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Transcript

Comment réaliser une veille ?

Présentation méthodologique générale

Guide des bonnes pratiques
Système de veille sur deux thèmes

Vidéo présentation

Indicateur d'éléments intéractifs

Pourquoi

définir
une veille ?

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1. Méthodologie de la veille

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Pour surveiller continuellement les évolutions, avancées, législations, ….

Pouvoir se préparer, s’adapter, anticiper les changements perpétuels du monde professionnel

Apprendre à apprendre et acquérir des compétences transversales

Optimiser son temps de recherche sur les informations pertinentes et inhérentes à ce domaine

Gagner en efficacité par capitalisation, analyse et inscription des informations stratégiques dans un processus d’amélioration continue

Types

de veille

Sectoriel : Pour maintenir un niveau d’information élevé sur l’actualité et les tendances affiliées d'un secteur bien défini (digital, ressources humaines, commercial…) subissant des évolutions. Pour garantir une offre de formations de qualité par l’identification des leviers de croissances et les activités en déclin

Pédagogique : pour s’informer sur les innovations pédagogiques sur les méthodes d’apprentissage et outils, notamment avec le développement de certains formats : e-learning, MOOC, blended learning (apprentissage mix), Podcasts …

Concurrentiel : Meilleure connaissance des autres organismes de formation, leur offre, positionnement sur des thématiques similaires, présence sur les réseaux sociaux, image de marque … S’approprier des outils plus performants et prendre de l'avance

Légal, réglementaire : Être à jour sur les normes et règlementations en vigueur, en conformité avec la loi pour l'accès à certains financements grâce à des certifications telles que Qualiopi, certification unique obligatoire à l’obtention des financements publics et paritaires

Les 7 critères du

référentiel national Qualiopi

Une veille qui se veut aussi inscrite dans un registre réglementaire permettra de répondre au mieux aux 32 indicateurs et 7 critères du référentiel national Qualité

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Communiquer son offre : son contenu, le déroulé, les indicateurs de résultats, ...

Proposer des formations adaptées aux besoins : parcours modulables avec des objectifs fixés individuellement

Accompagner et suivre les apprenants à chaque étape : journées type du parcours, documents, services à disposition, …

Offrir un écosystème favorable aux apprentissages : moyens investis pour la réussite de la formation (lieu, équipes, matériels, ressources, …)

Former toute l’équipe de l’organisme de formation : intervenants internes et externes

S’investir dans son environnement professionnel : apprendre à apprendre, lister les actions à mener, les cadres légaux à respecter, les évolutions et expertises, …

Écouter et prendre en considération les feedbacks (bons et mauvais) : démarche Qualité pour une amélioration continue de l’organisme

Comment définir ses objectifs de veille et son périmètre d'action ?

Connaitre les besoins exprimés, les informations à avoir en fonction de la cible et des centres d'intérêts:

- Quels sont les sujets sur lesquels on souhaite organiser notre veille ? (En fonction de quels besoins urgents, importants)

Objectives

- Quels sont les mots clés qui y sont associés ?

Répondre à ces deux questions permet de centrer sa veille et éviter les risques d’infobésité

Le Brainstroming : Résolution créative et collective autour d’une thématique donnée. Réunion et réflexion des collaborateurs autour d'un maximum d’idées via différents supports, tableau, dessins, post-its, plateformes virtuelles, …

La méthode SWOT- Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats :

- Analysez son environnement de travail (comprendre qui on est, ce que l’on fait et son contexte professionnel) ;

- Etudiez son profil (interne) : les forces et faiblesses ;

- Décryptez le contexte (externe) : quelles sont les opportunités et les menaces ?












Le(s) secteur(s) identifié(s), l’équipe peut déterminer les mots clés de sa veille via deux principales méthodes :

S'informer et se former

  • Développer un travail collaboratif ;
  • Apprendre à apprendre pour travailler autrement et innover ;
  • Apporter et maitriser de nouveaux outils et méthodes d'apprentissage plus performants ;


Réaliser et partager des articles

  • En interne et externe
  • Créer du feedback et s'améliorer
  • Articles sur les mots clés retenus

Les associer et développer ses compétences transversales

Conseiller et former sur les mots clés

A ce stade, pour structurer notre collecte d'informations, il faut savoir ce que l'on veut faire de sa veille. Par exemple :

Ces interrogations et ces étapes permettent la construction de notre de veille et de préparer l’étape suivante : la collecte d’informations

On dénombre trois méthodes possibles :

Les méthodes associées à la collecte d’informations

Méthode manuelle (pull)

Méthode automatisée (push)

Social Search

Newsletters

Services d’alerte

Réseaux sociaux

Recherches internet

Pour éviter des recherches souvent chronophages


Pousse “littéralement” l’information vers nous dès son apparition à l’aide notamment de flux RSS, de newsletter, alertes web, abonnements et fils d’actualité sur les réseaux sociaux, …

" Tirer l’information vers nous" en se rendant sur plusieurs sites et sources pour prendre les informations par nous-mêmes : sites internet, blogs, podcasts, moteurs de recherche, …

La bonne utilisation des réseaux sociaux pour faire remonter l'information

Dès la publication d’une actualité nous envoi le contenu par mail ou dans un espace dédié (dropbox, google drive): Google alerte, Google scholar, Formalerte (idéal pour accompagner sur les indicateur 23 à 25 de Qualiopi)

Informe en direct sur notre boîte mail selon une certaine périodicité: synthétise et délivre l’actualité du secteur après avoir été sélectionné

Suivre les bonnes personnes, organismes ou hashtags pertinents, poser des questions ou publier des publications pour obtenir l'information

Comment analyser et diffuser l'information collectée ?

