

Si client HCR = Addict

Si client Commerçant = Genius

Si utilisation d’une autre caisse = intégration d’un fichier Excel

Ma factu => Quickbooks accompagnement gratuit

Mon suivi caisse => ce sont nos équipes qui forment les clients, les équipes du service support DSI = Gestionnaires support client. Cet accompagnement est gratuit

Oui, cela est mis en place par Agiligo.

Fizen est indépendant de Cegid donc il n'est pas prévu de l'arrêter.

Fizen = compta de trésorerie donc si tout fonctionne bien sur Fizen, pas besoin de migrer sur inqom.

Le mode opératoire existe. Il faut le demander à son référent. Attention à la longueur des comptes.

Menu

Intégration de fichiers

Est ce possible d'intréger les fichiers caisse des clients dans inqom ?

Ou peut-on trouver le modèle d'import Excel (colonnes) ?

Où trouve-t-on le process d'intégration des écritures Silaé en attendant l'automatisation ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Aujourd'hui, seules les caisses Addict et Genius sont automatiquement connectées.

Pour les autres, il faut soit exporter les écritures si possible soit si pas d'export possible les mettre sur mon suivi de caisse.

Dans l'aide en saisie "structure fichier import Excel".

Dans l'aide, en saisissant Silaé dans la recherche.

https://help.inqom.com/fr/import-dun-fichier-silae

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Les différents onglets présents dans inqom

Messagerie inqom : devons-nous dire au client de nous envoyer des mails sur nos adresses mail ou via Inqom ?

L'onglet synthèse est-il présenté au client pour qu'il mette ses indicateurs ?

L’onglet Synthèse est-il visible sur l'application mobile inqom ?

Le client a-t-il la possibilité de voir directement via son espace les factures d'achats ou de ventes manquantes ?

Le client peut-il avoir un visuel sur la compta ? GL auxiliaires ... ?

L'onglet crédit-bail est bien mais comment faire pour les locations ? (Pas de factures)

FAQ : vos questions les plus fréquentes

L'onglet messagerie va disparaitre d'ici quelques semaines.

Oui

Pas pour le moment. L'application mobile sert uniquement à scanner les docs et les déposer.

Oui via l’onglet « pièces manquantes », uniquement en full web.

Non, comme pour CEGID, sauf à passer sur Ma Compta. L'ouverture avec le rôle de DAF n'est pas encore effective donc pas d'accès au journal et grand-livre.

L'onglet Crédit-Bail (LOA) est aussi valable pour les locations (LDD) en modifiant le type de financement. C’est géré par le collaborateur qui doit les saisir et stocker les documents concernés au même titre que les emprunts.

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Utilisations des modules

Comment gérer les modifications des échéanciers d'emprunts fréquente décalage d'échéances , révision des taux .... ?

Quand nous sommes dans la consultation d'un compte, le solde progressif n'est pas visible. Est-il prévu une amélioration ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Possibilité de gérer des évènements pour intégrer les modifications d'un échéancier en créant un évènement dans le module emprunt.

Les évènements répondent à 95 % des modifications, sinon il faut le modifier directement.

Le solde progressif est présent dans l'onglet Grand-Livre.

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Gestion des flux bancaires

Concernant les paiements pour lesquels il n'y a pas de factures, peut-on dire à inqom de les passer directement en charge ?

Ce qui se met en 473 et 474 est-il indiqué dans les pièces manquantes par l'IA ?

Comment peut-on corriger les écarts en banque sachant qu'il n'est pas possible de passer d'écritures par le compte 512 ?

Qu'en est-il s'il y a un ERB à constater ?

Peut-on paramétrer la banque pour les règles d'affectation automatique (frais de banque, assurance ...) ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Oui mais attention car la TVA ne sera pas ressortie ! l'affectation n'est possible que pour un seul compte.

Non, dans l’onglet « pièces manquantes » sont repris uniquement les comptes 401 et 411 non lettrés.

Il est donc préférable de basculer les écritures bancaires dans des 411ATTENTE et 401ATTENTE (cf Guide des Bonnes pratiques remis aux collaborateurs).

Nous récupérons les écritures automatiquement via la banque. S'il manque des écritures, il faut le signaler via un ticket au support DSI mais surtout ne pas faire de saisie ni d'intégration.

Seuls les gestionnaires clients sont habilités à intégrer les écritures de banques manquantes.

Il y a une possibilité d'ERB au moment de la révision.

Non, c'est l'intelligence qui traite en automatique et qui apprend des modifications.

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TVA

Comment se passe le paiement de la TVA ?

La télétransmission se fait-elle en EDI ?

inqom distingue-t-il les différents taux de TVA ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Oui, via jedéclare.com

En matière de facture de vente, il est conseillé de faire un import de la gestion co. Pour les achats, il n’y a pas de distinction (ex : facture Metro – Promocash ….).

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CHOIX DU PROCESS

Quel process utiliser ?

1 - Je fais ma tenue sous Cegid depuis au moins 2 ans
Process MIGRATION

2 - Je récupère un dossier d'un confrère
Process NOUVEAU CLIENT - REPRISE CONFRERE

3 - J'ai récupéré le dossier d'un confrère et j'ai commencé la saisie sous Cegid
Process NOUVEAU CLIENT car les éléments définitifs sont issus d'un autre logiciel

4 - J'ai un créateur pour lequel j'ai commencé ma saisie sous Cegid
Process MIGRATION

FAQ : vos questions les plus fréquentes

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FICHIER DES IMMOBILISATIONS

J'ai un problème avec mon fichier des immobilisations


Le fichier .sav des immobilisations doit correspondre à l'exercice en cours.

Par exemple :
Exercice qui clôture en mars
le fichier .sav doit correspondre à l'exercice clos le 31/03/2023 et non celui du 31/03/2022.

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Menu

FEC PROVISOIRE

Mon FEC de l'année N n'est pas provisoire

La clôture périodique a dû être faite avant la génération du FEC.

Il est donc important de générer le FEC N puis de clôturer périodiquement.

FAQ : vos questions les plus fréquentes

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BANQUE

Il me manque des écritures bancaires

J'ai reçu un ticket GLPI pour un problème de solde bancaire

J'ai un client dont je ne récupère pas les écritures.
Est-ce que je peux saisir manuellement en attendant la récupération automatique ?

FAQ : vos questions les plus fréquentes

Le solde bancaire du FEC provisoire doit être validé avec un relevé bancaire et correspondre au centime près à celui-ci.


A défaut, nous ne sommes pas en mesure de mettre votre dossier à disposition dans votre site

Si on les récupère déjà, je fais un ticket GLPI à INQOM – migration.


Si les écritures bancaires ne sont pas présentes dans Extrait Bancaires, cela signifie que la banque ne nous les a pas mis à disposition.

Dans ce cas, je récupère un fichier Excel que je transmets en ticket GLPI à INQOM – écritures bancaires.

Oui, c’est possible mais le plus simple est l’import d’un fichier Excel par notre service support car l’IA travaillera dessus et donc moins de travail pour le collaborateur.

De plus, il faudra faire un ticket GLPI au support pour fusionner les 2 comptes bancaires existants.

Référents inqom

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