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Optimisation des processus administratifs

, Tessa Thierry

Sommaire

1

1. Parcours professionnel

2. Présentation des contextes d'entreprises

3.Fiche E4 et productions


2018 : Bac professionnel métiers de la sécurité

Concours de gendarmerie en 2018

Marly le roi (78)

22 ans

Etudiante en BTS SAM2

Présentation des organisations

C'est une start UP spécialisée dans la restauration rapide


C'est une SAS (société à action simplifiée)

+200 employés au total

Elle détient 2 filiales "GreensurMesure" et le "Comptoir des restaurateurs"

Cranberry Groupe a été fondée en 2018

Située à Boulogne Billancourt


Mission : Amélioration de la visibilité de l’entreprise sur les réseaux sociaux et professionnels

Mes objectifs ont étés :

  • D'améliorer la visibilité de l’entreprise sur les réseaux sociaux ainsi que sur les réseaux professionnels
  • Je devais réaliser cet objectif en 2 semaines

Présentation des objectifs

J'ai du faire face à 2 types de contraintes :

  • Contrainte Temporelle : Ma mission devait être réalisée en 2 semaines puisque le directeur général souhaitait avoir tous les groupes de finalisés pour envoyer leur publicité.

  • Contrainte Sanitaire : J’ai du présenté mon PowerPoint à distance en télétravail.

Présentation des contraintes

Afin de pouvoir réaliser ma mission j'ai pu avoir accès à :

  • Un ordinateur portable connecté à Internet
  • Un accès à la base de données fournisseurs
  • Un accès à ses comptes professionnels et réseaux sociaux



J'ai également pu avoir de l'aide de la part de mon tuteur.

Moyens et Ressources

17,520

AWARANESS

92

CONVERTION

Taches de ma mission

17,520

CONSUMER

Pour réaliser ma mission j'ai effectué :

Avec mon ordinateur portable j’allais sur son compte LinkedIn et je créais des groupes individualisés avec des fournisseurs de chaque régions de France, par exemple « groupe fournisseurs de Paris), car sur son compte LindekIn il avait énormément de contact (26 000 contacts) et il voulait un moyen de les trier et pour envoyer un message groupé à chaque groupe.


J’ai également créé un PowerPoint pour le directeur et son associé pour leur donner quelques idées pour améliorer leur visibilité, que ce soit sur les réseaux sociaux, réseaux professionnels ou même Google

Un Powerpoint pour améliorer leur visibilité sur les réseaux et professionnels.


Un brainstorming sur le contexte de l’entreprise concernant leur visibilité avant le début de ma mission.

Productions Réalisées

Le résultat obtenu est que :


Mon tuteur a pu envoyer ses publicités, a pu envoyer des messages groupés à chaque fournisseur et il a créé un site web de l’entreprise.

RESULTAT OBTENU

J'étais responsable dans ce qui concernait la visibilité de l'entreprise, je devais parfois trouver les bonnes techniques de visibilité.


J’ai effectué mes recherches en autonomie, et j'ai du etre autonome à certains moments.

Initiatives et responsabilités

Cette mission a été source de gain de temps pour l’entreprise car mon tuteur n’avait pas à s’en occuper, en outre elle m’a permis d’être plus autonome.

Un élement d’analyse me semble à retenir dans le cadre de cette mission.

Fiche 2:
Compétence visée (1) : Gestion de la relation avec les clients ou usagers internes et externes
Mission : Elaboration du processus de recrutement


Stage à Needer Eyes (10 mai au 25 juin 2021)

  • C'est un cabinet de recrutement
  • Spécialisé dans les télecoms mais aussi du génie éléctrique et génie climatique
  • Elle compte environ 10 salariés
  • C'est une SARL fondée en 2019
  • Il est situé à la Garenne-Colombes(92)


Présentation du contexte

Objectifs :

Il consistait à recruter des personnes pour des entreprises qui nous étaient clientes. Pour mener à bien ma mission je disposais d’outils de communication externes ainsi que externes.

Moyens et ressources

Un ordinateur portable connecté à Internet, un accès à la base de données des clients, un téléphone, un accès à leurs comptes professionnels et un accès à leur compte Pole emploi, Indeed et APEC.



Les contraintes :

Concernant la prise de contact avec les clients, j’ai eu du mal à me lancer car c’est une mission assez délicate au départ.

Et parfois certaines personnes ne répondaient pas présents aux entretiens.

Pour réaliser ma mission :


J’ai d’abord commencé par créer une fiche de poste, Puis j’ai continué avec Pole emploi et APEC, qui étaient nos deux principaux outils de sourcing

Grace aux comptes recruteurs dont j’avais accès, j’ai accédé très rapidement à un large choix de candidats issus de tout le territoire national.

J'ai continué avec Taleez qui est un outil de suivi des candidatures

Puis arrivait la pré-séléction, je triais les CV et sélectionnait les candidats

Enfin, j’appelais les potentiels candidats pour convenir d’une date d’entretien puis je faisais passer les entretiens en visio.