Vérifier la fiabilité, que cela soit de la source comme du contenu: identité de l’auteur, le nombre d’articles publiés par semaine, le nombre d’abonnés, partages, vues, … Prendre le temps de croiser l’information sur les différentes sources pour en attester la légitimité.

Outils conseillés:

- Les réseaux sociaux: fils d’actualités de Facebook, (pages et groupes), YouTube (chaines, likes, playlists), Twitter (hashtags, tendances, topics, influenceurs) ;

- Alertes Google, newsletters des sites, l'agrégateur Inoreader, …

Régularité d’une routine de veille:

- Contient et centre la recherche d'information;

- Une lecture quotidienne des nouveaux articles, sur les différents outils utilisés, 20 à 30 minutes sur un créneau régulier pour gagner en efficacité.

Diffusion par le chargé de veille sur :

- La newsletter choisie : Envoi hebdomadaire aux ingénieurs pédagogiques et à la direction ;

- L'agrégateur Inoreader : Accessible à tous pour consulter les articles retenus et tagués sous le

thème concerné.

La diffusion de l’information demande simplement un partage hebdomadaire : sur les comptes du groupe (réseaux sociaux), sur les outils collaboratifs de communication Slack/Trello et la newsletter Wakelet et Inoreader (selon maitrise et préférence).

Sur les thèmes de l'Andragogie et l'Art thérapie

2. Guide des bonne pratiques

du système de veille


Support Officiel EFF du guide des bonnes pratiques

Actualisation

Phase 5

Appropriation et diffusion

Phase 3 et 4

Répartition des rôles et tâches

Phase 2

Préparation et concertation des équipes

Phase 1

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Réunion collaborative et participative de tous les acteurs de formation

Phase de préparation et de concertation

Création d'équipes thématiques en charge d'un domaine de formation, regroupant plusieurs thématique liées, dans lequel elle est compétente: un membre fondateur, deux ingénieurs pédagogiques et plusieurs formateurs (modulable selon l'effectif).

Création de comptes professionnels par équipe thématique pour un accès et une présence digitale sur les réseaux sociaux parmi Facebook, Twitter, Pinterest et YouTube: L'équipe ce concerte pour le choix des sources en tant que base de veille.

Le choix des domaines de formation se fait par maitrise et expertise. Si un consensus n'aboutit pas, un vote a lieu: soit pour laisser les équipes de direction choisir, soit par tirage au sort pour les domaines non départagés.

Prise en main des outils de veille simplifiés GetPocket (outil de capture web) et Wakelet (journal de veille personnalisé et organisé; même fonctionnement visuel que Pinterest) pour une première approche du système.

Les chargés de veille

Les formateurs

Travail en alterné une semaine sur deux
Outils: Wakelet et Inoreader

Opèrent une mini veille sur les réseaux

Gèrent l'image de marque et la présence digitale

Veille au respect des rôles et tâches par chacun ;

Réunit chaque fin de semaine
Outils: Trello et Slack;
Calendar ou Outlook

Le membre fondateur

Répartis à chaque membre d'équipes

Rôles et tâches

+ info

+ info

Inoreader constituera l'outil de curation automatisé principal de notre veille

Utilisation des outils:

- Trello : organise les tâches, les suivre et les temporaliser

- Slack : communication interne par équipe autour de leur veille (lien direct à Trello)

- Calendar/ Outlook (selon préférences) : planifie les réunions entres autres

Les chargés de veille permettent de :

  • Libérer du temps aux autres membres du groupe
  • Combler le besoin continuel de mettre à jour les informations à disposition


Appropriation du savoir

Le chargé de veille analyse l'information qu'il consulte quotidiennement: il en partage les résultats d'abord avec son binôme pour les valider. Il se tourne ensuite vers les formateurs en vue d'avoir plus de feesbacks. Enfin il valide avec le membre de la direction à la réunion hebdomadaire)

Diffusion

L'analyse validée, regroupée et concise, elle est diffusée à l'ensemble des collborateurs Wakelet et Inoreader pour compléter si besoin.

Ces deux phases entre dans une routine de veille établit sur un créneau réuglier et quotidien de 20-30 minutes qui inclus la phase 5 :

Actualisation de l'information

L'information est triée quotidiennement en intégration à la routine de veille.

Les sources sont régulées par des filtres et supprimées quand elles ne sont plus utiles ou obsolètes : le but étant de ne pas faire face à de l'infobésité et perdre du temps à rechercher

Présentation de l'interface et des options avec Inoreader Pro

Des captures écran pour montrer l'utilisation de chaque outil avec comme exemple les deux thèmes : Andragogie et Art Térapie

Présentation du système de veille

Thanks!