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INSTITUT

DES
METIERS

- 14 rue du chateau des Vergnes à CLERMONT-FERRAND

- 04.73.63.60.00

- contact@institut-metiers.fr
- https://idm63.com/

- L’activité principale est la formation des apprenants et la formation pour adultes.

AFPP - Association loi 1901

L'ACCUEIL A L'INSTITUT

3 accueils


- Accueil général
- Accueil des apprentis
- Accueil de l'espace vente


Mes principales activés

FRONT OFFICE:


  • l'accueil multicanal (face à face, téléphone...)
  • l'orientation des visiteurs et le traitement des demandes

BACK OFFICE:

  • La gestion des retards et des absences
  • Traitement des mails
  • saisies des contrats et des ruptures de contrats
  • ....

OUTILS ET LOGICIEL UTILISES

PROJET : AMELIORATION DE L'ACCUEIL

L'objectif de l'activité est l'amélioration de mon poste d'accueil afin :


- d'optimisier l'experience des visiteurs
- améliorer la qualité de mon travail

Lors de ma prise de poste et durant plusierurs semaines, mon poste n'était pas fonctionnel.
Le bureau se trouve au rez de chaussée de l'esapce vente.

LE CONTEXTE

ANALYSE

Mon poste de travail doit etre accueillant et facilement repérable.

Actuellement, je n'ai pas de bureau (meuble) et partage celui de ma tutrice.

L'emplacement de mon éspace de travail m'oblige à me tourner pour faire face aux visiteurs.

OBJECTIFS

- Etre identifiable,
- Une prise en charge plus rapide,
- une meilleure organisation,
- un filtrage des demandes éficace,
- générer moins d'attente

LES MOYENS MATERIELS

- Un bureau

- Une chaise de bureau
- Un PC relié au réseau informatique
- Un téléphone
- Petites fournitures de bureau
- Un véhicule pour transporter le matériel.

LES MOYENS FINANCIERS

Demander un financement auprès du directeur financier pour l’achat d’un bureau et d’une nouvelle chaise de bureau

CONTRAINTES

Prendre en compte la taille de la pièce qui n’est pas faite pour deux postes.

Adapter la taille du bureau et sa disposition. Prévoir un utilitaire.
Choisir un créneau pour réaliser le projet.

CONCEPTION

REALISATION

Pendant notre reflexion, nous avons choisi d'échanger le bureau de ma tutrie avec celui du Chef de secteur Adjoint.

REALISATION

Avant

REALISATION

Après

REALISATION

- Demande de validation à la direction;
- Choix du mobilier;
- Achat du mobilier;
- Déménagement du bureau;
- Aménagement du nouveau bureau.

EVALUATION

Les visiteurs semblent mieux comprendre le fonctionnement de l'accueil,

Les retours sont positifs,
Je peux filtrer plus rapidement les demandes ce qui génére moins d'attente

BILAN PERSONNEL

L'accueil des visiteurs est simplifié, je suis plus organisée et à l'aise avec les visiteurs.

J'ai trouvé ma place à l'accueil de l'éspace vente.