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Processus achats

version du 01/04/2022

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Introduction

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Savoir définir et formaliser son besoin en achat

1- Caractérisation du besoin

Décripter la situation d'achat et agir en fonction

2- Sélection du fournisseur et commande

Réceptionner une commande et agir en cas de problème

3- Réception et traitement de litige

Feed back de vos relations commerciales

4- Evaluation fournisseurs

Etape finale du processus

5- Paiement de la facture

Description du processus, de ses activités selon les éléments d'entrée et de sortie,
des documents et indicateur associés

Introduction

Index

  • un besoin en matériel/ consommable/ prestation/ investissement
  • budget

S'assurer de la définition et de la formalisation, quand cela est nécessaire,
des exigences et des carcatéristique du besoin en achat

  • commandes
  • contrats prestataires

  • cahier des charges
  • spécification d'achat

  • évaluation de la conformité des achats et des prestataires externes, litiges (LIMS)

Introduction

données d'entrées

activités

données de sorties

  • cahier des charges
  • spécification d'achat

Sélectionner les fournisseurs et formaliser les commandes

  • commandes
  • contrats prestataires

Assurer la conformité des produits et prestations à réception
Communiquer avec les prestataires (réclamations, litiges, etc...)

Pour réaliser ces activités, plusieurs documents sont à votre disposition :


  • le logigramme de la procédure achats
  • la consigne de sélection, d'évaluation des prestataires externes
  • le formulaire de constat de litige
  • le formulaire de spécification technique
  • le formulaire de cahier des charges
  • l'enregistrement d'évaluation des prestataires



Ce processus est évalué grâce à l'indicateur de performance d'évaluation des prestataires externes.


Une fois par an à la fin de l'exercice fiscal, le RAF réalise les opérations suivantes :

  • Sélection des fournisseurs (au regard de plusieurs critères) à évaluer
  • Selon cette liste, extraction dans le LIMS des informations d'évaluation
  • Compilation des informations dans l'enregistrement
  • Intégration des éléments de litiges, le cas échéant
  • définition de la note globale de performance

Activité 1 :
Caractérisation du besoin en achat

Les besoins en achats d'ACM peuvent être de natures différentes :

  • un produit ou un consommable
  • un service ou une prestation
  • un investissement en matériel ou équipement


Quelle est la différence entre un produit ou consommable et un investissement ?

Un investissement c'est :
  • un bien matériel ou immatériel
  • d'un montant supérieur ou égal à 500 € HT
  • qui vient augmenter les actifs de l'entreprise sur une durée d'au moins 2 ans

Un produit ou consommable c'est :

  • un bien matériel
  • d'un montant inférieur à 500 € HT
  • qui se consomme rapidement (1 an maxi)

Caractériser son besoin en achat

La première étape du processus d'achat est la définition du besoin lui-même.

Activité 1

Mon besoin est-il critique pour ACM ?

Répondez à cette question pour savoir comment procéder pour caractériser votre besoin en achat.

Que signifie "critique" pour ACM ?

Mon besoin est critique s'il répond par l'affirmative aux questions suivantes :

Mon besoin :

  • a une influence sur la conformité des produits ou des activités d'ACM
  • est intégré aux activités d'ACM
  • est fourni, en partie ou intégralement, au client d'ACM tel que reçu du prestataire
  • contribue au fonctionnement d'ACM

Activité 1

Criticité du besoin en achat

OUI

NON

OUI, mon besoin est critique

Je dois caractériser mon besoin par (au choix) :

  • une spécification technique, formulaire ACM F ADM-049
  • un cahier des charges rédigé dans une note externe, formulaire ACM F GEN-014
  • un contrat avec le fournisseur
  • un plan avec le fournisseur d'usinage
  • une liste de critères et d'exigences à inclure dans la commande LIMS


"Caractériser" signifie que je dois :

  • expliquer clairement et précisément ce dont j'ai besoin
  • définir les critères d'acceptabilité et de conformité du produit ou de la prestation fourni




Activité 1

Criticité du besoin en achat

NON, mon besoin n'est pas critique

Je passe à l'étape 2, la sélection des fournisseurs et la formalisation de la commande.