Taches de ma mission

Productions realisées

  • Création d'une fiche de poste
  • Agenda partagé pour les entretiens
  • Création d'une grille d'évaluation

Grâce au sourcing avec mes collègues, nous avons pu recruter une dizaine de personnes pour nos clients qui étaient très satisfaits des candidats qu’on leur avait envoyés.

Resultat Obtenu

Cela m'a permis d'etre responsable puisque j’ai eu dès le début des missions à responsabilités à effectuer comme appeler toute seule les clients, les candidats, puis faire passer les entretiens.

Initiatives et responsabilités

Mission : Accueil, suivi des étudiants et aide à l’administratif



Compétences : Participation et préparation à la négociation

E2C (Ecole de la seconde chance)

Présentation de l'organisation

  • C'est une école de seconde chance pour les jeunes agés de 16 à 25 ans.
  • L'E2C de paris a été crée en 2007.
  • Des coachs en insertion professionnelle accompagnent les jeunes tout au long de leur parcours.

Mon objectif consistait à aider ma tutrice au niveau du de l’accueil de l’école et du suivi des étudiants.

Ressources

Au niveau temporel, car pas mal de documents devaient etre finalisés le 17 décembre car ma tutrice en avait besoin pour début janvier 2022 et mon stage se finissait le 17 décembre. Et car il avait également le projet à finir.

Et au niveau matériel : L’internet de l’E2C ne fonctionnait pas bien souvent, bug d’ordinateurs, réseau qui ne marche pas, documents qui ne s’enregistre pas.
Au niveau sanitaire : Le covid avec le projet

Contraintes

Objectif

Un ordinateur portable connecté à Internet, un accès au compte « Cyclise de l’entreprise ». Le logiciel Cyclise sert à la gestion de l'information pédagogique (voir les absences des élèves, leurs évaluations de stages, les informations personnelles sur les élèves, les plannings des formateurs et des élèves par groupe.

Fiche 3

  • j’étais en lien avec ma tutrice qui était responsable opérationnelle. Je l’ai aidé à construire le nouveau calendrier d’alternance 2022, il sert à savoir quand les élèves seront présents à l’E2C, et savoir quand ils sont en stage, à quelle période
  • J’ai également créé la montée en charge 2022 (elle permet de savoir s’il y aura une augmentation d’élèves pour l’année 2022.) Pour créer la montée en charge, j’ai créé un tableau Excel
  • Puis j’ai créé des fiches d’émargement (pour les activités pédagogiques extérieures des promos).
  • J'ai ensuite demander de créer un carnet de bord en espagnol pour une promo qui était totalement espagnol.
  • Et enfin j’ai participé à l’accueil de l’école

Taches de ma mission, fiche 3

Dans le cadre de cette mission j'ai réalisé :



  • La montée en charge 2022
  • Carnet de bord en espagnol (pour une sortie scolaire)
  • Fiche d'émargement
  • Procédure pour l'arrivée d'un nouvel élève

Productions Realisées

Ma tutrice a bien eu tous les documents de finalisés, et a pu les envoyé à la directrice de l’E2C.

Resultats obtenus:

Initiatives et responsabilité

Cette mission m’a permis de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j’étais la plupart du temps en autonomie pour tous les travaux effectués.

Fiche 4, participation et préparation à la négociation

Mon objectif consistait à trouver et à négocier auprès des traiteurs afin d’en trouver un correspondant aux critères de l’école (budget limité et bon rapport qualité prix) pour la fête de noël prévue le 17 décembre 2021.

J’ai dû faire face à deux contraintes :

Contrainte temporelle : Traiteurs non disponibles aux dates demandées,
Contrainte matérielle : Prix trop élevés pour l’école car ils n’ont pas un budget conséquent.

Ressources

Objectif

Un ordinateur portable connecté à Internet , un téléphone pour échanger avec les traiteurs.

Puis j'ai pris appui sur les consignes transmises par ma tutrice, et qui a su répondre à toutes mes questions.

Contraintes

J’ai effectué un travail préparatoire afin d’anticiper les phases de la négociation : J’ai identifié et comparer les traiteurs selon les critères que l’école souhaitait.


J’ai ensuite rédigé un script de la négociation et préparé les arguments avant de les appeler.

Je me suis renseigné au maximum sur les traiteurs de Paris en allant naviguer sur internet, en allant sur des sites internet pour en savoir un peu plus sur les prix et en faisant un tableau comparatif des prix.
Enfin j’ai passé des appels téléphoniques avec des traiteurs.

Une fois que j’ai trouvé un traiteur adapté, pour le convaincre j’e lui ai proposé de mettre une petite affiche pour lui faire un peu de publicité en contreparti.

Taches de ma mission :

  • Production realisées :

  • Tableau comparatif des traiteurs
  • Affiche de publicité pour le traiteur
  • Script de la négociation
  • Rapport de la négociation à la directrice

J’ai pu trouver un traiteur correspondant aux critères de l’école, et la fête s’est bien déroulée.

Resultats obtenus

Initiatives et responsabilité

J’ai eu dès le début des missions à responsabilités comme appeler les traiteurs en autonomie sans l’aide de ma tutrice.