Activité 1

Criticité du besoin en achat

Activité 2 :
Sélection du fournisseur et commande

Activité 2


Suivez les sous étapes de cette activité pour savoir comment procéder au choix de votre fournisseur et lui transmettre votre bon de commande.

Sélectionner un fournisseur et passer commande

Votre besoin est caractérisé, défini, spécifié ?
Vous pouvez passer à l'étape de sélection et consultation du fournisseur.


Les différentes situations d'achat


Les critères de sélection des fournisseurs


Passer la commande

Activité 2

Les différentes situations d'achat

Plusieurs situations d'achat existent. Voici comment procéder selon ce qui vous concerne :

Activité 2

Réalisez un tableau de comparaison avec plusieurs critères, selon le modèle ci dessous.

Les critères de sélection d'un fournisseur

Vous avez rédigé votre cahier des charges et vous devez maintenant sélectionner un nouveau fournisseur ? Voici comment procéder.

La notation se fait pour chaque fournisseur et pour chaque critère :

  1. résultats satisfaisants (conformes à nos attentes)
  2. résultats acceptables (pouvant encore s'améliorer)
  3. résultats insatisfaisants (des défaillances notables)
  4. résultats inacceptables (trop de défaillances)






Vous avez vos 2 devis et votre comparaison est terminée ? Vous pouvez maintenant soumettre votre choix au RDL pour décision.

N'oubliez pas de bien conserver les preuves (devis, mails de demande, fiches produits, etc...) dans le dossier de la commande.

Vous pouvez tracer votre demande de devis dans le LIMS (au besoin) en créant une demande de prix.

Activité 2


Une fois votre commande rédigée et validée, elle sera transmise directement au RDL pour approbation.

Vous recevrez ensuite votre bon de commande signé par mail et vous pourrez alors l'envoyer à votre fournisseur.

Passer commande

Votre sélection de fournisseur et d'offre de prix est faite et validée ?
Vous pouvez à présent générer la commande dans le LIMS.

Si votre commande correspond à un contrat comprenant plusieurs éléments (différentes étapes ou services ou prestations) :

  • détaillez ces éléments dans votre commande en faisant correspondre un élément à un article
  • ajouter par article la quantité nécessaire (si le même élément se répète par exemple)

Cela vous permettra :

  • de faire une seule commande pour l'ensemble
  • tout en pouvant réceptionner chaque élément à chaque livraison



Activité 3 :
Contrôle à réception et traitement de litige

Activité 3


Suivez les sous étapes de cette activité pour savoir comment procéder.

Contrôle à réception et traitement de litige

Votre commande vient d'être livrée ? C'est le moment de s'assurer que le produit réceptionné est conforme à ce qui a été commandé.


Y-a-t-il un contrôle spécifique prévu dans la commande ?


Le produit reçu est-il conforme ?


La levée des réserves en cas de non conformité

Activité 3

Y-a-t-il un contrôle spécifique prévu dans la commande ?

Dans le cas où une spécification du besoin a été rédigée et exige un contrôle à la réception du produit / prestation / équipement

Alors il faut réaliser ces contrôles avant de prononcer la conformité ou non de ce qui a été livré.


Pour mémoire, la spécification, s'il y en a une, est intégrée au bon de commande.

Activité 3


oui

Le produit reçu est-il conforme ?

Comment prononcer la conformité ou non d'un produit ?


Pour savoir et prononcer la conformité ou non d'un produit, vous devez vous assurez que ce qui est livré correspond bien, en qualité et en quantité, à ce qui a été commandé.
Pour cela vous devez vous référer à l'offre du fournisseur qui a été validée grâce à la commande.


Répondez à cette question pour savoir comment procéder :


Le produit reçu est-il conforme ?


non

Mon produit / service / équipement est conforme


Je peux créer le bon de réception de la commande dans le LIMS et le valider.


La réception peut se faire sur tout ou une partie seulement de la commande en sélectionnant les lignes d'articles et la quantité reçue correspondante.


Puis, je passe à l'étape suivante du processus, l'évaluation.

Activité 3

Le produit reçu est-il conforme ?

1 - Je contacte le fournisseur pour lui expliquer mon problème et je définis une solution avec lui ainsi qu'un délai de résolution du problème.

2 - Je consigne ces éléments dans le LIMS en créant le bon de réception de la commande mais je ne le valide pas.

Dans l'onglet "information" du bon de réception, je renseigne :

le problème rencontré (il y a 6 lignes au cas ou il y ait plusieurs problèmes)
la solution envisagée (sur ces mêmes lignes) avec le fournisseur
le délai défini


Pour donner plus de poids à ma réclamation auprès du fournisseur, je peux imprimer le bon de réception ACM (colonne à droite dans le BR), le signer et le transmettre par mail au fournisseur.

Activité 3

Le produit reçu est-il conforme ?

Mon produit / service / équipement n'est pas conforme

Si oui :

  • Je renseigne la date de résolution du problème dans l'onglet "information" du bon de réception LIMS
  • Je valide le bon de réception

Si non :
  • Je refuse le bon de réception LIMS

Suite de la procédure :

Un mail d'information est directement envoyé aux RQSE / RAF, qui enregistrent la réclamation dans le LIMS et la transmettent au fournisseur concerné.

En parallèle, cette réclamation est enregistrée par le RQSE dans le plan d'action, qui en assure le suivi jusqu'à la clôture de la réclamation.

Lorsqu'une solution acceptable est trouvée, la réclamation est clôturée et on passe à l'étape 5, paiement de la facture.

Activité 3

La levée des réserves (en cas de non conformité)

Passé le délai annoncé par le fournisseur, le problème rencontré est-il résolu par le fournisseur ?

Activité 4 :
Evaluation des fournisseurs

Activité 4


Suivez les sous étapes de cette activité pour savoir comment procéder.

Evaluer les fournisseurs

Votre commande a été livrée et tout est conforme ?
vous pouvez passer à l'évaluation de votre fournisseur.


Evaluation des fournisseurs dans le LIMS


Construction de l'évaluation annuelle


L'indicateur de performance du processus achats

Activité 4

Evaluation des fournisseurs dans le LIMS

Chaque acte d'achat transformé en commande est évalué, et cela sur 7 critères.
Par défaut des notes sont déjà attribuées. Il faut les modifier si vous n'êtes pas d'accord.
Vous trouverez cette notation dans l'onglet "évaluation" de chaque commande dans le LIMS.

Activité 4

Construction de l'évaluation annuelle

Tous les fournisseurs avec lesquels ACM a travaillé sur l'année ne sont pas évalués.


Pour savoir quels fournisseurs on va évaluer, on les sélectionne selon les critères suivants :

  • si le fournisseur est qualifié de fournisseur "critique" (dans la fiche fournisseur)
  • si le fournisseur nous a vendu des produits de type "consommables" pour + de 2000 € sur l'année écoulée
  • si le fournisseur nous a vendu des prestations pour + de 5000 € sur l'année écoulée

Une fois la liste des fournisseurs à évaluer établie, on réalise l'extraction des éléments de notation enregistrés dans le LIMS, pour les synthétiser dans l'enregistrement ACM E ADM 009.

Dans l'enregistrement ACM E ADM 009, qui synthétise les données de notation des fournisseurs évalués, on intègre également les litiges qui ont eu lieu au cours de l'année avec les fournisseurs sélectionnés (le cas échéant)

Chaque litige est analysé est évalué selon 2 critères :

  • son impact sur l'activité
  • la réactivité du fournisseur

La note de chaque litige est intégrée à l'évaluation annuelle des fournisseurs.

Activité 4

L'indicateur de performance du processus achats

A la fin de chaque exercice fiscal, on procède à l'évaluation annuelle.

On sélectionne certains fournisseurs pour analyser la performance de nos relations commerciales.

On donne une note globale à cette analyse, qui est notre indicateur annuel d'évaluation des fournisseurs.

Activité 5 :
Paiement de la facture fournisseur

Activité 5

Paiement de la facture fournisseur

Lorsque la commande est validée et réceptionnée, elle est alors finalisée.


Le RAF, qui réceptionne et enregistre les factures fournisseurs, va :

  • rapprocher les factures reçues des commandes saisies dans le LIMS
  • anoter sur la facture le n° de bon de réception correspondant
  • déclencher le règlement à l'échéance de la facture, si tout est conforme.

Cette activité cloture le processus achat.